Bendros norimo rezultato vizijos kūrimas
Aiški kalba skirtingiems klientams gali reikšti labai skirtingus dalykus. Vyriausybinė agentūra gali norėti lengviau paaiškinti paraiškas, draudimo bendrovė gali norėti peržiūrėti pagrindinius dokumentus, o asociacija gali norėti publikuoti ekspertų žinias prieinamiau. Todėl agentūra neturėtų pradėti nuo paruošto sprendimo. Pirma, jai reikia bendro supratimo, kurie žmonės turėtų galėti efektyviau naudoti kokią informaciją.
Šis supratimas tampa konkretus, kai aprašoma reali situacija. Pavyzdžiui, kažkas gauna laišką ir turi nustatyti, kokių dokumentų trūksta ir iki kokio termino. Dėl to reikalavimai skiriasi nuo bendro tikslo supaprastinti tekstus. Situacija parodo, kuri žinutė yra esminė ir kokį rezultatą skaitytojai patirs kaip naudingą.
Tai taip pat suteikia aiškumo klientui. Specializuoti skyriai, redakcijos komandos ir skaitmeninė pagalba dažnai vartoja skirtingus terminus tai pačiai problemai apibūdinti. Bendras skaitymo situacijos aprašymas sujungia šiuos požiūrius, neverčiant jų vartoti vidinio žargono. Vėlesni sprendimai gali būti vertinami pagal šį aprašymą, siekiant užtikrinti, kad jie iš tikrųjų pagerintų sutartą prieigą. Tai taip pat padeda išvengti painiavos tarp pasiekiamumo ir faktinio supratimo.
Rimtai vertinkite esamą turinio realybę.
Agentūros iš pradžių dažnai mato tik paskelbtus puslapius arba kelis dokumentų pavyzdžius. Tačiau už jų slypi patvirtinimai, duomenų šaltiniai, šablonai ir techniniai apribojimai. Aiškus ir glaustas tekstas ilgainiui negali efektyviai funkcionuoti, jei telefono numeris yra iš kitos duomenų bazės arba jei PDF dokumente reguliariai keičiamos sąlygos. Todėl turi būti matomi tikrieji šaltiniai.
Tai nereiškia, kad reikia išspręsti visas senąsias problemas prieš pirmąjį juodraštį. Svarbiausia suprasti, kurios priklausomybės daro įtaką turiniui. Jei specifikacija priklauso nuo įstatymo, formos ir kontaktinio asmens, agentūra turėtų žinoti apie šiuos ryšius. Priešingu atveju nauja versija iš pradžių gali atrodyti teisinga, tačiau po kito techninio pakeitimo ji bus pasenusi.
Šaltinio teksto būklė taip pat yra labai svarbi. Agentūra negali gauti patikimos ir suprantamos versijos iš prieštaringos ar neaiškios informacijos. Atviri techniniai klausimai turėtų būti nustatyti ir išsiaiškinti su klientu. Kalbinis paprastumas neturėtų būti naudojamas netikrumui maskuoti ar prieštaringai vertinamam teiginiui pateikti priimtinesnį vaizdą. Patikrintas šaltinis yra patikimas atspirties taškas vėlesniems atnaujinimams.
Kompetencijos ir kalbinės atsakomybės derinimas
Klientas yra susipažinęs su įstatymais, produktais, paslaugomis ir išimtimis. Agentūra prisideda savo žiniomis aiškios kalbos, informacijos struktūros ir skaitmeninių programų srityse. Nei viena pusė negali visiškai pakeisti kitos. Jei agentūra vienašališkai pašalina techninius terminus arba klientas kiekvieną paprastą frazę vėl paverčia biurokratiniu žargonu, tekstas praranda savo prasmę.
