Ugyanannak a fogalomnak ne változzon folyton a neve
Az emberek az ismétlődő szavak alapján tájékozódnak egy szövegben. Ha egy webhely ugyanazt először ügyfélfióknak, majd profilnak, később pedig felhasználói felületnek nevezi, az olvasóknak minden alkalommal ellenőrizniük kell, valóban ugyanarról van-e szó. Ez figyelmet igényel, és akár a művelet megszakításához is vezethet. Az egységes kifejezések láthatóvá teszik az összefüggéseket, és biztonságot adnak a következő lépéshez.
Különösen problémásak a több oldalon át váltakozó megnevezések. Valaki a tájékoztató oldalon kérelemről olvas, az űrlapon bejelentkezést talál, majd regisztrációról kap visszaigazolást. Még ha a belső csapatok hasonló értelemben használják is ezeket a szavakat, a látogatók különböző folyamatokra gondolhatnak. A világos terminológia ezért következetességet teremt a tájékoztató oldal, az űrlap, a visszaigazolás és a tanácsadás között.
Egy szójegyzék rögzítheti a választott kifejezéseket és elmagyarázhatja jelentésüket. Legfontosabb előnye azonban nem a szavak hosszú felsorolása. Segít a szerkesztőségeknek, fordítóknak és szakértőknek abban, hogy ugyanazokat a fogalmakat megbízhatóan ugyanúgy nevezzék meg. Az olvasók számára továbbra is az a döntő, hogy a megfelelő magyarázat magában a tartalomban jelenjen meg. Senkinek sem kellene elhagynia egy oldalt azért, hogy megértsen egy nélkülözhetetlen mondatot.
A jó kifejezések az olvasók nyelvéből indulnak ki
A szervezeteknek gyakran saját nyelvük van, amely szakmai eljárásokból, jogszabályokból vagy belső felelősségi körökből alakult ki. A látogatók nem ismerik ezt a hátteret. A lakcímváltozás bejelentésére keresnek, miközben az illetékes csoport lakcímnyilvántartási bejelentésről beszél. A közérthető tartalom komolyan veszi az ismerős keresőkifejezést, majd szükség esetén elvezeti az olvasót a hivatalos fogalomhoz. Így a hozzáférés nyitott marad a szakmai pontosság feladása nélkül.
Figyelje meg, milyen szavakat használnak az emberek a keresésekben, tanácsadási beszélgetésekben és kérdésekben. A visszatérő félreértések megmutatják, hol kell egy belső kifejezést elmagyarázni vagy lecserélni. A meglévő levelek és űrlapok is támpontot adnak: ha egy fogalmat a webhely másképp nevez, mint a dokumentum, a két megnevezés között látható kapcsolatot kell teremteni. Így az olvasók felismerik, hogy ugyanarról a folyamatról van szó.
Nem mindig a leggyakrabban használt szó a legjobb. Lehet többértelmű, sértő vagy szakmailag hibás. Ezért a jelentést, a kontextust és a hatást együtt vizsgálja. A fogyatékossághoz, betegséghez vagy migrációhoz hasonló témáknál az érintett embereket is be kell vonni, mert az általuk előnyben részesített önmegnevezések változhatnak és csoportonként eltérhetnek. Tiszteletteljes döntés nem hozható kizárólag a keresési gyakoriság vagy a belső szokások alapján.
A szakkifejezések akkor hasznosak, ha pontosabbá teszik a tartalmat
A közérthető nyelv nem követeli meg minden szakkifejezés elkerülését. Egyes fogalmak pontosabban neveznek meg jogi státuszt, orvosi diagnózist vagy műszaki funkciót, mint bármely rövid körülírás. Ha az olvasók később határozatban, beszélgetésben vagy űrlapon ismét találkoznak a kifejezéssel, kifejezetten hasznos lehet megismerniük. Az a döntő, hogy az első előfordulásnál világossá váljon a jelentése.
