Clarificați sarcina și decizia
Acest ghid transformă limbajul simplu versus limbajul simplu într-un flux de lucru de operare care poate fi revizuit. Conectează deciziile de domeniu, proprietatea, dovezile și acceptarea, astfel încât rezultatul să continue să funcționeze în producție.
Alegeți modul de limbă din audiență și sarcină, nu dintr-o preferință pentru text mai scurt.
Proces practic
- 1
Definiți publicul cu dovezi, inclusiv experiență de citire, context, dispozitiv și suport disponibil.
- 2
Selectați o sarcină reală și spuneți ce trebuie să înțeleagă sau să facă un cititor de succes.
- 3
Creați versiunea lingvistică, păstrând în același timp fiecare fapt, condiție, dată și cale de contact relevante pentru decizie.
- 4
Efectuați o revizuire de specialitate și editorială cu criterii de acceptare înregistrate.
- 5
Testați cu membrii publicului vizat, înregistrați constatările, revizuiți și aprobați lansarea.
Exemplu sau instrument
O notificare de beneficii publice este rescrisă în ambele moduri și comparată rând cu rând. În instrument, înregistrați, de asemenea, valoarea de bază, proprietarul, decizia, dovezile, problema deschisă și data aprobării. Utilizați o pagină reală sau o tranzacție, astfel încât echipa să vadă dependențele, excepțiile și lucrările de întreținere care urmează după lansare.
| Punct de decizie | Înregistra | Criteriul de acceptare |
|---|---|---|
| Linia de bază | Starea curentă observată | Sursa și data înregistrate |
| Decizie | Opțiunea selectată și justificarea | Risc și audiență luate în considerare |
| Dovezi | Testați, documentați sau măsurați | Revizuabil și specific versiunii |
| Aprobare | Nume, rol și data | Toate criteriile obligatorii îndeplinite |
Începeți cu publicul și scopul
Limbajul simplu și limbajul ușor rezolvă diferite probleme de comunicare. Limbajul simplu ajută un public larg să găsească, să înțeleagă și să folosească informații la prima încercare. Este potrivit pentru majoritatea informațiilor publice, instrucțiuni de service, îndrumări despre produse și mesaje tranzacționale. ușor de citit și de înțeles este conceput pentru persoanele care se confruntă cu bariere substanțiale atunci când citesc și înțeleg texte convenționale, inclusiv multe persoane cu dificultăți de învățare sau alfabetizare limitată. Producția sa necesită în mod normal reguli lingvistice mai stricte, revizuire de specialitate și testare cu membrii publicului vizat.
Nu alegeți între moduri privind numai lungimea propoziției sau aspectul paginii. Definiți cine trebuie să acționeze, ce trebuie să decidă, ce cunoștințe anterioare pot fi presupuse și ce se întâmplă dacă înțeleg greșit. Este posibil ca o notificare privind termenul limită fiscal pentru publicul larg să necesite limbaj clar. Instrucțiunile pentru solicitarea asistenței pentru persoanele cu dizabilități pot necesita o versiune ușor de citit și de înțeles alături de pagina sursă. Prin urmare, un serviciu poate avea nevoie de ambele moduri, fiecare având o etichetă clară și o legătură durabilă către sursa autorizată.
| Factorul de decizie | Limbajul simplu | Limbaj usor |
|---|---|---|
| Publicul primar | Public larg, inclusiv oameni care citesc sub presiune | Persoane care au nevoie de o complexitate lingvistică și cognitivă substanțial redusă |
| Domeniul informativ | Completați informațiile despre sarcină într-o structură și formulare mai clare | Informații esențiale despre sarcină în pași mici, expliciți, cu explicații |
| Recenzie | Revizuirea editorială și a subiectului | Revizuirea subiectului, recenzia de specialitate ușor de citit și de înțeles și testarea publicului țintă |
| Publicare | Poate înlocui o copie neclară de uz general | Publicat de obicei ca o versiune suplimentară legată de sursă |
Comparați o instrucțiune de service linie cu linie
Luați în considerare propoziția sursă: „Solicitanții ale căror circumstanțe de venit se modifică semnificativ în timpul perioadei de aprobare sunt obligați să notifice fără întârziere autoritatea competentă.” O versiune în limbaj clar ar putea spune: „Spuneți imediat biroului de beneficii dacă venitul dumneavoastră se modifică semnificativ în timp ce primiți beneficiul”. Reține actorul, condiția, acțiunea, momentul și destinația, înlocuind în același timp construcția nominală directă și realizarea instrucțiunii.
O versiune ușor de citit și de înțeles ar putea separa același sens: „Primești bani de la biroul de beneficii. Venitul tău se poate schimba. De exemplu: începeți un nou loc de muncă. Atunci trebuie să spuneți imediat biroului de beneficii.” Exemplul face condiția abstractă concretă, iar fiecare propoziție poartă o idee principală. Înainte de eliberare, echipa trebuie să confirme că „în mod semnificativ” și exemplul nu schimbă pragul legal. Dacă pragul exact contează, declarați-l sau trimiteți-l la o regulă explicată clar, în loc să o simplificați în tăcere.
