Αποσαφηνίστε το έργο και την απόφαση
Αυτός ο οδηγός μετατρέπει την ορολογία και τα γλωσσάρια σε μια ελεγχόμενη ροή εργασιών λειτουργίας. Συνδέει αποφάσεις τομέα, ιδιοκτησία, αποδεικτικά στοιχεία και αποδοχή, ώστε το αποτέλεσμα να συνεχίσει να λειτουργεί στην παραγωγή.
Αντιμετωπίστε την ορολογία ως ελεγχόμενο περιεχόμενο με κατόχους, καταστάσεις, εγκεκριμένες εξηγήσεις και ελεγχόμενες εξαιρέσεις.
Πρακτική διαδικασία
- 1
Προσδιορίστε το κοινό με στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της εμπειρίας ανάγνωσης, του πλαισίου, της συσκευής και της διαθέσιμης υποστήριξης.
- 2
Επιλέξτε μια πραγματική εργασία και δηλώστε τι πρέπει να κατανοήσει ή να κάνει ένας επιτυχημένος αναγνώστης.
- 3
Δημιουργήστε την έκδοση της γλώσσας διατηρώντας παράλληλα κάθε γεγονός, κατάσταση, ημερομηνία και διαδρομή επαφής που σχετίζεται με την απόφαση.
- 4
Εκτελέστε ειδική και συντακτική κριτική με καταγεγραμμένα κριτήρια αποδοχής.
- 5
Δοκιμή με μέλη του κοινού για το οποίο προορίζεται, καταγράψτε ευρήματα, αναθεωρήστε και εγκρίνετε την κυκλοφορία.
Παράδειγμα ή εργαλείο
Μια εγγραφή γλωσσαρίου εμφανίζει προτιμώμενους, απαγορευμένους και συγκεκριμένους όρους για το κοινό με καθοδήγηση CMS. Στο εργαλείο, καταγράψτε επίσης τη γραμμή βάσης, τον ιδιοκτήτη, την απόφαση, τα αποδεικτικά στοιχεία, την ανοιχτή έκδοση και την ημερομηνία έγκρισης. Χρησιμοποιήστε μια πραγματική σελίδα ή μια συναλλαγή, ώστε η ομάδα να βλέπει τις εξαρτήσεις, τις εξαιρέσεις και τις εργασίες συντήρησης που ακολουθούν την κυκλοφορία.
| Σημείο απόφασης | Ρεκόρ | Κριτήριο αποδοχής |
|---|---|---|
| Βασική γραμμή | Παρατηρήθηκε η τρέχουσα κατάσταση | Πηγή και ημερομηνία καταγραφής |
| Απόφαση | Επιλεγμένη επιλογή και λογική | Το ρίσκο και το κοινό εξετάζονται |
| Απόδειξη | Δοκιμή, τεκμηρίωση ή μέτρηση | Δυνατότητα αναθεώρησης και συγκεκριμένη έκδοση |
| Εγκριση | Όνομα, ρόλος και ημερομηνία | Όλα τα υποχρεωτικά κριτήρια πληρούνται |
Να γίνει κάθε όρος ένα ρυθμιζόμενο αρχείο
Ένα χρήσιμο γλωσσάρι είναι κάτι περισσότερο από μια λίστα με προτιμώμενες λέξεις. Κάθε εγγραφή πρέπει να περιέχει ένα σταθερό αναγνωριστικό, προτιμώμενο όρο, απαγορευμένες ή καταργημένες παραλλαγές, ορισμό, επεξήγηση κοινού, γραμματικές φόρμες, παραδείγματα, λειτουργία γλώσσας, τομέα, κάτοχο, κατάσταση, ημερομηνία έγκρισης, πηγή και έναυσμα ελέγχου. Διατηρήστε τον τεχνικό ορισμό χωριστά από τη διατύπωση που εμφανίζεται στους αναγνώστες. Ένας ακριβής εσωτερικός ορισμός μπορεί να υποστηρίξει πολλές επεξηγήσεις για το κοινό χωρίς να αφήνει τα νοήματά τους να παρασυρθούν.
