Ένα αρχείο μπορεί να παραμείνει σε πολλές τοποθεσίες
Μια συντακτική ομάδα διαγράφει ένα προσχέδιο σύμβασης που έχει μεταφορτωθεί από τον χώρο εργασίας της. Αυτό το αφαιρεί από την καθημερινή προβολή της, αλλά ενδέχεται να μην αφαιρεθεί από κάθε τεχνικό αντίγραφο ταυτόχρονα. Μια λειτουργία αναζήτησης μπορεί να αποθηκεύσει προσωρινά μια καταχώρηση, μια εκτέλεση αντιγράφων ασφαλείας μπορεί να περιέχει την προηγούμενη έκδοση και ένα αρχείο καταγραφής ασφαλείας μπορεί να τεκμηριώσει τη διαδικασία διαγραφής.
Αυτά τα αντίγραφα εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς. Ο χώρος εργασίας παρέχει περιεχόμενο, μια προσωρινή μνήμη επιταχύνει την πρόσβαση, ένα αντίγραφο ασφαλείας επιτρέπει την ανάκτηση μετά από μια αποτυχία και τα αρχεία καταγραφής βοηθούν στη διερεύνηση περιστατικών. Μια μόνο δήλωση όπως "Αποθηκεύουμε δεδομένα για 30 ημέρες" είναι επομένως ανεπαρκής. Αφήνει ανοιχτό το ποια δεδομένα εννοούνται και πού αποθηκεύονται.
Για μια απόφαση αγοράς, αυτός ο διαχωρισμός είναι πιο σημαντικός από το συντομότερο δυνατό διαφημιστικό σλόγκαν. Ένας πάροχος θα πρέπει να είναι σε θέση να περιγράψει πότε τα δεδομένα δεν χρησιμοποιούνται πλέον ενεργά, πότε ανανεώνονται οι προσωρινές μνήμες και πόσο λήγουν τα παλιά αντίγραφα ασφαλείας. Τα παράγωγα αρχεία και οι συμβεβλημένοι πάροχοι υπηρεσιών ανήκουν επίσης σε αυτήν την εικόνα. Μόνο τότε μπορεί να δημιουργηθεί μια ρεαλιστική κατανόηση του χρόνου για τον οποίο οι πληροφορίες μπορούν να είναι διαθέσιμες, να ανακτηθούν ή να εξακολουθούν να υπάρχουν τεχνικά.
Η διατήρηση δεδομένων ξεκινά με έναν συγκεκριμένο σκοπό
Τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται αποτελεσματικά απλώς και μόνο επειδή ο χώρος αποθήκευσης είναι φθηνός. Ένας οργανισμός χρειάζεται έναν δικαιολογημένο λόγο. Ένα δημοσιευμένο άρθρο παραμένει διαθέσιμο εφόσον αποτελεί μέρος της προσφοράς. Τα δεδομένα χρέωσης ενδέχεται να απαιτούνται για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα λόγω νομικών υποχρεώσεων. Από την άλλη πλευρά, μια μη επεξεργασμένη δοκιμαστική εισαγωγή συνήθως δεν έχει διαρκή αξία και δεν πρέπει να παραμένει στον λογαριασμό προϊόντος για χρόνια.
Ο σκοπός καθορίζει επίσης ποια στοιχεία απαιτούνται. Για σκοπούς χρέωσης, μπορεί να είναι απαραίτητο ένα ποσό που σχετίζεται με τη σύμβαση, ενώ δεν απαιτείται το πλήρες περιεχόμενο ενός μεταφρασμένου εγγράφου. Η διαφοροποιημένη διατήρηση εμποδίζει τη διατήρηση όλων των πληροφοριών για το ίδιο χρονικό διάστημα. Διευκολύνει επίσης τα ερωτήματα, τις εξαγωγές και τις επακόλουθες διαγραφές, επειδή τα δεδομένα που διατηρούνται ορίζονται με μεγαλύτερη σαφήνεια.
