Три езикови стила се справят с различни предизвикателства пред достъпността
Изборът на езикова форма е решение относно достъпа до информация. Стандартният език е подходящ, когато целевите читатели могат уверено да използват общодостъпни или технически текстове. Простият език улеснява разбирането от широка аудитория, като използва познати думи, ясни изречения и логическа последователност. Лесният за четене език предлага по-достъпна версия за хора със значителни бариери в разбирането.
Тази класификация не е класация. Техническият текст на стандартен език може да бъде по-точен и разбираем за своята аудитория, отколкото тромаво опростяване. Простият език не е разводнено твърдение, а по-скоро премахва езиковите препятствия, които могат да бъдат избегнати. Лесният за четене език следва специфични езикови и дизайнерски насоки, в зависимост от използваните правила и организационния контекст, и обикновено се преглежда с целевата аудитория.
Следователно, важното не е коя форма организацията обикновено предпочита. Тя трябва да може да обоснове конкретно съдържание, обяснявайки кой се нуждае от него, в каква ситуация и какъв трябва да бъде желаният резултат след прочитането му. Това може да доведе до една основна версия за всички или няколко версии с различни задачи. Ясното решение предотвратява създаването на всеки текст многократно като предпазна мярка, без реално да подобри достъпността за определена група читатели.
Читателят, задачата и рискът предоставят най-важните насоки
Започнете с конкретен човек в конкретна ситуация. „Граждани“ е твърде широко понятие, за да се определи конкретен езиков стил. По-точно описание би било: „Човек с малък опит в германската административна система иска да кандидатства за помощ за първи път.“ Включете информация за известни бариери при четене, предварителни знания, използвани помощни средства и дали обикновено е налична лична подкрепа.
След това опишете задачата. Дали лицето просто се опитва да намери работно време, да сравни няколко оферти или да разбере изискванията и да изпълни действие, ограничено във времето? Колкото повече решения изисква един текст, толкова по-подкрепящ трябва да бъде неговият информационен поток. Целият процес е от решаващо значение. Разбираемото обяснение е недостатъчно, ако свързаният формуляр използва едни и същи термини по различен начин или споменава важни условия само в края.
И накрая, помислете за потенциалните последици от недоразумение. Те могат да бъдат значителни, когато става въпрос за здраве, безопасност, права, пари или обвързващи срокове, но това не прави автоматично обикновения език правилния избор. Първоначално това увеличава нуждата от точна, разбираема информация и надеждна проверка. Дали е необходима и специална версия зависи от това кои хора всъщност трябва да бъдат достигнати.
Четири типични типа съдържание водят до различни решения
Страница с работното време на градска библиотека има позната функция и ограничени последици в случай на грешка. Ясно структурирана основна версия на разбираем език може да достигне до почти всички посетители. Допълнителна версия е от малка полза, ако датата, адресът, изключенията и информацията за контакт са вече очевидни. Стандартният език също може да е достатъчен, стига да не включва вътрешна административна терминология.
Когато кандидатствате за жилищни помощи, непознати изисквания, подкрепящи документи, крайни срокове и финансови последици се намесват. Страницата за общи услуги трябва да предоставя насоки на широка аудитория на разбираем език. Ако сред целевите потребители има хора със значителни нужди от разбиране, отделна версия на лесен за разбиране език може да обясни достъпа и подкрепата. Самият формуляр трябва да остане достъпен и разбираем независимо от това.
Вътрешно техническо ръководство за опитни администратори може да използва стандартен език с точни технически термини, тъй като тези термини са част от тяхната споделена работа. Инструкцията за евакуация, от друга страна, е насочена към много хора под стрес. В този случай кратките, директни твърдения и недвусмислените символи са по-важни от официалното определяне на езиков режим. Подготвените допълнителни обяснения могат да бъдат полезни, но не трябва да забавят незабавното предупреждение.
Често е достатъчна една основна версия.
Една версия е полезна, когато читателите имат сходни задачи и съдържанието може да бъде ясно обяснено без загуба на точност. Простият език често е подходящ като обща основа за публични уебсайтове. Той е подходящ за хора с различни нива на четене, без да ги разделя на отделни секции. Предпоставка е версията да започва с истински въпроси, а не просто да съкращава съществуващи изречения.
