Ένας Όρος Δεν Πρέπει να Αλλάζει Συνεχώς το Όνομά του
Οι άνθρωποι προσανατολίζονται σε ένα κείμενο με επαναλαμβανόμενες λέξεις. Εάν ένας ιστότοπος αναφέρεται στο ίδιο πράγμα πρώτα ως λογαριασμό πελάτη, στη συνέχεια ως προφίλ και αργότερα ως περιοχή χρήστη, οι αναγνώστες πρέπει να ελέγχουν κάθε φορά αν σημαίνει πραγματικά το ίδιο πράγμα. Αυτό σπαταλά την προσοχή και μπορεί να οδηγήσει τους χρήστες να εγκαταλείψουν τη διαδικασία. Η συνεπής ορολογία καθιστά σαφείς τις συνδέσεις και παρέχει σιγουριά για το επόμενο βήμα.
Η ασυνεπής ορολογία σε πολλές σελίδες είναι ιδιαίτερα προβληματική. Ένα άτομο μπορεί να διαβάσει για την αίτηση στη σελίδα πληροφοριών, να βρει μια φόρμα εγγραφής και στη συνέχεια να λάβει μια επιβεβαίωση εγγραφής. Ακόμα κι αν οι εσωτερικές ομάδες χρησιμοποιούν αυτές τις λέξεις με παρόμοιο τρόπο, οι επισκέπτες μπορεί να υποθέσουν ότι αναφέρονται σε διαφορετικές διαδικασίες. Επομένως, η σαφής ορολογία δημιουργεί συνέπεια σε όλη τη σελίδα πληροφοριών, τη φόρμα, την επιβεβαίωση και τη διαβούλευση.
Ένα γλωσσάρι μπορεί να καταγράψει τους επιλεγμένους όρους και να εξηγήσει τις έννοιές τους. Ωστόσο, το πιο σημαντικό πλεονέκτημά του δεν είναι μια μακρά συλλογή λέξεων. Βοηθά τους συντάκτες, τους μεταφραστές και τους ειδικούς να ονομάζουν με αξιοπιστία τις ίδιες έννοιες. Για τους αναγνώστες, παραμένει ζωτικής σημασίας η σωστή εξήγηση να εμφανίζεται μέσα στο ίδιο το περιεχόμενο. Κανείς δεν θα πρέπει να χρειάζεται να φύγει από μια σελίδα για να κατανοήσει μια ουσιαστική πρόταση.
Η καλή ορολογία ξεκινά με τη γλώσσα των αναγνωστών.
Οι οργανισμοί συχνά έχουν τη δική τους γλώσσα, η οποία έχει αναπτυχθεί από εξειδικευμένες διαδικασίες, νόμους ή εσωτερικές αρμοδιότητες. Οι επισκέπτες δεν είναι εξοικειωμένοι με αυτήν τη διαδικασία. Αναζητούν «αναφορά αλλαγής διεύθυνσης», παρόλο που η υπεύθυνη ομάδα αναφέρεται σε αυτήν ως «καταχώριση διεύθυνσης». Το σαφές και συνοπτικό περιεχόμενο αναγνωρίζει αυτήν την οικεία αναζήτηση και στη συνέχεια, εάν είναι απαραίτητο, κατευθύνει τον χρήστη στον επίσημο όρο. Αυτό διασφαλίζει την προσβασιμότητα χωρίς να θυσιάζει την τεχνική ακρίβεια.
Παρατηρήστε τις λέξεις που χρησιμοποιούν οι άνθρωποι σε ερωτήματα αναζήτησης, διαβουλεύσεις και ερωτήσεις παρακολούθησης. Οι επαναλαμβανόμενες παρεξηγήσεις αποκαλύπτουν πού ένας εσωτερικός όρος χρειάζεται διευκρίνιση ή μπορεί να αντικατασταθεί. Οι υπάρχουσες επιστολές και φόρμες παρέχουν επίσης ενδείξεις: Εάν ο όρος στον ιστότοπο διαφέρει από αυτόν στο έγγραφο, και οι δύο όροι θα πρέπει να συνδέονται ορατά. Αυτό βοηθά τους αναγνώστες να κατανοήσουν ότι αναφέρονται στην ίδια διαδικασία.
