Pojasnite zadatak i odluku
Ovaj vodič pretvara jasan jezik naspram jednostavnog jezika u pregledni tijek rada. Povezuje odluke o domeni, vlasništvo, dokaze i prihvaćanje tako da rezultat nastavlja raditi u proizvodnji.
Izaberite način jezika prema publici i zadatku, a ne prema želji za kraćim tekstom.
Praktični postupak
- 1
Definirajte publiku s dokazima, uključujući iskustvo čitanja, kontekst, uređaj i dostupnu podršku.
- 2
Odaberite jedan pravi zadatak i navedite što uspješan čitatelj mora razumjeti ili učiniti.
- 3
Stvorite jezičnu verziju uz očuvanje svake činjenice, uvjeta, datuma i kontaktnog puta bitne za odluku.
- 4
Izvršite stručni i urednički pregled sa snimljenim kriterijima prihvaćanja.
- 5
Testirajte s članovima predviđene publike, zabilježite nalaze, revidirajte i odobrite izdanje.
Primjer ili alat
Obavijest o javnim dobrobitima prepisuje se u oba načina i uspoređuje redak po redak. U alat također zabilježite početnu vrijednost, vlasnika, odluku, dokaze, otvoreni problem i datum odobrenja. Koristite pravu stranicu ili transakciju kako bi tim vidio ovisnosti, iznimke i rad na održavanju koji slijedi nakon izdavanja.
| Točka odluke | Snimiti | Kriterij prihvatljivosti |
|---|---|---|
| Osnovna linija | Promatrano trenutno stanje | Izvor i datum snimanja |
| Odluka | Odabrana opcija i obrazloženje | Rizik i publika uzeti u obzir |
| Dokaz | Testirajte, dokumentirajte ili izmjerite | Može se pregledati i ovisi o verziji |
| Odobrenje | Ime, uloga i datum | Zadovoljeni svi obvezni kriteriji |
Počnite s publikom i svrhom
jasan jezik i lako čitljiv jezik rješavaju različite komunikacijske probleme. jasan jezik pomaže širokoj publici pronaći, razumjeti i upotrijebiti informacije iz prvog pokušaja. Pogodan je za većinu javnih informacija, servisnih uputa, proizvoda i transakcijskih poruka. lako čitljiv jezik je dizajniran za ljude koji se suočavaju sa značajnim preprekama pri čitanju i razumijevanju konvencionalnog teksta, uključujući mnoge osobe s poteškoćama u učenju ili ograničenom pismenošću. Njegova proizvodnja obično zahtijeva stroža jezična pravila, stručni pregled i testiranje s članovima namijenjene publike.
Nemojte birati između načina gledajući samo duljinu rečenice ili izgled stranice. Definirajte tko mora djelovati, što mora odlučiti, koje se prethodno znanje može pretpostaviti i što se događa ako krivo razumiju. Obavijest o poreznom roku za širu javnost možda će trebati jasan jezik. Upute za traženje podrške za osobe s invaliditetom možda će trebati verziju lako čitljiv jezik uz izvornu stranicu. Jedna usluga stoga može trebati oba načina, svaki s jasnom oznakom i trajnom vezom na autoritativni izvor.
| Faktor odluke | jasan jezik | jasan jezik |
|---|---|---|
| Primarna publika | Široka javnost, uključujući ljude koji čitaju pod pritiskom | Ljudi kojima je potrebno bitno smanjena jezična i kognitivna složenost |
| Opseg informacija | Kompletne informacije o zadatku u jasnijoj strukturi i tekstu | Bitne informacije o zadatku u malim, eksplicitnim koracima s objašnjenjima |
| Pregled | Urednička i predmetna recenzija | Predmetni pregled, stručni lako čitljiv jezik pregled i testiranje ciljane publike |
| Objavljivanje | Može zamijeniti nejasnu kopiju opće namjene | Obično se objavljuje kao dodatna verzija povezana s izvorom |
Usporedite jednu servisnu uputu redak po redak
Razmotrite izvornu rečenicu: 'Podnositelji zahtjeva čije se prihode materijalno promijene tijekom razdoblja odobrenja dužni su bez odlaganja obavijestiti nadležno tijelo.' Verzija na jednostavnom jeziku mogla bi glasiti: 'Odmah obavijestite ured za beneficije ako se vaš prihod značajno promijeni dok primate beneficiju.' Zadržava aktera, stanje, radnju, vrijeme i odredište, dok zamjenjuje nominalnu konstrukciju i čini upute izravnim.
Verzija lako čitljiv jezik mogla bi odvojiti isto značenje: 'Dobijate novac od ureda za beneficije. Vaš prihod se može promijeniti. Na primjer: Započeli ste novi posao. Tada morate odmah obavijestiti ured za beneficije.’ Primjer čini apstraktni uvjet konkretnim, a svaka rečenica nosi jednu glavnu ideju. Prije puštanja, tim mora potvrditi da 'značajno' i primjer ne mijenjaju zakonski prag. Ako je točan prag bitan, navedite ga ili povežite s jasno objašnjenim pravilom umjesto da ga tiho pojednostavljujete.
