Kieliversio on oma sivunsa
Selkokielistä versiota ei tule sijoittaa ylimääräiseksi kappaleeksi pitkän, teknisen sivun loppuun WordPressissä. Selkokielinen versio tarvitsee oman otsikon, oman URL-osoitteen ja riittävästi tilaa rakenteelleen. Tämä mahdollistaa sen suoran linkittämisen, löytämisen hakutuloksista ja itsenäisen muokkaamisen ilman, että alkuperäinen teksti pakotetaan jäykkään sivumuotoon.
Kaupunki voi esimerkiksi tarjota selkokielellä sivun, jolla neuvotaan asumisoikeustodistuksen hakeminen, ja julkaista aiheesta erillisen helppokielisen version. Molemmat käsittelevät samaa asiaa, mutta niiden kappaleiden tai kuvien ei tarvitse olla samoja. Helppokielisessä versiossa voidaan selittää käsitteitä ja kuvata välivaiheita, kun taas selkokielinen versio voi pysyä lähempänä kattavaa asiantuntijasisältöä.
Lukijoille on ratkaisevan tärkeää, että suhde on heti ilmeinen. Jokainen versio osoittaa, mitä kielimuotoa se käyttää, mitä aihetta se selittää ja mistä toiseen versioon pääsee käsiksi. Näkyvä otsikko on tärkeämpi kuin tekninen sivutyyppi. Epäselvä linkki, kuten "Toinen versio", ei auta ihmisiä valitsemaan. URL-osoitteen tulisi myös selvästi heijastaa aihetta ja kielimuotoa.
Sivun rakenteen on sovittava toimituskunnalle
WordPress voi hallita kieliversioita tavallisina sivuina, julkaisuina tai erillisenä sisältötyyppinä. Pysyvästi pätevän tiedon osalta sivut on yleensä helpompi luokitella kuin aikajärjestykseen lajitellut julkaisut. Erillinen sisältötyyppi voi olla hyödyllinen, jos versioita luodaan suuri määrä ja toimituskunta tarvitsee erityiskenttiä, yleiskatsauksia tai hyväksyntöjä.
Päätös tulee selväksi jokapäiväisessä käytännössä. Jos organisaatio julkaisee vain kuusi keskeistä tietoa selkokielellä, erilliset sivut yhteisen osion alla ovat usein riittäviä. Jos valtion virasto hallinnoi satoja palvelukuvauksia useilla versioilla, se tarvitsee vahvempia suhteita ja suodattimia. Muuten kukaan ei voi luotettavasti nähdä, mikä selkokielinen sivu kuuluu mihinkin aihekohtaiseen sivuun.
Kansiomainen yläsivu voi auttaa kävijöitä navigoimaan, mutta se ei ratkaise kaikkia toimituksellisia kysymyksiä. WordPressissä sivulla voi olla vain yksi suora yläsivu ja se voi silti kuulua useisiin aiheisiin. Luokat tai mukautetut attribuutit auttavat sitten sisäisissä yleiskatsauksissa. Julkisen navigoinnin tulisi pysyä yksinkertaisena eikä se saa paljastaa järjestelmän koko hallintologiikkaa. Sisäinen organisaatio ja näkyvä polku palvelevat eri tarkoituksia.
Lohkoeditori tukee selkeää rakennetta.
WordPressin lohkoeditorissa otsikoita, kappaleita, kuvia ja muistiinpanoja voidaan muokata erikseen. Tämä toimii hyvin ytimekkäälle tekstille, kun jokaisella lohkolla on selkeä tarkoitus. Otsikko esittelee kysymyksen ja seuraava kappale vastaa siihen. Suuret ryhmät, joissa on sisäkkäisiä sarakkeita, puolestaan vaikeuttavat muokkaamista ja voivat luoda hämmentävän järjestyksen pienillä näytöillä.