Geras bendradarbiavimas atvirai sprendžia skirtumus. Agentūra gali paaiškinti, kodėl sakinys leidžia dvi galimas interpretacijas. Ekspertas gali parodyti, kodėl išimtis turi likti. Kartu jie gali sukurti sprendimą, sudarytą iš dviejų aiškių sakinių, kurie išsaugo ir prasmę, ir skaitomumą. Rezultatas yra geresnis nei kompromisas, kai abi pusės tiesiog apsikeičia atskirais žodžiais.
Todėl prašymai dėl pakeitimų turėtų būti suprantami. Komentaras, pvz., „supaprastinkite formuluotę“, nėra labai naudingas. Naudingiau pastebėti, kad neaišku, kas turi pateikti įrodymus. Tada klientas gali patikrinti techninį turinį, o agentūra gali rasti suprantamesnį būdą jį suformuluoti. Šio tipo atsiliepimai taip pat sustiprina kliento komandos žinias. Tai užkerta kelią asmeninėms diskusijoms apie individualiai pageidaujamus žodžius.
Prekės ženklo balso ir suprantamumo derinimas
Daugelis organizacijų turi aiškų prekės ženklo ir komunikacijos kalbą. Suprantamas turinys turėtų atitikti šią kalbą, tačiau neturėtų priklausyti nuo šūkių, žodžių žaismo ar nuolat kintančios terminologijos. Agentūra turėtų parodyti, kurie prekės ženklo balso elementai suteikia orientaciją, o kurie trukdo prieigai. Draugiškumas ir aiškumas nėra vienas kito nesuderinami.
Prieinamąjį toną galima sukurti tiesioginiu kreipiniu, konkrečiais veiksmažodžiais ir sąžiningais paaiškinimais. Tam nereikia vartoti deminutyvų. Žmonės, vartojantys paprastą ar aiškią kalbą, yra suaugę asmenys, turintys įvairią patirtį. Agentūra privalo užtikrinti, kad naujas prekės ženklo stilius neatrodytų vaikiškas, pernelyg kasdieniškas ar didaktinis.
Svarbūs terminai turėtų išlikti atpažįstami visuose puslapiuose. Jei pasiūlymas pagrindiniame tekste vadinamas „Konsultacija“, navigacijoje – „Paslauga“, o mygtuke – „Pagalba“, prekės ženklo nenuoseklumas gali sukelti painiavą. Trumpas, gerai pagrįstas žodynas redakcijos komandai yra naudingesnis nei ilgas draudžiamų žodžių sąrašas. Jame pateikiami pageidaujami terminai realiame kontekste. Išimtys išlieka galimos, jei jų reikalauja kita reikšmė.
Mokykitės iš realių puslapių, o ne iš pavyzdinių tekstų.
Iš pradžių abstrakti gairė gali būti įtikinama, kol nebus aptartas pirmasis faktinis turinys. Produktų pavadinimai, privaloma informacija, akordeonai ir susietos formos kelia konkrečius klausimus, į kuriuos pavyzdinė pastraipa neatsako. Todėl agentūra ir klientas turėtų iš pradžių dirbti su reprezentatyviais puslapiais. Šių puslapių skirtumai parodys, kurie kalbiniai sprendimai yra tikrai pakartotinai panaudojami.
Geras pasirinkimas apima ne tik vizualiai patraukliausią informacinį puslapį. Trumpas užrašas, ilgesnis vadovas ir į veiksmą orientuotas puslapis rodo skirtingus reikalavimus. Jei metodas veikia visuose trijuose formatuose, jis yra patikimesnis. Išimtiniai atvejai turėtų likti matomi, o ne būti įsprausti į tą pačią struktūrą pagal griežtą šabloną. Net ir retas, bet įtakingas turinys nusipelno vietos šiame pasirinkime.
Galutinį puslapį reikėtų peržiūrėti tokį, koks jis yra iš tikrųjų. Aiškų tekstą gali būti sunku naudoti dėl siauro stulpelio, neaiškių mygtukų ar nutolusio teksto. Ir atvirkščiai, gera struktūra gali padaryti ilgus tekstus lengvai suprantamus. Todėl agentūra derina kalbinę kokybę su matomu ir tinkamu leidiniu. Mobilioji peržiūra ir priartinimas dažnai atskleidžia kitas ilgesnių etikečių problemas.
