Tre stili linguistici risolvono diverse problematiche di accesso
La scelta di uno stile linguistico è una decisione relativa all'accesso alle informazioni. Il linguaggio standard è adatto se i lettori a cui è destinato il contenuto sono in grado di utilizzare con sicurezza testi comuni, sia di carattere generale che tecnico. Il linguaggio semplice facilita la comprensione per un vasto pubblico grazie all'utilizzo di parole familiari, frasi chiare e una sequenza logica. Offre una versione più accessibile anche per le persone con significative difficoltà di comprensione.
Questa classificazione non è una graduatoria. Un testo tecnico in linguaggio standard può essere più preciso e comprensibile per il suo pubblico rispetto a una semplificazione grossolana. Il linguaggio semplice non è una versione annacquata del messaggio, ma piuttosto elimina gli ostacoli linguistici evitabili. A seconda delle regole utilizzate e del contesto organizzativo, il linguaggio semplice segue specifiche linee guida linguistiche e di progettazione e viene solitamente discusso con il gruppo target.
Pertanto, ciò che conta non è quale forma un'organizzazione prediliga in generale. Deve essere in grado di giustificare, per un dato contenuto, chi ne ha bisogno in quale situazione e quale dovrebbe essere il risultato atteso dopo la lettura. Questo può portare a un'unica versione principale per tutti o a diverse versioni con obiettivi differenti. Una decisione chiara impedisce la creazione di molteplici versioni di ogni testo per precauzione, senza effettivamente migliorare l'accessibilità per uno specifico gruppo di lettori.
Il lettore, il compito e il rischio forniscono gli indizi più importanti.
Iniziate con una persona specifica in una situazione specifica. "Cittadini" è un termine troppo generico per definire una lingua specifica. Una descrizione più precisa sarebbe: Una persona con poca esperienza nel sistema amministrativo tedesco desidera richiedere un sussidio per la prima volta. Aggiungete informazioni su eventuali difficoltà di lettura, conoscenze pregresse, risorse utilizzate e se è solitamente disponibile un supporto personale.
Successivamente, descrivete il compito. La persona deve semplicemente trovare gli orari di apertura, confrontare diverse offerte o comprendere i requisiti ed eseguire un'azione entro un termine preciso? Più decisioni richiede un testo, più il flusso di informazioni deve essere chiaro e di supporto. L'intero processo è fondamentale. Una spiegazione chiara non è sufficiente se il modulo collegato utilizza gli stessi termini in modo diverso o menziona le condizioni importanti solo alla fine.
Infine, considerate le potenziali conseguenze di un malinteso. Le differenze nelle informazioni possono essere significative quando si tratta di salute, sicurezza, diritti, denaro o scadenze vincolanti, ma questo non rende automaticamente il linguaggio semplice la scelta giusta. Inizialmente, aumenta la necessità di informazioni accurate e comprensibili e di una verifica affidabile. La necessità di una versione speciale dipende anche da chi effettivamente si deve raggiungere.
Quattro tipologie di contenuto tipiche portano a decisioni diverse
Una pagina con gli orari di apertura di una biblioteca comunale ha una funzione familiare e conseguenze limitate in caso di errore. Una versione principale chiaramente strutturata in linguaggio semplice può raggiungere quasi tutti i visitatori. Una versione aggiuntiva è di scarsa utilità se la data, l'indirizzo, le eccezioni e le informazioni di contatto sono già immediatamente evidenti. Anche il linguaggio standard può essere sufficiente, purché non includa terminologia amministrativa interna.
La richiesta di sussidi per l'alloggio comporta una complessa interazione di requisiti non familiari, documenti giustificativi, scadenze e conseguenze finanziarie. La pagina di servizio generale dovrebbe fornire indicazioni a un vasto pubblico utilizzando un linguaggio semplice. Se tra gli utenti a cui è destinata la pagina sono presenti persone con significative difficoltà di apprendimento, una versione separata in un linguaggio di facile comprensione può spiegare le opzioni di accesso e supporto. Il modulo di domanda vero e proprio deve comunque rimanere accessibile e comprensibile.
Una guida tecnica interna per amministratori esperti può utilizzare un linguaggio standard con termini tecnici precisi, poiché questi termini fanno parte del loro lavoro condiviso. Al contrario, le istruzioni di evacuazione sono rivolte a molte persone in situazioni di stress. In questo caso, affermazioni brevi e dirette e simboli inequivocabili sono più importanti dell'assegnazione formale a una specifica modalità linguistica. Spiegazioni supplementari preparate possono essere utili, ma non devono ritardare l'avviso immediato.
Spesso è sufficiente un'unica versione principale.
