Termin ei tohiks pidevalt oma nime muuta
Inimesed orienteeruvad tekstis korduvate sõnade abil. Kui veebisait viitab samale asjale esmalt kliendikontona, seejärel profiilina ja hiljem kasutajaalana, peavad lugejad iga kord kontrollima, kas see tähendab ikka sama asja. See raiskab tähelepanu ja võib viia selleni, et kasutajad protsessist loobuvad. Järjepidev terminoloogia muudab seosed selgeks ja annab järgmise sammu jaoks kindlustunde.
Ebajärjekindel terminoloogia mitmel lehel on eriti problemaatiline. Inimene võib lugeda infolehelt taotluse kohta, leida registreerimisvormi ja seejärel saada registreerimiskinnituse. Isegi kui sisemised meeskonnad kasutavad neid sõnu sarnaselt, võivad külastajad eeldada, et need viitavad erinevatele protsessidele. Selge terminoloogia loob seega järjepidevuse infolehe, vormi, kinnituse ja konsultatsiooni vahel.
Sõnastik saab salvestada valitud terminid ja selgitada nende tähendusi. Selle kõige olulisem eelis ei ole aga pikk sõnade kogu. See aitab toimetajatel, tõlkijatel ja spetsialistidel samu mõisteid usaldusväärselt nimetada. Lugejate jaoks on endiselt oluline, et õige selgitus sisalduks sisus endas. Keegi ei peaks olulise lause mõistmiseks lehte lahkuma.
Hea terminoloogia algab lugejate keelest.
Organisatsioonidel on sageli oma keel, mis on välja kujunenud spetsiaalsetest protseduuridest, seadustest või sisemistest kohustustest. Külastajad ei ole selle protsessiga tuttavad. Nad otsivad „teata aadressimuutusest”, kuigi vastutav meeskond nimetab seda „aadressi registreerimiseks”. Selge ja kokkuvõtlik sisu tunnistab seda tuttavat otsingut ja seejärel suunab kasutaja vajadusel ametliku termini juurde. See tagab ligipääsetavuse ilma tehnilist täpsust ohverdamata.
Jälgige sõnu, mida inimesed otsingupäringutes, konsultatsioonides ja järelküsimustes kasutavad. Korduvad arusaamatused näitavad, kus sisemine termin vajab selgitamist või asendamist. Olemasolevad kirjad ja vormid annavad samuti vihjeid: kui veebisaidil olev termin erineb dokumendis olevast, peaksid mõlemad terminid olema nähtavalt seotud. See aitab lugejatel mõista, et nad viitavad samale protsessile.
Kõige levinum sõna ei ole alati parim. See võib olla mitmetähenduslik, halvustav või tehniliselt vale. Seetõttu kaaluge tähendust, konteksti ja mõju koos. Selliste teemade nagu puue, haigus või migratsioon puhul tuleks kaasata mõjutatud isikuid, sest eelistatud enesemääratlused võivad rühmade lõikes muutuda ja erineda. Lugupidavat otsust ei saa tuletada ainult otsingusagedusest või sisemisest harjumusest.
Tehnilised terminid on kasulikud, kui need loovad täpsust.
Selge keel ei nõua iga tehnilise termini vältimist. Mõned terminid kirjeldavad õiguslikku staatust, meditsiinilist diagnoosi või tehnilist funktsiooni täpsemalt kui ükski lühike kirjeldus. Kui lugejad puutuvad selle terminiga hiljem kokku ametlikus teates, vestluses või vormis, võib selle tundmine isegi kasulik olla. Oluline on see, et selle tähendus oleks esmakordsel kasutamisel selge.
Hea selgitus seob tehnilise termini selle mõjuga. Selle asemel, et anda ainult sõnastiku definitsioon, näitab see, mida termin üksikisiku jaoks tähendab. Näiteks omavastutuse puhul on oluline teada, kui palju keegi ise maksab ja millal kindlustusselts selle üle võtab. See teave on kasulikum kui lepingu põhimõtte abstraktne kirjeldus. Näited peaksid näitama tüüpilisi juhtumeid, esitamata haruldasi erandeid üldreeglitena.
