Tri jezična stila rješavaju različite izazove pristupa
Odabir jezičnog stila odluka je o pristupu informacijama. Standardni jezik je prikladan ako ciljani čitatelji mogu s pouzdanjem koristiti uobičajene javne ili tehničke tekstove. Jednostavan jezik olakšava razumijevanje širokoj publici korištenjem poznatih riječi, jasnih rečenica i logične strukture. Jednostavan jezik nudi pristupačniju verziju za ljude sa značajnim preprekama u razumijevanju.
Ova klasifikacija nije rangiranje. Tehnički tekst napisan standardnim jezikom može biti točniji i razumljiviji svojoj publici od nespretnog pojednostavljenja. Jednostavan jezik nije razvodnjena verzija izjave, već uklanja jezične barijere koje se mogu izbjeći. Jezik koji se lako čita, ovisno o korištenim pravilima i organizacijskom kontekstu, slijedi specifične jezične i dizajnerske smjernice te se obično pregledava s ciljanom publikom.
Stoga nije važno koji oblik organizacija općenito preferira. Mora biti u stanju opravdati određeni dio sadržaja, objašnjavajući kome je potreban u kojoj situaciji i kakav bi trebao biti željeni ishod nakon čitanja. To može rezultirati jednom glavnom verzijom za sve ili nekoliko verzija s različitim ciljevima. Jasna odluka sprječava da se tekst stvara više puta kao mjera opreza, bez stvarnog poboljšanja pristupačnosti za određenu skupinu čitatelja.
Čitatelj, zadatak i rizik pružaju najvažnije tragove.
Počnite s određenom osobom u određenoj situaciji. "Građani" je preširok pojam za određivanje jezičnog stila. Specifičniji pojam je: "Osoba s malo iskustva u njemačkom administrativnom sustavu želi prvi put podnijeti zahtjev za naknadu." Dodajte informacije o poznatim preprekama čitanja, prethodnom znanju, korištenim resursima i je li osobna podrška obično dostupna.
Zatim opišite zadatak. Je li cilj jednostavno pronaći radno vrijeme, usporediti nekoliko ponuda ili razumjeti zahtjeve i izvršiti vremenski osjetljivu radnju? Što više odluka tekst zahtijeva, to više podrške mora imati njegov protok informacija. Cijeli proces je ključan. Jasno objašnjenje nije dovoljno ako povezani obrazac koristi iste pojmove drugačije ili važne uvjete spominje samo na kraju.
Konačno, razmotrite potencijalne posljedice nesporazuma. One mogu biti značajne kada je riječ o zdravlju, sigurnosti, pravima, novcu ili obvezujućim rokovima, ali to ne znači automatski da je Običan jezik pravi izbor. U početku povećava potrebu za točnim, razumljivim informacijama i pouzdanom provjerom. Je li potrebna i zasebna verzija ovisi o ciljanoj publici.
Četiri tipična područja sadržaja dovode do različitih odluka:
Stranica s radnim vremenom gradske knjižnice služi poznatoj svrsi i ima ograničene posljedice u slučaju pogreške. Jasno strukturirana glavna verzija na Običnom jeziku može dosegnuti gotovo sve posjetitelje. Dodatna verzija je od male koristi ako su datum, adresa, iznimke i kontakt informacije već očiti. Standardni jezik također može biti dovoljan, sve dok ne koristi internu administrativnu terminologiju.
Prilikom podnošenja zahtjeva za stambene naknade, dolaze do izražaja nepoznati zahtjevi, prateći dokumenti, rokovi i financijske posljedice. Stranica s općim uslugama trebala bi pružiti smjernice širokoj publici na Običnom jeziku. Ako su među ciljanim korisnicima osobe sa značajnim potrebama za razumijevanjem, zasebna verzija na Običnom jeziku može objasniti mogućnosti pristupa i podrške. Stvarni obrazac mora ostati pristupačan i razumljiv bez obzira na to.
Interni tehnički priručnik za iskusne administratore može koristiti standardni jezik s preciznim tehničkim pojmovima jer su ti pojmovi dio njihovog zajedničkog rada. S druge strane, direktiva za evakuaciju namijenjena je mnogim ljudima pod stresom. U toj situaciji, kratke, izravne izjave i nedvosmisleni simboli važniji su od formalnog dodjeljivanja određenom jezičnom načinu. Pripremljena dodatna objašnjenja mogu biti korisna, ali ne smiju odgađati neposredno upozorenje.
Često je dovoljna jedna glavna verzija.
Jedna verzija ima smisla kada čitatelji imaju slične zadatke i sadržaj se može jasno objasniti bez žrtvovanja točnosti. Jednostavan jezik često je prikladan kao zajednička osnova za javne web stranice. Podržava ljude s različitim razinama iskustva čitanja bez njihovog dijeljenja u odvojene odjeljke. Preduvjet je da verzija počinje s pravim pitanjima i ne skraćuje samo postojeće rečenice.