Η πιο συνηθισμένη λέξη δεν είναι πάντα η καλύτερη. Μπορεί να είναι ασαφής, υποτιμητική ή τεχνικά λανθασμένη. Επομένως, λάβετε υπόψη το νόημα, το πλαίσιο και τον αντίκτυπο μαζί. Για θέματα όπως η αναπηρία, η ασθένεια ή η μετανάστευση, τα άτομα που επηρεάζονται θα πρέπει να συμμετέχουν, επειδή οι προτιμώμενοι αυτοπροσδιορισμοί μπορούν να αλλάξουν και να ποικίλλουν μεταξύ ομάδων. Μια σεβαστή απόφαση δεν μπορεί να προκύψει αποκλειστικά από τη συχνότητα αναζήτησης ή την εσωτερική συνήθεια.
Οι τεχνικοί όροι είναι χρήσιμοι όταν δημιουργούν ακρίβεια.
Η σαφής γλώσσα δεν απαιτεί την αποφυγή κάθε τεχνικού όρου. Μερικοί όροι περιγράφουν μια νομική κατάσταση, μια ιατρική διάγνωση ή μια τεχνική λειτουργία με μεγαλύτερη ακρίβεια από οποιαδήποτε σύντομη περιγραφή. Εάν οι αναγνώστες αργότερα συναντήσουν τον όρο σε μια επίσημη ειδοποίηση, συζήτηση ή μορφή, μπορεί ακόμη και να είναι χρήσιμο να τον γνωρίζουν. Το κρίσιμο είναι η σημασία του να είναι σαφής κατά την πρώτη χρήση.
Μια καλή εξήγηση συνδέει τον τεχνικό όρο με την επίδρασή του. Αντί να παρέχει απλώς έναν ορισμό λεξικού, δείχνει τι σημαίνει ο όρος για το άτομο. Για παράδειγμα, με μια απαλλαγή, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πόσο πληρώνει κάποιος και πότε αναλαμβάνει η ασφαλιστική εταιρεία. Αυτές οι πληροφορίες είναι πιο χρήσιμες από μια αφηρημένη περιγραφή της αρχής της σύμβασης. Τα παραδείγματα θα πρέπει να δείχνουν τυπικές περιπτώσεις χωρίς να παρουσιάζουν σπάνιες εξαιρέσεις ως γενικούς κανόνες.
Δεν αξίζει κάθε τεχνικός όρος την ίδια προσοχή. Οι εσωτερικές συντομογραφίες, οι κωδικοί προϊόντων και τα ονόματα τμημάτων είναι συχνά περιττά επειδή δεν βοηθούν τους αναγνώστες να λαμβάνουν αποφάσεις. Εάν ένας όρος είναι σημαντικός μόνο για την επεξεργασία του ιστορικού, θα πρέπει να παραμένει εκεί. Η τεχνική γλώσσα χρησιμοποιείται όταν παρέχει προσανατολισμό ή ακρίβεια, όχι για να κάνει τις θεσμικές διαδικασίες ορατές σε δημόσιο κείμενο.
Οι επεξηγήσεις θα πρέπει να αντικαταστήσουν την αρχική σημαντική χρήση.
Ένα γλωσσάρι στο τέλος ενός ιστότοπου μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά δεν διορθώνει το ακατανόητο κύριο κείμενο. Οι αναγνώστες χρειάζονται την εξήγηση όπου χρειάζεται να κατανοήσουν μια δήλωση ή να λάβουν μια απόφαση. Για την πρώτη σημαντική εμφάνιση, μπορεί να αρκεί μια σύντομη προσθήκη σε παρένθεση, μια ξεχωριστή πρόταση ή μια καλά επισημασμένη σημείωση. Στη συνέχεια, ο εισαγόμενος όρος μπορεί να χρησιμοποιηθεί με συνέπεια σε όλο το κείμενο.
