Ujasnite si úlohu a rozhodnutie
Táto príručka premení zrozumiteľný jazyk vs. zrozumiteľný jazyk na prehľadný operačný pracovný postup. Spája rozhodnutia o doméne, vlastníctvo, dôkazy a akceptovanie, takže výsledok naďalej funguje vo výrobe.
Jazykový režim si vyberte podľa publika a úlohy, nie podľa preferencie kratšieho textu.
Praktický postup
- 1
Definujte publikum pomocou dôkazov vrátane skúseností s čítaním, kontextu, zariadenia a dostupnej podpory.
- 2
Vyberte jednu skutočnú úlohu a uveďte, čo musí úspešný čitateľ pochopiť alebo urobiť.
- 3
Vytvorte jazykovú verziu pri zachovaní všetkých faktov, podmienok, dátumu a kontaktnej cesty relevantných pre rozhodnutie.
- 4
Spustite odbornú a redakčnú kontrolu so zaznamenanými kritériami prijatia.
- 5
Testujte s členmi zamýšľaného publika, zaznamenávajte zistenia, revidujte a schvaľujte vydanie.
Príklad alebo nástroj
Oznámenie o verejných výhodách sa prepisuje v oboch režimoch a porovnáva sa riadok po riadku. V nástroji tiež zaznamenajte základnú líniu, vlastníka, rozhodnutie, dôkazy, otvorený problém a dátum schválenia. Použite skutočnú stránku alebo transakciu, aby tím videl závislosti, výnimky a údržbu, ktorá nasleduje po vydaní.
| Rozhodovací bod | Záznam | Akceptačné kritérium |
|---|---|---|
| Základná línia | Pozorovaný aktuálny stav | Zdroj a dátum zaznamenania |
| rozhodnutie | Vybraná možnosť a zdôvodnenie | Zvážte riziko a publikum |
| Dôkazy | Testujte, dokumentujte alebo merajte | Kontrolovateľné a špecifické pre verziu |
| Schválenie | Meno, rola a dátum | Splnené všetky povinné kritériá |
Začnite s publikom a účelom
zrozumiteľný jazyk a zrozumiteľný jazyk riešia rôzne komunikačné problémy. zrozumiteľný jazyk pomáha širokému publiku nájsť, pochopiť a použiť informácie na prvý pokus. Je vhodný pre väčšinu verejných informácií, servisných pokynov, pokynov k produktom a transakčných správ. ľahko čitateľný jazyk je určený pre ľudí, ktorí čelia značným prekážkam pri čítaní a porozumení konvenčného textu, vrátane mnohých ľudí s poruchami učenia alebo obmedzenou gramotnosťou. Jeho výroba si zvyčajne vyžaduje prísnejšie lingvistické pravidlá, odborné preskúmanie a testovanie s členmi zamýšľaného publika.
Nevyberajte si medzi režimami len podľa dĺžky vety alebo rozloženia strany. Definujte, kto musí konať, o čom musí rozhodnúť, aké predchádzajúce znalosti možno predpokladať a čo sa stane, ak nesprávne porozumie. Oznámenie o daňovej lehote pre širokú verejnosť môže vyžadovať zrozumiteľný jazyk. Pokyny na vyžiadanie podpory pre osoby so zdravotným postihnutím môžu vyžadovať verziu ľahko čitateľný jazyk spolu so zdrojovou stránkou. Jedna služba preto môže potrebovať oba režimy, každý s jasným označením a trvalým odkazom na dôveryhodný zdroj.
| Faktor rozhodovania | Obyčajný jazyk | ľahko čitateľný jazyk |
|---|---|---|
| Primárne publikum | Široká verejnosť vrátane ľudí, ktorí čítajú pod tlakom | Ľudia, ktorí potrebujú podstatne zníženú jazykovú a kognitívnu zložitosť |
| Informačný rozsah | Vyplňte informácie o úlohe v prehľadnejšej štruktúre a znení | Základné informácie o úlohe v malých, explicitných krokoch s vysvetleniami |
| recenzia | Redakčná a vecná recenzia | Predmetová kontrola, odborný prehľad ľahko čitateľný jazyk a testovanie cieľového publika |
| Publikácia | Môže nahradiť nejasnú univerzálnu kópiu | Zvyčajne sa uverejňuje ako dodatočná verzia prepojená so zdrojom |
Porovnajte jeden servisný pokyn riadok po riadku
Zvážte zdrojovú vetu: „Žiadatelia, ktorých príjmové pomery sa počas schvaľovacieho obdobia podstatne zmenia, sú povinní to bezodkladne oznámiť príslušnému orgánu.“ Verzia v obyčajnom jazyku by mohla znieť: „Okamžite to povedzte úradu pre dávky, ak sa váš príjem počas poberania dávky výrazne zmení.“ Zachováva aktéra, stav, činnosť, načasovanie a cieľ, pričom nahrádza nominálnu konštrukciu a robí pokyn priamym.
Verzia ľahko čitateľný jazyk by mohla oddeľovať rovnaký význam: „Dostanete peniaze z úradu pre dávky. Váš príjem sa môže zmeniť. Napríklad: Začnete novú prácu. Potom to musíte okamžite povedať úradu pre dávky.‘ Príklad robí abstraktnú podmienku konkrétnou a každá veta nesie jednu hlavnú myšlienku. Pred vydaním musí tím potvrdiť, že „výrazne“ a príklad nemenia zákonnú hranicu. Ak záleží na presnom prahu, uveďte ho alebo odkaz na jasne vysvetlené pravidlo, a nie v tichosti ho zjednodušujte.