Mitte iga tehniline termin ei vääri sama tähelepanu. Sisemised lühendid, tootekoodid ja osakondade nimed on sageli ebavajalikud, kuna need ei aita lugejatel otsuseid langetada. Kui termin on oluline ainult taustatöötluseks, peaks see sinna jääma. Tehnilist keelt kasutatakse siis, kui see annab orientatsiooni või täpsust, mitte selleks, et muuta institutsioonilised protsessid avalikus tekstis nähtavaks.
Selgitused peaksid asendama esialgse olulise kasutuse.
Veebisaidi lõpus olev sõnastik võib olla abiks, kuid see ei lahenda arusaamatut põhiteksti. Lugejad vajavad selgitust seal, kus nad peavad väidet mõistma või otsuse langetama. Esimese olulise juhtumi puhul võib piisata lühikesest sulgudes olevast lisandist, eraldi lausest või hästi märgistatud märkusest. Pärast seda saab sissejuhatavat terminit kogu tekstis järjepidevalt kasutada.
Selgituse vorm sõltub sisust. Lihtne asendus sobib tuttavate, igapäevaste mõistete puhul. Keerulised tingimused seevastu nõuavad tervet lauset või näidet. Ekraanil kuvatavad märkused võivad olla abiks, kuid need ei tohiks olla ainus viis teabele juurdepääsuks, kui sellele on puutetundlikel seadmetel, klaviatuuri kaudu või abitehnoloogiate abil raske ligi pääseda. Põhitähendused peaksid alati jääma kättesaadavaks tavalise lehe sisuna.
Vältige selgitusi, mis ise sisaldavad uusi tehnilisi termineid. Koostalitlusvõime defineerimine ei ole eriti kasulik, kui see viitab süsteemi heterogeensusele ja liidese ühilduvusele. Selle asemel kirjeldage praktilist interaktsiooni, mida silmas peetakse. Kas andmeid saab kahe programmi vahel vahetada ilma neid uuesti sisestamata? Konkreetne näide muudab kontseptsiooni käegakatsutavaks ja näitab ka, miks see on teksti jaoks asjakohane.
Kasulik sõnastik põhineb lugejate tegelikel küsimustel.
Sõnastik peaks sisaldama termineid, mis esinevad sageli, on olulised kasutamiseks ja mida üldiselt ei mõisteta ilma selgituseta. Organisatsiooni kõigi sõnade täielik kogu muutub kiiresti kohmakaks. Lugejad ei otsi sisemist entsüklopeediat, vaid pigem abi konkreetse väljendi puhul. Seetõttu alustage terminitega, mis korduvad olulistes protsessides või mis ilmselgelt tekitavad järelküsimusi.
Iga kirje vajab selget silti ja selgitust sihtrühma keeles. Täiendavad sünonüümid võivad aidata, kui inimesed otsivad teist sõna või kasutavad vanemat dokumenti. Näide on kasulik, kui see selgitab rakendust. Allikad või tehnilised viited võivad olla sisemiselt olulised, kuid need ei tohiks loetavat selgitust administratiivsete üksikasjadega risustada.
Navigeerimine määrab samuti sõnastiku kasulikkuse. Tähestikuline sõnastik toimib ainult siis, kui lugejad teavad täpset õigekirja. Otsingufunktsioon, viited levinud variantidele ja temaatilised juurdepääsupunktid võivad teabe leidmist hõlbustada. Sellegipoolest ei tohiks sõnastik muutuda kohustuslikuks sammuks. Otselingid selgitamist vajavale terminile on kasulikud, kui algne sisu on pärast lugemist hõlpsasti kättesaadav.
Järjepidev terminoloogia lihtsustab toimetuse tööd.