Η μορφή της εξήγησης εξαρτάται από το περιεχόμενο. Μια απλή αντικατάσταση είναι κατάλληλη για οικείες, καθημερινές έννοιες. Οι σύνθετες συνθήκες, από την άλλη πλευρά, απαιτούν μια πλήρη πρόταση ή ένα παράδειγμα. Οι σημειώσεις στην οθόνη μπορεί να είναι χρήσιμες, αλλά δεν θα πρέπει να είναι ο μόνος τρόπος πρόσβασης σε πληροφορίες εάν είναι δύσκολο να προσπελαστούν σε συσκευές αφής, μέσω πληκτρολογίου ή με υποστηρικτικές τεχνολογίες. Οι βασικές έννοιες θα πρέπει πάντα να παραμένουν προσβάσιμες ως κανονικό περιεχόμενο σελίδας.
Αποφύγετε εξηγήσεις που περιέχουν οι ίδιες νέους τεχνικούς όρους. Ο ορισμός της διαλειτουργικότητας δεν είναι πολύ χρήσιμος εάν αναφέρεται στην ετερογένεια του συστήματος και τη συμβατότητα των διεπαφών. Αντίθετα, περιγράψτε την πρακτική αλληλεπίδραση που εννοείται. Μπορούν τα δεδομένα να ανταλλάσσονται μεταξύ δύο προγραμμάτων χωρίς να τα εισάγετε ξανά; Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα καθιστά την έννοια απτή και δείχνει επίσης γιατί είναι σχετική με το κείμενο.
Ένα χρήσιμο γλωσσάρι βασίζεται σε πραγματικές ερωτήσεις αναγνωστών.
Ένα γλωσσάρι θα πρέπει να περιέχει όρους που εμφανίζονται συχνά, είναι σημαντικοί για χρήση και δεν γίνονται γενικά κατανοητοί χωρίς εξήγηση. Μια πλήρης συλλογή όλων των λέξεων σε έναν οργανισμό γίνεται γρήγορα δυσκίνητη. Οι αναγνώστες δεν αναζητούν μια εσωτερική εγκυκλοπαίδεια, αλλά μάλλον βοήθεια με μια συγκεκριμένη έκφραση. Επομένως, ξεκινήστε με όρους που επαναλαμβάνονται σε σημαντικές διαδικασίες ή αποδεδειγμένα πυροδοτούν ερωτήσεις παρακολούθησης.
Κάθε καταχώρηση χρειάζεται μια σαφή ετικέτα και μια εξήγηση στη γλώσσα των αναγνωστών για τους οποίους προορίζονται. Τα συμπληρωματικά συνώνυμα μπορούν να βοηθήσουν εάν οι άνθρωποι αναζητούν μια διαφορετική λέξη ή χρησιμοποιούν ένα παλαιότερο έγγραφο. Ένα παράδειγμα είναι χρήσιμο εάν διευκρινίζει την εφαρμογή. Οι πηγές ή οι τεχνικές αναφορές μπορεί να είναι σημαντικές εσωτερικά, αλλά δεν πρέπει να γεμίζουν την ευανάγνωστη εξήγηση με διοικητικές λεπτομέρειες.
Η πλοήγηση καθορίζει επίσης τη χρησιμότητα ενός γλωσσαρίου. Ένα αλφαβητικό γλωσσάρι λειτουργεί μόνο εάν οι αναγνώστες γνωρίζουν την ακριβή ορθογραφία. Μια λειτουργία αναζήτησης, αναφορές σε κοινές παραλλαγές και θεματικά σημεία πρόσβασης μπορούν να διευκολύνουν την εύρεση πληροφοριών. Παρ 'όλα αυτά, το γλωσσάρι δεν πρέπει να γίνει υποχρεωτικό βήμα. Οι άμεσοι σύνδεσμοι από τον όρο που απαιτεί εξήγηση είναι χρήσιμοι, υπό την προϋπόθεση ότι το αρχικό περιεχόμενο είναι εύκολα προσβάσιμο μετά την ανάγνωση.
