En sprogversion er en selvstændig side
Klart eller letlæst sprog bør ikke stå som et ekstra afsnit nederst på en lang fagside i WordPress. Den forståelige version har brug for sin egen titel, sin egen adresse og tilstrækkelig plads til sin opbygning. Så kan der linkes direkte til den, den kan findes i søgningen og redigeres uafhængigt, uden at udgangsteksten tvinges ind i et fastlåst sideformat.
En kommune kan for eksempel tilbyde siden "Ansøg om boligberettigelsesbevis" i klart sprog og supplere den med en selvstændig version i letlæst sprog. Begge handler om det samme, men behøver ikke bruge de samme afsnit eller billeder. Den letlæste version kan forklare begreber og vise mellemtrin, mens den klare version ligger tættere på det fuldstændige faglige indhold.
For læserne er det afgørende, at sammenhængen straks er tydelig. På hver version står der, hvilken sprogform den bruger, hvilket emne den forklarer, og hvor den anden version findes. Den synlige betegnelse er vigtigere end den tekniske sidetype. Et uklart link som "Anden version" hjælper ikke mennesker med at vælge. Adressen bør også afspejle emnet og sprogformen på en forståelig måde.
Sidestrukturen skal passe til redaktionen
WordPress kan administrere sprogversioner som almindelige sider, som indlæg eller som en selvstændig indholdstype. Oplysninger med lang gyldighed er som regel lettere at placere som sider end som kronologisk sorterede indlæg. En selvstændig indholdstype kan være nyttig, hvis der oprettes meget mange versioner, og redaktionen har brug for særlige felter, oversigter eller godkendelser til dem.
Beslutningens betydning viser sig i hverdagen. Hvis en forening kun udgiver seks centrale oplysninger i letlæst sprog, er selvstændige sider under et fælles område ofte tilstrækkelige. Hvis en regional myndighed administrerer hundredvis af beskrivelser af offentlige ydelser i flere versioner, har den brug for tydeligere relationer og filtre. Ellers kan ingen med sikkerhed se, hvilken forståelig side der hører til hvilken fagside.
Overordnede sider, der fungerer som mapper, kan hjælpe besøgende med at orientere sig, men de løser ikke alle redaktionelle spørgsmål. En side kan kun have én direkte overordnet side i WordPress og samtidig høre til flere emner. Kategorier eller særlige egenskaber kan da hjælpe i interne oversigter. Den offentlige navigation bør stadig være enkel og ikke vise hele systemets forvaltningslogik. Den interne orden og den synlige vej har forskellige formål.
Blokeditoren understøtter en rolig struktur
I WordPress' blokeditor kan overskrifter, afsnit, billeder og vejledninger redigeres hver for sig. Det passer godt til forståelige tekster, når hver blok har en tydelig opgave. En overskrift præsenterer et reelt spørgsmål, og det efterfølgende afsnit besvarer det. Store grupper med indlejrede kolonner gør derimod redigeringen vanskeligere og kan skabe en forvirrende rækkefølge på små skærme.
Genanvendelige mønstre er nyttige til elementer, der fungerer ens på mange sider. Det kan være et tydeligt mærket skift til fagversionen eller et kontaktområde. Selve artiklen bør ikke sammensættes af fastlåste mønstre. Letlæst sprog har afhængigt af emnet brug for forskellige mængder forklaringer, eksempler og billeder. Et fast skema må ikke forhindre disse redaktionelle valg.
Indtastningsformularen påvirker også sproget. Hvis feltet til en indledning kun tillader få tegn, forkorter redaktionen måske en vigtig oplysning. Hvis overskrifter automatisk oprettes ud fra interne navne, vises uforståelige begreber offentligt. I en god WordPress-visning forklarer feltnavnene deres formål, og de synlige tekster kan skrives uafhængigt af interne arbejdstitler. En nyttig forhåndsvisning er tilgængelig direkte fra denne visning.
Skiftet mellem versioner forbliver synligt
Et sprogskift hører hjemme tæt på sidetitlen eller et andet fast og tydeligt sted. Her forventer mennesker en oplysning om den aktuelle version. Et link med teksten "Denne information i letlæst sprog" er lettere at forstå end et symbol eller en forkortelse. På målsiden fører et tilsvarende konkret link tilbage til den udførlige faglige information.