Uudelleenkäytettävät mallit ovat hyödyllisiä elementeille, jotka toimivat samalla tavalla useilla sivuilla. Tämä voi sisältää selkeästi merkityn linkin tekniseen versioon tai yhteystieto-osioon. Varsinaisen artikkelin ei tulisi koostua jäykistä malleista. Selkokieli vaatii vaihtelevan määrän selityksiä, esimerkkejä ja kuvia aiheesta riippuen. Kiinteän asettelun ei pitäisi estää näitä toimituksellisia päätöksiä.
Myös syöttölomake vaikuttaa kieleen. Jos johdantokenttään mahtuu vain muutama merkki, toimittajat voivat lyhentää tärkeää lausetta. Jos otsikot luodaan automaattisesti sisäisistä otsikoista, käsittämättömät termit näkyvät julkisesti. Hyvin suunnitellussa WordPress-näkymässä kenttien otsikot selittävät niiden tarkoituksen, ja näkyvä teksti voidaan kirjoittaa sisäisistä työotsikoista riippumatta. Hyödyllinen esikatselu on saatavilla suoraan tästä näkymästä.
Versioiden välinen vaihto pysyy näkyvissä
Kielivalitsimen tulisi sijaita sivun otsikon lähellä tai muussa yhtenäisessä, helposti näkyvässä paikassa. Tästä paikasta ihmiset odottavat löytävänsä tietoa nykyisestä versiosta. Linkki, jossa lukee "Tiedot selkokielellä", on helpommin ymmärrettävä kuin symboli tai lyhenne. Kohdesivulla on yhtä tarkka linkki, joka johtaa takaisin yksityiskohtaisiin tietoihin.
WordPressin valikoissa voi olla myös aloituskohta kaikkiin selkokielisiin tarjouksiin. Tämä aloituskohta ei kuitenkaan korvaa yksittäisen aihesivun linkkiä. Jokaisen, joka saapuu suoraan perustoimeentulotuen sivulle hakukoneen kautta, pitäisi heti nähdä, onko saatavilla helposti ymmärrettävää versiota. Kenenkään ei pitäisi joutua ensin etsimään päävalikkoa.
Linkkiä ei tulisi upottaa vain vapaamuotoiseen kappaleeseen. Jos sivu nimetään uudelleen tai siirretään, vanha linkki voi helposti jäädä huomaamatta. Järjestelmän sisäisten sivusuhteiden ylläpitäminen mahdollistaa teeman tai sopivan laajennuksen näyttää nykyisen linkin. Samalla toimituskunta voi nähdä, onko lähdetekstistä vielä versiota. Tämä estää aukkoja jo ennen julkaisua.
Palvelusivu havainnollistaa eroa
Koiran rekisteröintiä koskevalla WordPress-sivulla esitetään ensin oikeusperusta, maksutaulukko ja vastuuviranomainen. Ihmiset etsivät kuitenkin yleensä kolmea vastausta: Pitääkö minun rekisteröidä koirani, mitä tietoja tarvitsen ja kuinka paljon maksu on? Selkokielellä nämä vastaukset voivat näkyä aikaisin, kun taas täydelliset säännöt ovat edelleen saatavilla selkeästi merkityn linkin kautta.
Selkokielinen versio voi helpottaa prosessia entisestään. Se ensin selittää, mitkä koirat on rekisteröitävä, ja näyttää sitten tien rekisteröintilomakkeelle. Kuva voi olla hyödyllinen osiossa, johon koiran tunnistelaatta syötetään. WordPress-julkaisu vaatii erilaisen lohkorakenteen kuin oma sivu, vaikka molemmat kuuluvat samaan palveluun.
Lopuksi yleisen mainostekstin sijaan on asiaankuuluvaa ohjetietoa. Tämä sisältää puhelinnumeron, saatavuuden ja kysymyksen, jossa tiimi voi auttaa. Hyvin suunniteltu yhteydenottolohko voi näyttää nämä tiedot useilla palvelusivuilla. Jos numero muuttuu, se korjataan yhdessä paikassa häiritsemättä helposti ymmärrettävän artikkelin yksilöllistä rakennetta.
