Wersja językowa jest osobną stroną
Treść w prostym języku lub języku łatwym do czytania nie powinna być umieszczana w WordPressie jako dodatkowy akapit na końcu długiej strony specjalistycznej. Zrozumiała wersja potrzebuje własnego tytułu, własnego adresu i odpowiedniej ilości miejsca na właściwą strukturę. Dzięki temu można prowadzić do niej bezpośrednie łącza, znaleźć ją w wyszukiwarce i edytować niezależnie, bez wciskania tekstu źródłowego w sztywny układ strony.
Miasto może na przykład udostępnić stronę „Złóż wniosek o zaświadczenie uprawniające do mieszkania socjalnego” w prostym języku i dodać osobną wersję w języku łatwym do czytania. Obie dotyczą tej samej sprawy, lecz nie muszą używać tych samych akapitów ani ilustracji. Wersja w języku łatwym do czytania może objaśniać pojęcia i pokazywać kolejne etapy, natomiast prosty język może pozostać bliżej pełnej treści specjalistycznej.
Dla czytelników ważne jest, aby relacja między wersjami była od razu widoczna. Każda wersja informuje, jakiej formy języka używa, jaki temat objaśnia i gdzie można znaleźć inną wersję. Widoczna nazwa jest ważniejsza niż techniczny typ strony. Niejasne łącze, takie jak „Inna wersja”, nie pomaga ludziom w wyborze. Również adres powinien w zrozumiały sposób odzwierciedlać temat i formę języka.
Struktura stron musi odpowiadać potrzebom redakcji
WordPress może zarządzać wersjami językowymi jako zwykłymi stronami, wpisami albo osobnym typem treści. Informacje zachowujące ważność przez dłuższy czas zwykle łatwiej przyporządkować jako strony niż jako wpisy ułożone chronologicznie. Osobny typ treści może mieć sens, jeśli powstaje bardzo wiele wersji, a redakcja potrzebuje dla nich specjalnych pól, zestawień lub etapów zatwierdzania.
Skutki tej decyzji widać w codziennej pracy. Jeśli stowarzyszenie publikuje w języku łatwym do czytania tylko sześć najważniejszych informacji, często wystarczą osobne strony zebrane we wspólnym obszarze. Jeśli urząd krajowy prowadzi setki opisów usług w kilku wersjach, potrzebuje silniejszych powiązań i filtrów. W przeciwnym razie nikt nie będzie w stanie wiarygodnie ustalić, która zrozumiała strona należy do której strony specjalistycznej.
Strony nadrzędne przypominające foldery mogą ułatwiać odwiedzającym orientację, ale nie rozwiązują wszystkich problemów redakcyjnych. Strona w WordPressie może mieć tylko jedną bezpośrednią stronę nadrzędną, a jednocześnie należeć do kilku tematów. Kategorie lub własne cechy pomagają wtedy w wewnętrznych zestawieniach. Publiczna nawigacja powinna jednak pozostać prosta i nie pokazywać całej administracyjnej logiki systemu. Wewnętrzny porządek i widoczna ścieżka służą różnym celom.
Edytor blokowy wspiera spokojną strukturę
W edytorze blokowym WordPressa można osobno opracowywać nagłówki, akapity, obrazy i wskazówki. Dobrze pasuje to do zrozumiałych tekstów, jeśli każdy blok ma jasno określone zadanie. Nagłówek zapowiada rzeczywiste pytanie, a następujący po nim akapit udziela odpowiedzi. Duże grupy z zagnieżdżonymi kolumnami utrudniają natomiast edycję i mogą tworzyć mylącą kolejność na małych ekranach.
Wzorce wielokrotnego użytku są przydatne w przypadku elementów, które na wielu stronach działają tak samo. Może to być wyraźnie opisane przejście do wersji specjalistycznej albo obszar z danymi kontaktowymi. Właściwy artykuł nie powinien jednak składać się ze sztywnych wzorców. Język łatwy do czytania wymaga zależnie od tematu różnej liczby objaśnień, przykładów i ilustracji. Stała siatka nie może ograniczać takich decyzji redakcyjnych.
Na język wpływa także formularz wprowadzania treści. Jeśli pole wstępu dopuszcza tylko niewielką liczbę znaków, redakcja może skrócić ważną informację. Jeśli nagłówki powstają automatycznie z nazw wewnętrznych, publicznie pojawiają się niezrozumiałe pojęcia. W dobrym widoku WordPressa etykiety pól wyjaśniają ich cel, a widoczne teksty można pisać niezależnie od wewnętrznych tytułów roboczych. Przydatny podgląd jest dostępny bezpośrednio z tego widoku.
Przełączanie między wersjami pozostaje widoczne
Przełącznik wersji językowej powinien znajdować się blisko tytułu strony lub w innym stałym, dobrze widocznym miejscu. To właśnie tam ludzie oczekują informacji o bieżącej wersji. Łącze „Ta informacja w języku łatwym do czytania” jest bardziej zrozumiałe niż symbol lub skrót. Na stronie docelowej równie konkretne łącze prowadzi z powrotem do szczegółowej informacji specjalistycznej.
