Failas gali būti keliose vietose
Redakcijos komanda iš savo darbo srities ištrina įkeltą sutarties juodraštį. Tai pašalina jį iš kasdienės peržiūros, tačiau jis gali būti iš karto neištrintas iš kiekvienos techninės kopijos. Paieškos funkcija vis tiek gali išsaugoti įrašą talpykloje, atsarginėje kopijoje gali būti ankstesnė versija, o saugos žurnale gali būti dokumentuojamas ištrynimo procesas.
Šios kopijos skirtos skirtingiems tikslams. Darbo sritis teikia turinį, talpykla pagreitina prieigą, atsarginė kopija leidžia atkurti duomenis po gedimo, o žurnalai padeda tirti incidentus. Todėl vieno teiginio, pvz., „Duomenis saugome 30 dienų“, nepakanka. Jis palieka atvirą klausimą, kokie duomenys yra suprantami ir kur jie saugomi.
Priimant sprendimą pirkti, duomenų ir jų saugojimo atskyrimas yra svarbesnis nei kuo trumpesnis reklaminis šūkis. Tiekėjas turėtų gebėti aprašyti, kada duomenys nebenaudojami aktyviai, kada atnaujinama laikinoji saugykla ir kiek laiko baigiasi senų atsarginių kopijų galiojimo laikas. Išvestiniai failai ir samdomi paslaugų teikėjai taip pat tinka šiam tikslui. Tik tada galima susidaryti realų supratimą apie tai, kiek laiko informacija gali būti prieinama, atkuriama arba techniškai prižiūrima.
Duomenų saugojimas prasideda nuo konkretaus tikslo.
Duomenys nėra efektyviai saugomi vien dėl to, kad saugyklos vieta yra pigi. Organizacijai reikia pagrįstos priežasties. Paskelbtas straipsnis lieka prieinamas tol, kol jis yra produkto pasiūlymo dalis. Atsiskaitymo duomenys gali būti reikalingi ilgesnį laiką dėl teisinių įsipareigojimų. Kita vertus, neapdorotas bandomasis importas paprastai neturi ilgalaikės vertės ir neturėtų likti produkto paskyroje metų metus.
Tikslas taip pat lemia, kurie komponentai yra reikalingi. Atsiskaitymo tikslais gali būti reikalinga su sutartimi susijusi suma, o visas išversto dokumento turinys nereikalingas. Diferencijuotas duomenų saugojimas neleidžia visai informacijai būti saugomai tą patį laiką. Tai taip pat palengvina užklausas, eksportavimą ir vėlesnį ištrynimą, nes duomenų kiekiai yra aiškiau apibrėžti.
Saugojimo laikotarpis turi būti aiškiai apibrėžtas nuo pradžios taško. „90 dienų“ galima skaičiuoti nuo įkėlimo datos, paskutinio redagavimo datos, sutarties pabaigos arba ištrynimo užklausos. Šie skirtumai yra reikšmingi pirkėjams. Suaktyvinantis įvykis turi reikšti tą patį tiek produkte, tiek sutartyje. Failas, saugomas penkerių metų sutarties galiojimo laiką ir dar 90 dienų, turi kitokią gyvavimo trukmę nei juodraštis, kuris automatiškai dingsta praėjus 90 dienų po paskutinio naudojimo.
Talpykla yra laikina darbinė kopija.
Talpykla dažnai naudojamus duomenis laiko arčiau naudotojų. Tai pagreitina svetainės įkėlimą, o paslaugai nereikia kaskart, kai jos prašoma, iš naujo generuoti to paties turinio. Talpykla nėra skirta kaip nuolatinis archyvas. Ji turėtų nustoti galioti po riboto laiko arba būti selektyviai atnaujinama, kai pasikeičia atitinkamas turinys.
