Αποσαφηνίστε το έργο και την απόφαση
Αυτός ο οδηγός μετατρέπει την απλή γλώσσα έναντι της εύκολης γλώσσας σε μια ροή εργασιών λειτουργίας με δυνατότητα αναθεώρησης. Συνδέει αποφάσεις τομέα, ιδιοκτησία, αποδεικτικά στοιχεία και αποδοχή, ώστε το αποτέλεσμα να συνεχίσει να λειτουργεί στην παραγωγή.
Επιλέξτε τη λειτουργία γλώσσας από το κοινό και την εργασία, όχι από μια προτίμηση για πιο σύντομο κείμενο.
Πρακτική διαδικασία
- 1
Προσδιορίστε το κοινό με στοιχεία, συμπεριλαμβανομένης της εμπειρίας ανάγνωσης, του πλαισίου, της συσκευής και της διαθέσιμης υποστήριξης.
- 2
Επιλέξτε μια πραγματική εργασία και δηλώστε τι πρέπει να κατανοήσει ή να κάνει ένας επιτυχημένος αναγνώστης.
- 3
Δημιουργήστε την έκδοση της γλώσσας διατηρώντας παράλληλα κάθε γεγονός, κατάσταση, ημερομηνία και διαδρομή επαφής που σχετίζεται με την απόφαση.
- 4
Εκτελέστε ειδική και συντακτική κριτική με καταγεγραμμένα κριτήρια αποδοχής.
- 5
Δοκιμή με μέλη του κοινού για το οποίο προορίζεται, καταγράψτε ευρήματα, αναθεωρήστε και εγκρίνετε την κυκλοφορία.
Παράδειγμα ή εργαλείο
Μια ειδοποίηση δημοσίων παροχών ξαναγράφεται και στους δύο τρόπους και συγκρίνεται γραμμή προς γραμμή. Στο εργαλείο, καταγράψτε επίσης τη γραμμή βάσης, τον ιδιοκτήτη, την απόφαση, τα αποδεικτικά στοιχεία, την ανοιχτή έκδοση και την ημερομηνία έγκρισης. Χρησιμοποιήστε μια πραγματική σελίδα ή μια συναλλαγή, ώστε η ομάδα να βλέπει τις εξαρτήσεις, τις εξαιρέσεις και τις εργασίες συντήρησης που ακολουθούν την κυκλοφορία.
| Σημείο απόφασης | Ρεκόρ | Κριτήριο αποδοχής |
|---|---|---|
| Βασική γραμμή | Παρατηρήθηκε η τρέχουσα κατάσταση | Πηγή και ημερομηνία καταγραφής |
| Απόφαση | Επιλεγμένη επιλογή και λογική | Το ρίσκο και το κοινό εξετάζονται |
| Απόδειξη | Δοκιμή, τεκμηρίωση ή μέτρηση | Δυνατότητα αναθεώρησης και συγκεκριμένη έκδοση |
| Εγκριση | Όνομα, ρόλος και ημερομηνία | Όλα τα υποχρεωτικά κριτήρια πληρούνται |
Ξεκινήστε με κοινό και σκοπό
Η απλή γλώσσα και η Εύκολη Γλώσσα λύνουν διαφορετικά προβλήματα επικοινωνίας. Η απλή γλώσσα βοηθά ένα ευρύ κοινό να βρει, να κατανοήσει και να χρησιμοποιήσει πληροφορίες με την πρώτη προσπάθεια. Είναι κατάλληλο για τις περισσότερες δημόσιες πληροφορίες, οδηγίες σέρβις, καθοδήγηση προϊόντων και μηνύματα συναλλαγών. Το Εύκολη Γλώσσα έχει σχεδιαστεί για άτομα που αντιμετωπίζουν σημαντικά εμπόδια κατά την ανάγνωση και την κατανόηση συμβατικού κειμένου, συμπεριλαμβανομένων πολλών ατόμων με μαθησιακές δυσκολίες ή περιορισμένης παιδείας. Η παραγωγή του απαιτεί κανονικά αυστηρότερους γλωσσικούς κανόνες, ειδική αναθεώρηση και δοκιμές με μέλη του κοινού για το οποίο προορίζονται.
