Ujasnite si úlohu a rozhodnutie
Táto príručka premení terminológiu a slovníky na prehľadný operačný pracovný postup. Spája rozhodnutia o doméne, vlastníctvo, dôkazy a akceptovanie, takže výsledok naďalej funguje vo výrobe.
S terminológiou zaobchádzajte ako s riadeným obsahom s vlastníkmi, stavmi, schválenými vysvetleniami a kontrolovanými výnimkami.
Praktický postup
- 1
Definujte publikum pomocou dôkazov vrátane skúseností s čítaním, kontextu, zariadenia a dostupnej podpory.
- 2
Vyberte jednu skutočnú úlohu a uveďte, čo musí úspešný čitateľ pochopiť alebo urobiť.
- 3
Vytvorte jazykovú verziu pri zachovaní všetkých faktov, podmienok, dátumu a kontaktnej cesty relevantných pre rozhodnutie.
- 4
Spustite odbornú a redakčnú kontrolu so zaznamenanými kritériami prijatia.
- 5
Testujte s členmi zamýšľaného publika, zaznamenávajte zistenia, revidujte a schvaľujte vydanie.
Príklad alebo nástroj
Glosár zobrazuje preferované, zakázané výrazy a výrazy špecifické pre publikum s návodom CMS. V nástroji tiež zaznamenajte základnú líniu, vlastníka, rozhodnutie, dôkazy, otvorený problém a dátum schválenia. Použite skutočnú stránku alebo transakciu, aby tím videl závislosti, výnimky a údržbu, ktorá nasleduje po vydaní.
| Rozhodovací bod | Záznam | Akceptačné kritérium |
|---|---|---|
| Základná línia | Pozorovaný aktuálny stav | Zdroj a dátum zaznamenania |
| rozhodnutie | Vybraná možnosť a zdôvodnenie | Zvážte riziko a publikum |
| Dôkazy | Testujte, dokumentujte alebo merajte | Kontrolovateľné a špecifické pre verziu |
| Schválenie | Meno, rola a dátum | Splnené všetky povinné kritériá |
Urobte z každého termínu riadny záznam
Užitočný slovník je viac než len zoznam preferovaných slov. Každý záznam by mal obsahovať stabilný identifikátor, preferovaný výraz, zakázané alebo zastarané varianty, definíciu, vysvetlenie publika, gramatické formy, príklady, jazykový režim, doménu, vlastníka, stav, dátum schválenia, zdroj a spúšťač kontroly. Technickú definíciu uchovávajte oddelene od znenia zobrazovaného čitateľom. Presná interná definícia môže podporiť niekoľko vysvetlení špecifických pre publikum bez toho, aby sa ich významy unášali.
Použiť explicitné stavy: navrhované, kontrolované, schválené, zastarané a zakázané. Iba schválené záznamy sú ponúkané autorom alebo aplikované automatizovanými systémami. Zastaraný výraz sa dá vyhľadávať, aby bolo možné nájsť a migrovať starý obsah. Zakázaný výraz zahŕňa dôvod a schválenú náhradu, čo pomáha redaktorom vyriešiť varovanie bez hádania. Verte každého rozhodnutia a ponechajte predchádzajúcu hodnotu pre audit a vrátenie.
| Pole | Príklad | Pravidlo prijatia |
|---|---|---|
| Preferovaný termín | benefitný úrad | Jeden schválený formulár na doménu a jazykový režim |
| Vysvetlenie publika | Úrad, ktorý kontroluje a vypláca vašu dávku | Význam zachovaný a testovaný pre publikum |
| Stav | Schválené | Majiteľ, recenzent a dátum zaznamenania |
| Výnimka | Názov oficiálneho formulára si zachováva právny výraz | Rozsah, dôvod a expirácia sú zdokumentované |
Spustite opakovateľný pracovný postup rozhodovania o termínoch
Zhromažďujte kandidátov z denníkov vyhľadávania, otázok podpory, komentárov recenzentov, zmien zásad a opakovaných manuálnych opráv. Pred vytvorením nového záznamu vyhľadajte existujúce výrazy, varianty a súvisiace koncepty. Termín vlastník píše definíciu a identifikuje autoritatívny zdroj. Špecialista na predmet potvrdí význam, editor navrhne znenie čitateľa a odborník na prístupnosť skontroluje zvolené jazykové režimy. Otestujte pôsobivé vysvetlenia s určenými čitateľmi.
Terminologická skupina potom schváli, zamietne alebo požaduje dôkazy. Mala by sa stretnúť podľa predvídateľného harmonogramu a mala by mať naliehavú cestu pre právne alebo servisné zmeny. V rozhodnutiach sa uvádza, kde sa termín uplatňuje a kde nie. Napríklad stránka v jednoduchom jazyku môže uvádzať „kancelária výhod“, zatiaľ čo v poli žiadosti musí byť uvedený názov štatutárneho orgánu. Výnimka patrí do toho istého záznamu, takže autori vidia obe možnosti v kontexte.