Μια περίοδος διατήρησης χρειάζεται ένα σαφές σημείο εκκίνησης. Οι "90 ημέρες" μπορούν να υπολογιστούν από την ημερομηνία μεταφόρτωσης, την τελευταία επεξεργασία, τη λήξη της σύμβασης ή ένα αίτημα διαγραφής. Αυτές οι διαφορές είναι σημαντικές για τους αγοραστές. Το συμβάν ενεργοποίησης πρέπει να έχει την ίδια σημασία τόσο στο προϊόν όσο και στη σύμβαση. Ένα αρχείο που αποθηκεύεται για τη διάρκεια μιας πενταετούς σύμβασης και για επιπλέον 90 ημέρες έχει διαφορετική διάρκεια ζωής από ένα προσχέδιο που εξαφανίζεται αυτόματα 90 ημέρες μετά την τελευταία χρήση του.
Μια προσωρινή μνήμη είναι ένα προσωρινό αντίγραφο εργασίας.
Μια προσωρινή μνήμη διατηρεί τα δεδομένα που επισκέπτονται συχνά πιο κοντά στους χρήστες. Αυτό επιτρέπει σε έναν ιστότοπο να φορτώνει πιο γρήγορα και μια υπηρεσία δεν χρειάζεται να αναδημιουργεί το ίδιο περιεχόμενο κάθε φορά που ζητείται. Το αντίγραφο δεν προορίζεται ως μόνιμο αρχείο. Θα πρέπει να λήγει μετά από περιορισμένο χρονικό διάστημα ή να ανανεώνεται επιλεκτικά όταν αλλάζει το σχετικό περιεχόμενο.
Μετά από μια διόρθωση, το παλιό κείμενο μπορεί να εξακολουθεί να είναι ορατό για λίγο, εάν η προσωρινή μνήμη δεν έχει ακόμη ενημερωθεί. Αυτό είναι συνήθως ενοχλητικό όταν αντικαθίσταται μια εικόνα εξωφύλλου. Μπορεί να είναι σοβαρό εάν έχει αλλάξει ένας αριθμός έκτακτης ανάγκης ή έχουν διαγραφεί προσωπικά στοιχεία. Οι πάροχοι θα πρέπει επομένως να εξηγήσουν πόσο γρήγορα φτάνουν οι επείγουσες αλλαγές σε όλα τα σημεία παράδοσης και εάν είναι δυνατή η άμεση εκκαθάριση.
Οι προσωρινές μνήμες μπορούν να δημιουργηθούν στο πρόγραμμα περιήγησης, στο δίκτυο παράδοσης και εντός μιας εφαρμογής. Η διαγραφή τους στο κύριο σύστημα δεν φτάνει αυτόματα σε αυτά τα επίπεδα ταυτόχρονα. Μια ισχυρή ιδέα προϊόντος γνωρίζει τις τοποθεσίες αποθήκευσης που εμπλέκονται και τις συνδέει με τη διαδικασία διαγραφής. Θα πρέπει επίσης να λαμβάνεται υπόψη η συμπεριφορά των ήδη ανοιχτών σελίδων του προγράμματος περιήγησης. Οι αγοραστές δεν χρειάζεται να καταρτίσουν τεχνικό χάρτη για αυτό, αλλά θα πρέπει να λάβουν μια σαφή δήλωση σχετικά με τη μέγιστη καθυστέρηση.
Τα αντίγραφα ασφαλείας προστατεύουν από απώλειες, όχι από αποφάσεις
Ένα αντίγραφο ασφαλείας διατηρεί μια προηγούμενη κατάσταση σε περίπτωση που ένα σύστημα υποστεί ζημιά, δεδομένα διαγραφούν κατά λάθος ή μια επίθεση αλλάξει το ενεργό περιβάλλον. Αυτό το αντίγραφο ασφαλείας είναι ιδιαίτερα χρήσιμο επειδή δεν ενσωματώνει αμέσως κάθε αλλαγή. Εάν μια τυχαία διαγραφή διαγράψει αμέσως όλα τα αντίγραφα ασφαλείας, η ανάκτηση θα ήταν σχεδόν αδύνατη.
Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι τα αντίγραφα ασφαλείας πρέπει να αποθηκεύονται επ' αόριστον. Ένας πάροχος μπορεί να δημιουργεί νέα αντίγραφα ασφαλείας καθημερινά και να αντικαθιστά τα παλαιότερα μετά από μια καθορισμένη περίοδο. Αυτή η περίοδος εξαρτάται από την ανάγκη ανάκτησης, τον κίνδυνο και τις νομικές απαιτήσεις. Θα πρέπει να τεκμηριώνεται και δεν πρέπει να αυξάνεται σιωπηλά επ' αόριστον, επειδή τα παλιά μέσα αποθήκευσης δεν ελέγχονται ποτέ.
Τα αντίγραφα ασφαλείας δεν αποτελούν επίσης δεύτερο αρχείο προϊόντων. Οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να τα αναζητούν τακτικά για παλιά δεδομένα πελατών ή να αντιγράφουν μεμονωμένα αρχεία για νέους σκοπούς. Η πρόσβαση παραμένει περιορισμένη στην ανάκτηση και σε στενά καθορισμένους τεχνικούς ελέγχους. Η πρόσβαση περιορίζεται σε λίγα εξουσιοδοτημένα άτομα και καταγράφεται με ελεγχόμενο τρόπο. Όταν επαναφέρεται ένα αντίγραφο ασφαλείας, τα προηγουμένως διαγραμμένα αρχεία δεδομένων πρέπει στη συνέχεια να αφαιρεθούν ξανά ή να αποκλειστούν με άλλο τρόπο από την ενεργή χρήση.
Η διαγραφή περιλαμβάνει πολλά ορατά βήματα.
Όταν ένας χρήστης διαγράφει ένα έγγραφο, θα πρέπει πρώτα να εξαφανιστεί από τη διεπαφή χρήστη και από τα κανονικά αποτελέσματα αναζήτησης. Η πρόσβαση μέσω μιας παλιάς διεύθυνσης δεν πρέπει πλέον να λειτουργεί. Οι εργασίες φόντου, οι εικόνες προεπισκόπησης και οι εκδόσεις παράγωγου κειμένου πρέπει να ακολουθούν την ίδια κατάσταση. Διαφορετικά, το περιεχόμενο παραμένει πρακτικά διαθέσιμο παρόλο που η διεπαφή έχει ήδη επιβεβαιώσει την επιτυχή διαγραφή.
Ορισμένα προϊόντα προσφέρουν αρχικά έναν κάδο ανακύκλωσης. Αυτή η επιλογή βραχυπρόθεσμης ανάκτησης μπορεί να αποτρέψει την τυχαία απώλεια δεδομένων, αλλά πρέπει να φέρει σαφή ετικέτα. Ο χρήστης θα πρέπει να γνωρίζει για πόσο καιρό παραμένει ένα στοιχείο εκεί και ποιος μπορεί να το επαναφέρει. Η ένδειξη "Διαγράφηκε" δεν πρέπει να εμφανίζεται εάν τα δεδομένα έχουν μετακινηθεί μόνο επ' αόριστον σε μια κρυφή περιοχή.
Μετά την τελική διαγραφή, η εγγραφή δεδομένων εξαφανίζεται από τα ενεργά συστήματα. Στα εναλλασσόμενα αντίγραφα ασφαλείας, ένα προηγούμενο αντίγραφο μπορεί να παραμείνει μέχρι τη λήξη της περιόδου δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, χωρίς να χρησιμοποιηθεί για κανονικές λειτουργίες. Ο επηρεαζόμενος χρήστης λαμβάνει σαφείς και ακριβείς πληροφορίες σχετικά με αυτό. Αυτή η εξαίρεση απαιτεί συγκεκριμένη διάρκεια, περιορισμούς πρόσβασης και μια διαδικασία που εμποδίζει την μόνιμη επαναφορά των δεδομένων.
