Selvitä tehtävä ja päätös
Tämä opas muuttaa selkeän kielen vs. helpon kielen tarkastettavaksi työnkuluksi. Se yhdistää verkkotunnuksen päätökset, omistajuuden, todisteet ja hyväksynnän, jotta tulos toimii edelleen tuotannossa.
Valitse kielitila yleisöstä ja tehtävästä, älä lyhyemmän tekstin mieltymyksestä.
Käytännön työnkulku
- 1
Määrittele yleisö todisteilla, mukaan lukien lukukokemus, konteksti, laite ja saatavilla oleva tuki.
- 2
Valitse yksi todellinen tehtävä ja kerro, mitä menestyvän lukijan tulee ymmärtää tai tehdä.
- 3
Luo kieliversio säilyttäen samalla kaikki päätöksen kannalta merkitykselliset tosiasiat, ehdot, päivämäärät ja yhteystiedot.
- 4
Suorita asiantuntija- ja toimituksellinen tarkistus tallennetuilla hyväksymiskriteereillä.
- 5
Testaa kohdeyleisön jäsenten kanssa, tallenna havainnot, tarkista ja hyväksy julkaisu.
Esimerkki tai työkalu
Julkiset edut kirjoitetaan uudelleen molemmissa muodoissa ja niitä verrataan rivi riviltä. Tallenna työkaluun myös lähtökohta, omistaja, päätös, todisteet, avoin kysymys ja hyväksymispäivä. Käytä oikeaa sivua tai tapahtumaa, jotta tiimi näkee riippuvuudet, poikkeukset ja julkaisua seuraavat ylläpitotyöt.
| Päätöskohta | Tallentaa | Hyväksymiskriteeri |
|---|---|---|
| Perustaso | Havaittu nykytila | Lähde ja tallennuspäivämäärä |
| Päätös | Valittu vaihtoehto ja perustelut | Riski ja yleisö huomioitu |
| Todisteet | Testaa, dokumentoi tai mittaa | Tarkastettava ja versiokohtainen |
| Hyväksyminen | Nimi, rooli ja päivämäärä | Kaikki pakolliset kriteerit täyttyivät |
Aloita yleisöstä ja tarkoituksesta
selkeä kieli ja selkokieli ratkaisevat erilaisia viestintäongelmia. selkeä kieli auttaa laajaa yleisöä löytämään, ymmärtämään ja käyttämään tietoa ensimmäisellä kerralla. Se sopii useimpiin julkisiin tietoihin, palveluohjeisiin, tuoteohjeisiin ja tapahtumaviesteihin. selkokieli on suunniteltu ihmisille, joilla on huomattavia esteitä tavanomaisen tekstin lukemisessa ja ymmärtämisessä, mukaan lukien monet ihmiset, joilla on oppimisvaikeuksia tai lukutaito. Sen tuotanto vaatii yleensä tiukempia kielellisiä sääntöjä, asiantuntijatarkastusta ja testausta kohdeyleisön jäsenten kanssa.
Älä valitse tilojen välillä katsomalla vain lauseen pituutta tai sivun asettelua. Määrittele, kenen on toimittava, mitä heidän on päätettävä, mitä ennakkotietoa voidaan olettaa ja mitä tapahtuu, jos he ymmärtävät väärin. Suurelle yleisölle tarkoitettu veron määräaikailmoitus saattaa edellyttää selkeää kieltä. Ohjeet vammaistuen hakemiseen saattavat tarvita selkokieli -version lähdesivun rinnalla. Yksi palvelu voi siis tarvita molempia tiloja, joissa molemmissa on selkeä etiketti ja kestävä linkki arvovaltaiseen lähteeseen.
| Päätöstekijä | selkeä kieli | selkokieli |
|---|---|---|
| Ensisijainen yleisö | Laaja yleisö, mukaan lukien paineen alla lukevat ihmiset | Ihmiset, jotka tarvitsevat huomattavasti vähemmän kielellistä ja kognitiivista monimutkaisuutta |
| Tietojen laajuus | Täytä tehtävätiedot selkeämmällä rakenteella ja sanamuodolla | Tärkeitä tietoja tehtävästä pienin, selkeästi selitettyinä |
| Arvostelu | Toimitus ja aihekatsaus | Aihearvio, selkokieli -asiantuntija-arviointi ja kohdeyleisötestaus |
| Julkaisu | Voi korvata epäselvän yleiskäyttöisen kopion | Yleensä julkaistaan lisäversiona, joka on linkitetty lähteeseen |
Vertaa huolto-ohjeita rivi riviltä
Harkitse lähdelausetta: "Hakijan, jonka tuloolosuhteet muuttuvat olennaisesti hyväksymisajan kuluessa, on ilmoitettava asiasta viipymättä toimivaltaiselle viranomaiselle." Selkeäkielinen versio voisi sanoa: "Kerro etuustoimistolle välittömästi, jos tulot muuttuvat merkittävästi etuuden saamisen aikana." Siinä säilytetään toimija, kunto, toiminta, ajoitus ja kohde, samalla kun nimellinen rakenne korvataan ja ohje tehdään suoraan.
selkokieli -versio voisi erottaa saman merkityksen: 'Saat rahaa etuustoimistosta. Tulosi voivat muuttua. Esimerkiksi: Aloitat uuden työn. Sitten sinun on kerrottava välittömästi etuustoimistolle.” Esimerkki konkretisoi abstraktin ehdon, ja jokaisessa lauseessa on yksi pääidea. Ennen julkaisua tiimin on vahvistettava, että "merkittävästi" ja esimerkki eivät muuta laillista kynnystä. Jos tarkalla kynnysarvolla on merkitystä, kerro se tai linkitä selkeästi selitettyyn sääntöön sen sijaan, että yksinkertaistat sitä hiljaa.
