Kolme kielityyliä vastaavat erilaisiin käyttöhaasteisiin
Kielityylin valinta on päätös tiedon saatavuudesta. Standardikieli sopii, jos kohdelukijat osaavat luottavaisesti käyttää yleisiä julkisia tai teknisiä tekstejä. Selkokieli helpottaa laajan yleisön ymmärtämistä käyttämällä tuttuja sanoja, selkeitä lauseita ja loogista rakennetta. Selkokieli tarjoaa helpommin ymmärrettävän version ihmisille, joilla on merkittäviä ymmärryseikkoja.
Tämä luokittelu ei ole ranking. Standardikielellä kirjoitettu tekninen teksti voi olla yleisölleen tarkempi ja ymmärrettävämpi kuin kömpelö yksinkertaistus. Selkokieli ei ole laimennettu versio lausunnosta, vaan pikemminkin poistaa vältettävissä olevat kieliesteet. Helppolukuinen kieli noudattaa käytetyistä säännöistä ja organisaatiokontekstista riippuen tiettyjä kieliopillisia ja suunnitteluohjeita, ja se yleensä käydään läpi kohdeyleisön kanssa.
Tärkeää ei siis ole se, mitä muotoa organisaatio yleensä suosii. Sen on kyettävä perustelemaan tietty sisältö selittämällä, kuka sitä tarvitsee missäkin tilanteessa ja mikä on haluttu tulos sen lukemisen jälkeen. Tämä voi johtaa yhteen pääversioon kaikille tai useisiin versioihin, joilla on eri tavoitteet. Selkeä päätös estää tekstin luomisen useita kertoja varotoimenpiteenä ilman, että se itse asiassa parantaa tietyn lukijaryhmän saavutettavuutta.
Lukija, tehtävä ja riski antavat tärkeimmät vihjeet.
Aloita tietystä henkilöstä tietyssä tilanteessa. "Kansalaiset" on liian laaja termi tietyn kielityylin määrittämiseksi. Tarkempi kuvaus olisi: "Henkilö, jolla on vähän kokemusta Saksan hallintojärjestelmästä, haluaa hakea etuutta ensimmäistä kertaa." Sisällytä tietoa tunnetuista lukemisen esteistä, aiemmasta tiedosta, käytetyistä apuvälineistä ja siitä, onko henkilökohtaista tukea yleensä saatavilla.
Kuvaile seuraavaksi tehtävä. Yrittääkö henkilö vain löytää aukioloaikoja, vertailla useita tarjouksia vai ymmärtää vaatimukset ja suorittaa aikaherkän toiminnon? Mitä enemmän päätöksiä teksti vaatii, sitä tukevampaa sen tiedonkulun on oltava. Koko prosessi on ratkaisevan tärkeä. Ymmärrettävä selitys ei riitä, jos linkitetty lomake käyttää samoja termejä eri tavalla tai mainitsee tärkeät ehdot vain lopussa.
Lopuksi, harkitse väärinkäsityksen mahdollisia seurauksia. Nämä voivat olla merkittäviä käsiteltäessä terveyttä, turvallisuutta, oikeuksia, rahaa tai sitovia määräaikoja, mutta tämä ei automaattisesti tee selkokielestä oikeaa valintaa. Se lisää aluksi tarkan ja ymmärrettävän tiedon ja luotettavan varmennuksen tarvetta. Se, tarvitaanko myös erityisversiota, riippuu todellisesta kohdeyleisöstä.
Koko prosessi on tärkeä. Neljä tyypillistä sisältötyyppiä johtaa erilaisiin päätöksiin.
Kaupunginkirjaston aukioloaikoja listaavalla sivulla on tuttu toiminto ja rajoitetut seuraukset virhetilanteessa. Selkeästi jäsennelty pääversio selkokielellä voi tavoittaa lähes kaikki kävijät. Lisäversiosta on vain vähän hyötyä, jos päivämäärä, osoite, poikkeukset ja yhteystiedot ovat jo heti ilmeisiä. Myös vakiokieli voi riittää, kunhan se ei sisällä sisäistä hallinnollista terminologiaa.