Μια υπόθεση υποστήριξης δείχνει ολόκληρη τη διαδρομή δεδομένων
Ένας πελάτης στέλνει στην υποστήριξη ένα στιγμιότυπο οθόνης με το όνομα και τον αριθμό λογαριασμού του. Η εικόνα αποθηκεύεται αρχικά στο σύστημα έκδοσης εισιτηρίων και πιθανώς στα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν προωθηθεί σε έναν τεχνικό, ενδέχεται να δημιουργηθεί ένα άλλο αντίγραφο. Το στιγμιότυπο οθόνης είναι χρήσιμο για την επίλυση του προβλήματος, αλλά το πλήρες περιεχόμενό του ενδέχεται να μην είναι πλέον απαραίτητο μετά το κλείσιμο της υπόθεσης.
Ένας σαφής κανόνας διακρίνει το εισιτήριο από το συνημμένο του. Το σύντομο ιστορικό μπορεί να διατηρηθεί για περιορισμένο χρονικό διάστημα για μεταγενέστερα ερωτήματα, ενώ το ευαίσθητο στιγμιότυπο οθόνης διαγράφεται νωρίτερα. Οι στατιστικές πληροφορίες σχετικά με τον τύπο σφάλματος μπορούν να είναι χρήσιμες για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα χωρίς όνομα. Επομένως, η περίοδος διατήρησης εξαρτάται από τον εναπομείναντα σκοπό και όχι απλώς από το μεγαλύτερο σύνολο δεδομένων.
Εάν ο πελάτης κλείσει αργότερα τον λογαριασμό του, τα δεδομένα προϊόντος, οι ανοιχτές εξαγωγές και το σύστημα υποστήριξης πρέπει να λαμβάνονται υπόψη από κοινού. Ο πάροχος θα πρέπει να είναι σε θέση να εξηγήσει ποιες πληροφορίες διαγράφονται αμέσως, ποιες αποθηκεύονται με ασφάλεια λόγω νομικών απαιτήσεων και πότε λήγουν τα αντίγραφα ασφαλείας. Οι ανοιχτές περιπτώσεις υποστήριξης δεν πρέπει να παραμένουν απαρατήρητες σε ένα δευτερεύον κανάλι. Μια κατανοητή απάντηση ακολουθεί το ταξίδι των δεδομένων, όχι μόνο τη διεπαφή ενός μόνο προϊόντος.
Οι αγοραστές χρειάζονται συγκεκριμένες, όχι απόλυτες, δηλώσεις.
Η υπόσχεση "Τα δεδομένα θα διαγραφούν αμέσως" ακούγεται καθησυχαστική, αλλά χωρίς εξήγηση, είναι ασαφής. Επηρεάζει το ενεργό σύνολο δεδομένων, όλες τις προσωρινές μνήμες, τα ευρετήρια αναζήτησης, τα αρχεία καταγραφής και τα αντίγραφα ασφαλείας; Μια αξιόπιστη απάντηση καθορίζει τα επίπεδα και τα αντίστοιχα χρονικά πλαίσια. Εξηγεί επίσης εάν η διαγραφή είναι αυτόματη ή απαιτεί αίτημα ομάδας υποστήριξης.
Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζουμε τι συμβαίνει στο τέλος της σύμβασης. Ορισμένες υπηρεσίες δίνουν στους πελάτες ένα σύντομο χρονικό διάστημα για να εξαγάγουν δεδομένα και στη συνέχεια αποκλείουν την πρόσβαση. Άλλες αφαιρούν αμέσως το ενεργό περιεχόμενο. Οι αγοραστές θα πρέπει να γνωρίζουν πότε ξεκινά το χρονικό πλαίσιο, πώς να ζητήσουν μια προγενέστερη ημερομηνία διαγραφής και εάν οι συνδεδεμένοι υπεργολάβοι εκτελούν την ίδια διαδικασία εντός καθορισμένων χρονικών πλαισίων.