Identificirajte svaku činjenicu, uvjet, rok, iznimku i potrebnu radnju u izvoru.
Provjerite mora li opća javnost ili posebno podržana publika koristiti verziju.
Očuvati pravni učinak i operativnu odgovornost u oba načina.
Koristite primjere samo kada pojašnjavaju pravilo bez da ga pogrešno sužavaju.
Označite svaki način odobrenim nazivom specifičnim za lokalizaciju i objasnite što čitatelji mogu očekivati.
Koristite dokumentirani put odlučivanja
Započnite s kritičkom skupinom čitatelja. Ako znatan dio te skupine ne može pouzdano koristiti konvencionalni jasan jezik, planirajte verziju lako čitljiv jezik. Zatim procijenite posljedice. Nesporazum koji može prouzročiti gubitak prava, propušteno liječenje, dug ili nemogućnost obavljanja javne usluge opravdava strožu reviziju i testiranje publike. Na kraju, procijenite stabilnost sadržaja. Pojedinosti koje se često mijenjaju zahtijevaju poveznicu na izvor, vlasnika i mehanizam ažuriranja prije objavljivanja zasebne verzije.
Zabilježite odluku u sažetku sadržaja: odabrani način, namjeravana publika, zadatak, izuzeti materijal, razlog za bilo kakav izostanak, uloge pregleda, metoda testiranja i okidač pregleda. To sprječava novije uređivače da lako čitljiv jezik tretiraju samo kao kraći jasan jezik. Također timovima za nabavu i kvalitetu daje osnovu za prihvaćanje. Valjana odluka može biti "objavi oboje": jasan jezik služi širokoj publici, dok lako čitljiv jezik nudi podržaniji put za čitatelje kojima je to potrebno.
- 1
Imenujte publiku pomoću istraživanja, podataka usluge ili izričite obveze pristupačnosti.
- 2
Definirajte zadatak i posljedicu nesporazuma.
- 3
Odlučite jesu li potrebni jedan način ili paralelne verzije.
- 4
Dodijelite odgovarajući specijalistički pregled i test publike.
- 5
Zabilježite izvorni odnos i ažurirajte okidač prije objave.
Postavite kriterije prihvaćanja prije pisanja
Verzija na jednostavnom jeziku prihvatljiva je kada reprezentativni čitatelji mogu pronaći relevantne informacije, ispravno objasniti odluku ili zahtjev i identificirati sljedeću radnju bez uredničke pomoći. Recenzenti također trebaju potvrditi da naslovi odgovaraju na pitanja čitatelja, da su pojmovi objašnjeni pri prvoj uporabi, da radnje imenuju odgovornu osobu i da sve izvorne činjenice ostaju netaknute. Ocjena čitljivosti može označiti guste odlomke, ali ne može utvrditi razumijevanje ili pravnu točnost.
Verzija lako čitljiv jezik dodatno zahtijeva dosljednu primjenu odabranog skupa pravila organizacije, pristupačnu prezentaciju, odjavu stručnjaka i dokumentirane povratne informacije od ljudi u predviđenoj publici. Testirajte stvarno putovanje umjesto da pitate je li tekst lak. Dajte sudionicima situaciju, zamolite ih da pronađu što učiniti i zatražite objašnjenje vlastitim riječima. Otpustite samo kada su kritični nesporazumi razriješeni i svaka potrebna radnja se može dovršiti iz verzije ili putem eksplicitno opisanog primopredaje.
Uloge, dokazi i odobrenje
Kvaliteta jezika je operativna odgovornost. Dajte vlasniku izvora odgovornost za činjeničnu točnost, uredniku odgovornost za jasnoću, stručnjaku odgovornost za pravila pristupačnosti i vlasniku proizvoda odgovornost za objavljivanje. Zapis o izdanju trebao bi identificirati izvornu verziju, jezični način, recenzente, dokaz testa, datum odobrenja i događaj koji pokreće novi pregled.
Operacije i održavanje
Rad ne završava objavljivanjem. Povežite jezičnu verziju ili konfiguraciju s izvorom, nadzirite mjere kvalitete i usluge i definirajte konkretne okidače pregleda. Okidači uključuju promjene izvora, pravne promjene, nove potrebe publike, pitanja podrške koja se ponavljaju, tehničke promjene i incidente. Imenovani vlasnik procjenjuje okidač, otvara novu reviziju po potrebi i bilježi obnovljeno odobrenje.
Kontrolni popis za objavu
Publika i zadatak su eksplicitni.
Sve pravne i operativne činjenice odgovaraju izvoru.
Datumi, iznosi, uvjeti i iznimke su potpuni.
Naslovi opisuju pitanja ili radnje čitatelja.
Veze i kontrole imaju smislene oznake.
Dosljedno se objašnjava stručna terminologija.
Publika kojoj je namijenjena testirala je kritičko putovanje.
Bilježe se vlasništvo i okidač sljedećeg pregleda.