Μην επιλέγετε μεταξύ των λειτουργιών κοιτάζοντας μόνο το μήκος της πρότασης ή τη διάταξη σελίδας. Καθορίστε ποιος πρέπει να ενεργήσει, τι πρέπει να αποφασίσει, ποιες προηγούμενες γνώσεις μπορούν να θεωρηθούν και τι συμβαίνει εάν παρεξηγήσουν. Μια ειδοποίηση φορολογικής προθεσμίας για το ευρύ κοινό μπορεί να χρειάζεται απλή γλώσσα. Οι οδηγίες για το αίτημα υποστήριξης αναπηρίας ενδέχεται να χρειάζονται μια έκδοση Εύκολη Γλώσσα δίπλα στην αρχική σελίδα. Επομένως, μια υπηρεσία μπορεί να χρειάζεται και τους δύο τρόπους λειτουργίας, ο καθένας με μια σαφή ετικέτα και μια σταθερή σύνδεση με την έγκυρη πηγή.
| Παράγοντας απόφασης | απλή γλώσσα | Εύκολη Γλώσσα |
|---|---|---|
| Κύριο κοινό | Ευρύ κοινό, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπων που διαβάζουν υπό πίεση | Άτομα που χρειάζονται σημαντικά μειωμένη γλωσσική και γνωστική πολυπλοκότητα |
| Πεδίο πληροφοριών | Ολοκληρώστε τις πληροφορίες εργασιών με σαφέστερη δομή και διατύπωση | Βασικές πληροφορίες εργασιών σε μικρά, σαφή βήματα με επεξηγήσεις |
| Κριτική | Συντακτική και θεματική κριτική | Ανασκόπηση θεμάτων, εξειδικευμένη αξιολόγηση Εύκολη Γλώσσα και δοκιμή κοινού-στόχου |
| Δημοσίευση | Μπορεί να αντικαταστήσει ασαφές αντίγραφο γενικής χρήσης | Συνήθως δημοσιεύεται ως πρόσθετη έκδοση που συνδέεται με την πηγή |
Συγκρίνετε μια οδηγία σέρβις γραμμή προς γραμμή
Εξετάστε την αρχική πρόταση: «Οι αιτούντες των οποίων οι συνθήκες εισοδήματος αλλάζουν ουσιαστικά κατά τη διάρκεια της περιόδου έγκρισης υποχρεούνται να ενημερώσουν την αρμόδια αρχή χωρίς καθυστέρηση.» Μια απλή γλώσσα θα μπορούσε να πει: «Ενημερώστε αμέσως το γραφείο παροχών εάν το εισόδημά σας αλλάξει σημαντικά όσο λαμβάνετε το όφελος.» Διατηρεί τον ηθοποιό, την κατάσταση, τη δράση, το χρονοδιάγραμμα και τον προορισμό, ενώ αντικαθιστά την ονομαστική κατασκευή και κάνει το όφελος.
Μια έκδοση Εύκολη Γλώσσα θα μπορούσε να διαχωρίσει το ίδιο νόημα: «Παίρνετε χρήματα από το γραφείο παροχών. Το εισόδημά σας μπορεί να αλλάξει. Για παράδειγμα: Ξεκινάτε μια νέα δουλειά. Τότε πρέπει να ενημερώσετε αμέσως το γραφείο παροχών.» Το παράδειγμα καθιστά συγκεκριμένη την αφηρημένη συνθήκη και κάθε πρόταση περιέχει μια βασική ιδέα. Πριν από την κυκλοφορία, η ομάδα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι «σημαντικά» και το παράδειγμα δεν αλλάζουν το νόμιμο όριο. Εάν το ακριβές όριο έχει σημασία, δηλώστε το ή συνδέστε το με έναν σαφώς επεξηγημένο κανόνα αντί να τον απλοποιήσετε σιωπηλά.