Identificați fiecare fapt, condiție, termen limită, excepție și acțiune necesară în sursă.
Verificați dacă publicul larg sau un public susținut în mod specific trebuie să utilizeze versiunea.
Păstrați efectul juridic și responsabilitatea operațională în ambele moduri.
Folosiți exemple numai atunci când clarifică regula fără a o restrânge incorect.
Etichetați fiecare mod cu numele aprobat specific local și explicați la ce se pot aștepta cititorii.
Utilizați o cale de decizie documentată
Începeți cu grupul de cititori critici. Dacă o parte substanțială a acestui grup nu poate folosi în mod fiabil limbajul simplu convențional, planificați o versiune ușor de citit și de înțeles. Apoi evaluați consecințele. O neînțelegere care poate cauza pierderea dreptului, lipsa tratamentului, datorii sau incapacitatea de a îndeplini un serviciu public justifică o revizuire mai puternică și o testare a publicului. În cele din urmă, evaluați stabilitatea conținutului. Detaliile care se schimbă frecvent necesită un link sursă, un proprietar și un mecanism de actualizare înainte ca o versiune separată să fie publicată.
Înregistrați decizia în rezumatul conținutului: modul selectat, publicul vizat, sarcina, materialul exclus, motivul oricărei omisiuni, rolurile de revizuire, metoda de testare și declanșatorul de revizuire. Acest lucru împiedică un editor ulterior să trateze ușor de citit și de înțeles ca fiind doar un limbaj clar mai scurt. De asemenea, oferă echipelor de achiziții și calitate o bază de acceptare. O decizie validă poate fi „publicați ambele”: limbajul simplu servește publicului larg, în timp ce limbajul ușor oferă o cale mai susținută pentru cititorii care au nevoie de el.
- 1
Denumiți publicul folosind cercetări, date de serviciu sau o obligație explicită de accesibilitate.
- 2
Definiți sarcina și consecința neînțelegerii.
- 3
Decideți dacă sunt necesare un mod sau versiuni paralele.
- 4
Atribuiți recenzia de specialitate adecvată și testul de audiență.
- 5
Înregistrați relația sursă și actualizați declanșatorul înainte de publicare.
Stabiliți criteriile de acceptare înainte de a scrie
O versiune în limbaj clar este acceptabilă atunci când cititorii reprezentativi pot găsi informațiile relevante, explica corect decizia sau cerința și pot identifica următoarea acțiune fără asistență editorială. De asemenea, evaluatorii ar trebui să confirme că titlurile răspund la întrebările cititorilor, termenii sunt explicați la prima utilizare, acțiunile numesc persoana responsabilă și toate faptele sursă rămân intacte. Un scor de lizibilitate poate semnala pasaje dense, dar nu poate stabili înțelegerea sau acuratețea legală.
O versiune ușor de citit și de înțeles necesită, în plus, aplicarea consecventă a setului de reguli selectat al organizației, prezentare accesibilă, aprobarea specialiștilor și feedback documentat din partea persoanelor din publicul vizat. Testați călătoria reală, în loc să întrebați dacă textul este ușor. Oferiți participanților o situație, cereți-le să găsească ce să facă și cereți o explicație cu propriile cuvinte. Eliberați numai atunci când neînțelegerile critice sunt rezolvate și fiecare acțiune necesară poate fi finalizată din versiune sau printr-o transferare descrisă în mod explicit.
Roluri, dovezi și aprobare
Calitatea limbii este o responsabilitate operațională. Acordați proprietarului sursei responsabilitatea pentru acuratețea faptelor, unui editor responsabilitatea pentru claritate, o responsabilitate de specialitate pentru regulile de accesibilitate și un proprietar de produs responsabilitatea pentru publicare. Înregistrarea lansării ar trebui să identifice versiunea sursă, modul de limbă, examinatorii, dovezile de testare, data aprobării și evenimentul care declanșează o nouă revizuire.
Operațiuni și întreținere
Lucrarea nu se termină la publicare. Conectați versiunea sau configurația lingvistică la sursa acesteia, monitorizați măsurile de calitate și servicii și definiți declanșatorii de revizuire concreti. Declanșatorii includ modificări de sursă, modificări legale, noi nevoi de public, întrebări de asistență recurente, modificări tehnice și incidente. Un proprietar numit evaluează declanșatorul, deschide o nouă revizuire atunci când este necesar și înregistrează aprobarea reînnoită.
Listă de verificare pentru publicare
Audiența și sarcina sunt explicite.
Toate faptele juridice și operaționale se potrivesc cu sursa.
Datele, sumele, condițiile și excepțiile sunt complete.
Titlurile descriu întrebări sau acțiuni ale cititorului.
Linkurile și comenzile au etichete semnificative.
Terminologia de specialitate este explicată în mod consecvent.
Publicul vizat a testat călătoria critică.
Proprietatea și următorul declanșator de revizuire sunt înregistrate.