Tisztázza a feladatot és a döntést
Ez az útmutató az közérthető nyelvet az közérthető nyelv helyett áttekinthető működési munkafolyamattá alakítja. Összeköti a tartományi döntéseket, a tulajdonjogot, a bizonyítékokat és az elfogadást, így az eredmény továbbra is működik a termelésben.
Válassza ki a nyelvi módot a közönség és a feladat alapján, ne a rövidebb szöveg preferenciái alapján.
Gyakorlati munkafolyamat
- 1
Határozza meg a közönséget bizonyítékokkal, beleértve az olvasási élményt, a kontextust, az eszközt és a rendelkezésre álló támogatást.
- 2
Válasszon ki egy valódi feladatot, és mondja el, mit kell értenie vagy tennie egy sikeres olvasónak.
- 3
Készítse el a nyelvi változatot, miközben megőrzi a döntés szempontjából releváns tényeket, feltételeket, dátumokat és kapcsolatfelvételi útvonalakat.
- 4
Futtasson szakértői és szerkesztői felülvizsgálatot rögzített elfogadási feltételekkel.
- 5
Teszteljen a célközönség tagjaival, rögzítse a megállapításokat, javítsa át és hagyja jóvá a kiadást.
Példa vagy eszköz
A közhasznú közleményt mindkét módban átírják, és soronként összehasonlítják. Az eszközben rögzítse az alapállapotot, a tulajdonost, a döntést, a bizonyítékot, a nyitott kiadást és a jóváhagyás dátumát is. Valódi oldalt vagy tranzakciót használjon, hogy a csapat láthassa a függőségeket, a kivételeket és a kiadást követő karbantartási munkát.
| Döntési pont | Rekord | Elfogadási kritérium |
|---|---|---|
| Alapvonal | Megfigyelt jelenlegi állapot | A felvétel forrása és dátuma |
| Döntés | A kiválasztott lehetőség és indoklás | Figyelembe vették a kockázatot és a közönséget |
| Bizonyíték | Teszteljen, dokumentáljon vagy mérjen | Áttekinthető és verzióspecifikus |
| Jóváhagyás | Név, szerep és dátum | Minden kötelező kritérium teljesült |
Kezdje a közönséggel és a céllal
Az közérthető nyelv és az közérthető nyelv különböző kommunikációs problémákat old meg. Az közérthető nyelv segít a széles közönség számára az információk megtalálásában, megértésében és használatában az első próbálkozásra. Alkalmas a legtöbb nyilvános információhoz, szolgáltatási utasításhoz, termékútmutatóhoz és tranzakciós üzenethez. Az könnyen érthető kommunikáció olyan emberek számára készült, akik jelentős akadályokkal szembesülnek a hagyományos szöveg olvasása és megértése során, köztük sok tanulási zavarral küzdő vagy korlátozott írástudással rendelkező ember számára. Előállítása általában szigorúbb nyelvi szabályokat, szakértői felülvizsgálatot és tesztelést igényel a célközönség tagjaival.
Ne válasszon a módok között úgy, hogy csak a mondathosszt vagy az oldalelrendezést nézi. Határozza meg, kinek kell cselekednie, mit kell döntenie, milyen előzetes ismereteket feltételezhet, és mi történik, ha félreérti. Előfordulhat, hogy a nagyközönségnek szóló adózási határidő értesítéshez közérthető nyelvre van szükség. A fogyatékkal élők támogatásának kérésére vonatkozó utasításokhoz szükség lehet egy könnyen érthető kommunikáció verzióra a forrásoldal mellett. Egy szolgáltatásnak ezért mindkét módra szüksége lehet, mindegyik világos címkével és tartós hivatkozással a hiteles forráshoz.
