Pojasnite nalogo in odločitev
Ta priročnik spremeni navaden jezik v primerjavi z enostavnim jezikom v pregleden operativni potek dela. Povezuje domenske odločitve, lastništvo, dokaze in sprejemanje, tako da rezultat še naprej deluje v proizvodnji.
Jezikovni način izberite glede na občinstvo in nalogo, ne glede na željo po krajšem besedilu.
Praktični postopek
- 1
Določite občinstvo z dokazi, vključno z bralno izkušnjo, kontekstom, napravo in razpoložljivo podporo.
- 2
Izberite eno pravo nalogo in povejte, kaj mora uspešen bralec razumeti ali narediti.
- 3
Ustvarite jezikovno različico in hkrati ohranite vsa dejstva, pogoje, datume in kontaktne poti, ki so pomembni za odločitev.
- 4
Izvedite strokovni in uredniški pregled z zabeleženimi merili sprejemljivosti.
- 5
Preizkusite s člani predvidene publike, zabeležite ugotovitve, popravite in odobrite izdajo.
Primer ali orodje
Obvestilo o javnih ugodnostih se prepiše v obeh načinih in primerja po vrsticah. V orodju zabeležite tudi izhodišče, lastnika, odločitev, dokaze, odprto vprašanje in datum odobritve. Uporabite pravo stran ali transakcijo, da bo skupina videla odvisnosti, izjeme in vzdrževalna dela, ki sledijo izdaji.
| Točka odločitve | Zapis | Kriterij sprejemljivosti |
|---|---|---|
| Izhodišče | Opaženo trenutno stanje | Vir in datum zapisa |
| Odločitev | Izbrana možnost in utemeljitev | Upoštevano je tveganje in občinstvo |
| Dokazi | Preizkusite, dokumentirajte ali izmerite | Pregledljiv in specifičen za različico |
| Odobritev | Ime, vloga in datum | Izpolnjeni vsi obvezni kriteriji |
Začnite z občinstvom in namenom
jasen jezik in lahko berljivo in razumljivo rešujeta različne komunikacijske težave. jasen jezik pomaga širokemu občinstvu najti, razumeti in uporabiti informacije v prvem poskusu. Primeren je za večino javnih informacij, servisnih navodil, navodil za izdelke in transakcijskih sporočil. lahko berljivo in razumljivo je zasnovan za ljudi, ki se soočajo s precejšnjimi ovirami pri branju in razumevanju običajnega besedila, vključno z mnogimi ljudmi z učnimi težavami ali omejeno pismenostjo. Njegova produkcija običajno zahteva strožja jezikovna pravila, strokovni pregled in testiranje s člani ciljne publike.
Med načini ne izbirajte samo glede na dolžino stavka ali postavitev strani. Določite, kdo mora ukrepati, o čem se mora odločiti, kakšno predhodno znanje se lahko domneva in kaj se zgodi, če se napačno razumejo. Obvestilo o davčnem roku za splošno javnost morda potrebuje jasen jezik. Navodila za zahtevanje podpore za invalide bodo poleg izvorne strani morda potrebovala različico lahko berljivo in razumljivo. Ena storitev lahko torej potrebuje oba načina, vsak z jasno oznako in trajno povezavo do verodostojnega vira.
| Faktor odločitve | jasen jezik | Enostaven jezik |
|---|---|---|
| Primarno občinstvo | Širša javnost, tudi ljudje, ki berejo pod pritiskom | Ljudje, ki potrebujejo bistveno zmanjšano jezikovno in kognitivno kompleksnost |
| Obseg informacij | Popolne informacije o nalogi v jasnejši strukturi in besedilu | Bistvene informacije o nalogi v majhnih, nazornih korakih z razlagami |
| Pregled | Uredniški in predmetni pregled | Predmetni pregled, strokovni pregled lahko berljivo in razumljivo in testiranje ciljne publike |
| Objava | Lahko nadomesti nejasno kopijo za splošni namen | Običajno objavljeno kot dodatna različica, povezana z virom |
Primerjajte eno servisno navodilo vrstico za vrstico
Razmislite o izvornem stavku: »Prosilci, katerih dohodkovne okoliščine se med obdobjem odobritve bistveno spremenijo, so dolžni nemudoma obvestiti pristojni organ.« Različica v preprostem jeziku bi lahko rekla: »Takoj povejte uradu za ugodnosti, če se vaš dohodek bistveno spremeni, medtem ko prejemate ugodnost.« Ohranja akterja, pogoj, dejanje, čas in cilj, medtem ko nadomešča nominalno konstrukcijo in naredi navodila neposredna.
Različica lahko berljivo in razumljivo bi lahko ločila isti pomen: 'Denar prejmete od urada za ugodnosti. Vaš dohodek se lahko spremeni. Na primer: začnete novo službo. Potem morate takoj povedati uradu za ugodnosti.« Primer naredi abstrakten pogoj konkreten in vsak stavek nosi eno glavno idejo. Pred sprostitvijo mora skupina potrditi, da „znatno“ in primer ne spremenita zakonskega praga. Če je natančen prag pomemben, ga navedite ali povežite z jasno razloženim pravilom, namesto da ga tiho poenostavite.
