Aufgabe und Entscheidung klären
Dieser Leitfaden macht Terminologie und Glossar steuern zu einem prüfbaren Arbeitsablauf. Er verbindet fachliche Entscheidungen, Zuständigkeiten, Nachweise und Abnahme, damit das Ergebnis dauerhaft im Betrieb funktioniert.
Behandeln Sie Terminologie als gesteuerten Inhalt mit Verantwortlichen, Status, freigegebenen Erklärungen und kontrollierten Ausnahmen.
Praktischer Ablauf
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Beschreiben Sie die Zielgruppe mit belegbaren Merkmalen wie Leseerfahrung, Nutzungssituation, Gerät und verfügbare Unterstützung.
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Wählen Sie eine reale Aufgabe und definieren Sie, was Leserinnen und Leser verstehen oder erledigen müssen.
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Erstellen Sie die Sprachversion und erhalten Sie alle entscheidungsrelevanten Fakten, Bedingungen, Termine und Kontaktwege.
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Führen Sie Fach- und Redaktionsprüfung mit dokumentierten Abnahmekriterien durch.
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Testen Sie mit Mitgliedern der Zielgruppe, dokumentieren Sie die Ergebnisse, überarbeiten Sie den Text und geben Sie ihn frei.
Beispiel oder Werkzeug
Ein Glossareintrag zeigt bevorzugte, ausgeschlossene und zielgruppenspezifische Begriffe mit CMS-Hinweisen. Dokumentieren Sie im Werkzeug außerdem Ausgangslage, Verantwortlichkeit, Entscheidung, Nachweis, offenen Punkt und Freigabedatum. Verwenden Sie eine reale Seite oder einen realen Vorgang, damit das Team Abhängigkeiten, Ausnahmefälle und die spätere Pflege erkennt.
| Prüfpunkt | Eintrag | Abnahmekriterium |
|---|---|---|
| Ausgangslage | Beobachteter Ist-Zustand | Quelle und Datum vorhanden |
| Entscheidung | Gewählte Option mit Begründung | Risiko und Zielgruppe berücksichtigt |
| Nachweis | Test, Dokument oder Messwert | Prüfbar und versionsbezogen |
| Freigabe | Name, Rolle und Datum | Alle Pflichtkriterien erfüllt |
Steuern Sie jeden Begriff als eigenen Datensatz
Ein nützliches Glossar ist mehr als eine Liste bevorzugter Wörter. Jeder Datensatz enthält stabile Kennung, Vorzugsbegriff, ausgeschlossene oder veraltete Varianten, Definition, Erklärung für die Zielgruppe, grammatische Formen, Beispiele, Sprachmodus, Fachgebiet, Verantwortung, Status, Freigabedatum, Quelle und Prüfauslöser. Trennen Sie die fachliche Definition von der Formulierung für Lesende. Eine genaue interne Definition kann mehrere zielgruppengerechte Erklärungen tragen, ohne dass ihre Bedeutungen auseinanderlaufen.
Nutzen Sie eindeutige Status: vorgeschlagen, in Prüfung, freigegeben, veraltet und ausgeschlossen. Nur freigegebene Datensätze werden Schreibenden angeboten oder durch automatisierte Systeme angewendet. Ein veralteter Begriff bleibt auffindbar, damit bestehende Inhalte erkannt und überarbeitet werden können. Ein ausgeschlossener Begriff enthält Begründung und freigegebenen Ersatz. Versionieren Sie jede Entscheidung und bewahren Sie den vorherigen Wert für Nachweis und Wiederherstellung auf.
| Feld | Beispiel | Abnahmeregel |
|---|---|---|
| Vorzugsbegriff | Leistungsstelle | Eine freigegebene Form je Fachgebiet und Sprachmodus |
| Zielgruppenerklärung | Die Stelle prüft Ihren Antrag und zahlt die Leistung | Bedeutung bleibt erhalten und ist mit der Zielgruppe geprüft |
| Status | Freigegeben | Verantwortung, Prüfung und Datum sind dokumentiert |
| Ausnahme | Amtlicher Formulartitel behält Rechtsbegriff | Geltung, Grund und Ablauf sind dokumentiert |
Nutzen Sie einen wiederholbaren Entscheidungsablauf
Sammeln Sie Kandidaten aus Suchprotokollen, Supportfragen, Prüfkommentaren, Regeländerungen und wiederholten manuellen Korrekturen. Suchen Sie vor einem neuen Datensatz nach bestehenden Begriffen, Varianten und verwandten Konzepten. Die begriffsverantwortliche Person formuliert die Definition und nennt die maßgebliche Quelle. Eine Fachkraft bestätigt die Bedeutung, die Redaktion schlägt die Formulierung für Lesende vor, und eine Fachkraft für Barrierefreiheit prüft die Sprachmodi. Testen Sie Erklärungen mit hohen Folgen mit der Zielgruppe.
Der Terminologiekreis genehmigt, verwirft oder fordert Nachweise an. Er tagt nach einem verlässlichen Rhythmus und besitzt einen schnellen Weg für rechtliche oder betriebliche Änderungen. Entscheidungen nennen Geltungsbereich und Ausschlüsse. Eine Seite in Einfacher Sprache kann beispielsweise ‘Leistungsstelle’ verwenden, während ein Formularfeld den gesetzlichen Behördennamen behalten muss. Die Ausnahme steht im selben Datensatz, damit Schreibende beide Möglichkeiten im Zusammenhang sehen.