Mediakirjaston kuvilla on oltava tarkoitus
WordPress helpottaa mediakirjaston kuvien uudelleenkäyttöä. Selkokielen kannalta tämä on hyödyllistä vain, jos kuva todella tukee viestiä. Kaupungintalon valokuva saattaa näyttää oikean sisäänkäynnin. Satunnainen hymyilevä tiimi hakuajan vieressä vie tilaa, mutta ei selitä mitään ja voi häiritä tärkeiden tietojen lukemista.
Vaihtoehtoinen teksti tallennetaan mediakirjastoon ja sitä käytetään usein jokaisella sivulla. Sama teksti ei kuitenkaan automaattisesti sovi kaikkiin konteksteihin. Jos reittikuvauksessa oleva kuva näyttää esteettömän sisäänkäynnin, vaihtoehtoisen tekstin tulisi välittää juuri tämä tieto. Puhtaasti koristeellisessa ympäristössä puhuttu kuvasisältö ei välttämättä ole tarpeen. Toimituskunta tarkistaa sivun kontekstin.
Myös kuvien kuvateksteihin ja kuvien sisällä olevaan tekstiin on syytä kiinnittää huomiota. Grafiikkaa, johon on upotettu puhelinnumero, on vaikea päivittää, eivätkä näytönlukijat pysty lukemaan sitä luotettavasti. On parempi sisällyttää numero varsinaisena tekstinä WordPress-sisältöön. Kuva voi täydentää tekstiä, mutta se ei voi yksinään välittää tärkeää määräaikaa, osoitetta tai ohjetta. Tällä tavoin sen merkitys säilyy myös ilman kuvan käyttöä.
Esikatselu on enemmän kuin vain oikea teksti
WordPress-esikatselu näyttää, miltä julkaisematon sivu näyttää teemassa. Toimittajien tulisi nähdä se sekä suurella että pienellä näytöllä. Selkeä otsikko saattaa rivittyä kömpelösti älypuhelimella, muistiinpano saattaa kadota muiden lohkojen joukkoon ja leveä kuva saattaa siirtää seuraavan vaiheen pitkälle sivun loppuun.
Kohdeyleisön jäsenten tarkastelua varten esikatselun on oltava saatavilla ilman WordPress-kirjautumista. Turvallisesti jaettu luonnos tai suojattu testiympäristö voi mahdollistaa tämän. Henkilön ei pitäisi joutua ensin ymmärtämään kojelautaa. Hänen tulisi avata sivu aivan kuten jokapäiväisessä työssään ja yrittää suorittaa siellä uskottava tehtävä.
Toimituksellisten roolien tulisi vastata vastuita. Kirjoittajat voivat valmistella tekstejä, kun taas aiheen asiantuntijat tarkistavat tosiasiat ja valtuutetut toimittajat julkaisevat. Liian monet järjestelmänvalvojan oikeudet lisäävät valikoiden, lisäosien tai ulkoasun vahingossa tapahtuvien muutosten riskiä. Liian vähäiset oikeudet puolestaan johtavat pienten, kiireellisten korjausten tarpeettomaan viivästymiseen.
Muutosten alkuperäiseen on oltava havaittavissa
WordPress ei automaattisesti muistuta editoria siitä, että muutettu sivu vaikuttaa muihin kieliversioihin. Sivujen välinen suhde tulisi siksi olla näkyvissä muokkausnäkymässä. Jos määräaika tai maksu muuttuu, vastuuhenkilö näkee heti, mitkä versiot on tarkistettava ja kuka on vastuussa niiden tarkistamisesta.
Muokkaukset näyttävät, mitä sivulla on muutettu. Ne eivät kuitenkaan automaattisesti selitä, miksi lausuntoa on muutettu tai mikä siihen liittyvä versio on vielä vireillä. Lyhyt toimitushuomautus voi kirjata syyn, kuten "Maksu korotettu 1. tammikuuta alkaen". Sisäinen tila osoittaa sitten, onko versio tarkistettu, muokattu tai julkaistu uudelleen.