Χρησιμοποιήστε ρητές καταστάσεις: προτεινόμενο, υπό εξέταση, εγκεκριμένο, καταργημένο και απαγορευμένο. Μόνο εγκεκριμένα αρχεία προσφέρονται στους συγγραφείς ή εφαρμόζονται από αυτοματοποιημένα συστήματα. Ένας όρος που έχει καταργηθεί παραμένει με δυνατότητα αναζήτησης, ώστε να μπορεί να βρεθεί και να μετεγκατασταθεί παλιό περιεχόμενο. Ένας απαγορευμένος όρος περιλαμβάνει την αιτία και την εγκεκριμένη αντικατάσταση, η οποία βοηθά τους συντάκτες να επιλύσουν μια προειδοποίηση χωρίς να μαντέψουν. Έκδοση κάθε απόφασης και διατήρηση της προηγούμενης τιμής για έλεγχο και επαναφορά.
| Πεδίο | Παράδειγμα | Κανόνας αποδοχής |
|---|---|---|
| Προτιμώμενος όρος | γραφείο παροχών | Μία εγκεκριμένη φόρμα ανά τομέα και λειτουργία γλώσσας |
| Εξήγηση κοινού | Το γραφείο που ελέγχει και πληρώνει το επίδομά σας | Το νόημα διατηρήθηκε και δοκιμάστηκε για το κοινό |
| Κατάσταση | Εγκρίθηκε | Κάτοχος, αναθεωρητής και ημερομηνία καταγραφής |
| Εξαίρεση | Ο τίτλος του επίσημου εντύπου διατηρεί τη νομική ισχύ | Το πεδίο εφαρμογής, ο λόγος και η λήξη τεκμηριώνονται |
Εκτελέστε μια επαναλαμβανόμενη ροή εργασίας όρων-απόφασης
Συλλέξτε υποψηφίους από αρχεία καταγραφής αναζήτησης, ερωτήσεις υποστήριξης, σχόλια κριτικών, αλλαγές πολιτικής και επαναλαμβανόμενες μη αυτόματες διορθώσεις. Πριν δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή, αναζητήστε υπάρχοντες όρους, παραλλαγές και σχετικές έννοιες. Ο όρος ιδιοκτήτης γράφει τον ορισμό και προσδιορίζει την έγκυρη πηγή. Ένας ειδικός θεμάτων επιβεβαιώνει το νόημα, ένας συντάκτης προτείνει διατύπωση αναγνώστη και ένας ειδικός προσβασιμότητας ελέγχει τις επιλεγμένες λειτουργίες γλώσσας. Δοκιμάστε επεξηγήσεις με μεγάλη απήχηση με τους προβλεπόμενους αναγνώστες.
Στη συνέχεια, η ομάδα ορολογίας εγκρίνει, απορρίπτει ή ζητά αποδεικτικά στοιχεία. Θα πρέπει να συνεδριάζει σε ένα προβλέψιμο χρονοδιάγραμμα και να έχει μια επείγουσα διαδρομή για νομικές αλλαγές ή αλλαγές υπηρεσιών. Οι αποφάσεις αναφέρουν πού ισχύει ο όρος και πού όχι. Για παράδειγμα, μια σελίδα σε απλή γλώσσα μπορεί να λέει «γραφείο παροχών», ενώ ένα πεδίο αίτησης πρέπει να διατηρεί το όνομα της νομοθετικής αρχής. Η εξαίρεση ανήκει στην ίδια εγγραφή, επομένως οι συγγραφείς βλέπουν και τις δύο επιλογές στο πλαίσιο.
- 1
Αποτυπώστε τον υποψήφιο όρο και το περιεχόμενο όπου προκάλεσε δυσκολία.