A jó magyarázat összekapcsolja a szakkifejezést annak gyakorlati hatásával. Nem csupán szótári meghatározást ad, hanem megmutatja, mit jelent a kifejezés az adott személy számára. Az önrész esetében például fontos, hogy valaki mekkora összeget fizet saját maga, és mikortól fizet a biztosító. Ez az információ többet segít a szerződéses elv elvont leírásánál. A példák jellemző eseteket mutassanak be anélkül, hogy ritka kivételeket általános szabályként ábrázolnának.
Nem minden szakkifejezés érdemel ugyanannyi helyet. A belső rövidítések, termékkódok és osztálynevek gyakran elhagyhatók, mert nem segítik az olvasók döntéseit. Ha egy fogalom csak a háttérben zajló feldolgozáshoz fontos, ott is kell maradnia. A szaknyelvet akkor kell használni, amikor tájékozódást vagy pontosságot teremt, nem pedig azért, hogy az intézményi folyamatok láthatóvá váljanak a nyilvános szövegben.
A magyarázat az első fontos előfordulás helyére tartozik
A webhely végén található szójegyzék hasznos lehet, de nem javítja meg az érthetetlen főszöveget. Az olvasóknak ott van szükségük a magyarázatra, ahol meg kell érteniük egy kijelentést vagy döntést kell hozniuk. Az első fontos előfordulásnál elegendő lehet egy rövid kiegészítés zárójelben, egy külön mondat vagy egy jól feliratozott útmutatás. Ezután a bevezetett kifejezés következetesen használható a továbbiakban.
A magyarázat formája a tartalomtól függ. Ismerős hétköznapi fogalmaknál egy egyszerű helyettesítő kifejezés megfelelő lehet. Az összetett feltételekhez viszont teljes mondat vagy példa kell. A felugró magyarázatok kiegészítésként szolgálhatnak, de nem lehetnek az egyetlen hozzáférési mód, ha érintőképernyőn, billentyűzettel vagy segítő technológiával nehéz elérni őket. A fontos jelentésnek mindig normál oldaltartalomként is elérhetőnek kell maradnia.
Kerülje azokat a magyarázatokat, amelyek maguk is új szakkifejezéseket tartalmaznak. Az interoperabilitás meghatározása keveset segít, ha rendszerheterogenitásra és interfész-kompatibilitásra hivatkozik. Ehelyett írja le, milyen gyakorlati együttműködésről van szó. Átadhatók az adatok két program között anélkül, hogy újra be kellene írni őket? A konkrét hatás kézzelfoghatóvá teszi a fogalmat, és egyúttal megmutatja, miért fontos a szövegben.
A hasznos szójegyzék az olvasók valós kérdéseihez igazodik
A szójegyzékben olyan fogalmaknak kell szerepelniük, amelyek gyakran fordulnak elő, fontosak a használathoz, és magyarázat nélkül nem közérthetők. Egy szervezet összes szavának teljes gyűjteménye gyorsan áttekinthetetlenné válik. Az olvasók nem belső enciklopédiát keresnek benne, hanem segítséget egy konkrét kifejezéshez. Ezért azokkal a fogalmakkal kezdjen, amelyek fontos folyamatokban visszatérnek, vagy bizonyíthatóan kérdéseket váltanak ki.
Minden bejegyzéshez világos megnevezés és a célközönség nyelvén írt magyarázat kell. Kiegészítő rokon értelmű szavak segíthetnek, ha az emberek más kifejezésre keresnek, vagy régebbi dokumentumot használnak. Egy példa akkor hasznos, ha egyértelművé teszi az alkalmazást. A források vagy szakmai útmutatások belsőleg fontosak lehetnek, de nem terhelhetik túl igazgatási részletekkel az olvasható magyarázatot.
A navigáció is meghatározza a hasznosságot. Az ábécérendes szójegyzék csak akkor működik, ha az olvasók ismerik a pontos írásmódot. Kereső, a gyakori változatokról átvezető hivatkozások és tematikus hozzáférési pontok könnyíthetik a megtalálást. A szójegyzék mégsem válhat kötelező útvonallá. A magyarázatra szoruló kifejezéstől induló közvetlen hivatkozások hasznosak, ha az eredeti tartalom az elolvasás után könnyen újra elérhető.