Una singola versione ha senso quando i lettori hanno compiti simili e il contenuto può essere spiegato chiaramente senza sacrificare l'accuratezza. Un linguaggio semplice è spesso adatto come base comune per i siti web pubblici. Supporta persone con diversi livelli di esperienza di lettura senza suddividere il contenuto in sezioni separate. Un prerequisito è che la versione inizi con domande autentiche e non si limiti ad abbreviare frasi esistenti.
Anche un linguaggio standard può essere sufficiente come versione principale. Questo vale, ad esempio, per un campo ben definito i cui lettori comprendono con sicurezza la terminologia e le relazioni. Tuttavia, è importante verificare se la tradizione viene confusa con la comprensione. Se gli esperti pongono regolarmente domande, interpretano le istruzioni in modo diverso o aggirano testi lunghi, il formato esistente non è una buona soluzione solo perché è prassi comune all'interno dell'organizzazione.
Lo sforzo aggiuntivo non è l'unico argomento contro le versioni multiple. Ancora più importante, bisogna valutare se creano un modo realmente nuovo di accedere alle informazioni. Due versioni che si rivolgono praticamente allo stesso pubblico complicano la selezione e la manutenzione senza risolvere alcun problema. In questi casi, è preferibile migliorare la versione principale. Una versione aggiuntiva dovrebbe essere creata solo se un pubblico definito non riesce a utilizzare in modo affidabile la versione combinata, nonostante un'attenta progettazione.
Le versioni parallele devono avere uno scopo ben definito.
Una versione aggiuntiva è giustificata se i lettori chiave non riescono a raggiungere il loro obiettivo con la versione principale e le loro esigenze non vengono soddisfatte da piccoli miglioramenti. Questo può essere il caso di chi necessita di un linguaggio semplice e comprensibile. La nuova versione dovrebbe quindi supportare pienamente un compito specifico, come spiegare un servizio, descrivere l'accesso e offrire un modo comprensibile per contattarlo.
Versioni multiple possono anche soddisfare diversi livelli di conoscenza pregressa. Un istituto di ricerca potrebbe offrire una pubblicazione tecnica in linguaggio standard e un'introduzione in linguaggio semplice. L'introduzione non deve necessariamente ripetere ogni singolo punto metodologico, ma le sue affermazioni devono essere coerenti con il testo originale. Dovrebbe indicare chiaramente quale sezione illustra e dove i lettori interessati possono trovare lo studio completo.
La selezione deve essere semplice per i visitatori. Etichette come "Sommario" o "Versione aggiuntiva" non spiegano la differenza. Indicare esplicitamente "Linguaggio semplice" o "Linguaggio semplificato" e, ove possibile, creare link diretti tra le diverse versioni dello stesso contenuto. Nessuno dovrebbe tornare alla homepage generale dopo aver cambiato versione. Una breve nota può anche spiegare il livello di dettaglio e il supporto offerto da ciascuna versione.
I documenti legali e di origine impongono dei limiti alla modifica.
Alcuni documenti devono essere conservati in una forma specifica o legalmente vincolante. Un contratto, un avviso ufficiale o un testo legale non possono essere semplicemente sostituiti da una versione semplificata. Tuttavia, ciò non significa che i lettori debbano essere lasciati senza supporto. Una spiegazione comprensibile può chiarire lo scopo, le conseguenze essenziali e i passi successivi, e fare riferimento in modo chiaro al documento pertinente.
La spiegazione non deve creare un falso senso di sicurezza. Condizioni, eccezioni e scadenze devono essere esaminate da un professionista, soprattutto se un malinteso riguarda diritti, salute o finanze. Se è necessaria una decisione individuale, il testo deve specificarlo e fornire informazioni su un canale accessibile per la consultazione. Il linguaggio semplificato riduce le barriere linguistiche, ma non elimina la complessità tecnica dell'argomento.
A seconda del mandato, del paese e dello standard scelto, si applicano requisiti diversi per le norme, l'etichettatura e la revisione del linguaggio semplice. Le organizzazioni dovrebbero quindi definire in anticipo a cosa si riferiscono e chi è responsabile della qualità tecnica e linguistica. Un riassunto semplificato automaticamente non è una versione verificata in linguaggio semplice. Soprattutto per argomenti importanti, è necessario il coinvolgimento di esperti competenti e dei destinatari previsti.
La decisione deve essere valida anche per la revisione successiva.
Ogni versione aggiuntiva richiede tempo per la creazione, la revisione da parte di esperti, la revisione linguistica e la pubblicazione. Il linguaggio semplice di solito include anche una revisione specifica per il pubblico di destinazione. Questo lavoro non è un argomento contro l'accessibilità, ma deve essere onestamente considerato nel processo decisionale. Una versione incompleta o non revisionata non aiuta i lettori e può portare a decisioni errate riguardo a informazioni importanti.