Asumistukea haettaessa vieraat vaatimukset, liitteet, määräajat ja taloudelliset seuraukset nivoutuvat yhteen. Yleisen palvelusivun tulisi tarjota ohjeita laajalle yleisölle selkokielellä. Jos kohderyhmään kuuluvat merkittäviä oppimisvaikeuksia omaavat henkilöt, erillinen helposti ymmärrettävällä kielellä kirjoitettu versio voi selittää tuen saatavuuden ja saatavuuden. Varsinaisen hakemuslomakkeen on oltava joka tapauksessa saavutettava ja ymmärrettävä.
Kokeneiden hallintohenkilöiden sisäiset tekniset ohjeet voivat käyttää vakiokieltä ja tarkkoja teknisiä termejä, koska nämä termit ovat osa heidän yhteistä työtä. Poistumisohjeet puolestaan on suunnattu monille stressaantuneille ihmisille. Tässä tapauksessa lyhyet, suorat lausunnot ja yksiselitteiset symbolit ovat tärkeämpiä kuin niiden muodollinen osoittaminen tiettyyn kielimuotoon. Valmistellut lisäselitykset voivat olla hyödyllisiä, mutta niiden ei pidä viivyttää välitöntä varoitusta.
Yksi pääversio on usein riittävä.
Yksi versio on järkevä, kun lukijoilla on samanlaisia tehtäviä ja sisältö voidaan selittää selkeästi tinkimättä tarkkuudesta. Selkokieli sopii usein julkisten verkkosivustojen yhteiseksi pohjaksi. Se tukee ihmisiä, joilla on erilainen lukukokemus, erottelematta heitä eri osioihin. Edellytyksenä on, että versio alkaa aidoilla kysymyksillä eikä vain lyhennä olemassa olevia lauseita.
Myös yleiskieli voi riittää ensisijaiseksi versioksi. Tämä pätee esimerkiksi selkeästi määriteltyyn asiantuntemuksen alaan, jonka lukijat ymmärtävät terminologian ja suhteet luotettavasti. Tarkista kuitenkin, sekoitetaanko perinnettä ymmärrykseen. Jos asiantuntijat säännöllisesti esittävät kysymyksiä, tulkitsevat ohjeita eri tavalla tai työskentelevät pitkien tekstien kanssa, nykyinen muoto ei ole hyvä ratkaisu yksinkertaisesti siksi, että se on yleinen käytäntö organisaatiossa.
Lisäponnistelut eivät ole ainoa argumentti useita versioita vastaan. Vielä tärkeämpää on, että ne tarjoavat aidosti uuden lähestymistavan. Kaksi käytännössä samaa lukijakuntaa palvelevaa versiota vaikeuttavat valintaa ja ylläpitoa ratkaisematta todellisia ongelmia. Tällaisissa tapauksissa on parempi parantaa pääversiota. Lisäversio tulisi luoda vain, jos määriteltävä lukijakunta ei voi luotettavasti käyttää yhdistettyä versiota huolellisesta suunnittelusta huolimatta.
Rinnakkaisversioilla on oltava oma selkeä tarkoituksensa.
Lisäversio on perusteltu, jos avainlukijat eivät pysty saavuttamaan tavoitettaan pääversiolla, eikä heidän tarpeitaan voida täyttää pienillä parannuksilla. Näin voi olla esimerkiksi selkokieltä tarvitsevien kohdalla. Uuden version tulisi tällöin tukea täysin tiettyä tehtävää, kuten palvelun selittämistä, sen käytön kuvaamista ja ymmärrettävän tavan tarjoamista yhteyden ottamiseksi palveluun.
Useat versiot voivat myös palvella eri tasoista ennakkotietoa. Tutkimuslaitos voi tarjota tieteellisen julkaisun standardikielellä ja johdannon selkokielellä. Johdannon ei tarvitse toistaa jokaista yksittäistä metodologista kohtaa, mutta sen väitteiden on oltava yhdenmukaisia lähteen kanssa. Sen tulisi selvästi osoittaa, mitä osiota se selittää ja mistä kiinnostuneet lukijat voivat löytää koko tutkimuksen.
Valintaprosessin on oltava helppo vierailijoille. Merkinnät, kuten "Yhteenveto" tai "Lisäversio", eivät selitä eroa. Mainitse nimenomaisesti "Selkokielinen" tai "Helppokielinen" ja linkitä suoraan saman sisällön versioiden välillä aina kun mahdollista. Kenenkään ei pitäisi päätyä takaisin yleiselle etusivulle vaihdettuaan versiosta toiseen. Lyhyessä huomautuksessa voidaan myös selittää kunkin version yksityiskohtaisuuden taso ja tarjoama tuki.