Įtraukti skaitytojų atsiliepimus
Ekspertai ir agentūros gali atidžiai įvertinti skaitomumą, bet negali jo visiškai numatyti. Tikslinės auditorijos žmonės parodo, kuriuos žodžius jie interpretuoja skirtingai, kokios informacijos ieško ir kur nustoja skaityti. Jų dalyvavimas turėtų atspindėti tikrą skaitymo situaciją, o ne tik prašyti asmeninių pageidavimų.
Pavyzdžiui, testas gali parodyti, ar asmuo gali pateikti teisingą datą gavęs laišką arba rasti tinkamą kontaktinę informaciją svetainėje. Jei tai nepavyksta, priežastis tiriama kartu. Galbūt trūksta sąlygos arba antraštė veda į netinkamą skyrių. Įstaiga šį pastebėjimą paverčia konkrečiu patobulinimu.
Klientas turėtų dalyvauti šiame grįžtamojo ryšio procese, o ne tiesiog gauti baigtą ataskaitą. Matymas, kaip pažįstamas terminas yra neteisingai suprantamas, padeda suprasti būtinus pakeitimus. Tuo pačiu metu turi būti apsaugotas dalyvių privatumas ir orumas. Išvados aprašomos pagarbiai ir nepateikiamos kaip individualūs trūkumai. Neapdoroti duomenys nėra automatiškai įtraukiami į kiekvieną kliento pristatymą.
CMS pritaikymas intuityviam turinio valdymui
Geriausia teksto versija klientui mažai naudinga, jei ji egzistuoja tik pristatyme arba išoriniame faile. Turinys turėtų būti prieinamas ten, kur jį ateityje tvarkys redakcijos komanda. CMS sistemoje standartinė versija ir patogi naudoti versija turi būti aiškiai susietos. Antraštės, nuorodų tekstas, metaduomenys ir atsisiuntimai yra tokie pat svarbūs kaip ir matomas pagrindinis tekstas.
Agentūros turėtų paaiškinti ir sukurti redakcinius laukus taip, kad jų funkcija būtų suprantama. Laukas, vadinamas „Trumpas aprašymas“, palieka atvirą teksto vietą ir jo ilgį. Naudingos etiketės arba peržiūros sumažina klaidų skaičių. Techninė laisvė yra mažiau vertinga nei sąsaja, kuri patikimai palaiko įprastas užduotis.
Pakeitimai taip pat turi būti valdomi. Atnaujinus standartinį puslapį, lengvai suprantama versija neturėtų pasenti nepastebėta. CMS gali palaikyti ryšius ar užuominas, tačiau redakcinė reikšmė turi būti aiški. Agentūra neturėtų palikti jokių paslėptų automatizacijų, kurių pasekmes kliento komanda sužino tik po neteisingo paskelbimo. Suprantama peržiūra palengvina peržiūrą prieš patvirtinimą.
Publikuojamo turinio kokybės atpažįstamumas
Kokybė nematuojama pagal tai, kiek taisyklių tekstas formaliai atitinka. Skaitytojai turi teisingai suprasti pagrindinę žinutę, atpažinti svarbias sąlygas ir gebėti imtis veiksmų. Todėl agentūra ir klientas turėtų galėti konkrečiuose punktuose paaiškinti, kodėl buvo pasirinkta konkreti formuluotė ir kokių nesusipratimų tai padeda išvengti.
Peržiūroje taip pat pateikiami faktai ir perėjimai. Paveikslėliai, terminai ir kontaktinė informacija turi sutapti su šaltiniu. Nuorodos turėtų vesti į atitinkamą kalbos versiją, o atsisiuntimas neturėtų staiga nutraukti suprantamo informacijos srauto. Tai užtikrina, kad agentūros darbas neapsiribotų žodžių pasirinkimu, o atsižvelgtų į visą informaciją. Viešai prieinamas puslapis yra informatyvesnis nei paskelbtas tekstinis dokumentas.