È importante pianificare anche la manutenzione. Prezzi, scadenze, persone di contatto e procedure spesso cambiano più rapidamente delle spiegazioni di base. Se esistono più versioni, le modifiche provenienti da una fonte affidabile devono essere incorporate in tutti i testi interessati. Stabilisci chi avvia la revisione e quale versione rimane visibile fino all'approvazione. Un linguaggio semplice e obsoleto non è più accessibile di una versione principale aggiornata.
Le risorse limitate dovrebbero essere investite innanzitutto in contenuti di uso frequente, che supportano decisioni importanti o che affrontano barriere note. Ciò consente a un'organizzazione di rendere accessibili in modo completo e affidabile alcuni argomenti, anziché creare versioni superficiali per l'intera offerta. Le pubblicazioni iniziali rivelano la reale collaborazione, i tempi di revisione e il supporto tecnico necessari per le versioni successive.
Una breve motivazione rende trasparente la scelta del linguaggio.
Documenta la decisione direttamente con il contenuto. La nota dovrebbe specificare il pubblico di destinazione, il compito che svolge, eventuali barriere note alla comprensione e le potenziali conseguenze di errori. Includi la versione principale scelta e la motivazione per ogni versione aggiuntiva. Ciò impedisce ai futuri editor di dover dedurre il problema originale dalla versione finale.
Per le versioni parallele, la motivazione dovrebbe anche spiegare la loro relazione. Descrivere quali informazioni la versione più accessibile deve includere integralmente, dove si trova il documento di origine e chi chiarisce eventuali discrepanze nel contenuto tecnico. Per il linguaggio semplice, dovrebbe anche essere chiaro quale insieme di regole o prassi professionali sia alla base del documento e come i lettori a cui è destinato il documento siano coinvolti nel processo di revisione.
Tale documentazione non deve essere necessariamente prolissa. Poche frasi concrete sono più utili di affermazioni generiche sull'inclusione. Aiutano il team editoriale a effettuare modifiche e la direzione a gestire le risorse. Soprattutto, rendono la scelta verificabile: se i lettori a cui è destinato il documento non sono ancora in grado di svolgere il loro compito, la giustificazione iniziale non è più sufficiente.
L'esperienza utente può modificare la scelta iniziale.
Il linguaggio utilizzato è un'ipotesi finché non se ne osserva l'uso. Richieste frequenti, documenti inviati in modo errato, processi interrotti e reclami possono indicare che il testo non sta raggiungendo il suo scopo. Tali indicazioni devono essere valutate in base al pubblico di destinazione e alla specifica azione intrapresa. Un singolo collegamento poco chiaro può richiedere una piccola correzione, mentre ripetuti fraintendimenti fondamentali possono giustificare una versione diversa.
I test diretti forniscono indicazioni particolarmente chiare. Assegnate a persone appartenenti al pubblico di destinazione un compito realistico e chiedete loro di spiegare cosa hanno capito e come si comporterebbero. Per il linguaggio semplice, è opportuno coinvolgere persone con le corrispondenti esigenze di comprensione. Una domanda generica come "Il testo è facile?" non è sufficiente perché l'accordo non dimostra ancora la corretta applicazione.
Anche le modifiche al servizio possono rendere obsoleta la scelta. Un nuovo target di riferimento, un'applicazione digitale o conseguenze più gravi di un errore possono modificare i requisiti. Al contrario, una versione principale riprogettata può funzionare così bene da rendere superflua una seconda versione quasi identica. Pertanto, è opportuno rivedere le motivazioni alla base delle modifiche ogni volta che se ne apportano di significative, e non solo secondo una pianificazione prestabilita.
La forma linguistica appropriata si dimostra attraverso un'attività ben riuscita.
Una scelta oculata combina tre tipi di conoscenza: i lettori effettivi, il loro compito e le conseguenze di un eventuale fraintendimento. Solo a questo punto si decide se è sufficiente un linguaggio standard, se un linguaggio semplice può supportare la versione principale comune o se è necessario un linguaggio di facile lettura per garantire un accesso più ampio. Questo approccio previene sia la creazione di testi paralleli non necessari, sia offerte che escludono gruppi di lettori noti.
Partire da un contenuto specifico e importante e testare diverse situazioni realistiche. Gli orari di apertura, la richiesta di assistenza, le istruzioni professionali e l'avvertenza dimostrano perché la stessa risposta non è adatta ovunque. Considerate fin da subito la responsabilità professionale e la manutenzione futura. In questo modo, la decisione non rimarrà solo una buona intenzione, ma potrà essere implementata in modo affidabile anche in caso di modifiche.
In definitiva, ciò che conta è che le persone riescano a trovare, comprendere e utilizzare le informazioni corrette. Un nome familiare per la modalità linguistica non è di per sé una garanzia. L'utilizzo osservato, la chiara definizione delle responsabilità e una spiegazione onesta offrono maggiore certezza. Se nuove informazioni contraddicono la scelta precedente, l'adeguamento non è un fallimento, ma piuttosto il passo logico verso un'offerta più accessibile.