Ujasněte si úkol a rozhodnutí
Tato příručka přeměňuje srozumitelný jazyk vs. srozumitelný jazyk na přehledný provozní pracovní postup. Propojuje rozhodování o doméně, vlastnictví, důkazy a přijímání, takže výsledek nadále funguje v produkci.
Vyberte jazykový režim z publika a úkolu, nikoli z preference kratšího textu.
Praktický postup
- 1
Definujte publikum pomocí důkazů, včetně zkušeností se čtením, kontextu, zařízení a dostupné podpory.
- 2
Vyberte jeden skutečný úkol a uveďte, co musí úspěšný čtenář pochopit nebo udělat.
- 3
Vytvořte jazykovou verzi při zachování všech skutečností, podmínek, data a kontaktní cesty související s rozhodnutím.
- 4
Spusťte odbornou a redakční recenzi se zaznamenanými kritérii přijetí.
- 5
Testujte se členy zamýšleného publika, zaznamenávejte zjištění, revidujte a schvalujte vydání.
Příklad nebo nástroj
Oznámení o veřejné prospěšnosti je přepsáno v obou režimech a porovnáváno řádek po řádku. V nástroji také zaznamenejte výchozí stav, vlastníka, rozhodnutí, důkazy, otevřený problém a datum schválení. Použijte skutečnou stránku nebo transakci, aby tým viděl závislosti, výjimky a údržbu, která následuje po vydání.
| Rozhodovací bod | Záznam | Kritérium přijetí |
|---|---|---|
| Základní linie | Pozorovaný aktuální stav | Zdroj a datum zaznamenány |
| Rozhodnutí | Vybraná možnost a zdůvodnění | Zváženo riziko a publikum |
| Důkaz | Testujte, dokumentujte nebo měřte | Kontrolovatelné a specifické pro verzi |
| Schválení | Jméno, role a datum | Splněna všechna povinná kritéria |
Začněte s publikem a účelem
srozumitelný jazyk a snadné čtení řeší různé komunikační problémy. srozumitelný jazyk pomáhá širokému publiku najít, pochopit a použít informace na první pokus. Je vhodný pro většinu veřejných informací, servisních pokynů, pokynů k produktům a transakčních zpráv. snadné čtení je navržen pro lidi, kteří čelí značným překážkám při čtení a porozumění konvenčnímu textu, včetně mnoha lidí s poruchami učení nebo omezenou gramotností. Jeho výroba obvykle vyžaduje přísnější lingvistická pravidla, odbornou recenzi a testování s členy zamýšleného publika.
Nevybírejte mezi režimy pouze podle délky věty nebo rozvržení stránky. Definujte, kdo musí jednat, o čem musí rozhodnout, jaké předchozí znalosti lze předpokládat a co se stane, pokud neporozumí. Oznámení o daňové lhůtě pro širokou veřejnost může vyžadovat srozumitelný jazyk. Pokyny pro vyžádání podpory pro osoby se zdravotním postižením mohou vyžadovat verzi snadné čtení vedle zdrojové stránky. Jedna služba tedy může potřebovat oba režimy, každý s jasným štítkem a trvalým odkazem na autoritativní zdroj.
| Rozhodovací faktor | Obyčejný jazyk | snadné čtení |
|---|---|---|
| Primární publikum | Široká veřejnost, včetně lidí, kteří čtou pod tlakem | Lidé, kteří potřebují podstatně sníženou jazykovou a kognitivní složitost |
| Informační rozsah | Kompletní informace o úkolu v jasnější struktuře a znění | Základní informace o úkolu v malých, explicitních krocích s vysvětlením |
| Recenze | Redakční a předmětová recenze | Předmětová kontrola, odborný přehled snadné čtení a testování cílového publika |
| Vydání | Může nahradit nejasnou univerzální kopii | Obvykle se publikuje jako další verze spojená se zdrojem |
Porovnejte jeden servisní pokyn řádek po řádku
Zvažte zdrojovou větu: „Žadatelé, jejichž příjmové poměry se během schvalovacího období podstatně změní, jsou povinni to neprodleně oznámit příslušnému orgánu.“ Verze v prostém jazyce by mohla znít: „Pokud se váš příjem během pobírání dávky výrazně změní, okamžitě to sdělte úřadu.“ Zachovává aktéra, stav, akci, načasování a cíl, přičemž nahrazuje nominální konstrukci a činí pokyn přímým.
Verze snadné čtení by mohla oddělit stejný význam: ‚Dostanete peníze od úřadu pro dávky. Váš příjem se může změnit. Například: Začnete novou práci. Pak to musíte okamžitě oznámit úřadu pro dávky.‘ Příklad činí abstraktní podmínku konkrétní a každá věta nese jednu hlavní myšlenku. Před vydáním musí tým potvrdit, že „významně“ a příklad nemění zákonnou hranici. Pokud na přesném prahu záleží, uveďte jej nebo odkaz na jasně vysvětlené pravidlo, spíše než jej potichu zjednodušujte.
