Clarifier la tâche et la décision
Ce guide transforme le langage clair par rapport au langage clair en un flux de travail opérationnel révisable. Il relie les décisions de domaine, la propriété, les preuves et l'acceptation afin que le résultat continue de fonctionner en production.
Choisissez le mode linguistique en fonction du public et de la tâche, et non en fonction d'une préférence pour un texte plus court.
Méthode pratique
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Définissez le public avec des preuves, y compris l'expérience de lecture, le contexte, l'appareil et l'assistance disponible.
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Sélectionnez une tâche réelle et indiquez ce qu'un lecteur qui réussit doit comprendre ou faire.
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Créez la version linguistique en préservant tous les faits, conditions, dates et chemins de contact pertinents pour la décision.
- 4
Exécutez une révision spécialisée et éditoriale avec des critères d’acceptation enregistrés.
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Testez avec des membres du public visé, enregistrez les résultats, révisez et approuvez la version.
Exemple ou outil
Un avis d'utilité publique est réécrit dans les deux modes et comparé ligne par ligne. Dans l'outil, enregistrez également la référence, le propriétaire, la décision, les preuves, le problème en suspens et la date d'approbation. Utilisez une page ou une transaction réelle pour que l'équipe voie les dépendances, les exceptions et le travail de maintenance qui suit la publication.
| Point de décision | Enregistrer | Critère d'acceptation |
|---|---|---|
| Référence | État actuel observé | Source et date d'enregistrement |
| Décision | Option sélectionnée et justification | Risque et public pris en compte |
| Preuve | Tester, documenter ou mesurer | Révisable et spécifique à la version |
| Approbation | Nom, rôle et date | Tous les critères obligatoires sont remplis |
Commencez par le public et le but
Le langage clair et le langage clair résolvent différents problèmes de communication. Le langage clair aide un large public à trouver, comprendre et utiliser des informations du premier coup. Il convient à la plupart des informations publiques, des instructions de service, des conseils sur les produits et des messages transactionnels. FALC est conçu pour les personnes confrontées à des obstacles importants lors de la lecture et de la compréhension de textes conventionnels, notamment de nombreuses personnes ayant des troubles d'apprentissage ou un niveau d'alphabétisation limité. Sa production nécessite normalement des règles linguistiques plus strictes, une révision par des spécialistes et des tests auprès des membres du public visé.
Ne choisissez pas entre les modes en regardant uniquement la longueur des phrases ou la mise en page. Définissez qui doit agir, ce qu’il doit décider, quelles connaissances préalables peuvent être supposées et ce qui se passe s’il comprend mal. Un avis de date limite fiscale destiné au grand public peut nécessiter un langage clair. Les instructions pour demander une aide aux personnes handicapées peuvent nécessiter une version en langage clair à côté de la page source. Un service peut donc avoir besoin des deux modes, chacun avec une étiquette claire et un lien durable vers la source faisant autorité.
| Facteur de décision | langage clair | FALC |
|---|---|---|
| Public principal | Grand public, y compris les personnes lisant sous pression | Les personnes qui ont besoin d’une complexité linguistique et cognitive considérablement réduite |
| Portée des informations | Informations complètes sur les tâches dans une structure et une formulation plus claires | Informations essentielles sur les tâches en petites étapes explicites avec explications |
| Revoir | Revue éditoriale et thématique | Examen du sujet, examen spécialisé de FALC et tests du public cible |
| Publication | Peut remplacer une copie à usage général peu claire | Généralement publié sous forme de version supplémentaire liée à la source |
Comparez une instruction de service ligne par ligne
Considérez la phrase source : « Les demandeurs dont la situation de revenu change sensiblement au cours de la période d’approbation sont tenus d’en informer l’autorité compétente sans délai. » Une version en langage clair pourrait dire : « Informez immédiatement le bureau des prestations si vos revenus changent de manière significative pendant que vous recevez la prestation. » Elle conserve l’acteur, la condition, l’action, le moment et la destination, tout en remplaçant la construction nominale et en rendant l’instruction directe.
Une version en langage clair pourrait donner le même sens : « Vous recevez de l’argent du bureau des avantages sociaux. » Vos revenus peuvent changer. Par exemple : Vous démarrez un nouvel emploi. Ensuite, vous devez en informer immédiatement le bureau des allocations. » L’exemple concrétise la condition abstraite et chaque phrase véhicule une idée principale. Avant la publication, l’équipe doit confirmer que « de manière significative » et que l’exemple ne modifie pas le seuil légal. Si le seuil exact est important, indiquez-le ou établissez un lien vers une règle clairement expliquée plutôt que de la simplifier silencieusement.