Standardni jezik također može biti dovoljan kao glavna verzija. To se odnosi, na primjer, na jasno definirano područje čiji čitatelji pouzdano razumiju pojmove i odnose. Ipak, provjerite miješa li se tradicija s razumijevanjem. Ako stručnjaci redovito postavljaju pitanja, različito tumače upute ili rade s dugim tekstovima, postojeći obrazac nije dobro rješenje samo zato što je uobičajen u organizaciji.
Dodatni napor nije jedini argument protiv više verzija. Što je još važnije, mora se razmotriti nude li one doista novi pristup. Dvije verzije koje služe gotovo istoj čitateljskoj publici kompliciraju odabir i održavanje bez rješavanja ikakvih stvarnih problema. U takvim slučajevima bolje je poboljšati glavnu verziju. Dodatna verzija treba se stvoriti samo ako definirana čitateljska publika ne može pouzdano koristiti kombiniranu verziju unatoč pažljivom dizajnu.
Paralelne verzije trebaju jasnu svrhu.
Dodatna verzija je opravdana ako ključni čitatelji ne mogu postići svoj cilj s glavnom verzijom i njihove se potrebe ne mogu zadovoljiti manjim poboljšanjima. To bi mogao biti slučaj za ljude kojima je potreban jednostavan jezik. Nova verzija tada bi trebala u potpunosti podržati određeni zadatak, kao što je objašnjenje usluge, opis načina pristupa i ponuda razumljivog načina kontaktiranja usluge.
Višestruke verzije također mogu zadovoljiti različite razine prethodnog znanja. Istraživački institut može ponuditi znanstvenu publikaciju na standardnom jeziku i uvod na jednostavnom jeziku. Uvod ne mora ponavljati svaku metodološku točku, ali njegove izjave moraju biti u skladu s izvorom. Trebao bi jasno naznačiti koji odjeljak objašnjava i gdje zainteresirani čitatelji mogu pronaći cijelu studiju.
Proces odabira mora biti jednostavan za posjetitelje. Oznake poput "Sažetak" ili "Daljnja verzija" ne objašnjavaju razliku. Izričito navedite "Jednostavan jezik" ili "Jednostavan jezik" i kad god je to moguće, izravno povezujte između verzija istog sadržaja. Nitko se ne bi trebao vratiti na generičku početnu stranicu nakon prebacivanja između verzija. Kratka bilješka također može objasniti razinu detalja i podrške koju nudi svaka verzija.
Pravni i izvorni dokumenti ograničavaju uređivanje
Neki dokumenti moraju se sačuvati u određenom ili pravno obvezujućem obliku. Ugovor, službena obavijest ili pravni tekst ne mogu se jednostavno zamijeniti pojednostavljenom verzijom. Međutim, to ne znači da čitatelji moraju ostati bez podrške. Razumljivo objašnjenje može pojasniti svrhu, ključne posljedice i sljedeće korake te jasno uputiti na relevantni dokument.
Objašnjenje ne smije stvarati lažni osjećaj sigurnosti. Uvjeti, iznimke i rokovi moraju se profesionalno pregledati, posebno ako se nesporazum odnosi na prava, zdravlje ili financije. Ako je potrebna pojedinačna odluka, tekst bi to trebao navesti i pružiti informacije o dostupnim resursima za konzultacije. Jezični oblik smanjuje jezične barijere, ali ne uklanja tehničku složenost teme.
Ovisno o projektu, zemlji i odabranom standardu, primjenjuju se različiti zahtjevi za pravila, označavanje i pregled za jednostavni jezik. Organizacije bi stoga trebale unaprijed definirati na što se odnose i tko je odgovoran za stručnu i jezičnu kvalitetu. Automatski pojednostavljeni sažetak nije pregledana verzija na jednostavnom jeziku. Pogotovo kod značajnih tema, zahtijeva uključivanje odgovarajućih stručnjaka i predviđenih čitatelja.
Odluka mora vrijediti i za sljedeću reviziju.
Svaka dodatna verzija zahtijeva vrijeme za izradu, stručni pregled, jezični pregled i objavu. Jednostavni jezik obično uključuje i pregled prilagođen ciljanoj publici. Ovaj rad nije argument protiv pristupačnosti, ali mora biti iskreno uključen u odluku. Nepotpuna ili nepregledana verzija ne pomaže čitateljima i može dovesti do netočnih radnji u vezi s važnim informacijama.