- 1
Zachyťte kandidátsky výraz a obsah tam, kde spôsobil ťažkosti.
- 2
Potvrďte koncept, doménu, dôveryhodný zdroj a ovplyvnené publikum.
- 3
Navrhnite preferované znenie, vysvetlenie, varianty a usmernenia o migrácii.
- 4
Preskúmajte význam, jazykový režim, dostupnosť a prevádzkový vplyv.
- 5
Schváľte a publikujte záznam s verziou a potom aktualizujte dotknutý obsah.
Integrujte terminológiu do tvorby a doručovania
Vystavte glosár prostredníctvom API alebo synchronizovaného úložiska so stabilnými identifikátormi. CMS by mal zdôrazniť zakázané a zastarané výrazy, ukázať preferované nahradenie a vysvetlenie a nechať autorov otvoriť celé rozhodnutie. Návrhy musia rešpektovať miestne nastavenie, doménu, typ obsahu a jazykový režim. Nenahrádzajte slová automaticky, keď gramatika alebo právny kontext môžu zmeniť význam. Vyžadovať od autora, aby prijal návrh alebo zaznamenal riadenú výnimku.
Uložte verziu slovníka použitú pre každú jazykovú revíziu. Keď sa schválený termín zmení, požiadajte CMS o príslušné záznamy a vytvorte úlohy kontroly podľa rizika. Kontroly ukážky môžu blokovať nové zakázané výrazy, chýbajúce vysvetlenia pri prvom použití alebo výnimku, ktorej platnosť uplynula. Doručenie za behu by nemalo závisieť od požiadavky živého slovníka. Pred zverejnením vyriešte a overte podmienky, aby výpadok terminológie nemohol zmeniť alebo zablokovať publikované stránky.
Návrhy CMS používajú skôr stabilné identifikátory výrazov než samotné porovnávanie textu.
Rešpektuje sa miestne nastavenie, doména, jazykový režim a gramatická forma.
Automatické kontroly vysvetľujú riešenie namiesto hlásenia chyby.
Výnimky majú rozsah, vlastníka, dôkazy a platnosť.
Zmena glosára vytvorí úlohy kontroly pre ovplyvnený publikovaný obsah.
Zmerajte adopciu a riešte konflikty
Sledujte používanie preferovaných výrazov, nové zistenia o zakázanom období, nevyriešených kandidátov, priemerný čas rozhodovania, výnimky s vypršanou platnosťou a obsah čakajúci na migráciu. Skombinujte tieto prevádzkové opatrenia s dôkazmi o porozumení a podporte dopyt. Vysoká miera prijatia nedokazuje, že vysvetlenie funguje. Ak čitatelia stále nesprávne chápu schválený výraz, znova otvorte rozhodnutie a uschovajte dôkazy, ktoré viedli k zmene.
Keď oddelenia potrebujú rôzne formulácie, zistite, či majú na mysli rovnaký koncept. Ak sa koncept líši, vytvorte prepojené záznamy s jasnými doménami. Ak sa líši iba publikum, ponechajte jednu základnú definíciu a poskytnite samostatné vysvetlenia pre publikum. Priraďte správcu terminológie, ktorý bude rozhodovať spory o vlastníctvo a predchádzať duplicitným záznamom. Najdôležitejšie podmienky si prečítajte aspoň raz ročne a vždy, keď sa zmení platný zákon, proces poskytovania služieb alebo vybraný jazykový štandard.
Úlohy, dôkazy a schválenie
Jazyková kvalita je prevádzková zodpovednosť. Dajte vlastníkovi zdroja zodpovednosť za faktickú presnosť, editorovi zodpovednosť za zrozumiteľnosť, špecializovanej zodpovednosti za pravidlá prístupnosti a zodpovednosti vlastníka produktu za publikovanie. Záznam o vydaní by mal identifikovať zdrojovú verziu, jazykový režim, recenzentov, dôkaz o teste, dátum schválenia a udalosť, ktorá spustí novú kontrolu.
Prevádzka a údržba
Publikovaním práca nekončí. Prepojte jazykovú verziu alebo konfiguráciu s jej zdrojom, monitorujte opatrenia na kvalitu a služby a definujte konkrétne spúšťače kontroly. Spúšťače zahŕňajú zmeny zdroja, právne zmeny, nové potreby publika, opakujúce sa otázky podpory, technické zmeny a incidenty. Pomenovaný vlastník vyhodnotí spúšťač, v prípade potreby otvorí novú revíziu a zaznamená obnovené schválenie.
Kontrolný zoznam na zverejnenie
Publikum a úloha sú jasné.
Všetky právne a prevádzkové skutočnosti zodpovedajú zdroju.
Dátumy, sumy, podmienky a výnimky sú úplné.
Nadpisy popisujú otázky alebo akcie čitateľov.
Odkazy a ovládacie prvky majú zmysluplné štítky.
Odborná terminológia je vysvetlená dôsledne.
Zamýšľané publikum otestovalo kritickú cestu.
Zaznamenáva sa vlastníctvo a spustenie ďalšej kontroly.