Toimetuse meeskonnad langetavad iga päev väikeseid sõnastusotsuseid, sageli ajalise surve all. Ilma ühise arusaamata tekivad variatsioonid, mis tunduvad eraldi võttes usutavad, kuid kombineeritult segadusttekitavad. Hästi hooldatud sõnastik näitab, millist terminit eelistatakse ja kuidas seda lugejatele selgitada. See ei vabasta toimetajaid nende endi mõtlemisest, kuid hoiab ära sama põhiküsimuse uuesti vastamise igal lehel.
Eriti kasulikud on näited tegelikest lausetest. Üksik termin ütleb vähe selle kohta, kas see toimib pealkirja, nupu või selgitusena. Seetõttu näidake, kuidas seda tüüpilises sisus kasutatakse ja milliseid mitmetähenduslikke variatsioone tuleks vältida. Näited peavad jääma loetavaks juhendina ega tohiks muutuda jäikadeks tekstiplokkideks, mida kopeeritakse sobimatutesse kontekstidesse.
Teemaeksperdid ja toimetajad peaksid termineid koos selgitama. Teemaeksperdid kaitsevad õiget tähendust, samas kui toimetajad tuvastavad, kus lugejad keelekasutuse kaotavad. Kui mõlemad vahetavad ainult valmis sõnastusi, jäävad konfliktid sageli varjatuks. Lühike arutelu tegeliku tegevuse üle viib tavaliselt kiiremini hea lahenduseni: mida peab inimene pärast selle sõna kuulmist teadma, otsustama või tegema?
Mitmekeelne sisu vajab ühiseid mõisteid, mitte ainult samu sõnu.
Tõlkides ei piisa ainult iga saksakeelse sõna võõrkeelse vaste defineerimisest. Terminitel on riigist, haldusüksusest ja kultuurist olenevalt erinev tähendus. Näiliselt otsene sõna võib viidata erinevale teenusele või õiguslikule tagajärjele. Seetõttu vajavad tõlkijad lisaks eelistatud terminile ka selget selgitust aluseks oleva mõiste ja selle kasutamise konteksti kohta.
Mitmekeelne sõnastik aitab tagada, et korduvad nimed, tehnilised terminid ja põhitegevused tõlgitakse järjepidevalt. See peaks näitama, millised terminid tõlgitakse, millised ametlikud nimed jäävad muutmata ja millal on selgitav fraas parem kui kokkuvõtlik sõna. Näiteks Saksa asutuse nime ei aeta segi väidetavalt vastava välisriigi asutusega, vaid seda kirjeldatakse selgelt vastutava organina.
Loomulik keel on endiselt olulisem kui formaalne sõnade ekvivalentsus. Igas keeles võib sama tegevus nõuda lausest olenevalt erinevat tegusõna. Sunnitud üks-ühele tõlge kõlab siis võõralt või muudab isegi tähendust. Seetõttu peaks sõnastik tagama tehnilise seose, samal ajal kui kvalifitseeritud tõlkijad valivad oma lugejatele sobiva fraasi. Ebaselgete mõistete selgitamine parandab sageli ka saksakeelset lähteteksti.
Veebisaidi, vormi ja konsultatsiooni vahelised vastuolud tuleb nähtavaks teha.
Terminoloogilised probleemid tekivad sageli mitte ühe teksti sees, vaid kanalite vahel. Veebisait lubab broneeringut, kinnitus viitab tellimusele ja klienditeenindus räägib lepingust. Töötajad võivad olla sisemisest erinevusest teadlikud, kuid klientidele jääb selgusetuks, kas kulusid on juba tekkinud. Seetõttu kontrollige võtmetermineid kõigil lehtedel, sõnumites, dokumentides ja vestlustes.