Identifiez chaque fait, condition, délai, exception et action requise dans la source.
Vérifiez si le grand public ou un public spécifiquement pris en charge doit utiliser la version.
Préserver l’effet juridique et la responsabilité opérationnelle dans les deux modes.
Utilisez des exemples uniquement lorsqu'ils clarifient la règle sans la restreindre de manière incorrecte.
Étiquetez chaque mode avec le nom spécifique aux paramètres régionaux approuvé et expliquez à quoi les lecteurs peuvent s'attendre.
Utiliser un chemin de décision documenté
Commencez par le groupe de lecteurs critiques. Si une partie substantielle de ce groupe ne peut pas utiliser de manière fiable le langage clair conventionnel, prévoyez une version en langage clair. Ensuite, évaluez les conséquences. Un malentendu pouvant entraîner une perte de droits, un traitement manqué, une dette ou l'incapacité d'accomplir un service public justifie un examen et des tests d'audience plus approfondis. Enfin, évaluez la stabilité du contenu. Les détails qui changent fréquemment nécessitent un lien source, un propriétaire et un mécanisme de mise à jour avant qu'une version distincte ne soit publiée.
Enregistrez la décision dans le résumé de contenu : mode sélectionné, public cible, tâche, matériel exclu, raison de toute omission, rôles de révision, méthode de test et déclencheur de révision. Cela empêche un éditeur ultérieur de traiter FALC comme un simple langage clair plus court. Cela donne également aux équipes d’approvisionnement et de qualité une base d’acceptation. Une décision valable peut être de « publier les deux » : le langage clair s'adresse à un large public, tandis que le FALC offre un itinéraire plus pris en charge pour les lecteurs qui en ont besoin.
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Nommez le public à l’aide de recherches, de données de service ou d’une obligation explicite d’accessibilité.
- 2
Définissez la tâche et les conséquences d’un malentendu.
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Décidez si un mode ou des versions parallèles sont requis.
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Attribuez l’examen spécialisé et le test d’audience appropriés.
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Enregistrez la relation source et le déclencheur de mise à jour avant la publication.
Définir les critères d’acceptation avant d’écrire
Une version en langage clair est acceptable lorsque les lecteurs représentatifs peuvent localiser les informations pertinentes, expliquer correctement la décision ou l'exigence et identifier l'action suivante sans assistance éditoriale. Les évaluateurs doivent également confirmer que les titres répondent aux questions des lecteurs, que les termes sont expliqués lors de la première utilisation, que les actions nomment la personne responsable et que tous les faits sources restent intacts. Un score de lisibilité peut signaler des passages denses, mais il ne peut pas établir la compréhension ou l’exactitude juridique.
Une version en langage clair nécessite en outre une application cohérente de l'ensemble de règles sélectionnées par l'organisation, une présentation accessible, l'approbation d'un spécialiste et des commentaires documentés des personnes appartenant au public cible. Testez le véritable voyage plutôt que de demander si le texte semble facile. Donnez aux participants une situation, demandez-leur de trouver quoi faire et demandez une explication dans leurs propres mots. Ne publiez que lorsque les malentendus critiques sont résolus et que chaque action requise peut être effectuée à partir de la version ou via un transfert explicitement décrit.
Rôles, preuves et approbation
La qualité linguistique est une responsabilité opérationnelle. Donnez au propriétaire de la source la responsabilité de l'exactitude des faits, à un éditeur la responsabilité de la clarté, à un spécialiste la responsabilité des règles d'accessibilité et au propriétaire du produit la responsabilité de la publication. L'enregistrement de version doit identifier la version source, le mode linguistique, les réviseurs, les preuves de test, la date d'approbation et l'événement qui déclenche une nouvelle révision.
Opérations et entretien
Le travail ne s'arrête pas à la publication. Liez la version linguistique ou la configuration à sa source, surveillez les mesures de qualité et de service et définissez des déclencheurs de révision concrets. Les déclencheurs incluent les changements de source, les changements juridiques, les nouveaux besoins du public, les questions d'assistance récurrentes, les changements techniques et les incidents. Un propriétaire nommé évalue le déclencheur, ouvre une nouvelle révision si nécessaire et enregistre une nouvelle approbation.
Liste de contrôle avant publication
Le public et la tâche sont explicites.
Tous les faits juridiques et opérationnels correspondent à la source.
Les dates, montants, conditions et exceptions sont complets.
Les titres décrivent les questions ou les actions du lecteur.
Les liens et les contrôles ont des étiquettes significatives.
La terminologie spécialisée est expliquée de manière cohérente.
Le public visé a testé le parcours critique.
La propriété et le prochain déclencheur de révision sont enregistrés.