Planirajte održavanje istovremeno. Cijene, rokovi, kontakt osobe i postupci često se mijenjaju brže od osnovnih objašnjenja. Ako postoji više verzija, promjene iz pouzdanog izvora moraju se uključiti u sve pogođene tekstove. Odredite tko pokreće reviziju i koja verzija ostaje vidljiva do odobrenja. Zastarjeli pojednostavljeni jezik nije pristupačniji od trenutne glavne verzije.
Ograničena sredstva prvo bi trebala biti uložena u sadržaj koji se često koristi, podržava važne odluke ili rješava poznate prepreke. To omogućuje organizaciji da nekoliko tema učini potpuno i pouzdano dostupnim, umjesto stvaranja površnih verzija za cijelu svoju ponudu. Početne publikacije otkrit će stvarnu suradnju, vrijeme pregleda i tehničku podršku potrebnu za sljedeće verzije.
Kratak razlog čini odabir jezika transparentnim.
Dokumentirajte odluku izravno sa sadržajem. Bilješka treba navesti ciljanu publiku, njihovu ulogu, poznate prepreke razumijevanju i posljedice pogrešaka. Uključite odabranu primarnu verziju i razlog za svaku dodatnu verziju. To sprječava buduće urednike da nagađaju izvorni problem iz konačne verzije.
Za paralelne verzije, obrazloženje bi također trebalo objasniti njihov odnos. Opišite koje informacije pristupačnija verzija mora u potpunosti pokriti, gdje se nalazi izvorni dokument i tko će razjasniti sve tehničke nedosljednosti. Za jednostavan jezik, također bi trebalo biti jasno na kojem se skupu pravila ili profesionalnih praksi temelji i kako su ciljani čitatelji uključeni u pregled.
Takva dokumentacija ne mora biti dugačka. Nekoliko konkretnih rečenica vrijednije je od općenitih izjava o uključivosti. Pomažu uredničkom timu s revizijama i upravljanju s raspodjelom resursa. Iznad svega, čine izbor provjerljivim: Ako ciljani čitatelji i dalje nisu u mogućnosti ispuniti svoj zadatak, izvorno opravdanje više nije dovoljno.
Korisnička iskustva mogu promijeniti početni izbor.
Korišteni jezik je razumna pretpostavka dok se ne uoči njegova upotreba. Česti upiti, netočno predani dokumenti, prekinuti procesi i pritužbe mogu ukazivati na to da tekst ne ispunjava svoju svrhu. Takve pokazatelje treba razmotriti prema ciljanoj publici i konkretnom poduzetim koraku. Jedna nejasna poveznica može zahtijevati manju ispravku, dok ponovljeni temeljni nesporazumi mogu opravdati drugačiju verziju.
Izravno testiranje pruža posebno jasne indikacije. Dajte ljudima iz ciljane publike realan zadatak i neka objasne što su razumjeli i kako bi postupili. Za jednostavan jezik trebale bi biti uključene osobe s odgovarajućim potrebama razumijevanja. Općenito pitanje poput "Je li tekst jednostavan?" nije dovoljno jer slaganje još ne pokazuje ispravnu upotrebu.
Promjene u samoj usluzi također mogu učiniti izbor zastarjelim. Nova ciljna skupina, digitalna aplikacija ili ozbiljnije posljedice pogreške mogu promijeniti zahtjeve. Suprotno tome, redizajnirana glavna verzija mogla bi funkcionirati toliko dobro da gotovo identična druga verzija postaje nepotrebna. Stoga, preispitajte obrazloženje za promjene samo kada dođe do značajnih ažuriranja, a ne samo prema fiksnom rasporedu.
Odgovarajući jezični oblik demonstrira se uspješnim zadatkom.
Dobar izbor kombinira tri vrste znanja: stvarne čitatelje, njihov zadatak i posljedice nesporazuma. Tek tada se odlučuje je li standardni jezik dovoljan, može li jednostavan jezik podržati zajedničku glavnu verziju ili jezik koji se lako čita treba omogućiti dodatni pristup. Ovaj pristup sprječava i nepotrebne paralelne tekstove i uslugu koja isključuje poznate skupine čitatelja.
Počnite s određenim, važnim dijelom sadržaja i testirajte nekoliko realnih scenarija. Radno vrijeme, aplikacija usluge, tehničke upute i upozorenja pokazuju zašto isti odgovor nije svugdje prikladan. Od samog početka razmotrite profesionalnu odgovornost i buduće održavanje. To osigurava da odluka ne ostane dobra namjera, već se može pouzdano provesti kroz promjene.
U konačnici, važno je mogu li ljudi pronaći, razumjeti i koristiti prave informacije. Poznati naziv za jezični način nije dokaz za to. Promatrana upotreba, jasno definirane odgovornosti i iskreno opravdanje pružaju veću sigurnost. Ako novi nalazi proturječe prethodnom izboru, prilagodba nije neuspjeh, već logičan korak prema pristupačnijoj ponudi.