Ένας πάροχος δεν χρειάζεται να υποσχεθεί ότι θα αφαιρέσει κάθε τεχνικό αντίγραφο μέχρι και το δευτερόλεπτο. Ωστόσο, θα πρέπει να γνωρίζει την πραγματική διαδικασία και να την περιγράφει με σαφήνεια. Αόριστες φράσεις όπως "διάρκεια προτύπου κλάδου" ή "όπως απαιτείται" δεν επαρκούν για την αξιολόγηση. Ένα δείγμα αναφοράς για ένα τυπικό σύνολο δεδομένων μπορεί να απεικονίσει τις λεπτομέρειες. Συγκεκριμένα όρια, τεκμηριωμένες εξαιρέσεις και υπεύθυνα μέρη αποδεικνύουν ότι η δέσμευση είναι σταθερά εδραιωμένη εντός του οργανισμού.
Οι εξαγωγές και τα αρχεία καταγραφής απαιτούν τα δικά τους όρια
Μια εξαγωγή δεδομένων δημιουργεί ένα νέο αρχείο εκτός του συνήθους χώρου εργασίας. Μπορεί να διατεθεί σε μια περιοχή λήψης ή να αποσταλεί μέσω ενός συνδέσμου. Τέτοια αρχεία συχνά περιέχουν ιδιαίτερα μεγάλη ποσότητα πληροφοριών και θα πρέπει να λήγουν αυτόματα μετά από σύντομο χρονικό διάστημα. Η διαγραφή του αρχικού λογαριασμού δεν πρέπει να παρακάμπτει τυχόν εξαγωγές που εξακολουθούν να είναι προσβάσιμες.
Τα αρχεία καταγραφής βοηθούν στην ανίχνευση σφαλμάτων και μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Για αυτό μπορεί να είναι απαραίτητα το αναγνωριστικό χρήστη, η χρονική σήμανση και οι ενέργειες που εκτελούνται. Το πλήρες περιεχόμενο του εγγράφου συνήθως δεν ανήκει σε κάθε καταχώρηση αρχείου καταγραφής. Εάν στα μηνύματα σφάλματος περιλαμβάνεται ευαίσθητο κείμενο, δημιουργούνται αντίγραφα που είναι δύσκολο να εντοπιστούν και ενδέχεται να παραμείνουν για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από το αρχικό προϊόν.
Ακόμα και τα ανώνυμα δεδομένα αξίζουν ακριβή περιγραφή. Εάν ένα άτομο μπορεί να ταυτοποιηθεί με πρόσθετες πληροφορίες, τα δεδομένα δεν είναι πραγματικά ανώνυμα. Τα μόνιμα στατιστικά στοιχεία θα πρέπει να περιέχουν μόνο τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για τον σκοπό τους και δεν θα πρέπει να επιτρέπουν την εκ νέου ταυτοποίηση. Σπάνιοι συνδυασμοί χαρακτηριστικών μπορούν εύκολα να οδηγήσουν σε ένα άτομο. Τα ψευδώνυμα αναγνωριστικά μειώνουν την ορατότητα, αλλά δεν αντικαθιστούν τις πολιτικές διατήρησης και διαγραφής.
Η αποκατάσταση δεν πρέπει να ανακτά διαγραμμένα δεδομένα.
Μετά από μια μεγάλη διακοπή, ένας πάροχος επαναφέρει ένα αντίγραφο ασφαλείας από χθες. Αυτό το αντίγραφο ασφαλείας περιέχει δεδομένα που οι πελάτες έχουν διαγράψει από τότε. Χωρίς περαιτέρω προφυλάξεις, αυτό το περιεχόμενο θα επανεμφανιζόταν στο ενεργό σύστημα. Επομένως, πριν το προϊόν μπορέσει να χρησιμοποιηθεί ξανά πλήρως, η διαδικασία επαναφοράς απαιτεί σύγκριση με επόμενες διαγραφές και κλειδώματα.