Identifikujte každú skutočnosť, podmienku, termín, výnimku a požadovanú akciu v zdroji.
Skontrolujte, či verziu musí používať široká verejnosť alebo konkrétne podporované publikum.
Zachovať právny účinok a prevádzkovú zodpovednosť v oboch režimoch.
Príklady používajte iba vtedy, keď objasňujú pravidlo bez jeho nesprávneho zúženia.
Označte každý režim schváleným názvom špecifickým pre miestne nastavenie a vysvetlite, čo môžu čitatelia očakávať.
Použite zdokumentovanú cestu rozhodovania
Začnite so skupinou kritických čitateľov. Ak podstatná časť tejto skupiny nemôže spoľahlivo používať konvenčný obyčajný jazyk, naplánujte si verziu jednoduchého jazyka. Potom zhodnoťte dôsledky. Nedorozumenie, ktoré môže spôsobiť stratu nároku, zmeškanú liečbu, dlh alebo neschopnosť dokončiť verejnú službu, ospravedlňuje prísnejšiu kontrolu a testovanie publika. Nakoniec zhodnoťte stabilitu obsahu. Často sa meniace podrobnosti vyžadujú pred vydaním samostatnej verzie odkaz na zdroj, vlastníka a mechanizmus aktualizácie.
Zaznamenajte svoje rozhodnutie v prehľade obsahu: vybraný režim, zamýšľané publikum, úloha, vylúčený materiál, dôvod akéhokoľvek vynechania, roly kontroly, testovacia metóda a spúšťač kontroly. To bráni neskoršiemu editorovi zaobchádzať s ľahko čitateľný jazyk len ako s kratším zrozumiteľný jazyk. Poskytuje tiež tímom obstarávania a kvality akceptačný základ. Platné rozhodnutie môže byť „zverejniť oboje“: zrozumiteľný jazyk slúži širokému publiku, zatiaľ čo ľahko čitateľný jazyk ponúka viac podporovanú cestu pre čitateľov, ktorí to potrebujú.
- 1
Pomenujte publikum pomocou prieskumu, údajov služby alebo explicitného záväzku dostupnosti.
- 2
Definujte úlohu a dôsledok nedorozumenia.
- 3
Rozhodnite sa, či je potrebný jeden režim alebo paralelná verzia.
- 4
Priraďte príslušnú odbornú recenziu a test publika.
- 5
Pred zverejnením si zaznamenajte vzťah so zdrojom a aktualizujte spúšťač.
Pred písaním stanovte kritériá prijatia
Verzia v obyčajnom jazyku je prijateľná, keď reprezentatívni čitatelia dokážu nájsť relevantné informácie, správne vysvetliť rozhodnutie alebo požiadavku a určiť ďalšiu akciu bez redakčnej pomoci. Recenzenti by tiež mali potvrdiť, že nadpisy odpovedajú na otázky čitateľov, pojmy sú vysvetlené pri prvom použití, akcie označujú zodpovednú osobu a všetky zdrojové fakty zostávajú nedotknuté. Skóre čitateľnosti môže označovať husté pasáže, ale nemôže zaručiť porozumenie alebo právnu presnosť.
Verzia ľahko čitateľný jazyk navyše vyžaduje dôsledné uplatňovanie zvoleného súboru pravidiel organizácie, dostupnú prezentáciu, odhlásenie špecialistom a zdokumentovanú spätnú väzbu od ľudí v zamýšľanom publiku. Otestujte si skutočnú cestu namiesto toho, aby ste sa pýtali, či je text jednoduchý. Poskytnite účastníkom situáciu, požiadajte ich, aby našli, čo majú robiť, a požiadajte ich o vysvetlenie vlastnými slovami. Uvoľnite iba vtedy, keď sú vyriešené kritické nedorozumenia a každá požadovaná akcia môže byť dokončená z verzie alebo prostredníctvom výslovne opísaného odovzdania.
Úlohy, dôkazy a schválenie
Jazyková kvalita je prevádzková zodpovednosť. Dajte vlastníkovi zdroja zodpovednosť za faktickú presnosť, editorovi zodpovednosť za zrozumiteľnosť, špecializovanej zodpovednosti za pravidlá prístupnosti a zodpovednosti vlastníka produktu za publikovanie. Záznam o vydaní by mal identifikovať zdrojovú verziu, jazykový režim, recenzentov, dôkaz o teste, dátum schválenia a udalosť, ktorá spustí novú kontrolu.
Prevádzka a údržba
Publikovaním práca nekončí. Prepojte jazykovú verziu alebo konfiguráciu s jej zdrojom, monitorujte opatrenia na kvalitu a služby a definujte konkrétne spúšťače kontroly. Spúšťače zahŕňajú zmeny zdroja, právne zmeny, nové potreby publika, opakujúce sa otázky podpory, technické zmeny a incidenty. Pomenovaný vlastník vyhodnotí spúšťač, v prípade potreby otvorí novú revíziu a zaznamená obnovené schválenie.
Kontrolný zoznam na zverejnenie
Publikum a úloha sú jasné.
Všetky právne a prevádzkové skutočnosti zodpovedajú zdroju.
Dátumy, sumy, podmienky a výnimky sú úplné.
Nadpisy popisujú otázky alebo akcie čitateľov.
Odkazy a ovládacie prvky majú zmysluplné štítky.
Odborná terminológia je vysvetlená dôsledne.
Zamýšľané publikum otestovalo kritickú cestu.
Zaznamenáva sa vlastníctvo a spustenie ďalšej kontroly.