WordPress-menuer kan desuden indeholde en indgang til alle tilbud i letlæst sprog. Denne indgang erstatter dog ikke forbindelsen på den enkelte fagside. Den, der kommer direkte til en side om grundsikring gennem en søgemaskine, bør straks kunne se, om der findes en forståelig version. Ingen bør først skulle gennemse hovedmenuen.
Forbindelsen må ikke kun stå i et frit skrevet afsnit. Hvis en side omdøbes eller flyttes, kan et gammelt link ubemærket blive stående. En vedligeholdt siderelation i systemet gør det muligt for temaet eller et egnet plugin at vise det aktuelle link. Samtidig kan redaktionen se, når en udgangstekst endnu ikke har en tilknyttet version. Det forebygger mangler allerede inden udgivelsen.
En side om en offentlig ydelse viser forskellen
På en WordPress-side om registrering af en hund står der måske først retsgrundlag, gebyrregler og ansvarlig myndighed. De fleste mennesker leder dog efter svar på tre spørgsmål: Skal jeg registrere min hund, hvilke oplysninger skal jeg bruge, og hvor stort er gebyret? I klart sprog kan disse svar stå tidligt, mens det fuldstændige regelsæt er tilgængeligt via et tydeligt navngivet link.
En version i letlæst sprog kan dele forløbet yderligere op. Den forklarer først, hvilke hunde der skal registreres, og viser derefter vejen til formularen. Et billede kan måske understøtte det sted, hvor nummeret på hundetegnet skal indtastes. WordPress-indlægget har derfor brug for en anden rækkefølge af blokke end fagsiden, selv om begge hører til det samme tilbud.
Til sidst følger der ikke en generel reklametekst, men relevant hjælp. Her står telefonnummeret, de tidspunkter, hvor det kan kontaktes, og hvilke spørgsmål teamet kan hjælpe med. En vedligeholdt kontaktblok kan vise disse oplysninger på flere sider om offentlige ydelser. Hvis nummeret ændres, rettes det ét sted, uden at den forståelige artikel mister sin individuelle struktur.
Billeder fra mediebiblioteket skal have et formål
WordPress gør det nemt at genbruge billeder fra mediebiblioteket. Til letlæst sprog er det kun nyttigt, hvis et billede virkelig understøtter budskabet. Et foto af rådhuset kan vise den rigtige indgang. Et tilfældigt smilende team ved siden af en ansøgningsfrist optager plads, men forklarer intet og kan aflede opmærksomheden fra den afgørende vejledning.
Alternative tekster gemmes i mediebiblioteket og overtages ofte ved hver anvendelse. Den samme tekst passer dog ikke automatisk i alle sammenhænge. Hvis et billede i en rutevejledning viser den tilgængelige indgang, bør den alternative tekst formidle netop denne oplysning. Ved rent dekorativ brug er der muligvis ikke behov for oplæst billedindhold. Redaktionen kontrollerer den konkrete sammenhæng på siden.
Billedtekster og tekst i selve billedet fortjener også opmærksomhed. En grafik med et indbygget telefonnummer er vanskelig at opdatere og kan ikke registreres pålideligt af oplæsningssoftware. Det er bedre at vise nummeret som rigtig tekst i WordPress-indholdet. Billedet kan supplere, men må ikke være den eneste formidler af en vigtig frist, adresse eller handlingsanvisning. Dermed bevares betydningen også uden adgang til billedet.
Forhåndsvisning handler om mere end korrekt tekst
WordPress' forhåndsvisning viser, hvordan en side, der endnu ikke er udgivet, ser ud i temaet. Redaktionen bør se den på både en stor og en lille skærm. En forståelig overskrift kan få uhensigtsmæssige linjeskift på en smartphone, en vejledning kan forsvinde mellem andre blokke, og et bredt billede kan skubbe det egentlige næste trin langt ned på siden.
Hvis mennesker fra målgruppen skal kontrollere siden, skal forhåndsvisningen kunne åbnes uden WordPress-login. En sikkert delt kladde eller et beskyttet testmiljø kan gøre dette muligt. Personen skal ikke først forstå kontrolpanelet. Personen åbner siden på omtrent samme måde som senere i hverdagen og forsøger at løse en realistisk opgave.