Po pataisymo senas tekstas vis dar gali būti trumpai matomas, jei talpykla dar nebuvo atnaujinta. Tai paprastai erzina, jei viršelio paveikslėlis buvo pakeistas. Tai gali būti rimta, jei buvo pakeistas pagalbos numeris arba ištrinta asmeninė informacija. Todėl paslaugų teikėjai turėtų paaiškinti, kaip greitai skubūs pakeitimai pasiekia visus pristatymo taškus ir ar įmanoma nedelsiant juos išvalyti.
Talpyklos gali būti kuriamos naršyklėje, pristatymo tinkle ir programoje. Talpyklos ištrynimas pagrindinėje sistemoje automatiškai nepasiekia šių lygių vienu metu. Tvirta produkto koncepcija nustato susijusias saugojimo vietas ir susieja jas su trynimo procesu. Taip pat reikėtų atsižvelgti į jau atidarytų naršyklės puslapių elgseną. Pirkėjams nereikia braižyti techninės schemos, tačiau jie turėtų gauti aiškų nurodymą dėl maksimalaus vėlavimo.
Atsarginės kopijos apsaugo nuo praradimo, o ne nuo sprendimų.
Atsarginė kopija išsaugo ankstesnę būseną, jei sistema sugadinama, duomenys netyčia ištrinami arba ataka pakeičia aktyviąją aplinką. Šio tipo atsarginės kopijos yra ypač naudingos, nes jose iš karto neįtraukiami visi pakeitimai. Jei netyčia ištrynus visos atsarginės kopijos būtų iš karto ištrintos, atkūrimas būtų praktiškai neįmanomas.
Tačiau tai nereiškia, kad atsarginės kopijos turi būti saugomos neribotą laiką. Teikėjas gali kasdien kurti naujas atsargines kopijas ir po nustatyto laikotarpio perrašyti senesnes. Šis laikotarpis priklauso nuo atkūrimo poreikio, rizikos lygio ir teisinių reikalavimų. Tai turėtų būti dokumentuojama ir neturėtų būti leidžiama tyliai pratęsti neribotą laiką vien dėl to, kad senos laikmenos niekada nėra audituojamos.
Atsarginės kopijos nėra antras produktų archyvas. Darbuotojai neturėtų jose reguliariai ieškoti senų klientų duomenų ar kopijuoti atskirų failų naujiems tikslams. Prieiga lieka apribota atkūrimu ir griežtai ribotu techniniu testavimu. Prieiga suteikiama tik keliems įgaliotiems asmenims ir registruojama atsekamai. Atkūrus atsarginę kopiją, anksčiau ištrinti duomenų įrašai vėliau turi būti vėl pašalinti arba kitaip užkirsti kelią jų aktyviam naudojimui.
Ištrynimas apima kelis matomus veiksmus.
Kai vartotojas ištrina dokumentą, jis pirmiausia turėtų dingti iš vartotojo sąsajos ir įprastų paieškos rezultatų. Prieiga per senąjį adresą neturėtų būti įmanoma. Fono užduotys, peržiūros vaizdai ir išvestinės teksto versijos turi išlikti tokios pačios. Priešingu atveju turinys praktiškai lieka pasiekiamas, net jei vartotojo sąsaja jau patvirtino sėkmingą ištrynimą.
Kai kurie produktai iš pradžių siūlo šiukšlinę. Ši trumpa paieškos parinktis gali padėti išvengti atsitiktinio duomenų praradimo, tačiau ji turi būti aiškiai pažymėta. Vartotojas turėtų žinoti, kiek laiko elementas ten lieka ir kas gali jį atkurti. „Ištrinta“ neturėtų būti rodoma, jei elementas buvo neribotam laikui perkeltas į paslėptą sritį.
Po galutinio ištrynimo duomenų įrašas dingsta iš aktyvių sistemų. Rotacinėse atsarginėse kopijose ankstesnė kopija gali likti iki atsarginių kopijų kūrimo laikotarpio pabaigos ir būti nenaudojama įprastoms operacijoms. Asmuo, kuriam taikoma ši išimtis, gaus aiškią ir tikslią informaciją apie tai. Šiai išimtiai taikoma konkreti trukmė, prieigos apribojimai ir procedūra, neleidžianti visam laikui atkurti duomenų.