Menu WordPressa może dodatkowo zawierać wejście do wszystkich treści w języku łatwym do czytania. Nie zastępuje ono jednak powiązania na pojedynczej stronie specjalistycznej. Osoba, która trafia z wyszukiwarki bezpośrednio na stronę dotyczącą podstawowego świadczenia socjalnego, powinna od razu zobaczyć, czy istnieje zrozumiała wersja. Nikt nie powinien najpierw przeszukiwać głównego menu.
Powiązanie nie może znajdować się wyłącznie w dowolnie napisanym akapicie. Jeśli strona zmieni nazwę lub położenie, stare łącze może pozostać niezauważone. Utrzymywana w systemie relacja między stronami pozwala motywowi lub odpowiedniej wtyczce wyświetlać aktualne łącze. Redakcja widzi jednocześnie, gdy do tekstu źródłowego nie przypisano jeszcze żadnej wersji. Zapobiega to powstawaniu braków jeszcze przed publikacją.
Strona usługi pokazuje różnicę
Na stronie WordPressa dotyczącej rejestracji psa mogą najpierw znajdować się podstawa prawna, tabela opłat i właściwy urząd. Ludzie zazwyczaj szukają jednak odpowiedzi na trzy pytania: Czy muszę zarejestrować psa, jakie dane są potrzebne i ile wynosi opłata? W prostym języku odpowiedzi te można umieścić na początku, a pełny regulamin pozostawić dostępny przez wyraźnie nazwane łącze.
Wersja w języku łatwym do czytania może jeszcze bardziej rozdzielić poszczególne etapy. Najpierw wyjaśnia, które psy trzeba zarejestrować, a następnie pokazuje drogę do formularza. Ilustracja może wskazywać miejsce, w którym należy wpisać numer znaczka identyfikacyjnego psa. Wpis w WordPressie wymaga zatem innej kolejności bloków niż strona specjalistyczna, chociaż oba należą do tej samej usługi.
Na końcu nie pojawia się ogólny tekst promocyjny, lecz odpowiednia pomoc. Znajdują się tam numer telefonu, godziny dostępności i informacja, w jakiej sprawie zespół udziela wsparcia. Utrzymywany blok kontaktowy może wyświetlać te dane na kilku stronach usług. Jeśli numer się zmieni, można poprawić go w jednym miejscu, a zrozumiały artykuł zachowa swoją indywidualną strukturę.
Obrazy z biblioteki mediów muszą mieć cel
WordPress ułatwia ponowne wykorzystywanie obrazów z biblioteki mediów. W przypadku języka łatwego do czytania jest to pomocne tylko wtedy, gdy obraz naprawdę wspiera przekaz. Zdjęcie ratusza może wskazywać właściwe wejście. Przypadkowa fotografia uśmiechniętego zespołu obok terminu składania wniosku zajmuje natomiast miejsce, niczego nie objaśnia i może odwracać uwagę od kluczowej wskazówki.
Teksty alternatywne są zapisywane w bibliotece mediów i często przejmowane przy każdym użyciu obrazu. Ten sam tekst nie pasuje jednak automatycznie do każdego kontekstu. Jeśli obraz na stronie z opisem drogi pokazuje wejście bez barier, tekst alternatywny powinien przekazywać właśnie tę informację. Przy wykorzystaniu czysto dekoracyjnym odczytywana treść obrazu może nie być potrzebna. Redakcja sprawdza konkretny kontekst na stronie.
Uwagę należy zwrócić również na podpisy i tekst umieszczony w obrazie. Grafika z osadzonym numerem telefonu jest trudna do aktualizacji i nie może być niezawodnie odczytana przez oprogramowanie czytające. Lepiej umieścić numer jako prawdziwy tekst w treści WordPressa. Obraz może stanowić uzupełnienie, ale nie może samodzielnie przekazywać ważnego terminu, adresu ani instrukcji działania. Dzięki temu znaczenie informacji pozostaje dostępne także bez dostępu do obrazu.
Podgląd oznacza więcej niż poprawny tekst
Podgląd WordPressa pokazuje, jak nieopublikowana strona wygląda w używanym motywie. Redakcja powinna obejrzeć ją na dużym i małym ekranie. Zrozumiały nagłówek może niekorzystnie łamać się na smartfonie, wskazówka może zniknąć między innymi blokami, a szeroki obraz może zepchnąć właściwy następny krok daleko w dół strony.
Aby osoby z grupy docelowej mogły sprawdzić stronę, podgląd musi być dostępny bez logowania do WordPressa. Może to umożliwić bezpiecznie udostępniony szkic lub chronione środowisko testowe. Osoba testująca nie powinna najpierw poznawać panelu administracyjnego. Otwiera stronę w sposób podobny do późniejszego codziennego użycia i próbuje wykonać na niej wiarygodne zadanie.