Προσδιορίστε κάθε γεγονός, συνθήκη, προθεσμία, εξαίρεση και απαιτούμενη ενέργεια στην πηγή.
Ελέγξτε εάν το ευρύ κοινό ή ένα ειδικά υποστηριζόμενο κοινό πρέπει να χρησιμοποιήσει την έκδοση.
Διατηρήστε τη νομική ισχύ και την επιχειρησιακή ευθύνη και στους δύο τρόπους.
Χρησιμοποιήστε παραδείγματα μόνο όταν διευκρινίζουν τον κανόνα χωρίς να τον περιορίζουν λανθασμένα.
Επισημάνετε κάθε λειτουργία με το εγκεκριμένο όνομα για συγκεκριμένες τοπικές ρυθμίσεις και εξηγήστε τι μπορούν να περιμένουν οι αναγνώστες.
Χρησιμοποιήστε μια τεκμηριωμένη διαδρομή απόφασης
Ξεκινήστε με την κριτική ομάδα αναγνωστών. Εάν ένα σημαντικό μέρος αυτής της ομάδας δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει αξιόπιστα τη συμβατική απλή γλώσσα, σχεδιάστε μια έκδοση Εύκολη Γλώσσα. Στη συνέχεια, εκτιμήστε τις συνέπειες. Μια παρεξήγηση που μπορεί να προκαλέσει απώλεια δικαιώματος, απώλεια θεραπείας, χρέος ή αδυναμία ολοκλήρωσης μιας δημόσιας υπηρεσίας δικαιολογεί ισχυρότερη αξιολόγηση και δοκιμές κοινού. Τέλος, αξιολογήστε τη σταθερότητα του περιεχομένου. Οι λεπτομέρειες που αλλάζουν συχνά χρειάζονται έναν σύνδεσμο πηγής, έναν κάτοχο και έναν μηχανισμό ενημέρωσης πριν από τη δημοσίευση μιας ξεχωριστής έκδοσης.
Καταγράψτε την απόφαση στη σύντομη περιγραφή περιεχομένου: επιλεγμένη λειτουργία, κοινό για το οποίο προορίζεται, εργασία, εξαιρούμενο υλικό, λόγος οποιασδήποτε παράλειψης, ρόλοι αξιολόγησης, μέθοδος δοκιμής και ενεργοποίηση ελέγχου. Αυτό εμποδίζει ένα μεταγενέστερο πρόγραμμα επεξεργασίας να αντιμετωπίζει την Εύκολη Γλώσσα ως απλώς πιο σύντομη απλή γλώσσα. Δίνει επίσης μια βάση αποδοχής στις ομάδες προμηθειών και ποιότητας. Μια έγκυρη απόφαση μπορεί να είναι η «δημοσίευση και των δύο»: Η απλή γλώσσα εξυπηρετεί το ευρύ κοινό, ενώ η Εύκολη Γλώσσα προσφέρει μια πιο υποστηριζόμενη διαδρομή για τους αναγνώστες που τη χρειάζονται.
- 1
Ονομάστε το κοινό χρησιμοποιώντας έρευνα, δεδομένα υπηρεσιών ή ρητή υποχρέωση προσβασιμότητας.
- 2
Καθορίστε το καθήκον και τις συνέπειες της παρεξήγησης.
- 3
Αποφασίστε εάν απαιτούνται μία λειτουργία ή παράλληλες εκδόσεις.
- 4
Αναθέστε τον κατάλληλο ειδικό έλεγχο και τεστ κοινού.
- 5
Καταγράψτε τη σχέση πηγής και την ενεργοποίηση ενημέρωσης πριν από τη δημοσίευση.