Η συνεπής ορολογία απλοποιεί το έργο της συντακτικής ομάδας.
Οι συντακτικές ομάδες λαμβάνουν μικρές αποφάσεις διατύπωσης κάθε μέρα, συχνά υπό πίεση χρόνου. Χωρίς κοινή κατανόηση, προκύπτουν παραλλαγές που φαίνονται εύλογες μεμονωμένα, αλλά προκαλούν σύγχυση όταν συνδυάζονται. Ένα καλά συντηρημένο γλωσσάρι δείχνει ποιος όρος προτιμάται και πώς μπορεί να εξηγηθεί στους αναγνώστες. Δεν απαλλάσσει τους συντάκτες από τη δική τους σκέψη, αλλά εμποδίζει το ίδιο θεμελιώδες ερώτημα να απαντηθεί εκ νέου σε κάθε σελίδα.
Τα παραδείγματα από πραγματικές προτάσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμα. Ένας μεμονωμένος όρος λέει λίγα για το αν λειτουργεί ως επικεφαλίδα, κουμπί ή εξήγηση. Επομένως, δείξτε πώς χρησιμοποιείται σε τυπικό περιεχόμενο και ποιες διφορούμενες παραλλαγές πρέπει να αποφεύγονται. Τα παραδείγματα πρέπει να παραμένουν ευανάγνωστα ως οδηγός και δεν πρέπει να γίνονται άκαμπτα μπλοκ κειμένου που αντιγράφονται σε ακατάλληλα συμφραζόμενα.
Οι ειδικοί στο θέμα και οι συντάκτες θα πρέπει να διευκρινίζουν τους όρους μαζί. Οι ειδικοί στο θέμα προστατεύουν τη σωστή έννοια, ενώ οι συντάκτες αναγνωρίζουν πού οι αναγνώστες χάνουν την επαφή με τη γλώσσα. Εάν και οι δύο ανταλλάσσουν μόνο ολοκληρωμένες διατυπώσεις, οι συγκρούσεις συχνά παραμένουν κρυφές. Μια σύντομη συζήτηση σχετικά με την πραγματική ενέργεια συνήθως οδηγεί σε μια καλή λύση πιο γρήγορα: Τι πρέπει να γνωρίζει, να αποφασίζει ή να κάνει κάποιος αφού ακούσει αυτή τη λέξη;
Το πολύγλωσσο περιεχόμενο χρειάζεται κοινές έννοιες, όχι μόνο τις ίδιες λέξεις.
Κατά τη μετάφραση, δεν αρκεί απλώς να ορίσουμε ένα ισοδύναμο σε ξένη γλώσσα για κάθε γερμανική λέξη. Οι όροι έχουν διαφορετικές σημασίες ανάλογα με τη χώρα, τη διοίκηση και τον πολιτισμό. Μια φαινομενικά άμεση λέξη μπορεί να αναφέρεται σε διαφορετική υπηρεσία ή νομικό αποτέλεσμα. Επομένως, οι μεταφραστές χρειάζονται όχι μόνο τον προτιμώμενο όρο, αλλά και μια σαφή εξήγηση της υποκείμενης έννοιας και του πλαισίου στο οποίο χρησιμοποιείται.
Ένα πολύγλωσσο γλωσσάρι βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα επαναλαμβανόμενα ονόματα, οι τεχνικοί όροι και οι βασικές ενέργειες μεταφράζονται με συνέπεια. Θα πρέπει να υποδεικνύει ποιοι όροι μεταφράζονται, ποιες επίσημες ονομασίες παραμένουν αμετάβλητες και πότε μια επεξηγηματική φράση είναι καλύτερη από μια συνοπτική λέξη. Για παράδειγμα, το όνομα μιας γερμανικής αρχής δεν θα συγχέεται με μια υποτιθέμενα αντίστοιχη ξένη αρχή, αλλά θα περιγράφεται σαφώς ως ο υπεύθυνος φορέας.