Identifikujte ve zdroji každou skutečnost, podmínku, termín, výjimku a požadovanou akci.
Zkontrolujte, zda verzi musí používat široká veřejnost nebo konkrétně podporované publikum.
Zachovat právní účinky a provozní odpovědnost v obou režimech.
Příklady používejte pouze tehdy, když objasňují pravidlo, aniž by jej nesprávně zužovaly.
Každý režim označte schváleným názvem specifickým pro národní prostředí a vysvětlete, co mohou čtenáři očekávat.
Použijte zdokumentovanou cestu rozhodování
Začněte skupinou kritických čtenářů. Pokud podstatná část této skupiny nemůže spolehlivě používat konvenční srozumitelný jazyk, naplánujte si verzi snadné čtení. Poté zhodnoťte důsledek. Nedorozumění, které může způsobit ztrátu nároku, zmeškanou léčbu, dluh nebo neschopnost dokončit veřejnou službu, ospravedlňuje přísnější kontrolu a testování publika. Nakonec zhodnoťte stabilitu obsahu. Často se měnící podrobnosti vyžadují před vydáním samostatné verze zdrojový odkaz, vlastníka a aktualizační mechanismus.
Zaznamenejte rozhodnutí do obsahu: vybraný režim, zamýšlené publikum, úkol, vyloučený materiál, důvod jakéhokoli opomenutí, role kontroly, metoda testování a spouštěč kontroly. To zabrání pozdějšímu editoru považovat snadné čtení za pouze kratší srozumitelný jazyk. Poskytuje také týmům pro nákup a kvalitu akceptace. Platné rozhodnutí může být „zveřejnit obojí“: srozumitelný jazyk slouží širokému publiku, zatímco snadné čtení nabízí více podporovanou cestu pro čtenáře, kteří to potřebují.
- 1
Pojmenujte publikum pomocí průzkumu, servisních dat nebo explicitního závazku přístupnosti.
- 2
Definujte úkol a důsledek nedorozumění.
- 3
Rozhodněte, zda jsou vyžadovány verze s jedním režimem nebo paralelní.
- 4
Přiřaďte příslušnou odbornou recenzi a test publika.
- 5
Před publikováním zaznamenejte zdrojový vztah a aktualizujte spouštěč.
Před psaním stanovte kritéria přijetí
Verze v prostém jazyce je přijatelná, pokud reprezentativní čtenáři dokážou najít relevantní informace, správně vysvětlit rozhodnutí nebo požadavek a určit další akci bez redakční pomoci. Recenzenti by také měli potvrdit, že nadpisy odpovídají na otázky čtenářů, pojmy jsou vysvětleny při prvním použití, akce jmenují odpovědnou osobu a všechna zdrojová fakta zůstávají nedotčena. Skóre čitelnosti může označovat husté pasáže, ale nemůže zajistit porozumění nebo právní přesnost.
Verze snadné čtení navíc potřebuje konzistentní aplikaci zvoleného souboru pravidel organizace, přístupnou prezentaci, odhlášení specialisty a zdokumentovanou zpětnou vazbu od lidí z cílové skupiny. Otestujte si skutečnou cestu místo toho, abyste se ptali, zda je text snadný. Poskytněte účastníkům situaci, požádejte je, aby našli, co mají dělat, a požádejte o vysvětlení vlastními slovy. Uvolněte pouze tehdy, když jsou vyřešena kritická nedorozumění a každá požadovaná akce může být dokončena z verze nebo prostřednictvím výslovně popsaného předání.
Role, důkazy a schválení
Jazyková kvalita je provozní odpovědností. Dejte vlastníkovi zdroje odpovědnost za faktickou přesnost, editorovi odpovědnost za srozumitelnost, specialistovi odpovědnost za pravidla přístupnosti a vlastníkovi produktu odpovědnost za zveřejnění. Záznam o vydání by měl identifikovat zdrojovou verzi, jazykový režim, recenzenty, důkazy o testech, datum schválení a událost, která spouští novou recenzi.
Provoz a údržba
Publikací práce nekončí. Propojte jazykovou verzi nebo konfiguraci s jejím zdrojem, sledujte měření kvality a služeb a definujte konkrétní spouštěče kontroly. Spouštěče zahrnují změny zdroje, právní změny, nové potřeby publika, opakující se otázky podpory, technické změny a incidenty. Jmenovaný vlastník vyhodnotí spouštěč, v případě potřeby otevře novou revizi a zaznamená obnovené schválení.
Kontrolní seznam pro zveřejnění
Publikum a úkol jsou jasné.
Všechny právní a provozní skutečnosti odpovídají zdroji.
Data, částky, podmínky a výjimky jsou kompletní.
Nadpisy popisují čtenářské dotazy nebo akce.
Odkazy a ovládací prvky mají smysluplné popisky.
Důsledně je vysvětlena odborná terminologie.
Zamýšlené publikum otestovalo kritickou cestu.
Zaznamená se vlastnictví a další spuštění kontroly.