Wyjaśnij zadanie i decyzję
Ten przewodnik zamienia prosty i ETR w możliwy do sprawdzenia przepływ pracy. Łączy decyzje dotyczące domeny, własność, dowody i akceptację, dzięki czemu wynik nadal sprawdza się w produkcji.
Wybierz tryb językowy na podstawie odbiorców i zadania, a nie preferencji krótszego tekstu.
Praktyczny proces
- 1
Zdefiniuj odbiorców na podstawie dowodów, w tym doświadczenia czytelniczego, kontekstu, urządzenia i dostępnego wsparcia.
- 2
Wybierz jedno prawdziwe zadanie i określ, co musi zrozumieć lub zrobić odnoszący sukcesy czytelnik.
- 3
Utwórz wersję językową, zachowując każdy istotny dla decyzji fakt, warunek, datę i ścieżkę kontaktu.
- 4
Przeprowadź recenzję specjalistyczną i redakcyjną z zapisanymi kryteriami akceptacji.
- 5
Przetestuj z członkami docelowej grupy odbiorców, zapisz ustalenia, weryfikuj i zatwierdzaj publikację.
Przykład lub narzędzie
Ogłoszenie o świadczeniach publicznych jest przepisywane w obu trybach i porównywane linijka po linijce. W narzędziu zapisz także punkt odniesienia, właściciela, decyzję, dowody, otwartą kwestię i datę zatwierdzenia. Użyj prawdziwej strony lub transakcji, aby zespół mógł zobaczyć zależności, wyjątki i prace konserwacyjne następujące po wydaniu.
| Punkt decyzji | Nagrywać | Kryterium akceptacji |
|---|---|---|
| Linia bazowa | Zaobserwowany stan obecny | Źródło i data zapisu |
| Decyzja | Wybrana opcja i uzasadnienie | Uwzględniono ryzyko i odbiorców |
| Dowód | Testuj, dokumentuj lub mierz | Możliwość przeglądu i specyficzna dla wersji |
| Aprobata | Imię i nazwisko, rola i data | Wszystkie obowiązkowe kryteria spełnione |
Zacznij od odbiorców i celu
prosty język i ETR rozwiązują różne problemy komunikacyjne. prosty język pomaga szerokiemu gronu odbiorców znaleźć, zrozumieć i wykorzystać informacje już za pierwszym razem. Nadaje się do większości informacji publicznych, instrukcji serwisowych, wskazówek dotyczących produktów i wiadomości transakcyjnych. ETR jest przeznaczony dla osób, które napotykają znaczne bariery podczas czytania i rozumienia konwencjonalnego tekstu, w tym wielu osób z trudnościami w uczeniu się lub ograniczoną umiejętnością czytania i pisania. Jego produkcja zwykle wymaga bardziej rygorystycznych zasad językowych, specjalistycznej recenzji i testów z członkami docelowej grupy odbiorców.
Nie wybieraj pomiędzy trybami, patrząc tylko na długość zdania lub układ strony. Określ, kto musi działać, jaką decyzję musi podjąć, jaką wcześniejszą wiedzę można założyć i co się stanie, jeśli źle zrozumieją. Ogłoszenie o ostatecznym terminie podatkowym skierowane do ogółu społeczeństwa może wymagać prostego języka. Instrukcje dotyczące ubiegania się o wsparcie dla osób niepełnosprawnych mogą wymagać wersji w łatwym języku obok strony źródłowej. Jedna usługa może zatem potrzebować obu trybów, każdy z wyraźną etykietą i trwałym linkiem do wiarygodnego źródła.
| Czynnik decyzyjny | prosty język | ETR |
|---|---|---|
| Podstawowa publiczność | Szerokie grono odbiorców, w tym osoby czytające pod presją | Osoby, które potrzebują znacznie zmniejszonej złożoności językowej i poznawczej |
| Zakres informacyjny | Pełne informacje o zadaniu w jaśniejszej strukturze i brzmieniu | Niezbędne informacje o zadaniu w małych, wyraźnych krokach z objaśnieniami |
| Recenzja | Recenzja redakcyjna i merytoryczna | Przegląd tematu, specjalistyczna recenzja ETR i testowanie grupy docelowej |
| Publikacja | Może zastąpić nieczytelny egzemplarz ogólnego przeznaczenia | Zwykle publikowane jako wersja dodatkowa, podana w źródle |
Porównaj jedną instrukcję serwisową wiersz po wierszu
Weźmy pod uwagę zdanie źródłowe: „Osoby ubiegające się o świadczenia, których sytuacja dochodowa ulegnie istotnej zmianie w okresie zatwierdzenia, są zobowiązane do niezwłocznego powiadomienia właściwego organu”. Wersja w prostym języku mogłaby brzmieć: „Natychmiast poinformuj urząd ds. świadczeń, jeśli Twoje dochody znacząco zmienią się w trakcie otrzymywania świadczenia”. Zachowuje podmiot, warunek, działanie, czas i miejsce przeznaczenia, zastępując jednocześnie nominalną konstrukcję i nadając instrukcji bezpośrednią formę.
Wersja ETR mogłaby rozdzielić to samo znaczenie: „Otrzymujesz pieniądze z kasy świadczeń”. Twoje dochody mogą się zmienić. Na przykład: Rozpoczynasz nową pracę. W takim razie musisz natychmiast powiadomić kasę świadczeń”. Przykład konkretyzuje abstrakcyjny warunek, a każde zdanie niesie ze sobą jedną główną ideę. Przed wydaniem zespół musi potwierdzić, że „znacząco” i przykład nie zmieniają progu prawnego. Jeśli dokładny próg ma znaczenie, podaj go lub podaj link do jasno wyjaśnionej zasady, zamiast po cichu go upraszczać.