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Erfassen Sie Begriff und Inhalt, in dem er Schwierigkeiten verursacht hat.
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Bestätigen Sie Konzept, Fachgebiet, maßgebliche Quelle und betroffene Zielgruppen.
- 3
Entwerfen Sie Vorzugsform, Erklärung, Varianten und Hinweise zur Überarbeitung.
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Prüfen Sie Bedeutung, Sprachmodus, Barrierefreiheit und betriebliche Wirkung.
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Geben Sie den versionierten Datensatz frei und aktualisieren Sie betroffene Inhalte.
Integrieren Sie Terminologie in Erstellung und Auslieferung
Stellen Sie das Glossar über eine API oder einen synchronisierten Bestand mit stabilen Kennungen bereit. Das CMS hebt ausgeschlossene und veraltete Begriffe hervor, zeigt Vorzugsform und Erklärung und öffnet die vollständige Entscheidung. Vorschläge berücksichtigen Sprache, Fachgebiet, Inhaltstyp und Sprachmodus. Ersetzen Sie Wörter nicht automatisch, wenn Grammatik oder Rechtskontext die Bedeutung verändern können. Die schreibende Person bestätigt den Vorschlag oder dokumentiert eine gesteuerte Ausnahme.
Speichern Sie bei jeder Sprachrevision die verwendete Glossarversion. Ändert sich ein freigegebener Begriff, sucht das CMS betroffene Datensätze und erstellt risikobasierte Prüfaufgaben. Vorschauprüfungen können neue ausgeschlossene Begriffe, fehlende Erklärungen bei erster Verwendung und abgelaufene Ausnahmen blockieren. Die Laufzeitauslieferung darf nicht von einer Live-Abfrage des Glossars abhängen. Lösen und prüfen Sie Begriffe vor der Veröffentlichung, damit eine Störung veröffentlichte Seiten weder verändert noch blockiert.
CMS-Vorschläge verwenden stabile Begriffskennungen und nicht nur Textsuche.
Sprache, Fachgebiet, Sprachmodus und grammatische Form werden berücksichtigt.
Automatische Prüfungen erklären die Lösung statt nur einen Fehler zu melden.
Ausnahmen besitzen Geltung, Verantwortung, Nachweis und Ablaufdatum.
Eine Glossaränderung erzeugt Prüfaufgaben für betroffene veröffentlichte Inhalte.
Messen Sie Nutzung und lösen Sie Konflikte
Erfassen Sie Nutzung von Vorzugsbegriffen, neue Funde ausgeschlossener Begriffe, offene Kandidaten, durchschnittliche Entscheidungszeit, abgelaufene Ausnahmen und noch zu überarbeitende Inhalte. Verbinden Sie diese Betriebswerte mit Verständnisnachweisen und Supportbedarf. Eine hohe Nutzungsquote belegt nicht, dass eine Erklärung funktioniert. Wenn Lesende einen freigegebenen Begriff weiterhin missverstehen, öffnen Sie die Entscheidung erneut und bewahren den auslösenden Nachweis auf.
Benötigen Bereiche unterschiedliche Formulierungen, prüfen Sie zunächst, ob sie dasselbe Konzept meinen. Bei verschiedenen Konzepten erstellen Sie verknüpfte Datensätze mit klaren Fachgebieten. Unterscheidet sich nur die Zielgruppe, behalten Sie eine zugrunde liegende Definition und ergänzen zielgruppenspezifische Erklärungen. Eine Terminologieverantwortung entscheidet Eigentumskonflikte und verhindert Dubletten. Prüfen Sie die wichtigsten Begriffe mindestens jährlich und bei Änderungen an Recht, Service oder Sprachstandard.
Rollen, Nachweise und Freigabe
Sprachqualität ist eine Betriebsverantwortung. Die fachliche Verantwortung sichert die Richtigkeit, die Redaktion die Klarheit, die Fachprüfung die Regeln der Barrierefreiheit und die Produktverantwortung die Veröffentlichung. Der Freigabenachweis enthält Ausgangsversion, Sprachmodus, Prüfende, Testergebnisse, Freigabedatum und den Auslöser für die nächste Prüfung.
Betrieb und Pflege
Nach der Veröffentlichung endet die Arbeit nicht. Verknüpfen Sie die Sprachversion oder Konfiguration mit ihrer Quelle, überwachen Sie Qualitäts- und Betriebskennzahlen und definieren Sie konkrete Prüfauslöser. Dazu gehören Quelländerungen, Rechtsänderungen, neue Zielgruppenanforderungen, wiederkehrende Supportfragen, technische Änderungen und Vorfälle. Ein klarer Eigentümer bewertet den Auslöser, öffnet bei Bedarf eine neue Revision und dokumentiert die erneute Freigabe.
Checkliste für die Freigabe
Zielgruppe und Aufgabe sind eindeutig.
Alle rechtlichen und betrieblichen Fakten stimmen mit der Quelle überein.
Termine, Beträge, Bedingungen und Ausnahmen sind vollständig.
Überschriften beschreiben Fragen oder Handlungen.
Links und Bedienelemente haben aussagekräftige Bezeichnungen.
Fachbegriffe werden einheitlich erklärt.
Die Zielgruppe hat den kritischen Ablauf getestet.
Verantwortung und nächster Prüfauslöser sind dokumentiert.