Изяснете задачата и решението
Това ръководство превръща терминологията и речниците в прегледен оперативен работен процес. Той свързва решения за домейн, собственост, доказателства и приемане, така че резултатът да продължи да работи в производството.
Третирайте терминологията като управлявано съдържание със собственици, състояния, одобрени обяснения и контролирани изключения.
Практически процес
- 1
Определете аудиторията с доказателства, включително опит при четене, контекст, устройство и налична поддръжка.
- 2
Изберете една истинска задача и посочете какво трябва да разбере или направи един успешен читател.
- 3
Създайте езиковата версия, като същевременно запазите всеки факт, условие, дата и път за контакт, които са от значение за вземане на решение.
- 4
Извършете специализиран и редакционен преглед със записани критерии за приемане.
- 5
Тествайте с членове на предвидената аудитория, записвайте констатациите, ревизирайте и одобрявайте изданието.
Пример или инструмент
Запис в речник показва предпочитани, забранени и специфични за аудиторията термини с насоки CMS. В инструмента запишете също базовата линия, собственика, решението, доказателствата, отворения проблем и датата на одобрение. Използвайте реална страница или транзакция, така че екипът да види зависимости, изключения и работата по поддръжката, която следва освобождаването.
| Точка на решение | Записвайте | Критерий за приемане |
|---|---|---|
| Базово ниво | Наблюдавано текущо състояние | Източник и дата на запис |
| Решение | Избран вариант и обосновка | Обмислени риск и аудитория |
| Доказателство | Тествайте, документирайте или измервайте | Възможност за преглед и специфична за версията |
| Одобрение | Име, роля и дата | Спазени всички задължителни критерии |
Направете всеки термин управляван запис
Полезният речник е повече от списък с предпочитани думи. Всеки запис трябва да съдържа стабилен идентификатор, предпочитан термин, забранени или отхвърлени варианти, дефиниция, обяснение на аудиторията, граматически форми, примери, езиков режим, домейн, собственик, статус, дата на одобрение, източник и тригер за преглед. Съхранявайте техническото определение отделно от формулировката, показана на читателите. Една точна вътрешна дефиниция може да поддържа няколко специфични за аудиторията обяснения, без да позволява техните значения да се променят.
Използвайте изрични статуси: предложено, в процес на преглед, одобрено, отхвърлено и забранено. Само одобрени записи се предлагат на авторите или се прилагат от автоматизирани системи. Отхвърленият термин остава достъпен за търсене, така че старото съдържание да може да бъде намерено и мигрирано. Забраненият термин включва причината и одобрената замяна, което помага на редакторите да разрешат предупреждение без да гадаят. Версирайте всяко решение и запазете предишната стойност за проверка и връщане назад.
| Поле | Пример | Правило за приемане |
|---|---|---|
| Предпочитан термин | офис за обезщетения | Един одобрен формуляр за домейн и езиков режим |
| Обяснение на публиката | Офисът, който проверява и изплаща вашето обезщетение | Значение запазено и изпитано за публиката |
| Статус | Одобрено | Собственик, рецензент и дата на запис |
| Изключение | Заглавието на официалния формуляр запазва правния термин | Обхватът, причината и срокът на валидност са документирани |
Стартирайте повтарящ се работен процес за вземане на решение за срок
Събирайте кандидати от регистрационни файлове за търсене, въпроси за поддръжка, коментари на рецензенти, промени в политиката и повтарящи се ръчни корекции. Преди да създадете нов запис, потърсете съществуващи термини, варианти и свързани понятия. Терминът собственик пише определението и идентифицира авторитетния източник. Специалист по темата потвърждава значението, редактор предлага формулировка за читателя, а специалист по достъпност проверява избраните езикови режими. Тествайте въздействащи обяснения с предвидени читатели.
След това терминологичната група одобрява, отхвърля или изисква доказателства. Той трябва да се събира по предвидим график и да има спешен маршрут за правни или служебни промени. В решенията се посочва къде терминът се прилага и къде не. Например страница на ясен език може да казва „офис за обезщетения“, докато полето за кандидатстване трябва да запази името на законовия орган. Изключението принадлежи към един и същи запис, така че авторите виждат и двата избора в контекст.
