Изяснете задачата и решението
Това ръководство превръща обикновения език срещу лесния език в прегледен оперативен работен процес. Той свързва решения за домейн, собственост, доказателства и приемане, така че резултатът да продължи да работи в производството.
Изберете езиковия режим от аудиторията и задачата, а не от предпочитанията за по-кратък текст.
Практически процес
- 1
Определете аудиторията с доказателства, включително опит при четене, контекст, устройство и налична поддръжка.
- 2
Изберете една истинска задача и посочете какво трябва да разбере или направи един успешен читател.
- 3
Създайте езиковата версия, като същевременно запазите всеки факт, условие, дата и път за контакт, които са от значение за вземане на решение.
- 4
Извършете специализиран и редакционен преглед със записани критерии за приемане.
- 5
Тествайте с членове на предвидената аудитория, записвайте констатациите, ревизирайте и одобрявайте изданието.
Пример или инструмент
Известието за обществени ползи се пренаписва и в двата режима и се сравнява ред по ред. В инструмента запишете също базовата линия, собственика, решението, доказателствата, отворения проблем и датата на одобрение. Използвайте реална страница или транзакция, така че екипът да види зависимости, изключения и работата по поддръжката, която следва освобождаването.
| Точка на решение | Записвайте | Критерий за приемане |
|---|---|---|
| Базово ниво | Наблюдавано текущо състояние | Източник и дата на запис |
| Решение | Избран вариант и обосновка | Обмислени риск и аудитория |
| Доказателство | Тествайте, документирайте или измервайте | Възможност за преглед и специфична за версията |
| Одобрение | Име, роля и дата | Спазени всички задължителни критерии |
Започнете с публика и цел
Обикновеният език и лесният език решават различни комуникационни проблеми. Обикновеният език помага на широка аудитория да намери, разбере и използва информация от първия опит. Подходящо е за повечето публична информация, сервизни инструкции, продуктови указания и съобщения за транзакции. лесен за четене текст е предназначен за хора, които се сблъскват със значителни бариери при четене и разбиране на конвенционален текст, включително много хора с обучителни затруднения или ограничена грамотност. Производството му обикновено изисква по-строги езикови правила, специализиран преглед и тестване с членове на целевата аудитория.
Не избирайте между режимите, като гледате само дължината на изречението или оформлението на страницата. Определете кой трябва да действа, какво трябва да реши, какви предварителни познания могат да се приемат и какво се случва, ако те разберат погрешно. Известие за краен данъчен срок за широката общественост може да се нуждае от ясен език. Инструкциите за заявяване на поддръжка за хора с увреждания може да се нуждаят от версия на лесен за четене текст заедно с изходната страница. Следователно една услуга може да се нуждае и от двата режима, всеки с ясен етикет и трайна връзка към авторитетния източник.
| Фактор на решение | ясен език | лесен за четене текст |
|---|---|---|
| Основна аудитория | Широка публика, включително хора, които четат под напрежение | Хора, които се нуждаят от значително намалена езикова и когнитивна сложност |
| Информационен обхват | Пълна информация за задачите в по-ясна структура и формулировка | Съществена информация за задачите в малки, ясни стъпки с обяснения |
| Преглед | Редакционна и предметна рецензия | Преглед на темата, специализиран преглед на лесен за четене текст и тестване на целева аудитория |
| Публикация | Може да замени неясно копие с общо предназначение | Обикновено се публикува като допълнителна версия, свързана с източника |
Сравнете една сервизна инструкция ред по ред
Помислете за изходното изречение: „Кандидатите, чиито доходи се променят съществено по време на периода на одобрение, са длъжни незабавно да уведомят компетентния орган.“ Версията на ясен език може да гласи: „Кажете незабавно на службата за обезщетения, ако доходите ви се променят значително, докато получавате обезщетението.“ Той запазва актьора, условието, действието, времето и дестинацията, като същевременно замества номиналната конструкция и прави инструкцията директна.
Версия на лесен за четене текст може да раздели същото значение: „Получавате пари от службата за обезщетения. Вашите доходи могат да се променят. Например: Започвате нова работа. Тогава трябва незабавно да уведомите службата за обезщетения.“ Примерът прави абстрактното условие конкретно и всяко изречение носи една основна идея. Преди освобождаването екипът трябва да потвърди, че „значително“ и примерът не променят законовия праг. Ако точният праг има значение, посочете го или се свържете с ясно обяснено правило, вместо да го опростявате мълчаливо.