Mitte iga lahknevus pole vale. Lühike nupu tekst võib erineda lepingus olevast üksikasjalikust kirjeldusest. On oluline, et kontekst jääks selgeks. Kui erinevad sõnad viitavad tegelikult erinevatele olekutele, tuleb neid erinevusi selgitada. Näiteks „tasutud”, „esile antud” ja „läbi vaadatud” kirjeldavad üksikuid samme. Nende võrdsustamine oleks sama kahjulik kui sama oleku jaoks ebavajalike nimede kasutamine.
Tehnilised süsteemid võivad muudatusi piirata, kuna väljade nimed või mallid on kõvakodeeritud. Sellistel juhtudel peaks arusaadav termin olema vähemalt nähtavas liideses kuvatud ja vajadusel lingitud süsteemiterminiga. Pikas perspektiivis on allika juures parandamine otstarbekas. Vastasel juhul peavad toimetuse meeskonnad korduvalt sama keelelist lünka ületama ja tõlked põlistavad vastuolu, mida pole kunagi professionaalselt lahendatud.
Terminid muutuvad koos teenuste ja ühiskonnaga
Sõnastik ei ole staatiline teatmeteos. Tekivad uued teenused, vastutus nihkub ja tuttavad sõnad omandavad uusi tähendusi. Isegi lugupidavad terminid arenevad. Vaadake kirje üle, kui selle aluseks olev protsess muutub, lugejad küsivad selle kohta korduvalt või kui mõjutatud rühmad eelistavad teistsugust terminit. Jäik sõnastik võib tegelikult takistada just seda arusaadavust, mida see peaks edendama.
Muudatused ei tohiks põhjustada olemasoleva sisu märkamatut lahknemist. Kui eelistatud termin asendatakse, otsige selle olulisi esinemiskohti ja kontrollige vastavat konteksti. Automaatne asendamine võib luua valesid vorme või moonutada ajaloolisi dokumente. Mitmekeelsete pakkumiste puhul peavad tõlkijad teadma, kas on muutunud ainult saksakeelne termin või mõiste ise.
Kasutusandmed pakuvad lisateavet. Sagedased tulemusteta otsingud, kasutajate otsingu katkestamine pärast selgituse saamist ja korduvad küsimused klienditeeninduses võivad viidata puuduvatele või sobimatutele terminitele. Otsesed vestlused näitavad, kuidas inimesed selgitust oma sõnadega ümber sõnastavad. Sellised tähelepanekud on väärtuslikumad kui pelgalt sõnastikukirjete arv, sest need teevad selgeks, kas terminoloogia on igapäevases kasutuses tõesti kasulik.
Selge terminoloogia ühendab sisu, tegevuse ja tõlke.
Hea terminoloogia jääb lugejatele tavaliselt märkamatuks. Te ei pea mõtlema, kas kaks sõna tähendavad sama asja, ja leiate hõlpsalt olulisi termineid kogu tekstist. Tundmatud mõisted tutvustatakse selgelt, lugemist katkestamata. See soodustab usaldust sisu vastu, eriti kui inimesed liiguvad infolehtede, vormide, kinnituste ja isiklike konsultatsioonide vahel.
Toimetuste meeskondade jaoks loob fokuseeritud sõnastik ühise keelelise aluse. See ei kogu lihtsalt võimalikult palju tehnilisi termineid, vaid dokumenteerib olulised otsused koos kasulike selgituste ja näidetega. See annab tõlkijatele vajaliku konteksti ja võimaldab neil valida loomulikku fraasimist. Samal ajal näevad eksperdid, kus nende täpseid mõisteid tuleb avalikus sfääris selgemini selgitada.
Alustage mõne terminiga sageli kasutatavalt teelt ja testige neid täielikus kontekstis. Kas nimi, selgitus, vorm ja sõnum sobivad kokku? Kas lugejad mõistavad olulist tähendust ja kas see toimib ka teistes keeltes? Kui neile küsimustele vastatakse, kasvab sõnastik reaalsest kasutamisest lähtuvalt ja rikastab sisu, selle asemel et muutuda lihtsalt järjekordseks kogumiks.