Redaktionelle roller bør passe til ansvarsområderne. Forfattere kan forberede tekster, mens fagligt ansvarlige kontrollerer de faktuelle oplysninger, og redaktører med de rette beføjelser udgiver dem. For mange administratorrettigheder øger risikoen for utilsigtede ændringer af menuer, plugins eller design. For få rettigheder betyder derimod, at små, hastende rettelser må vente unødigt.
Ændringer i originalen skal være synlige
WordPress minder ikke af sig selv redaktionen om, at en ændret fagside påvirker andre sprogversioner. Forholdet mellem siderne bør derfor være synligt i redigeringsvisningen. Hvis en frist eller et gebyr ændres, kan den ansvarlige straks se, hvilke versioner der skal kontrolleres, og hvem der skal revidere dem.
Revisioner viser, hvad der er ændret på en side. De forklarer dog ikke automatisk, hvorfor en oplysning blev tilpasset, eller hvilken tilknyttet version der stadig afventer. En kort redaktionel note kan fastholde årsagen, for eksempel "Gebyr forhøjet fra 1. januar". En intern status viser derefter, om versionen er kontrolleret, revideret eller godkendt på ny.
I letlæst sprog kan en indholdsmæssig ændring kræve en ny afprøvning med målgruppen. Et rettet telefonnummer er noget andet end en ny undtagelse fra retten til en ydelse. WordPress-systemet bør ikke behandle de to tilfælde ens. Redaktionen har brug for tilstrækkelige oplysninger til at afgøre, om en direkte rettelse er nok, eller om forklaringen skal afprøves igen.
Plugins må ikke skjule relationen
Plugins til flersprogethed og oversættelse kan forbinde sider, vise sprogmenuer og administrere separate adresser. Klart sprog og letlæst sprog er dog ikke blot oversættelser til et andet nationalt sprog. Før valget bør det kontrolleres, om pluginnet tillader egne betegnelser, understøtter uafhængige sidestrukturer og ikke automatisk behandler forståelige versioner som ufuldstændige oversættelser.
Søgning, cachelagring og søgemaskineoptimering påvirker også udgivelsen. WordPress-søgningen bør vise en side i letlæst sprog ved relevante søgeord. En cache må ikke fortsætte med at levere den gamle version i flere timer efter en vigtig ændring af en frist. Sidetitlen og beskrivelsen bør nævne sprogformen, så søgeresultatet ikke skaber forkerte forventninger.
Et plugin er kun en god løsning, hvis redaktionen kan bruge det pålideligt i hverdagen. En omfattende udvidelse med mange ubrugte funktioner skaber flere fejlkilder. Inden permanent brug er det nyttigt at afprøve det med en rigtig fagside, to sprogversioner, en senere ændring og en slettet kladde. Så viser det sig, om relationer og status forbliver forståelige. Et senere skift af plugin bør heller ikke gøre indholdet ubrugeligt.
God vedligeholdelse gør tilbuddet troværdigt
Mennesker er især afhængige af forståelige oplysninger, når et emne i forvejen er vanskeligt. Et forældet telefonnummer eller en manglende betingelse skader hurtigt denne tillid. På hver version bør der derfor stå en ansvarlig enhed og en forståelig dato for seneste opdatering. Datoen skal betegne en reel indholdsmæssig kontrol og må ikke automatisk ændres ved hver teknisk lagring.
WordPress kan understøtte samarbejdet, men ikke erstatte det redaktionelle ansvar. Nogen skal opdage ændringer i udgangsteksten, kontrollere den forståelige version fagligt og planlægge målgruppens deltagelse ved letlæst sprog. Når disse opgaver er tydeligt fordelt, bliver sprogversionerne ikke til særlige sider, der glemmes efter en kampagne.
Et vellykket tilbud føles selvfølgeligt for de besøgende. De finder deres version direkte ved emnet, forstår dens formål og når det næste trin uden omvej. Redaktionen kan se, hvilke sider der hører sammen, og hvad der skal ske efter en ændring. Netop her ligger styrken ved en veltilrettelagt udgivelse i WordPress.