Az egységes szavak megkönnyítik a szerkesztőségi munkát
A szerkesztőségek naponta hoznak kisebb szóhasználati döntéseket, gyakran időnyomás alatt. Közös iránymutatás nélkül olyan változatok jönnek létre, amelyek külön-külön ésszerűnek tűnnek, együtt azonban összezavarnak. A gondozott szójegyzék megmutatja, melyik megnevezést részesítik előnyben, és hogyan lehet azt elmagyarázni az olvasóknak. Nem gondolkodik a szerkesztők helyett, hanem megakadályozza, hogy ugyanazt az alapkérdést minden oldalon újra meg kelljen oldani.
Különösen hasznosak a valódi mondatokból vett példák. Egy elszigetelt megnevezés keveset mond arról, működik-e egy fogalom címként, gombfeliratként vagy magyarázatként. Ezért mutassa be, hogyan használják egy jellemző tartalomban, és mely félreérthető változatokat kell kerülni. A példáknak olvasható iránymutatásnak kell maradniuk, nem válhatnak merev szövegelemekké, amelyeket oda nem illő összefüggésekbe másolnak.
A szakértőknek és a szerkesztőségnek közösen kell tisztázniuk a fogalmakat. A szakmai oldal védi a helyes jelentést, a szerkesztőség pedig felismeri, hol veszítik el az olvasók a fonalat a nyelvezet miatt. Ha mindkét oldal csak kész megfogalmazásokat cserél, a konfliktusok gyakran rejtve maradnak. A tényleges cselekvésről folytatott rövid beszélgetés általában gyorsabban vezet jó megoldáshoz: mit kell tudnia, eldöntenie vagy megtennie valakinek e szó elolvasása után?
A többnyelvű tartalomhoz közös fogalmak kellenek, nem azonos szavak
Fordításkor nem elegendő minden német szóhoz egyszer kijelölni egy idegen nyelvű megfelelőt. A fogalmak országtól, közigazgatástól és kultúrától függően eltérő jelentést hordoznak. Egy látszólag közvetlen megfelelő más szolgáltatást vagy joghatást jelölhet. A fordítóknak ezért az előnyben részesített megnevezés mellett a mögöttes fogalom közérthető magyarázatára és használati kontextusára is szükségük van.
A többnyelvű szójegyzék segít következetesen átültetni a visszatérő neveket, szakkifejezéseket és központi cselekvéseket. Meg kell mutatnia, mely fogalmakat fordítják le, mely hivatalos nevek maradnak változatlanok, és mikor jobb a magyarázó megfogalmazás egy rövid szónál. Így például egy német hatóság nevét nem tévesztik össze egy látszólag megfelelő külföldi hatósággal, hanem közérthetően az illetékes szervként írják le.
A természetes nyelv fontosabb marad a formai szóegyezésnél. Egy nyelvben ugyanahhoz a cselekvéshez a mondattól függően más ige lehet szükséges. A kikényszerített egy az egyben fordítás ilyenkor idegenül hat, vagy akár meg is változtatja a jelentést. A szójegyzéknek ezért a szakmai kapcsolatot kell biztosítania, míg a képzett fordítók az olvasóiknak megfelelő megfogalmazást választják. A tisztázatlan fogalmakkal kapcsolatos kérdések gyakran a német forrásváltozatot is javítják.
Láthatóvá kell tenni a webhely, az űrlap és a tanácsadás közötti ellentmondásokat
A terminológiai problémák gyakran nem egyetlen szövegen belül, hanem a csatornák között keletkeznek. A webhely foglalást ígér, a visszaigazolás megrendelésről szól, az ügyfélszolgálat pedig megbízásnak nevezi. Az alkalmazottak ismerhetik a belső különbséget, az ügyfelek számára azonban nem világos, felmerültek-e már költségek. Ezért a központi fogalmakat oldalakon, üzenetekben, dokumentumokban és beszélgetésekben egyaránt ellenőrizze.