| Döntési tényező | közérthető nyelv | könnyen érthető kommunikáció |
|---|---|---|
| Elsődleges közönség | Széles nyilvánosság, beleértve a nyomás alatt olvasókat is | Emberek, akiknek lényegesen csökkentett nyelvi és kognitív komplexitásra van szükségük |
| Információk köre | Töltse ki a feladatinformációkat világosabb szerkezetben és megfogalmazásban | A feladattal kapcsolatos alapvető információk apró, egyértelmű lépésekben, magyarázatokkal |
| Tekintse át | Szerkesztői és tárgyi áttekintés | Tantárgyi áttekintés, speciális könnyen érthető kommunikáció áttekintés és célközönség tesztelése |
| Kiadvány | Kiválthatja a tisztázatlan általános célú másolatot | Általában a forráshoz kapcsolódó kiegészítő verzióként teszik közzé |
Hasonlítsa össze az egyes szerviz utasításokat soronként
Vegyük fontolóra a forrásmondatot: „Azok a kérelmezők, akiknek a jövedelmi körülményei lényegesen megváltoznak az engedélyezési időszak alatt, kötelesek haladéktalanul értesíteni az illetékes hatóságot.” Az közérthető nyelvű változat így szólhat: „Azonnal értesítse az ellátó irodát, ha a bevétele jelentősen megváltozik az ellátás igénybevétele közben.” Megtartja a szereplőt, a feltételt, a cselekvést, az időzítést és a rendeltetési helyet, miközben kicseréli a névleges konstrukciót és az utasítást direktvé teszi.
Egy könnyen érthető kommunikáció változat elválaszthatja ugyanezt a jelentést: „Pénzt kap az ellátási irodától. A bevételed változhat. Például: Új munkát kezdesz. Ezután azonnal szólnia kell az ellátási hivatalnak.” A példa konkretizálja az absztrakt feltételt, és minden mondat egy fő gondolatot hordoz. A kiadás előtt a csapatnak meg kell erősítenie, hogy „jelentősen” és a példa nem változtatja meg a jogi küszöböt. Ha a pontos küszöb számít, adja meg, vagy hivatkozzon egy világosan megmagyarázott szabályra, ahelyett, hogy csendesen leegyszerűsítené.
Azonosítson minden tényt, feltételt, határidőt, kivételt és szükséges intézkedést a forrásban.
Ellenőrizze, hogy a nagyközönségnek vagy egy kifejezetten támogatott közönségnek kell-e használnia a verziót.
A joghatás és a működési felelősség megőrzése mindkét módban.
Csak akkor használjon példákat, ha tisztázza a szabályt anélkül, hogy helytelenül szűkítené azt.
Minden módot fel kell címkézni a jóváhagyott nyelv-specifikus névvel, és magyarázza el, mire számíthatnak az olvasók.
Használjon dokumentált döntési utat
Kezdje a kritikus olvasói csoporttal. Ha a csoport jelentős része nem tudja megbízhatóan használni a hagyományos közérthető nyelvet, tervezzen egy könnyen érthető kommunikáció verziót. Ezután értékelje a következményeket. Az a félreértés, amely jogosultság elvesztését, elmulasztott kezelést, adósságot vagy a közszolgáltatás teljesítésének képtelenségét okozhatja, erősebb felülvizsgálatot és közönségtesztet indokol. Végül értékelje a tartalom stabilitását. A gyakran változó részletekhez forráshivatkozásra, tulajdonosra és frissítési mechanizmusra van szükség, mielőtt egy külön verziót közzétennének.
Rögzítse a döntést a tartalmi összefoglalóban: kiválasztott mód, célközönség, feladat, kizárt anyag, bármilyen mulasztás oka, felülvizsgálati szerepkörök, tesztmódszer és felülvizsgálati kiváltó tényező. Ez megakadályozza, hogy egy későbbi szerkesztő az könnyen érthető kommunikáció-et rövidebb közérthető nyelvként kezelje. A beszerzési és minőségi csapatok számára is elfogadási alapot ad. Érvényes döntés lehet „mindkettő közzététele”: a közérthető nyelv a széles közönséget szolgálja, míg az könnyen érthető kommunikáció egy támogatottabb útvonalat kínál azoknak az olvasóknak, akiknek szükségük van rá.