Role redakcyjne powinny odpowiadać zakresom odpowiedzialności. Autorzy mogą przygotowywać teksty, osoby właściwe merytorycznie kontrolować informacje rzeczowe, a uprawnieni redaktorzy publikować. Zbyt wiele uprawnień administratora zwiększa ryzyko przypadkowych zmian w menu, wtyczkach lub wyglądzie. Zbyt małe uprawnienia sprawiają natomiast, że drobne, pilne poprawki muszą niepotrzebnie czekać.
Zmiany w oryginale muszą być zauważalne
WordPress sam nie przypomina redakcji, że zmiana strony specjalistycznej wpływa na inne wersje językowe. Relacja między stronami powinna więc być widoczna w widoku edycji. Gdy zmienia się termin lub opłata, osoba odpowiedzialna od razu widzi, które wersje wymagają sprawdzenia i kto zajmie się ich aktualizacją.
Wersje zmian pokazują, co zmodyfikowano w obrębie jednej strony. Nie wyjaśniają jednak automatycznie, dlaczego zmieniono daną informację ani która powiązana wersja wciąż czeka. Krótka notatka redakcyjna może zapisać powód, na przykład „Opłata podwyższona od 1 stycznia”. Następnie wewnętrzny status pokazuje, czy wersję sprawdzono, poprawiono lub ponownie zatwierdzono.
W przypadku języka łatwego do czytania zmiana treści może wymagać ponownego sprawdzenia z grupą docelową. Poprawiony numer telefonu to coś innego niż nowy wyjątek dotyczący prawa do świadczenia. System WordPress nie powinien traktować obu przypadków jednakowo. Redakcja potrzebuje wystarczających informacji, aby zdecydować, czy wystarczy bezpośrednia poprawka, czy objaśnienie trzeba ponownie przetestować.
Wtyczki nie mogą ukrywać powiązań
Wtyczki do wielojęzyczności i tłumaczeń mogą łączyć strony, wyświetlać menu językowe i zarządzać oddzielnymi adresami. Prosty język i język łatwy do czytania nie są jednak tylko tłumaczeniami na inny język narodowy. Przed wyborem należy sprawdzić, czy wtyczka pozwala stosować własne nazwy, obsługuje niezależne struktury stron i nie traktuje automatycznie zrozumiałych wersji jako niekompletnych tłumaczeń.
Na publikację wpływają także wyszukiwanie, pamięć podręczna i optymalizacja pod kątem wyszukiwarek. Wyszukiwarka WordPressa powinna wyświetlać stronę w języku łatwym do czytania dla odpowiednich haseł. Po pilnej zmianie terminu pamięć podręczna nie może przez wiele godzin dostarczać starej wersji. Tytuł i opis strony powinny wskazywać formę języka, aby wynik wyszukiwania nie tworzył błędnych oczekiwań.
Wtyczka jest dobrym rozwiązaniem tylko wtedy, gdy redakcja potrafi niezawodnie obsługiwać ją w codziennej pracy. Rozbudowane rozszerzenie z wieloma nieużywanymi funkcjami tworzy dodatkowe źródła błędów. Przed stałym wdrożeniem warto przeprowadzić próbę z rzeczywistą stroną specjalistyczną, dwiema wersjami językowymi, późniejszą zmianą i usuniętym szkicem. Pozwala to sprawdzić, czy powiązania i statusy pozostają zrozumiałe. Również późniejsza zmiana wtyczki nie powinna czynić treści bezużytecznymi.
Dobre utrzymanie buduje wiarygodność oferty
Ludzie polegają na zrozumiałych informacjach zwłaszcza wtedy, gdy temat i tak jest trudny. Nieaktualny numer telefonu lub brakujący warunek szybko podważają to zaufanie. Każda wersja powinna więc wskazywać odpowiedzialną jednostkę i zrozumiałą datę aktualizacji. Data musi oznaczać rzeczywiste sprawdzenie treści i nie może zmieniać się automatycznie przy każdym technicznym zapisie.
WordPress może wspierać współpracę, ale nie zastąpi odpowiedzialności redakcyjnej. Ktoś musi zauważać zmiany w tekście źródłowym, sprawdzać zrozumiałą wersję pod względem merytorycznym i w przypadku języka łatwego do czytania planować udział grupy docelowej. Gdy zadania te są jasno przydzielone, wersje językowe nie stają się specjalnymi stronami, o których zapomina się po zakończeniu kampanii.
Dobra oferta wydaje się odwiedzającym czymś oczywistym. Znajdują swoją wersję bezpośrednio przy danym temacie, rozumieją jej cel i bez objazdów docierają do następnego kroku. Redakcja widzi, które strony są ze sobą powiązane i co należy zrobić po zmianie. Na tym właśnie polega siła dobrze skonfigurowanego procesu publikacji w WordPressie.