Идентифицирайте всеки факт, условие, краен срок, изключение и необходимо действие в източника.
Проверете дали широката общественост или конкретно поддържана аудитория трябва да използва версията.
Запазва правна сила и оперативна отговорност и в двата режима.
Използвайте примери само когато изясняват правилото, без да го стесняват неправилно.
Етикетирайте всеки режим с одобреното специфично за локала име и обяснете какво могат да очакват читателите.
Използвайте документиран път за вземане на решения
Започнете с критичната читателска група. Ако значителна част от тази група не може надеждно да използва конвенционален ясен език, планирайте версия на лесен за четене текст. След това преценете последствията. Недоразумение, което може да причини загуба на право, пропуснато лечение, дълг или невъзможност за извършване на обществена услуга, оправдава по-строг преглед и тестване на аудиторията. И накрая, оценете стабилността на съдържанието. Често променящите се подробности изискват връзка към източника, собственик и механизъм за актуализиране, преди да бъде публикувана отделна версия.
Запишете решението в кратката информация за съдържанието: избран режим, целева аудитория, задача, изключен материал, причина за пропускане, роли за преглед, метод на тестване и тригер за преглед. Това не позволява на по-късен редактор да третира лесен за четене текст като просто по-кратък ясен език. Той също така дава основа за приемане на екипите за доставки и качество. Валидно решение може да бъде „публикувайте и двете“: ясен език обслужва широката аудитория, докато лесен за четене текст предлага по-поддържан маршрут за читателите, които се нуждаят от него.
- 1
Наименувайте аудиторията, като използвате проучване, данни за услуги или изрично задължение за достъпност.
- 2
Определете задачата и последствията от неразбирането.
- 3
Решете дали са необходими един режим или паралелни версии.
- 4
Назначете подходящ преглед от специалист и тест на аудиторията.
- 5
Запишете връзката с източника и задействането на актуализацията преди публикуване.
Задайте критерии за приемане, преди да пишете
Версия на ясен език е приемлива, когато представителните читатели могат да намерят съответната информация, да обяснят правилно решението или изискването и да идентифицират следващото действие без редакторска помощ. Рецензентите трябва също така да потвърдят, че заглавията отговарят на въпросите на читателя, термините са обяснени при първа употреба, действията назовават отговорното лице и всички факти на източника остават непокътнати. Резултатът за четливост може да маркира плътни пасажи, но не може да установи разбиране или правна точност.
Версията на лесен за четене текст допълнително се нуждае от последователно прилагане на избрания набор от правила на организацията, достъпна презентация, одобрение от специалист и документирана обратна връзка от хора в целевата аудитория. Тествайте истинското пътуване, вместо да питате дали текстът се чувства лесен. Дайте на участниците ситуация, помолете ги да намерят какво да правят и поискайте обяснение със собствените им думи. Освобождавайте само когато критичните недоразумения са разрешени и всяко необходимо действие може да бъде завършено от версията или чрез изрично описано предаване.
Роли, доказателства и одобрение
Качеството на езика е оперативна отговорност. Дайте отговорност на собственика на източника за точността на фактите, отговорността на редактора за яснотата, отговорността на специалиста за правилата за достъпност и отговорността на собственика на продукта за публикуването. Записът на изданието трябва да идентифицира изходната версия, езиковия режим, рецензентите, доказателствата от теста, датата на одобрение и събитието, което задейства нов преглед.
Експлоатация и поддръжка
Работата не приключва с публикуването. Свържете езиковата версия или конфигурация с нейния източник, наблюдавайте мерките за качество и обслужване и дефинирайте конкретни тригери за преглед. Задействанията включват промени в източника, правни промени, нови нужди на аудиторията, повтарящи се въпроси за поддръжка, технически промени и инциденти. Посочен собственик оценява тригера, отваря нова ревизия, когато е необходимо, и записва подновено одобрение.
Контролен списък за публикуване
Публиката и задачата са ясни.
Всички правни и оперативни факти отговарят на източника.
Датите, сумите, условията и изключенията са пълни.
Заглавията описват въпроси или действия на читателя.
Връзките и контролите имат смислени етикети.
Последователно е обяснена специализираната терминология.
Целевата аудитория е изпробвала критичното пътуване.
Собствеността и задействането на следващия преглед се записват.