- 1
Nevezze meg a közönséget kutatási, szolgáltatási adatok vagy kifejezett hozzáférhetőségi kötelezettség alapján.
- 2
Határozza meg a feladatot és a félreértés következményeit!
- 3
Döntse el, hogy egy módú vagy párhuzamos verziókra van-e szükség.
- 4
Rendelje ki a megfelelő szakértői értékelést és közönségtesztet.
- 5
Rögzítse a forráskapcsolatot és frissítse az eseményindítót a közzététel előtt.
Írás előtt állítsa be az elfogadási feltételeket
Az közérthető nyelvű változat akkor fogadható el, ha a reprezentatív olvasók megtalálják a releváns információkat, helyesen magyarázzák el a döntést vagy a követelményt, és szerkesztői segítség nélkül azonosítják a következő műveletet. A lektoroknak azt is meg kell győződniük arról, hogy a címsorok választ adnak az olvasó kérdéseire, a kifejezéseket az első használatkor elmagyarázzák, a műveletek megnevezik a felelős személyt, és minden forrásadat érintetlen marad. Az olvashatósági pontszám megjelölheti a sűrű szövegrészeket, de nem tudja megállapítani a szövegértést vagy a jogi pontosságot.
Az könnyen érthető kommunikáció verzióhoz emellett szükség van a szervezet kiválasztott szabálykészletének következetes alkalmazására, hozzáférhető prezentációra, szakértői bejelentkezésre és a célközönséghez tartozó személyek dokumentált visszajelzésére. Tesztelje a valódi utazást ahelyett, hogy megkérdezné, hogy a szöveg könnyűnek tűnik-e. Adjon a résztvevőknek egy helyzetet, kérje meg őket, hogy találják meg, mit tegyenek, és kérjen magyarázatot saját szavaikkal. Csak akkor engedje el, ha a kritikus félreértések megoldódnak, és minden szükséges művelet elvégezhető a verzióból vagy egy kifejezetten leírt átadás-átvétellel.
Szerepek, bizonyítékok és jóváhagyás
A nyelv minősége működési felelősség. A forrástulajdonos felelőssége a tények pontosságáért, a szerkesztő felelőssége az egyértelműségért, a szakértő felelőssége a hozzáférhetőségi szabályokért és a terméktulajdonos felelőssége a közzétételért. A kiadási rekordnak azonosítania kell a forrásverziót, a nyelvi módot, a lektorokat, a teszt bizonyítékait, a jóváhagyási dátumot és az új felülvizsgálatot kiváltó eseményt.
Műveletek és karbantartás
A munka nem ér véget a megjelenéssel. Kapcsolja össze a nyelvi verziót vagy konfigurációt a forrásával, figyelje a minőségi és szolgáltatási intézkedéseket, és határozzon meg konkrét felülvizsgálati indítékokat. A kiváltó tényezők közé tartoznak a forrásváltozások, a jogi változások, az új közönségigények, az ismétlődő támogatási kérdések, a technikai változások és az incidensek. Egy megnevezett tulajdonos értékeli az eseményindítót, szükség esetén új verziót nyit meg, és rögzíti a megújított jóváhagyást.
Közzétételi ellenőrzőlista
A közönség és a feladat egyértelmű.
Minden jogi és működési tény megegyezik a forrással.
A dátumok, összegek, feltételek és kivételek teljesek.
A fejlécek az olvasói kérdéseket vagy műveleteket írják le.
A linkeken és vezérlőelemeken értelmes címkék vannak.
A szakkifejezéseket következetesen magyarázzák.
A célközönség tesztelte a kritikus utat.
A tulajdonjog és a következő felülvizsgálati esemény rögzítésre kerül.