Matomas pasirinkto šaltinio ir galutinių versijų palyginimas gali padėti klientų komandai. Jame neturėtų būti švenčiamas kiekvienas teksto pakeitimas, o paaiškinami svarbūs sprendimai. Kodėl buvo išlaikytas techninis terminas? Kodėl terminas dabar yra ankstesnis? Tokie pavyzdžiai vėliau bus naudojami kaip vadovas, neverčiant kiekvieno naujo puslapio laikytis griežto šablono. Net atmestos versijos gali paaiškinti didelę sprendimo klaidą.
Perdavimas reiškia daugiau nei vien tik failų siuntimą
Tvarus perdavimas apima publikuotą turinį, jo šaltinius ir su jais susijusius sprendimus. Klientas turėtų žinoti, kurie puslapiai yra visiškai redaguoti, kurios problemos lieka neišspręstos ir kur suprantama versija nukrypsta nuo standartinės struktūros. Be šio konteksto kiekvienas vėlesnis pakeitimas tampa nauju tyrimų projektu. Aiški perdavimo būsena taip pat apsaugo nuo prieštaringų prielaidų apie jau patvirtintą turinį visoms susijusioms šalims.
Mokymai yra veiksmingiausi, kai komanda dirba su savo turiniu. Vienas redaktorius gali sukurti naują pastraipą, kolega peržiūri jos reikšmę ir abu paskelbia pakeitimą CMS. Agentūra stebi, paaiškina sudėtingas dalis ir pakoreguoja pagalbos dokumentaciją. Tai iš karto parodo, ar dokumentacija ir vartotojo sąsaja yra pakankami kasdieniam naudojimui.
Prieigos duomenys, šablonai ir darbo failai turi būti saugomi patikrinamais formatais kliento vietoje. Agentūra turėtų vengti kurti nereikalingas priklausomybes nuo vienos paskyros ar patentuoto tarpininko. Pagalba po perdavimo gali išlikti vertinga, tačiau klientas turi gebėti savarankiškai atlikti paprastus pakeitimus, patvirtinimus ir publikacijas. Atsakomybė neturėtų būti tik vieno projekto asmens atmintyje.
Geras agentūros darbas stiprina kliento atsakomybės jausmą.
Sėkmingas projektas sukuria daugiau nei tik geresnius tekstus. Jis skatina bendrą kliento supratimą apie tai, kaip techninis tikslumas, aiški kalba ir skaitmeninis pritaikymas yra tarpusavyje susiję. Agentūra prisideda savo patirtimi, netapdama vieninteliu kontaktiniu asmeniu, padedančiu suprasti sprendimus ar įgyvendinti pakeitimus.
Tai apima tinkamą turinį pačioje sistemoje, skaidrius kalbos pasirinkimus ir žmones, kurie gali vadovauti procesui. Tikslinės auditorijos atsiliepimai padeda sutelkti dėmesį į realias kliūtis. Sąžiningas perdavimas aiškiai nustato apribojimus ir išskirtinius darbus, taip pat pasiektą kokybę. Tai leidžia klientui nustatyti prioritetus, o ne tiesiog valdyti iš pažiūros baigtą sprendimą. Reali atvira problema yra naudingesnė nei paslėpta priklausomybė.
Tvari atsakomybė demonstruojama atliekant kitą pakeitimą. Kliento komanda nustato, kurios versijos yra paveiktos, paaiškina techninius aspektus ir paskelbia lengvai suprantamą atnaujinimą. Agentūra gali toliau teikti konsultacijas arba imtis konkrečių užduočių. Tačiau kasdienė kokybė išlieka įmonės viduje ir nepriklauso nuo išorės asmens. Nauji darbuotojai gali suprasti sprendimų priėmimo procesą naudodamiesi esamais pavyzdžiais.