Tunnista jokainen tosiasia, ehto, määräaika, poikkeus ja vaadittu toimenpide lähteestä.
Tarkista, onko suuren yleisön tai erityisesti tuetun yleisön käytettävä versiota.
Säilytä oikeudellinen vaikutus ja toiminnallinen vastuu molemmissa muodoissa.
Käytä esimerkkejä vain, kun ne selventävät sääntöä rajoittamatta sitä väärin.
Merkitse jokainen tila hyväksytyllä kielikohtaisella nimellä ja selitä, mitä lukijat voivat odottaa.
Käytä dokumentoitua päätöspolkua
Aloita kriittisestä lukijaryhmästä. Jos merkittävä osa tästä ryhmästä ei voi luotettavasti käyttää perinteistä selkokielistä versiota, suunnittele selkokieli -versio. Arvioi sitten seuraukset. Väärinkäsitys, joka voi aiheuttaa oikeuden menettämisen, hoitoon jäämisen, velan tai kyvyttömyyden suorittaa julkista palvelua, oikeuttaa tiukemman arvioinnin ja yleisötestauksen. Lopuksi arvioi sisällön vakaus. Usein muuttuvat tiedot tarvitsevat lähdelinkin, omistajan ja päivitysmekanismin ennen kuin erillinen versio julkaistaan.
Kirjaa päätös sisältöselosteeseen: valittu tila, kohdeyleisö, tehtävä, poissuljettu materiaali, mahdollisen laiminlyönnin syy, tarkistusroolit, testimenetelmä ja arvioinnin laukaisin. Tämä estää myöhempää editoria käsittelemästä selkokielia vain lyhyempänä selkeä kielina. Se antaa myös hankinta- ja laatutiimeille hyväksymisperusteen. Kelvollinen päätös voi olla "julkaise molemmat": selkeä kieli palvelee laajaa yleisöä, kun taas selkokieli tarjoaa tuetumman reitin sitä tarvitseville lukijoille.
- 1
Nimeä yleisö käyttämällä tutkimusta, palvelutietoja tai nimenomaista saavutettavuusvelvoitetta.
- 2
Määrittele tehtävä ja väärinkäsityksen seuraukset.
- 3
Päätä, tarvitaanko yksimuoto vai rinnakkaisversiot.
- 4
Määritä asianmukainen asiantuntija-arvio ja yleisötesti.
- 5
Tallenna lähdesuhde ja päivitä triggeri ennen julkaisua.
Aseta hyväksymiskriteerit ennen kirjoittamista
Selkeäkielinen versio on hyväksyttävä, kun edustavat lukijat voivat paikantaa olennaiset tiedot, selittää päätöksen tai vaatimuksen oikein ja tunnistaa seuraavan toimenpiteen ilman toimituksellista apua. Arvostelijoiden tulee myös varmistaa, että otsikot vastaavat lukijan kysymyksiin, termit selitetään ensimmäisellä käyttökerralla, toiminnassa nimetään vastuuhenkilö ja kaikki lähdetiedot pysyvät ennallaan. Luettavuuspisteet voivat merkitä tiheitä kohtia, mutta se ei voi osoittaa ymmärtämistä tai oikeudellista tarkkuutta.
selkokieli -versio vaatii lisäksi organisaation valitun sääntöjoukon johdonmukaisen soveltamisen, esteettömän esityksen, asiantuntijan kirjautumisen ja dokumentoitua palautetta kohdeyleisölle. Testaa todellista matkaa sen sijaan, että kysyisit, tuntuuko teksti helpolta. Anna osallistujille tilanne, pyydä heitä löytämään, mitä tehdä, ja pyydä selitystä omin sanoin. Vapauta vain, kun kriittiset väärinkäsitykset on ratkaistu ja kaikki vaaditut toimet voidaan suorittaa versiosta tai nimenomaisesti kuvatun kanavanvaihdon kautta.
Roolit, todisteet ja hyväksyntä
Kielen laatu on toiminnan vastuu. Anna lähteen omistajalle vastuu tosiasioiden oikeellisuudesta, toimittajan vastuu selkeydestä, asiantuntijavastuu saavutettavuussäännöistä ja tuotteen omistajan vastuu julkaisusta. Julkaisutietueessa tulee yksilöidä lähdeversio, kielitila, arvioijat, testitodisteet, hyväksymispäivämäärä ja tapahtuma, joka käynnistää uuden tarkistuksen.
Käyttö ja huolto
Työ ei lopu julkaisuun. Linkitä kieliversio tai kokoonpano sen lähteeseen, seuraa laatu- ja palvelutoimenpiteitä ja määritä konkreettisia tarkistuskäynnistimiä. Triggereitä ovat lähteen muutokset, lakimuutokset, uudet yleisötarpeet, toistuvat tukikysymykset, tekniset muutokset ja tapaukset. Nimetty omistaja arvioi triggerin, avaa tarvittaessa uuden version ja kirjaa uusitun hyväksynnän.
Julkaisun tarkistuslista
Yleisö ja tehtävä ovat selkeät.
Kaikki oikeudelliset ja toiminnalliset tosiasiat vastaavat lähdettä.
Päivämäärät, määrät, ehdot ja poikkeukset ovat täydellisiä.
Otsikot kuvaavat lukijan kysymyksiä tai toimia.
Linkeissä ja säätimissä on merkitykselliset tunnisteet.
Asiantuntijaterminologiaa selitetään johdonmukaisesti.
Kohdeyleisö on testannut kriittistä matkaa.
Omistajuus ja seuraava tarkistuskäynnistin kirjataan.