Ορίστε κριτήρια αποδοχής πριν γράψετε
Μια έκδοση σε απλή γλώσσα είναι αποδεκτή όταν αντιπροσωπευτικοί αναγνώστες μπορούν να εντοπίσουν τις σχετικές πληροφορίες, να εξηγήσουν σωστά την απόφαση ή την απαίτηση και να προσδιορίσουν την επόμενη ενέργεια χωρίς συντακτική βοήθεια. Οι αναθεωρητές θα πρέπει επίσης να επιβεβαιώσουν ότι οι επικεφαλίδες απαντούν σε ερωτήσεις του αναγνώστη, οι όροι επεξηγούνται κατά την πρώτη χρήση, οι ενέργειες κατονομάζουν το υπεύθυνο άτομο και όλα τα στοιχεία της πηγής παραμένουν ανέπαφα. Μια βαθμολογία αναγνωσιμότητας μπορεί να επισημαίνει πυκνά αποσπάσματα, αλλά δεν μπορεί να αποδείξει την κατανόηση ή τη νομική ακρίβεια.
Μια έκδοση Εύκολη Γλώσσα χρειάζεται επιπρόσθετα συνεπή εφαρμογή του επιλεγμένου συνόλου κανόνων του οργανισμού, προσβάσιμη παρουσίαση, ειδική εγγραφή και τεκμηριωμένη ανατροφοδότηση από άτομα στο κοινό που προορίζεται. Δοκιμάστε το πραγματικό ταξίδι αντί να ρωτήσετε αν το κείμενο είναι εύκολο. Δώστε στους συμμετέχοντες μια κατάσταση, ζητήστε τους να βρουν τι να κάνουν και ζητήστε μια εξήγηση με τα δικά τους λόγια. Κυκλοφορεί μόνο όταν επιλυθούν κρίσιμες παρεξηγήσεις και κάθε απαιτούμενη ενέργεια μπορεί να ολοκληρωθεί από την έκδοση ή μέσω μιας ρητά περιγραφόμενης παράδοσης.
Ρόλοι, στοιχεία και έγκριση
Η ποιότητα της γλώσσας είναι λειτουργική ευθύνη. Αναθέστε στον κάτοχο της πηγής την ευθύνη για την ακρίβεια των πραγματικών περιστατικών, στον εκδότη την ευθύνη για τη σαφήνεια, στον ειδικό για τους κανόνες προσβασιμότητας και στον ιδιοκτήτη του προϊόντος την ευθύνη για τη δημοσίευση. Το αρχείο κυκλοφορίας θα πρέπει να προσδιορίζει την αρχική έκδοση, τη λειτουργία γλώσσας, τους αναθεωρητές, τα τεκμήρια δοκιμής, την ημερομηνία έγκρισης και το συμβάν που ενεργοποιεί μια νέα αξιολόγηση.
Λειτουργίες και συντήρηση
Το έργο δεν τελειώνει στη δημοσίευση. Συνδέστε την έκδοση ή τη διαμόρφωση γλώσσας με την πηγή της, παρακολουθήστε τα μέτρα ποιότητας και εξυπηρέτησης και ορίστε συγκεκριμένα στοιχεία ενεργοποίησης ελέγχου. Οι κανόνες ενεργοποίησης περιλαμβάνουν αλλαγές πηγής, νομικές αλλαγές, νέες ανάγκες κοινού, επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις υποστήριξης, τεχνικές αλλαγές και συμβάντα. Ένας επώνυμος κάτοχος αξιολογεί τον κανόνα ετικέτας, ανοίγει μια νέα αναθεώρηση όταν χρειάζεται και καταγράφει την ανανεωμένη έγκριση.
Κατάλογος ελέγχου δημοσίευσης
Το κοινό και η αποστολή είναι σαφή.
Όλα τα νομικά και λειτουργικά γεγονότα ταιριάζουν με την πηγή.
Οι ημερομηνίες, τα ποσά, οι προϋποθέσεις και οι εξαιρέσεις είναι πλήρεις.
Οι επικεφαλίδες περιγράφουν ερωτήσεις ή ενέργειες του αναγνώστη.
Οι σύνδεσμοι και τα στοιχεία ελέγχου έχουν σημαντικές ετικέτες.
Η εξειδικευμένη ορολογία εξηγείται με συνέπεια.
Το επιδιωκόμενο κοινό έχει δοκιμάσει το κρίσιμο ταξίδι.
Η ιδιοκτησία και η επόμενη ενεργοποίηση ελέγχου καταγράφονται.