Laki- ja lähdeasiakirjat rajoittavat muokkausmahdollisuuksia.
Jotkin asiakirjat on säilytettävä tietyssä tai oikeudellisesti sitovassa muodossa. Sopimusta, virallista ilmoitusta tai lakitekstiä ei voida yksinkertaisesti korvata yksinkertaistetulla versiolla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että lukijat on jätettävä ilman tukea. Ymmärrettävä selitys voi selventää tarkoitusta, keskeisiä seurauksia ja seuraavia vaiheita sekä viitata selkeästi asiaankuuluvaan asiakirjaan.
Selitys ei saa luoda väärää turvallisuuden tunnetta. Ehtoja, poikkeuksia ja määräaikoja on tarkistettava ammattimaisesti, erityisesti silloin, kun väärinkäsitys koskee oikeuksia, terveyttä tai taloutta. Jos yksilöllinen päätös on tarpeen, tekstissä tulee mainita tämä ja antaa tietoa saatavilla olevista neuvontapalveluista. Vaikka yksinkertaistettu kieli vähentää kielimuureja, se ei poista aiheen luontaista monimutkaisuutta.
Selkokielisen tekstin sääntöihin, merkintöihin ja tarkistukseen sovelletaan erilaisia vaatimuksia toimeksiannosta, maasta ja valitusta standardista riippuen. Organisaatioiden tulisi siksi etukäteen määritellä, mihin ne viittaavat ja kuka on vastuussa ammatillisesta ja kielellisestä laadusta. Automaattisesti yksinkertaistettu yhteenveto ei ole selkokielisen tekstin tarkistettu versio. Erityisesti merkittävien aiheiden kohdalla se edellyttää asianmukaisten asiantuntijoiden ja aiottujen lukijoiden osallistumista.
Päätöksen on myös kestettävä seuraavaa tarkistusta.
Jokainen lisäversio vaatii aikaa luomiseen, asiantuntijan tarkistukseen, kieliopilliseen tarkistukseen ja julkaisemiseen. Selkokielinen teksti vaatii tyypillisesti myös kohderyhmäkohtaisen tarkistuksen. Tämä työ ei ole argumentti saavutettavuutta vastaan, mutta se on otettava rehellisesti huomioon päätöksentekoprosessissa. Epätäydellinen tai tarkistamaton versio ei ole hyödyllinen lukijoille ja voi johtaa virheellisiin toimiin tärkeiden tietojen suhteen.
Suunnittele ylläpito samanaikaisesti. Hinnat, määräajat, yhteyshenkilöt ja prosessit muuttuvat usein nopeammin kuin perusselitykset. Jos versioita on useita, luotettavasta lähteestä saadut muutokset on sisällytettävä kaikkiin muutoksiin. Selvitä, kuka aloittaa revision ja mikä versio pysyy näkyvissä hyväksyntään asti. Vanhentunut selkokieli ei ole helpommin saavutettavaa kuin nykyinen pääversio.
Rajoitetut resurssit tulisi ensin kohdentaa sisältöön, jota käytetään usein, joka tukee tärkeitä päätöksiä tai ratkaisee tunnettuja esteitä. Tämä antaa organisaatiolle mahdollisuuden tehdä muutamasta aiheesta täysin ja luotettavasti saavutettavaa sen sijaan, että koko tarjonnasta luodaan pinnallisia versioita. Alustavat julkaisut paljastavat jatkoversioiden edellyttämän todellisen yhteistyön, tarkistusajan ja teknisen tuen.
Lyhyt selitys tekee kielivalinnasta läpinäkyvän.
Dokumentoi päätös suoraan sisällön mukana. Huomautuksessa tulee määrittää kohdeyleisö, heidän suorittamansa tehtävä, mahdolliset tunnetut ymmärtämisessä tarvittavat esteet ja virheen seuraukset. Sisällytä valittu pääversio ja syy jokaiselle lisäversiolle. Tällä tavoin myöhempien toimittajien ei tarvitse arvailla valmiista versiosta, mitä ongelmaa sen alun perin oli tarkoitus ratkaista.