Η φυσική γλώσσα παραμένει πιο σημαντική από την επίσημη ισοδυναμία λέξεων. Σε οποιαδήποτε δεδομένη γλώσσα, η ίδια ενέργεια μπορεί να απαιτεί διαφορετικό ρήμα ανάλογα με την πρόταση. Μια αναγκαστική μετάφραση ένα προς ένα ακούγεται τότε ξένη ή ακόμα και αλλοιώνει το νόημα. Το γλωσσάρι θα πρέπει επομένως να διασφαλίζει την τεχνική σύνδεση, ενώ οι εξειδικευμένοι μεταφραστές επιλέγουν την κατάλληλη διατύπωση για τους αναγνώστες τους. Η διευκρίνιση ασαφών εννοιών συχνά βελτιώνει επίσης το γερμανικό κείμενο πηγής.
Οι αντιφάσεις μεταξύ ιστότοπου, φόρμας και διαβούλευσης πρέπει να γίνονται ορατές.
Προβλήματα ορολογίας συχνά προκύπτουν όχι μέσα σε ένα μόνο κείμενο, αλλά μεταξύ καναλιών. Ο ιστότοπος υπόσχεται κράτηση, η επιβεβαίωση αναφέρεται σε παραγγελία και η εξυπηρέτηση πελατών μιλάει για σύμβαση. Οι εργαζόμενοι μπορεί να γνωρίζουν την εσωτερική διάκριση, αλλά παραμένει ασαφές για τους πελάτες εάν έχουν ήδη προκύψει κόστη. Επομένως, ελέγξτε τους βασικούς όρους σε σελίδες, μηνύματα, έγγραφα και συνομιλίες.
Δεν είναι κάθε ασυμφωνία λάθος. Ένα σύντομο κείμενο κουμπιού μπορεί να διαφέρει από την λεπτομερή περιγραφή στη σύμβαση. Είναι ζωτικής σημασίας το πλαίσιο να παραμένει σαφές. Εάν διαφορετικές λέξεις αναφέρονται στην πραγματικότητα σε διαφορετικές καταστάσεις, αυτές οι διαφορές πρέπει να εξηγηθούν. Τα πληρωμένα, τα υποβληθέντα και τα αναθεωρημένα, για παράδειγμα, περιγράφουν μεμονωμένα βήματα. Η εξίσωσή τους θα ήταν εξίσου επιζήμια με τη χρήση άσκοπα πολλών ονομάτων για την ίδια κατάσταση.
Τα τεχνικά συστήματα μπορούν να περιορίσουν τις αλλαγές επειδή τα ονόματα πεδίων ή τα πρότυπα είναι σκληρά κωδικοποιημένα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο κατανοητός όρος θα πρέπει τουλάχιστον να εμφανίζεται στην ορατή διεπαφή και, εάν είναι απαραίτητο, να συνδέεται με τον όρο του συστήματος. Μακροπρόθεσμα, η διόρθωση στην πηγή αξίζει τον κόπο. Διαφορετικά, οι συντακτικές ομάδες θα πρέπει να γεφυρώνουν επανειλημμένα το ίδιο γλωσσικό χάσμα και οι μεταφράσεις θα διαιωνίζουν μια αντίφαση που δεν επιλύθηκε ποτέ επαγγελματικά.
Οι όροι αλλάζουν με τις υπηρεσίες και την κοινωνία
Ένα γλωσσάρι δεν είναι ένα στατικό έργο αναφοράς. Νέες υπηρεσίες εμφανίζονται, οι ευθύνες μετατοπίζονται και οι οικείες λέξεις αποκτούν νέες έννοιες. Ακόμα και οι σεβαστοί όροι εξελίσσονται. Ελέγξτε μια καταχώρηση εάν η υποκείμενη διαδικασία αλλάξει, οι αναγνώστες ρωτούν επανειλημμένα σχετικά με αυτήν ή οι ομάδες που επηρεάζονται προτιμούν διαφορετικό όρο. Ένα άκαμπτο γλωσσάρι μπορεί στην πραγματικότητα να εμποδίσει την ίδια την κατανοησιμότητα που προορίζεται να προωθήσει.