- 2
Επιβεβαιώστε την έννοια, τον τομέα, την έγκυρη πηγή και τα επηρεαζόμενα είδη κοινού.
- 3
Σχέδιο προτιμώμενης διατύπωσης, επεξήγησης, παραλλαγών και καθοδήγησης μετανάστευσης.
- 4
Ελέγξτε το νόημα, τη λειτουργία γλώσσας, την προσβασιμότητα και τον λειτουργικό αντίκτυπο.
- 5
Εγκρίνετε και δημοσιεύστε την εγγραφή με έκδοση και, στη συνέχεια, ενημερώστε το επηρεαζόμενο περιεχόμενο.
Ενσωματώστε την ορολογία στη συγγραφή και την παράδοση
Εκθέστε το γλωσσάρι μέσω ενός API ή ενός συγχρονισμένου αποθετηρίου με σταθερά αναγνωριστικά. Το CMS θα πρέπει να επισημαίνει απαγορευμένους και καταργημένους όρους, να δείχνει την προτιμώμενη αντικατάσταση και εξήγηση και να αφήνει τους συντάκτες να ανοίξουν την πλήρη απόφαση. Οι προτάσεις πρέπει να σέβονται τις τοπικές ρυθμίσεις, τον τομέα, τον τύπο περιεχομένου και τη λειτουργία γλώσσας. Μην αντικαθιστάτε αυτόματα λέξεις όταν η γραμματική ή το νομικό πλαίσιο μπορεί να αλλάξει νόημα. Απαιτήστε από έναν συγγραφέα να αποδεχτεί την πρόταση ή να καταγράψει μια διέπουσα εξαίρεση.
Αποθηκεύστε την έκδοση του γλωσσαρίου που χρησιμοποιείται για κάθε αναθεώρηση γλώσσας. Όταν αλλάξει ένας εγκεκριμένος όρος, ζητήστε από το CMS για επηρεαζόμενες εγγραφές και δημιουργήστε εργασίες αναθεώρησης κατά κίνδυνο. Οι έλεγχοι προεπισκόπησης μπορούν να αποκλείσουν νέους απαγορευμένους όρους, να λείπουν επεξηγήσεις πρώτης χρήσης ή μια εξαίρεση που έχει λήξει. Η παράδοση χρόνου εκτέλεσης δεν πρέπει να εξαρτάται από ένα αίτημα για ζωντανό γλωσσάρι. Επιλύστε και επικυρώστε τους όρους πριν από τη δημοσίευση, ώστε η διακοπή της ορολογίας να μην μπορεί να αλλάξει ή να αποκλείσει δημοσιευμένες σελίδες.
Οι προτάσεις CMS χρησιμοποιούν σταθερά αναγνωριστικά όρων και όχι μόνο αντιστοίχιση κειμένου.
Η τοποθεσία, ο τομέας, ο τρόπος γλώσσας και η γραμματική μορφή γίνονται σεβαστά.
Οι αυτόματοι έλεγχοι εξηγούν μια επίλυση αντί να αναφέρουν μόνο ένα σφάλμα.
Οι εξαιρέσεις έχουν πεδίο εφαρμογής, ιδιοκτήτη, αποδεικτικά στοιχεία και λήξη.
Μια αλλαγή στο γλωσσάρι δημιουργεί εργασίες ελέγχου για το επηρεαζόμενο δημοσιευμένο περιεχόμενο.