Palaikymo atvejis iliustruoja visą duomenų kelionę.
Klientas atsiunčia palaikymo tarnybai ekrano kopiją su savo vardu ir sąskaitos numeriu. Iš pradžių vaizdas saugomas bilietų sistemoje ir galbūt el. pašto dėžutėje. Jei jis persiųstas techniniam specialistui, gali būti sukurta kita kopija. Ekrano kopija naudinga sprendžiant problemą, tačiau visas jos turinys gali būti nebereikalingas, kai byla bus uždaryta.
Aiški taisyklė skiria bilietą nuo priedo. Trumpa istorija gali būti saugoma ribotą laiką vėlesnėms užklausoms, o jautri ekrano kopija ištrinama greičiau. Statistinė informacija apie klaidos tipą gali būti naudinga ilgiau be pavadinimų. Todėl saugojimo laikotarpis priklauso nuo likusio tikslo, o ne tik nuo didžiausio duomenų rinkinio.
Jei klientas vėliau uždaro savo paskyrą, produkto duomenys, atidaryti eksportai ir palaikymo sistema turi būti vertinami kartu. Paslaugų teikėjas turėtų sugebėti paaiškinti, kuri informacija nedelsiant ištrinama, kuri saugiai saugoma dėl teisinių reikalavimų ir kada baigiasi atsarginių kopijų galiojimo laikas. Atidaryti palaikymo atvejai neturi likti nepastebėti antriniame kanale. Suprantamas atsakymas seka duomenų kelionę, o ne tik vieno produkto paviršių.
Pirkėjams reikia konkrečių, o ne absoliučių teiginių.
Pažadas „duomenys nedelsiant ištrinami“ skamba raminamai, tačiau be papildomo paaiškinimo jis yra dviprasmiškas. Ar tai taikoma aktyviam duomenų įrašui, visoms talpykloms, paieškos indeksams, žurnalams ir atsarginėms kopijoms? Patikimas atsakymas nurodo lygius ir atitinkamus jų laikotarpius. Taip pat paaiškinama, ar ištrynimas vyksta automatiškai, ar reikia pagalbos komandos prašymo.
Taip pat svarbu žinoti, kas nutinka pasibaigus sutarčiai. Kai kurios paslaugos suteikia klientams trumpą laiką eksportuoti savo duomenis ir tada blokuoti prieigą. Kitos nedelsdamos pašalina aktyvų turinį. Pirkėjai turėtų žinoti, kada prasideda laikotarpis, kaip paprašyti ankstesnės ištrynimo datos ir ar kokie nors susiję subrangovai atliks tą patį procesą per nurodytą laikotarpį.
Paslaugų teikėjas neprivalo žadėti pašalinti kiekvienos techninės kopijos iki sekundės. Tačiau jis turėtų žinoti tikrąjį procesą ir aiškiai jį aprašyti. Neaiškios formuluotės, tokios kaip „pramonės standarto trukmė“ arba „pagal poreikį“, nėra pakankamos vertinimui. Tipinio duomenų rinkinio atsakymo pavyzdys gali iliustruoti detales. Konkrečios ribos, dokumentuotos išimtys ir atsakingos šalys rodo, kad įsipareigojimas yra tvirtai nustatytas organizacijoje.
Eksportui ir žurnalams reikalingi atskiri apribojimai.
Eksportuojant duomenis sukuriamas naujas failas už įprastos darbo srities ribų. Jį galima padaryti pasiekiamą atsisiuntimo srityje arba išsiųsti nuoroda. Tokiuose failuose dažnai būna daug informacijos ir jie turėtų būti automatiškai ištrinti po trumpo laiko. Ištrynus originalią paskyrą, negalima pamiršti jokių eksportuotų failų, kurie vis dar pasiekiami.
Žurnalai padeda aptikti klaidas ir neteisėtą prieigą. Tam gali reikėti vartotojo ID, laiko žymos ir atlikto veiksmo. Visas dokumento turinys paprastai neturėtų būti įtrauktas į kiekvieną žurnalo įrašą. Įtraukus neskelbtiną tekstą į klaidų pranešimus, sukuriamos kopijos, kurias sunku rasti ir kurios gali likti originaliame produkte daug ilgesnį laiką.