Οι αλλαγές δεν θα πρέπει να προκαλούν την απαρατήρητη απόκλιση του υπάρχοντος περιεχομένου. Εάν αντικατασταθεί ένας προτιμώμενος όρος, αναζητήστε τις σημαντικές εμφανίσεις του και ελέγξτε το αντίστοιχο πλαίσιο. Η αυτόματη αντικατάσταση μπορεί να δημιουργήσει λανθασμένες μορφές ή να παραμορφώσει τα ιστορικά έγγραφα. Για πολύγλωσσες προσφορές, οι μεταφραστές πρέπει να γνωρίζουν εάν έχει αλλάξει μόνο ο γερμανικός όρος ή η ίδια η έννοια.
Τα δεδομένα χρήσης παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες. Οι συχνές αναζητήσεις χωρίς αποτελέσματα, οι χρήστες που εγκαταλείπουν μια αναζήτηση μετά από μια εξήγηση και οι επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών μπορούν να υποδεικνύουν όρους που λείπουν ή είναι ακατάλληλοι. Οι άμεσες συνομιλίες αποκαλύπτουν πώς οι άνθρωποι παραφράζουν μια εξήγηση με δικά τους λόγια. Τέτοιες παρατηρήσεις είναι πιο πολύτιμες από τον απλό αριθμό καταχωρίσεων στο γλωσσάρι, επειδή καθιστούν σαφές εάν η ορολογία είναι πραγματικά χρήσιμη στην καθημερινή χρήση.
Η σαφής ορολογία συνδέει το περιεχόμενο, τη δράση και τη μετάφραση.
Η καλή ορολογία συνήθως περνά απαρατήρητη από τους αναγνώστες. Δεν χρειάζεται να αναρωτιέστε εάν δύο λέξεις σημαίνουν το ίδιο πράγμα και μπορείτε εύκολα να βρείτε σημαντικούς όρους σε όλη την έκταση. Οι άγνωστες έννοιες εισάγονται με σαφήνεια χωρίς να διακόπτεται η ροή της ανάγνωσης. Αυτό ενισχύει την εμπιστοσύνη στο περιεχόμενο, ειδικά όταν οι άνθρωποι μετακινούνται μεταξύ σελίδων πληροφοριών, φορμών, επιβεβαιώσεων και προσωπικών διαβουλεύσεων.
Για τις συντακτικές ομάδες, ένα στοχευμένο γλωσσάριο δημιουργεί μια κοινή γλωσσική βάση. Δεν συλλέγει απλώς όσο το δυνατόν περισσότερους τεχνικούς όρους, αλλά μάλλον καταγράφει βασικές αποφάσεις με χρήσιμες εξηγήσεις και παραδείγματα. Αυτό δίνει στους μεταφραστές το απαραίτητο πλαίσιο και τους επιτρέπει να επιλέγουν φυσική διατύπωση. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί μπορούν να δουν πού οι ακριβείς έννοιές τους πρέπει να εξηγηθούν με μεγαλύτερη σαφήνεια στο δημόσιο τομέα.
Ξεκινήστε με μερικούς όρους από μια συχνά χρησιμοποιούμενη διαδρομή και δοκιμάστε τους στο πλήρες πλαίσιό τους. Ταιριάζουν το όνομα, η εξήγηση, η μορφή και το μήνυμα; Κατανοούν οι αναγνώστες την κρίσιμη σημασία και λειτουργεί και σε άλλες γλώσσες; Όταν απαντηθούν αυτά τα ερωτήματα, ένα γλωσσάριο αναπτύσσεται από τη χρήση στον πραγματικό κόσμο και βελτιώνει το περιεχόμενο, αντί να γίνεται απλώς μια ακόμη συλλογή.