- 1
Уловете кандидат термина и съдържанието, където е причинило трудност.
- 2
Потвърдете концепцията, домейна, авторитетния източник и засегнатите аудитории.
- 3
Проект на предпочитана формулировка, обяснение, варианти и насоки за миграция.
- 4
Прегледайте значението, езиковия режим, достъпността и оперативното въздействие.
- 5
Одобрете и публикувайте версионния запис, след което актуализирайте засегнатото съдържание.
Интегрирайте терминологията в авторството и доставката
Изложете речника чрез API или синхронизирано хранилище със стабилни идентификатори. CMS трябва да подчертава забранените и отхвърлените термини, да показва предпочитаната замяна и обяснение и да позволява на авторите да отворят пълното решение. Предложенията трябва да са съобразени с локал, домейн, тип съдържание и езиков режим. Не замествайте думите автоматично, когато граматиката или правният контекст могат да променят значението. Изискване от автора да приеме предложението или да запише управлявано изключение.
Съхранявайте версията на речника, използвана за всяка езикова редакция. Когато одобрен срок се промени, потърсете CMS за засегнати записи и създайте задачи за преглед според риска. Проверките за предварителен преглед могат да блокират нови забранени термини, липсващи обяснения за първа употреба или изтекло изключение. Доставката по време на изпълнение не трябва да зависи от заявка за речник на живо. Разрешете и валидирайте условията преди публикуване, така че прекъсването на терминологията да не може да промени или блокира публикуваните страници.
Предложенията CMS използват стабилни идентификатори на термини, а не само съвпадение на текст.
Локалът, домейнът, езиковият режим и граматическата форма се спазват.
Автоматичните проверки обясняват решението, вместо само да докладват грешка.
Изключенията включват обхват, собственик, доказателства и изтичане.
Промяна в речника създава задачи за преглед на засегнато публикувано съдържание.
Измервайте приемането и разрешавайте конфликти
Проследявайте използването на предпочитани термини, констатации за нови забранени термини, неразрешени кандидати, средно време за вземане на решение, изтекли изключения и съдържание, чакащо за мигриране. Комбинирайте тези оперативни мерки с доказателства за разбиране и подкрепете търсенето. Високият процент на осиновяване не доказва, че едно обяснение работи. Ако читателите все още не разбират одобрен термин, отворете отново решението и запазете доказателствата, които са довели до промяната.
Когато отделите се нуждаят от различни формулировки, определете дали те означават едно и също понятие. Ако концепцията е различна, създайте свързани записи с ясни домейни. Ако се различава само аудиторията, запазете едно основно определение и дайте отделни обяснения за аудиторията. Назначете специалист по терминология, който да решава спорове за собственост и да предотвратява дублиране на записи. Преглеждайте условията с най-голямо въздействие поне веднъж годишно и всеки път, когато действащият закон, процесът на обслужване или избраният езиков стандарт се променят.
Роли, доказателства и одобрение
Качеството на езика е оперативна отговорност. Дайте отговорност на собственика на източника за точността на фактите, отговорността на редактора за яснотата, отговорността на специалиста за правилата за достъпност и отговорността на собственика на продукта за публикуването. Записът на изданието трябва да идентифицира изходната версия, езиковия режим, рецензентите, доказателствата от теста, датата на одобрение и събитието, което задейства нов преглед.
Експлоатация и поддръжка
Работата не приключва с публикуването. Свържете езиковата версия или конфигурация с нейния източник, наблюдавайте мерките за качество и обслужване и дефинирайте конкретни тригери за преглед. Задействанията включват промени в източника, правни промени, нови нужди на аудиторията, повтарящи се въпроси за поддръжка, технически промени и инциденти. Посочен собственик оценява тригера, отваря нова ревизия, когато е необходимо, и записва подновено одобрение.
Контролен списък за публикуване
Публиката и задачата са ясни.
Всички правни и оперативни факти отговарят на източника.
Датите, сумите, условията и изключенията са пълни.
Заглавията описват въпроси или действия на читателя.
Връзките и контролите имат смислени етикети.
Последователно е обяснена специализираната терминология.
Целевата аудитория е изпробвала критичното пътуване.
Собствеността и задействането на следващия преглед се записват.