V viru opredelite vsako dejstvo, pogoj, rok, izjemo in zahtevano dejanje.
Preverite, ali mora različico uporabljati splošna javnost ali posebej podprto občinstvo.
Ohranitev pravnega učinka in operativne odgovornosti v obeh načinih.
Uporabite primere le, ko pojasnjujejo pravilo, ne da bi ga napačno zožili.
Označite vsak način z odobrenim imenom, specifičnim za jezik, in pojasnite, kaj lahko bralci pričakujejo.
Uporabite dokumentirano pot odločanja
Začnite s skupino kritičnih bralcev. Če znaten del te skupine ne more zanesljivo uporabljati običajnega preprostega jezika, načrtujte različico preprostega jezika. Nato ocenite posledice. Nesporazum, ki lahko povzroči izgubo upravičenosti, zamujeno zdravljenje, dolg ali nezmožnost dokončanja javne storitve, upravičuje strožji pregled in testiranje občinstva. Na koncu ocenite stabilnost vsebine. Podrobnosti, ki se pogosto spreminjajo, potrebujejo izvorno povezavo, lastnika in mehanizem za posodobitev, preden se objavi ločena različica.
Odločitev zapišite v povzetek vsebine: izbrani način, predvideno občinstvo, naloga, izključeno gradivo, razlog za kakršno koli opustitev, vloge pri pregledu, preskusna metoda in sprožilec pregleda. To preprečuje kasnejšemu urejevalniku, da bi lahko berljivo in razumljivo obravnaval le kot krajši jasen jezik. Ekipi za nabavo in kakovost daje tudi osnovo za sprejemanje. Veljavna odločitev je lahko »objavi oboje«: jasen jezik služi širokemu občinstvu, medtem ko lahko berljivo in razumljivo ponuja bolj podprto pot za bralce, ki jo potrebujejo.
- 1
Poimenujte občinstvo z uporabo raziskav, podatkov o storitvah ali izrecne obveznosti glede dostopnosti.
- 2
Opredelite nalogo in posledice nesporazuma.
- 3
Odločite se, ali so potrebne enonačinske ali vzporedne različice.
- 4
Dodelite ustrezen strokovni pregled in preizkus občinstva.
- 5
Zabeležite izvorno razmerje in posodobite sprožilec pred objavo.
Pred pisanjem določite merila sprejemljivosti
Različica v navadnem jeziku je sprejemljiva, če reprezentativni bralci lahko najdejo ustrezne informacije, pravilno razložijo odločitev ali zahtevo in določijo naslednje dejanje brez uredniške pomoči. Recenzenti bi morali tudi potrditi, da naslovi odgovarjajo na vprašanja bralcev, da so izrazi razloženi ob prvi uporabi, da dejanja imenujejo odgovorno osebo in da vsa izvorna dejstva ostanejo nedotaknjena. Ocena berljivosti lahko označi goste odlomke, ne more pa ugotoviti razumevanja ali pravne točnosti.
Različica lahko berljivo in razumljivo poleg tega potrebuje dosledno uporabo izbranega nabora pravil organizacije, dostopno predstavitev, podpis strokovnjaka in dokumentirane povratne informacije ljudi v predvidenem občinstvu. Preizkusite resnično potovanje, namesto da sprašujete, ali se besedilo zdi enostavno. Udeležencem dajte situacijo, jih prosite, naj najdejo, kaj storiti, in zahtevajte razlago z lastnimi besedami. Sprostite samo, ko so kritični nesporazumi rešeni in je vsako zahtevano dejanje mogoče dokončati iz različice ali prek izrecno opisanega prenosa.
Vloge, dokazi in odobritev
Kakovost jezika je operativna odgovornost. Lastniku vira dodelite odgovornost za točnost dejstev, uredniku odgovornost za jasnost, strokovnjaku odgovornost za pravila dostopnosti in lastniku izdelka odgovornost za objavo. Zapis o izdaji mora identificirati izvorno različico, jezikovni način, pregledovalce, dokaze o preskusu, datum odobritve in dogodek, ki sproži nov pregled.
Delovanje in vzdrževanje
Delo se ne konča z objavo. Povežite jezikovno različico ali konfiguracijo z njenim izvorom, spremljajte ukrepe kakovosti in storitev ter definirajte konkretne sprožilce pregleda. Sprožilci vključujejo spremembe vira, pravne spremembe, nove potrebe občinstva, ponavljajoča se vprašanja podpore, tehnične spremembe in incidente. Imenovani lastnik oceni sprožilec, po potrebi odpre novo revizijo in zabeleži ponovno odobritev.
Kontrolni seznam za objavo
Občinstvo in naloga sta eksplicitna.
Vsa pravna in operativna dejstva se ujemajo z virom.
Datumi, zneski, pogoji in izjeme so popolni.
Naslovi opisujejo bralčeva vprašanja ali dejanja.
Povezave in kontrolniki imajo smiselne oznake.
Strokovna terminologija je pojasnjena dosledno.
Predvideno občinstvo je preizkusilo kritično potovanje.
Zabeleži se lastništvo in sprožilec naslednjega pregleda.