Nem minden eltérés hibás. Egy rövid gombfelirat eltérhet a szerződés részletes megnevezésétől. Az a döntő, hogy a kapcsolat felismerhető maradjon. Ha különböző szavak valóban különböző állapotokat jelentenek, ezeket az eltéréseket el kell magyarázni. A fizetve, benyújtva és ellenőrizve például külön lépéseket jelölnek. Ezek egyenértékűként kezelése éppolyan káros lenne, mint ugyanazon állapot szükségtelenül sok megnevezése.
A műszaki rendszerek korlátozhatják a módosításokat, mert a mezőnevek vagy sablonok rögzítve vannak. Ilyenkor legalább a látható felületen közérthető megnevezést kell használni, és szükség esetén össze kell kapcsolni a rendszer fogalmával. Hosszú távon érdemes a forrásnál kijavítani a problémát. Ellenkező esetben a szerkesztőségeknek újra és újra át kell hidalniuk ugyanazt a nyelvi szakadékot, a fordítások pedig átvesznek egy szakmailag soha nem tisztázott ellentmondást.
A fogalmak a szolgáltatásokkal és a társadalommal együtt változnak
A szójegyzék nem lezárt kézikönyv. Új szolgáltatások jönnek létre, változnak a felelősségi körök, és az ismerős szavak új jelentést kapnak. A tiszteletteljes megnevezések is fejlődnek. Vizsgáljon felül egy bejegyzést, ha megváltozik a mögöttes folyamat, az olvasók ismételten kérdeznek róla, vagy az érintett csoportok más megnevezést részesítenek előnyben. A merev szójegyzék különben éppen azt az érthetőséget akadályozhatja, amelyet támogatnia kellene.
A módosítások nem szakíthatják szét észrevétlenül a meglévő tartalmakat. Ha lecserélnek egy előnyben részesített kifejezést, keresse meg fontos előfordulásait, és ellenőrizze mindegyik összefüggését. Az automatikus csere hibás alakokat hozhat létre vagy meghamisíthat történeti dokumentumokat. Többnyelvű kínálat esetén a fordítóknak tudniuk kell, hogy csak a német megnevezés változott-e, vagy maga a fogalom is.
A használati adatok további támpontokat adnak. A gyakori eredménytelen keresések, a magyarázat utáni megszakítások és az ügyfélszolgálatnál visszatérő kérdések hiányzó vagy nem megfelelő fogalmakra utalhatnak. A közvetlen beszélgetések megmutatják, hogyan adják vissza az emberek saját szavaikkal a magyarázatot. Az ilyen megfigyelések értékesebbek a szójegyzékbejegyzések puszta számánál, mert megmutatják, valóban segít-e a terminológia a mindennapokban.
A világos terminológia összeköti a tartalmat, a cselekvést és a fordítást
A jó terminológia általában észrevétlen marad az olvasók számára. Nem kell azon gondolkodniuk, vajon két szó ugyanazt jelenti-e, és mindenhol újra megtalálják a fontos kifejezéseket. Az ismeretlen fogalmakat érthetően vezetik be anélkül, hogy megszakítanák az olvasás folyamatát. Ez bizalmat teremt a tartalom iránt, különösen akkor, amikor az emberek a tájékoztató oldal, az űrlap, a visszaigazolás és a személyes tanácsadás között váltanak.
A szerkesztőségek számára a célzott szójegyzék közös nyelvi alapot teremt. Nem a lehető legtöbb szakkifejezést gyűjti össze, hanem a fontos döntéseket rögzíti használható magyarázatokkal és példákkal. A fordítók így megkapják a szükséges jelentésbeli összefüggést, és természetes megfogalmazásokat választhatnak. A szakértők pedig látják, hol kell pontos fogalmaikat közérthetőbben elmagyarázni a nyilvános kínálatban.
Kezdjen egy gyakran használt folyamat néhány fogalmával, és vizsgálja meg őket a teljes összefüggésben. Összhangban van a megnevezés, a magyarázat, az űrlap és az üzenet? Megértik az olvasók a döntő jelentést, és más nyelveken is működik? Ha ezekre a kérdésekre választ kap, a szójegyzék a valós használatból fejlődik ki, és javítja a tartalmakat, ahelyett hogy csupán újabb gyűjteménnyé válna.