Zidentyfikuj każdy fakt, warunek, termin, wyjątek i wymagane działanie w źródle.
Sprawdź, czy z danej wersji musi korzystać ogół społeczeństwa, czy specjalnie wspierana publiczność.
Zachowaj skutki prawne i odpowiedzialność operacyjną w obu trybach.
Używaj przykładów tylko wtedy, gdy wyjaśniają regułę, nie zawężając jej niepoprawnie.
Oznacz każdy tryb zatwierdzoną nazwą specyficzną dla ustawień regionalnych i wyjaśnij, czego mogą się spodziewać czytelnicy.
Skorzystaj z udokumentowanej ścieżki decyzyjnej
Zacznij od krytycznej grupy czytelników. Jeśli znaczna część tej grupy nie może w sposób niezawodny posługiwać się konwencjonalnym językiem prosty język, zaplanuj wersję ETR. Następnie oceń konsekwencje. Nieporozumienie, które może spowodować utratę uprawnień, nieodebranie leczenia, zadłużenie lub niemożność wykonania usługi publicznej, uzasadnia dokładniejszą ocenę i badanie odbiorców. Na koniec oceń stabilność treści. Często zmieniające się szczegóły wymagają linku źródłowego, właściciela i mechanizmu aktualizacji, zanim opublikowana zostanie osobna wersja.
Zapisz decyzję w skrócie dotyczącym treści: wybrany tryb, docelowi odbiorcy, zadanie, wykluczony materiał, powód pominięcia, role przeglądu, metoda testowania i wyzwalacz przeglądu. Uniemożliwia to późniejszemu redaktorowi traktowanie ETR jako jedynie krótszego zwykłego języka. Daje także podstawę akceptacji zespołom ds. zaopatrzenia i jakości. Ważną decyzją może być „opublikowanie obu”: prosty język służy szerokiemu gronu odbiorców, podczas gdy ETR oferuje bardziej obsługiwaną drogę czytelnikom, którzy tego potrzebują.
- 1
Nazwij odbiorców, korzystając z badań, danych usług lub wyraźnego obowiązku dostępności.
- 2
Zdefiniuj zadanie i konsekwencje nieporozumienia.
- 3
Zdecyduj, czy wymagany jest jeden tryb, czy wersje równoległe.
- 4
Przypisz odpowiednią recenzję specjalistyczną i test publiczności.
- 5
Zapisz relację źródłową i wyzwalacz aktualizacji przed publikacją.
Ustaw kryteria akceptacji przed napisaniem
Wersja w prostym języku jest akceptowalna, jeśli reprezentatywni czytelnicy mogą zlokalizować istotne informacje, poprawnie wyjaśnić decyzję lub wymóg i określić kolejne działanie bez pomocy redakcyjnej. Recenzenci powinni również potwierdzić, że nagłówki odpowiadają na pytania czytelników, terminy są wyjaśnione przy pierwszym użyciu, działania wskazują osobę odpowiedzialną, a wszystkie fakty źródłowe pozostają nienaruszone. Wynik czytelności może oznaczyć gęste fragmenty, ale nie może potwierdzić zrozumienia ani dokładności prawnej.
Wersja ETR dodatkowo wymaga spójnego stosowania zestawu zasad wybranego przez organizację, przystępnej prezentacji, podpisu specjalisty i udokumentowanej informacji zwrotnej od osób z docelowej grupy odbiorców. Przetestuj prawdziwą podróż, zamiast pytać, czy tekst wydaje Ci się łatwy. Przedstaw uczestnikom sytuację, poproś ich, aby odnaleźli, co mają zrobić, i poproś o wyjaśnienie własnymi słowami. Wydanie tylko wtedy, gdy krytyczne nieporozumienia zostaną wyjaśnione, a każde wymagane działanie będzie można wykonać na podstawie wersji lub poprzez wyraźnie opisane przekazanie.
Role, dowody i zatwierdzenie
Jakość języka to odpowiedzialność operacyjna. Daj właścicielowi źródła odpowiedzialność za rzetelność faktów, redaktorowi odpowiedzialność za przejrzystość, specjalistom odpowiedzialność za zasady dostępności i właścicielowi produktu odpowiedzialność za publikację. Zapis wydania powinien określać wersję źródłową, tryb językowy, recenzentów, dowody testowe, datę zatwierdzenia i zdarzenie, które powoduje nową recenzję.
Eksploatacja i konserwacja
Praca nie kończy się w momencie publikacji. Połącz wersję językową lub konfigurację ze źródłem, monitoruj jakość i miary usług oraz zdefiniuj konkretne wyzwalacze przeglądu. Wyzwalacze obejmują zmiany źródła, zmiany prawne, nowe potrzeby odbiorców, powtarzające się pytania dotyczące pomocy, zmiany techniczne i incydenty. Nazwany właściciel ocenia wyzwalacz, w razie potrzeby otwiera nową wersję i rejestruje ponowne zatwierdzenie.
Lista kontrolna przed publikacją
Publiczność i zadanie są jasno określone.
Wszystkie fakty prawne i operacyjne odpowiadają źródłu.
Daty, kwoty, warunki i wyjątki są kompletne.
Nagłówki opisują pytania lub działania czytelnika.
Łącza i kontrolki mają znaczące etykiety.
Terminologia specjalistyczna jest wyjaśniona w sposób spójny.
Docelowa publiczność przetestowała krytyczną podróż.
Rejestrowane są prawa własności i kolejna inicjacja przeglądu.