Selkokielisessä versiossa sisällön muutos saattaa vaatia kohdeyleisön uudelleenarviointia. Korjattu puhelinnumero on eri asia kuin uusi poikkeus oikeutukseen. WordPress-järjestelmän ei pitäisi käsitellä näitä kahta tapausta samalla tavalla. Toimituskunta tarvitsee riittävästi tietoa päättääkseen, riittääkö suora korjaus vai onko selitys testattava uudelleen.
Lisäosat eivät saa peittää suhdetta
Monikielisyys- ja käännöslisäosat voivat linkittää sivuja, näyttää kielivalikoita ja hallita erillisiä osoitteita. Selkokieli ja helppokieli eivät kuitenkaan ole pelkästään käännöksiä toiselle kielelle. Ennen lisäosan valitsemista on tarkistettava, salliiko se mukautetut otsikot, tukeeko se itsenäisiä sivurakenteita eikä käsittele helposti ymmärrettäviä versioita automaattisesti keskeneräisinä käännöksinä.
Haku, välimuisti ja hakukoneoptimointi vaikuttavat myös julkaisuun. WordPress-haun tulisi näyttää sivu selkokielellä asiaankuuluvilla avainsanoilla. Välimuistin ei pitäisi toimittaa vanhaa versiota tuntikausia kiireellisen määräajan muutoksen jälkeen. Sivujen otsikoissa ja kuvauksissa tulisi määrittää kieli, jotta hakutulos ei luo vääriä odotuksia.
Lisäosa on hyvä ratkaisu vain, jos toimituskunta voi käyttää sitä luotettavasti päivittäisessä työssään. Kattava laajennus, jossa on monia käyttämättömiä toimintoja, luo lisää virhelähteitä. Ennen uuden järjestelmän pysyvää käyttöönottoa kannattaa testata sitä oikealla, ammattimaisella verkkosivustolla, kahdella kieliversiolla, myöhemmällä tarkistuksella ja poistetulla luonnoksella. Tämä osoittaa, pysyvätkö suhteet ja tilat selkeinä. Myöhempikään lisäosan muutos ei saisi tehdä sisällöstä käyttökelvotonta.
Hyvä ylläpito tekee tarjonnasta uskottavaa
Ihmiset luottavat ymmärrettävään tietoon, varsinkin kun aihe on jo valmiiksi monimutkainen. Vanhentunut puhelinnumero tai puuttuva ehto vahingoittaa tätä luottamusta nopeasti. Siksi jokaisessa versiossa tulisi olla vastuullinen osapuoli ja todennettavissa oleva päivityspäivämäärä. Päivämäärän on osoitettava aito sisällön tarkistus, eikä sen pitäisi muuttua automaattisesti joka kerta, kun sivu tallennetaan.
WordPress voi tukea yhteistyötä, mutta se ei voi korvata toimituksellista vastuuta. Jonkun on tunnistettava lähdetekstin muutokset, tarkistettava ymmärrettävä versio ammattimaisesti ja selkokielisen version tapauksessa suunniteltava kohdeyleisön osallistuminen. Kun nämä tehtävät on selkeästi osoitettu, kieliversioista ei tule erillisiä sivuja, jotka unohdetaan kampanjan jälkeen.
Hyvin suunniteltu verkkosivusto tuntuu kävijöistä intuitiiviselta. He löytävät oman versionsa suoraan aiheesta, ymmärtävät sen tarkoituksen ja pääsevät seuraavaan vaiheeseen ilman kiertoteitä. Toimitukselle pysyy selvänä, mitkä sivut kuuluvat yhteen ja mitä muutoksen jälkeen on tehtävä. Juuri tämä on hyvin konfiguroidun WordPress-sivuston vahvuus.