Стандартният език също може да е достатъчен като основна версия. Това се отнася например за ясно дефинирана област на експертиза, чиито читатели надеждно разбират терминологията и връзките. Въпреки това, проверете дали традицията се бърка с разбирането. Ако експертите редовно задават въпроси, тълкуват инструкциите по различен начин или работят с дълги текстове, съществуващият формат не е добро решение, просто защото е обичаен в организацията.
Допълнителните усилия не са единственият аргумент срещу множество версии. По-важното е, че трябва да се вземе предвид дали предлагат наистина нов подход. Две версии, обслужващи почти една и съща читателска аудитория, усложняват избора и поддръжката, без да решават никакви проблеми. В такива случаи е по-добре да се подобри основната версия. Допълнителна версия трябва да се създава само ако определена читателска аудитория не може надеждно да използва комбинираната версия въпреки внимателния дизайн.
Паралелните версии се нуждаят от собствена ясна цел.
Допълнителна версия е оправдана, ако ключовите читатели не могат да постигнат целта си с основната версия и техните нужди не могат да бъдат задоволени чрез малки подобрения. Това може да е така за хора, които се нуждаят от разбираем език. Новата версия трябва напълно да поддържа конкретна задача, като например обяснение на услуга, описание на достъпа и предлагане на разбираем начин за връзка с тях.
Многобройните версии могат също така да обслужват различни нива на предварителни знания. Изследователски институт може да предложи техническа публикация на стандартен език и въведение на разбираем език. Въведението не е необходимо да повтаря всяка отделна методологична точка, но твърденията му трябва да са в съответствие с източника. То трябва ясно да посочва кой раздел обяснява и къде заинтересованите читатели могат да намерят пълното изследване.
Процесът на подбор трябва да е лесен за посетителите. Етикети като „Резюме“ или „Допълнителна версия“ не обясняват разликата. Изрично споменавайте „Разбираем език“ или „Лесен език“ и свързвайте директно между версии на едно и също съдържание, когато е възможно. Никой не трябва да бъде пренасочван към обща начална страница след превключване между версии. Кратка бележка може също да обясни нивото на детайлност и поддръжка, предлагани от всяка версия.
Правните и оригиналните документи налагат ограничения за редактиране.
Някои документи трябва да се съхраняват в специфична или правно обвързваща форма. Договор, официално известие или правен текст не може просто да бъде заменен с опростена версия. Това обаче не означава, че читателите трябва да бъдат оставени без подкрепа. Разбираемото обяснение може да изясни целта, ключовите последици и следващите стъпки, както и ясно да препраща към съответния документ.
Обяснението не трябва да създава фалшиво чувство за сигурност. Условията, изключенията и крайните срокове трябва да бъдат прегледани от експерти, особено ако дадено недоразумение се отнася до права, здраве или финанси. Ако е необходимо индивидуално решение, текстът трябва да посочва това и да предоставя информация за наличните консултантски услуги. Въпреки че опростеният език намалява езиковите бариери, той не елиминира присъщата сложност на темата.
В зависимост от мандата, държавата и избрания стандарт, се прилагат различни изисквания за правилата, етикетирането и прегледа на обикновения език. Следователно организациите трябва предварително да определят за какво се отнасят и кой е отговорен за техническото и езиковото качество. Автоматично опростеното резюме не е прегледана версия на обикновен език. Особено при важни теми, това изисква участието на подходящи експерти и целевите читатели.
Решението трябва да е валидно и за следващата редакция.
Всяка допълнителна версия изисква време за създаване, експертна проверка, езикова проверка и публикуване. Версиите на обикновен език обикновено също изискват преглед, съобразен с целевата аудитория. Тази работа не е аргумент срещу достъпността, но трябва да бъде честно включена в решението. Непълна или нерецензирана версия не помага на читателите и може да доведе до неправилни действия по отношение на важна информация.
Планирайте поддръжката едновременно. Цените, крайните срокове, лицата за контакт и процедурите често се променят по-бързо от основните обяснения. Ако съществуват множество версии, промените от надежден източник трябва да бъдат включени във всички засегнати текстове. Определете кой инициира редакцията и коя версия остава видима до одобрение. Остарелият разбираем език не е по-достъпен от текущата основна версия.