Net ir anonimizuoti duomenys nusipelno tikslaus aprašymo. Jei asmenį galima identifikuoti remiantis papildoma informacija, duomenys nėra iš tikrųjų anonimiški. Nuolatinėje statistikoje turėtų būti tik tos charakteristikos, kurios yra būtinos jų tikslui pasiekti, ir neleisti pakartotinai identifikuoti. Reti charakteristikų deriniai gali ypač lengvai nustatyti asmenį. Pseudoniminiai identifikatoriai sumažina matomumą, bet nepakeičia saugojimo ir ištrynimo politikos.
Duomenų atkūrimas neturi atkurti ištrintų duomenų.
Po didelio elektros energijos tiekimo sutrikimo paslaugų teikėjas atkuria vakarykštę atsarginę kopiją. Šioje atsarginėje kopijoje yra duomenys, kuriuos klientai vėliau ištrynė. Be papildomų atsargumo priemonių šie duomenys vėl atsirastų aktyvioje sistemoje. Todėl atkūrimo procesas reikalauja palyginimo su vėlesniais ištrynimais ir blokavimais, kad produktas vėl būtų visiškai naudojamas.
Šį palyginimą galima atlikti naudojant atskirai apsaugotą ištrynimo įvykių katalogą. Jame yra tik būtini identifikatoriai ir laiko žymos, o ne pats ištrintas turinys. Po atkūrimo sistema iš naujo pritaiko sprendimus. Taip pat atsižvelgiama į pasibaigusius saugojimo laikotarpius, kad senoji būsena netaptų nauju nuolatiniu sprendimu.
Atkurtus duomenis reikėtų reguliariai testuoti. Atsarginė kopija, kurios niekas negali sėkmingai atkurti, suteikia tik klaidingą saugumo jausmą. Testas taip pat turi parodyti, kad prieigos teisės, ištrynimai ir dabartiniai nustatymai yra išsaugomi. Rezultatai paskatina imtis taisomųjų veiksmų prieš įvykstant tikrai avarinei situacijai. Pirkėjams šis ryšys yra labai svarbus: apsauga nuo duomenų praradimo ir apsauga nuo nepageidaujamo pasikartojimo yra tos pačios patikimos operacijos dalys.
Gera taisyklė išlieka patikrinama kasdien naudojant.
Saugojimo laikotarpiai neturėtų būti įtraukti tik į sutartį. Produktas turi juos techniškai įgyvendinti, o atsakingos komandos turi mokėti nustatyti nukrypimus. Reguliarūs patikrinimai gali parodyti, ar seni eksportuoti failai iš tikrųjų ištrinami, ar pasibaigusio galiojimo šiukšlinės ištuštinamos, o atsarginės kopijos perrašomos po nurodyto laikotarpio. Rezultatai turėtų būti suprantami atsakingam personalui.
Jei pasikeičia tikslas, teisinis reikalavimas ar techninė paslauga, taisyklė iš naujo įvertinama. Naujas paieškos teikėjas gali sugeneruoti papildomas kopijas arba trumpesnis palaikymo reikalavimas gali padaryti ankstesnį saugojimo laikotarpį nebeaktualų. Pakeitimai ne tik priimami popieriuje, bet ir stebimi iki talpyklų, subrangovų ir atkūrimo procesų.
Pasitikėjimas kuriamas tiksliais, ribotais teiginiais. Aktyvūs duomenys prieinami tik tol, kol atlieka savo paskirtį. Talpyklos greitai baigia galioti, atsarginės kopijos saugiai keičiamos, o ištrynimas vyksta per tarpusavyje sujungtas sistemas. Aiškus šių skirtumų paaiškinimas leidžia priimti pagrįstus pirkimo sprendimus ir išvengti klaidingų lūkesčių dėl sudėtingo techninio proceso.