Μετρήστε την υιοθεσία και επιλύστε τις συγκρούσεις
Παρακολουθήστε τη χρήση προτιμώμενων όρων, νέα ευρήματα απαγορευμένων όρων, υποψηφίους που δεν έχουν επιλυθεί, μέσος χρόνος απόφασης, ληγμένες εξαιρέσεις και περιεχόμενο σε αναμονή για μετεγκατάσταση. Συνδυάστε αυτά τα λειτουργικά μέτρα με στοιχεία κατανόησης και υποστήριξη της ζήτησης. Ένα υψηλό ποσοστό υιοθεσίας δεν αποδεικνύει ότι μια εξήγηση λειτουργεί. Εάν οι αναγνώστες εξακολουθούν να παρεξηγούν έναν εγκεκριμένο όρο, ανοίξτε ξανά την απόφαση και διατηρήστε τα στοιχεία που προκάλεσαν την αλλαγή.
Όταν τα τμήματα χρειάζονται διαφορετική διατύπωση, καθορίστε εάν εννοούν την ίδια έννοια. Εάν η έννοια διαφέρει, δημιουργήστε συνδεδεμένες εγγραφές με καθαρούς τομείς. Εάν μόνο το κοινό διαφέρει, διατηρήστε έναν υποκείμενο ορισμό και δώστε ξεχωριστές εξηγήσεις κοινού. Αναθέστε έναν διαχειριστή ορολογίας για να αποφασίζει τις διαφορές ιδιοκτησίας και να αποτρέπει διπλές εγγραφές. Ελέγξτε τους όρους με τον υψηλότερο αντίκτυπο τουλάχιστον ετησίως και όποτε αλλάζει η ισχύουσα νομοθεσία, η διαδικασία παροχής υπηρεσιών ή το επιλεγμένο γλωσσικό πρότυπο.
Ρόλοι, στοιχεία και έγκριση
Η ποιότητα της γλώσσας είναι λειτουργική ευθύνη. Αναθέστε στον κάτοχο της πηγής την ευθύνη για την ακρίβεια των πραγματικών περιστατικών, στον εκδότη την ευθύνη για τη σαφήνεια, στον ειδικό για τους κανόνες προσβασιμότητας και στον ιδιοκτήτη του προϊόντος την ευθύνη για τη δημοσίευση. Το αρχείο κυκλοφορίας θα πρέπει να προσδιορίζει την αρχική έκδοση, τη λειτουργία γλώσσας, τους αναθεωρητές, τα τεκμήρια δοκιμής, την ημερομηνία έγκρισης και το συμβάν που ενεργοποιεί μια νέα αξιολόγηση.
Λειτουργίες και συντήρηση
Το έργο δεν τελειώνει στη δημοσίευση. Συνδέστε την έκδοση ή τη διαμόρφωση γλώσσας με την πηγή της, παρακολουθήστε τα μέτρα ποιότητας και εξυπηρέτησης και ορίστε συγκεκριμένα στοιχεία ενεργοποίησης ελέγχου. Οι κανόνες ενεργοποίησης περιλαμβάνουν αλλαγές πηγής, νομικές αλλαγές, νέες ανάγκες κοινού, επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις υποστήριξης, τεχνικές αλλαγές και συμβάντα. Ένας επώνυμος κάτοχος αξιολογεί τον κανόνα ετικέτας, ανοίγει μια νέα αναθεώρηση όταν χρειάζεται και καταγράφει την ανανεωμένη έγκριση.
Κατάλογος ελέγχου δημοσίευσης
Το κοινό και η αποστολή είναι σαφή.
Όλα τα νομικά και λειτουργικά γεγονότα ταιριάζουν με την πηγή.
Οι ημερομηνίες, τα ποσά, οι προϋποθέσεις και οι εξαιρέσεις είναι πλήρεις.
Οι επικεφαλίδες περιγράφουν ερωτήσεις ή ενέργειες του αναγνώστη.
Οι σύνδεσμοι και τα στοιχεία ελέγχου έχουν σημαντικές ετικέτες.
Η εξειδικευμένη ορολογία εξηγείται με συνέπεια.
Το επιδιωκόμενο κοινό έχει δοκιμάσει το κρίσιμο ταξίδι.
Η ιδιοκτησία και η επόμενη ενεργοποίηση ελέγχου καταγράφονται.