Ограничените ресурси трябва първо да бъдат инвестирани в съдържание, което се използва често, подкрепя важни решения или съдържа известни бариери. Това позволява на организацията да направи няколко теми напълно и надеждно достъпни, вместо да създава повърхностни версии за цялото си предлагане. Първоначалните публикации ще разкрият какво ниво на сътрудничество, време за преглед и техническа поддръжка са действително необходими за по-нататъшни версии.
Краткото обяснение прави избора на език разбираем.
Документирайте решението директно със съдържанието. Бележката трябва да уточнява до кои хора се достига, каква задача изпълняват, какви бариери за разбиране са известни и какво може да се случи в случай на грешка. Включете избраната основна версия и причината за всяка допълнителна версия. По този начин по-късните редактори няма да се налага да гадаят от окончателната версия какъв проблем първоначално е бил предназначен да бъде решен.
За паралелни версии, тяхната връзка също трябва да бъде обяснена в обосновката. Опишете каква информация трябва да покрие напълно по-достъпната версия, къде се намира изходният документ и кой изяснява евентуални технически несъответствия. За обикновен език също трябва да е ясно кой набор от правила или професионални практики се използва и как целевите читатели са включени в процеса на рецензиране.
Такава документация не е необходимо да бъде дълга. Няколко конкретни изречения са по-ценни от общите твърдения за включване. Те помагат на редакционния екип с редакциите и на управлението с разпределението на ресурсите. Преди всичко, те правят избора проверим: Ако целевите читатели продължават да не могат да изпълнят задачата си, първоначалното оправдание вече не е достатъчно.
Опитът от употребата може да промени първоначалния избор
Използваният език е предположение, докато не се наблюдава неговото използване. Честите запитвания, неправилно подадени документи, прекратени процеси и оплаквания могат да показват, че текстът не изпълнява предназначението си. Такива показатели трябва да се разглеждат според целевата аудитория и конкретната предприета стъпка. Една неясна връзка може да изисква малка корекция, докато повтарящи се фундаментални недоразумения могат да оправдаят различна версия.
Директното тестване предоставя особено ясни индикации. Дайте на хората от целевата аудитория реалистична задача и ги накарайте да обяснят какво са разбрали и как биха действали. За работа с обикновен език е необходимо да се включат хора със съответната нужда от разбиране. Общ въпрос като „Лесен ли е текстът за разбиране?“ е недостатъчен, защото съгласието не гарантира правилно приложение.
Промените в продукта или услугата също могат да направят избора остарял. Нова целева група, дигитално приложение или по-сериозни последици от грешка могат да променят изискванията. И обратно, преработената основна версия може да работи толкова добре, че почти идентична втора версия вече не е необходима. Следователно, прегледайте обосновката за значителни промени, а не само според фиксиран график.
Подходящата езикова форма се демонстрира чрез успешно изпълнена задача.
Един разумен избор съчетава три вида знания: действителните читатели, тяхната задача и последствията от недоразумение. Едва тогава се решава дали стандартният език е достатъчен, обикновеният език може да носи общата основна версия или лесният за четене език трябва да осигури допълнителен достъп. Този подход предотвратява както ненужни паралелни текстове, така и предложения, които изключват известни групи читатели.
Започнете с конкретно, важно съдържание и разгледайте няколко реалистични ситуации. Работното време, приложението за услуга, техническите инструкции и предупреждението показват защо един и същ отговор не е подходящ навсякъде. Помислете за професионалната отговорност и бъдещата поддръжка от самото начало. Това гарантира, че решението няма да остане просто добро намерение, а може да бъде надеждно приложено чрез промени.
В крайна сметка важното е дали хората могат да намерят, разберат и използват правилната информация. Познатият термин за езиковия режим не е доказателство за това. Наблюдаваната употреба, ясно дефинираните отговорности и честната обосновка осигуряват по-голяма сигурност. Ако новите открития противоречат на предишния избор, корекцията не е неуспех, а логична стъпка към по-достъпно предлагане.