Αυτή η σύγκριση μπορεί να πραγματοποιηθεί χρησιμοποιώντας έναν ξεχωριστά προστατευμένο κατάλογο συμβάντων διαγραφής. Περιέχει μόνο τα απαραίτητα αναγνωριστικά και χρονικές σημάνσεις, όχι το ίδιο το διαγραμμένο περιεχόμενο. Μετά την επαναφορά, το σύστημα εφαρμόζει ξανά τις αποφάσεις. Οι περίοδοι διατήρησης που έχουν λήξει λαμβάνονται επίσης υπόψη για να αποτραπεί η παλιά κατάσταση από το να γίνει η νέα μόνιμη λύση.
Οι επαναφορές θα πρέπει να ελέγχονται τακτικά. Ένα αντίγραφο ασφαλείας που κανείς δεν μπορεί να επαναφέρει με επιτυχία προσφέρει μόνο μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Η δοκιμή πρέπει επίσης να δείχνει ότι διατηρούνται τα δικαιώματα πρόσβασης, οι διαγραφές και οι τρέχουσες ρυθμίσεις. Τα αποτελέσματα οδηγούν σε διορθώσεις πριν προκύψει μια πραγματική έκτακτη ανάγκη. Για τους αγοραστές, αυτή η σύνδεση είναι κρίσιμη: η προστασία από την απώλεια δεδομένων και η προστασία από την ανεπιθύμητη επανεμφάνιση είναι βασικά στοιχεία αξιόπιστης λειτουργίας.
Ένας καλός κανόνας παραμένει επαληθεύσιμος στην καθημερινή πρακτική
Οι περίοδοι διατήρησης δεν θα πρέπει να ορίζονται απλώς σε μια σύμβαση. Το προϊόν πρέπει να τις εφαρμόζει τεχνικά και οι υπεύθυνες ομάδες πρέπει να είναι σε θέση να εντοπίζουν αποκλίσεις. Οι τακτικοί έλεγχοι μπορούν να δείξουν εάν οι παλιές εξαγωγές απορριμμάτων απορρίπτονται, εάν οι ληγμένοι κάδοι απορριμμάτων αδειάζονται και εάν τα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται μετά την καθορισμένη περίοδο. Το αποτέλεσμα θα πρέπει να είναι κατανοητό από το υπεύθυνο προσωπικό.
Εάν αλλάξει ένας σκοπός, μια νομική απαίτηση ή μια τεχνική υπηρεσία, ο κανόνας επανεκτιμάται. Ένας νέος πάροχος αναζήτησης μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον αντίγραφα ή μια μικρότερη απαίτηση υποστήριξης μπορεί να καταστήσει μια προηγούμενη προθεσμία παρωχημένη. Οι αλλαγές δεν αποφασίζονται μόνο σε χαρτί, αλλά παρακολουθούνται μέχρι τις προσωρινές μνήμες, τους υπεργολάβους και τις διαδικασίες ανάκτησης.
Η εμπιστοσύνη χτίζεται μέσω ακριβών, περιορισμένων δηλώσεων. Τα ενεργά δεδομένα παραμένουν διαθέσιμα μόνο για όσο διάστημα το δικαιολογεί ο σκοπός τους. Οι προσωρινές μνήμες λήγουν άμεσα, τα αντίγραφα ασφαλείας εναλλάσσονται με ασφάλεια και οι διαγραφές διαδίδονται μέσω συνδεδεμένων συστημάτων. Η σαφής εξήγηση αυτών των διαφορών επιτρέπει τη λήψη ενημερωμένων αποφάσεων αγοράς και αποτρέπει τις ψευδείς προσδοκίες σχετικά με μια πολύπλοκη τεχνική διαδικασία.