Kun rinnakkaisversioita on olemassa, niiden suhde tulisi myös selittää perusteluissa. Kuvaile, mitä tietoja helpommin saavutettavan version on katettava kokonaisuudessaan, missä lähdedokumentti sijaitsee ja kuka selventää mahdolliset sisällölliset ristiriitaisuudet. Selkokielisen version tulisi myös olla selvää, mihin sääntöihin tai ammatillisiin käytäntöihin se perustuu ja miten kohderyhmät osallistuvat tarkistusprosessiin.
Tällaisen dokumentaation ei tarvitse olla pitkää. Muutama konkreettinen lause on arvokkaampi kuin yleiset lausunnot sisällyttämisestä. Ne auttavat toimituskuntaa tarkistamisessa ja johtoa resurssien kohdentamisessa. Ennen kaikkea ne tekevät valinnasta todennettavissa olevan: Jos kohderyhmät eivät vieläkään pysty suorittamaan tehtäväänsä, alkuperäinen perustelu ei enää riitä.
Käyttäjäkokemukset voivat muuttaa alkuperäistä valintaa.
Käytetty kieli on oletus, kunnes sen käyttöä havaitaan. Usein tehdyt kyselyt, väärin lähetetyt asiakirjat, keskeytetyt prosessit ja valitukset voivat viitata siihen, että teksti ei täytä tarkoitustaan. Tällaisia indikaattoreita tulisi tarkastella kohdeyleisön ja suoritetun toimenpiteen mukaan. Yksi epäselvä linkki saattaa vaatia pienen korjauksen, kun taas toistuvat perustavanlaatuiset väärinkäsitykset voivat oikeuttaa erilaisen version.
Suora testaus antaa erityisen selkeitä viitteitä. Anna kohdeyleisölle realistinen tehtävä ja pyydä heitä selittämään, mitä he ymmärsivät ja miten he toimisivat. Selkokielen testauksessa tulisi ottaa mukaan henkilöitä, joilla on vastaavat ymmärrystarpeet. Yleinen kysymys, kuten "Onko teksti helppo ymmärtää?", ei riitä, koska yksimielisyys ei vielä osoita oikeaa käyttöä.
Myös tuotteen tai palvelun muutokset voivat tehdä valinnasta tarpeettoman. Uusi kohderyhmä, digitaalinen sovellus tai virheen vakavammat seuraukset voivat muuttaa vaatimuksia. Kääntäen, uudelleensuunniteltu pääversio saattaa toimia niin hyvin, että lähes identtinen toinen versio ei ole enää tarpeen. Siksi tarkista merkittävien muutosten perustelut, äläkä vain kiinteän aikataulun mukaisesti.
Sopiva kielimuoto osoitetaan onnistuneella tehtävällä.
Hyvä valinta yhdistää kolmen tyyppistä tietoa: varsinaiset lukijat, heidän tehtävänsä ja väärinkäsityksen seuraukset. Vasta sen jälkeen päätetään, riittääkö vakiokieli, tukeeko selkokieli pääversiota vai tarvitaanko selkokieltä lisäpääsyn tarjoamiseksi. Tämä lähestymistapa estää sekä tarpeettomat rinnakkaistekstit että tarjoukset, jotka sulkevat pois tunnettuja lukijaryhmiä.
Aloita tietystä, tärkeästä sisällöstä ja tutki useita realistisia skenaarioita. Aukioloajat, palvelupyyntöprosessi, tekniset ohjeet ja varoitukset osoittavat, miksi sama vastaus ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Ota mukaan ammatillinen vastuu ja jatkuva ylläpito alusta alkaen. Tämä varmistaa, että päätös ei jää pelkäksi hyväksi aikomukseksi, vaan se voidaan toteuttaa luotettavasti muutosten avulla.
Viime kädessä on kyse siitä, pystyvätkö ihmiset löytämään, ymmärtämään ja käyttämään oikeaa tietoa. Tuttu kielitilan nimi ei ole todiste tästä. Havaittu käyttö, selkeästi määritellyt vastuut ja rehellinen perustelu antavat suuremman varmuuden. Jos uudet näkemykset ovat ristiriidassa aiemman valinnan kanssa, mukauttaminen ei ole epäonnistuminen, vaan looginen seuraava askel kohti helpommin saavutettavaa tarjousta.