Τρία Γλωσσικά Στυλ Αντιμετωπίζουν Διαφορετικές Προκλήσεις Πρόσβασης
Η επιλογή ενός γλωσσικού στυλ είναι μια απόφαση σχετικά με την πρόσβαση σε πληροφορίες. Η Τυπική γλώσσα είναι κατάλληλη εάν οι αναγνώστες-στόχοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν με σιγουριά κοινά δημόσια ή τεχνικά κείμενα. Η απλή γλώσσα διευκολύνει την κατανόηση από ένα ευρύ κοινό χρησιμοποιώντας οικείες λέξεις, σαφείς προτάσεις και μια λογική δομή. Η Εύκολη Γλώσσα προσφέρει μια πιο προσιτή έκδοση για άτομα με σημαντικά εμπόδια κατανόησης.
Αυτή η ταξινόμηση δεν είναι κατάταξη. Ένα τεχνικό κείμενο γραμμένο σε Τυπική γλώσσα μπορεί να είναι πιο ακριβές και κατανοητό για το κοινό του από μια αδέξια απλοποίηση. Η απλή γλώσσα δεν είναι μια αποδυναμωμένη εκδοχή μιας δήλωσης, αλλά μάλλον αφαιρεί τα αποφευκτέα γλωσσικά εμπόδια. Η εύχρηστη γλώσσα, ανάλογα με τους κανόνες που χρησιμοποιούνται και το οργανωτικό πλαίσιο, ακολουθεί συγκεκριμένες γλωσσικές και σχεδιαστικές οδηγίες και συνήθως εξετάζεται με το κοινό-στόχο.
Επομένως, αυτό που έχει σημασία δεν είναι ποια μορφή προτιμά γενικά ένας οργανισμός. Πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσει ένα συγκεκριμένο κομμάτι περιεχομένου, εξηγώντας ποιος το χρειάζεται σε ποια περίπτωση και ποιο είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα μετά την ανάγνωσή του. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μία κύρια έκδοση για όλους ή σε πολλές εκδόσεις με διαφορετικούς στόχους. Μια σαφής απόφαση αποτρέπει τη δημιουργία του κειμένου πολλές φορές ως προφύλαξη, χωρίς στην πραγματικότητα να βελτιώνει την προσβασιμότητα για μια συγκεκριμένη ομάδα αναγνωστών.
Ο αναγνώστης, η εργασία και ο κίνδυνος παρέχουν τις πιο σημαντικές ενδείξεις.
Ξεκινήστε με ένα συγκεκριμένο άτομο σε μια συγκεκριμένη κατάσταση. Ο όρος «πολίτες» είναι πολύ γενικός για να προσδιορίσει ένα συγκεκριμένο γλωσσικό ύφος. Μια πιο ακριβής περιγραφή θα ήταν: «Ένα άτομο με μικρή εμπειρία στο γερμανικό διοικητικό σύστημα θέλει να υποβάλει αίτηση για επίδομα για πρώτη φορά». Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με γνωστά εμπόδια στην ανάγνωση, προηγούμενες γνώσεις, βοηθητικές συσκευές που χρησιμοποιούνται και εάν συνήθως διατίθεται προσωπική υποστήριξη.
Στη συνέχεια, περιγράψτε την εργασία. Προσπαθεί το άτομο απλώς να βρει ώρες λειτουργίας, να συγκρίνει διάφορες προσφορές ή να κατανοήσει τις απαιτήσεις και να ολοκληρώσει μια ενέργεια που απαιτεί χρόνο; Όσο περισσότερες αποφάσεις απαιτεί ένα κείμενο, τόσο πιο υποστηρικτική πρέπει να είναι η ροή πληροφοριών του. Ολόκληρη η διαδικασία είναι κρίσιμη. Μια κατανοητή εξήγηση δεν επαρκεί εάν η συνδεδεμένη φόρμα χρησιμοποιεί τους ίδιους όρους διαφορετικά ή αναφέρει μόνο σημαντικές συνθήκες στο τέλος.
Τέλος, λάβετε υπόψη τις πιθανές συνέπειες μιας παρεξήγησης. Αυτές μπορεί να είναι σημαντικές όταν πρόκειται για θέματα υγείας, ασφάλειας, δικαιωμάτων, χρημάτων ή δεσμευτικών προθεσμιών, αλλά αυτό δεν καθιστά αυτόματα την απλή γλώσσα τη σωστή επιλογή. Αρχικά αυξάνει την ανάγκη για ακριβείς, κατανοητές πληροφορίες και αξιόπιστη επαλήθευση. Το εάν είναι απαραίτητη και μια ειδική έκδοση εξαρτάται από το πραγματικό κοινό-στόχο.
Ολόκληρη η διαδικασία είναι σημαντική. Τέσσερις τυπικοί τύποι περιεχομένου οδηγούν σε διαφορετικές αποφάσεις.
Μια σελίδα που παραθέτει το ωράριο λειτουργίας μιας δημοτικής βιβλιοθήκης έχει μια οικεία λειτουργία και περιορισμένες συνέπειες σε περίπτωση σφάλματος. Μια σαφώς δομημένη κύρια έκδοση σε απλή γλώσσα μπορεί να φτάσει σχεδόν σε όλους τους επισκέπτες. Μια πρόσθετη έκδοση είναι ελάχιστα χρήσιμη εάν η ημερομηνία, η διεύθυνση, οι εξαιρέσεις και τα στοιχεία επικοινωνίας είναι ήδη άμεσα εμφανή. Η τυποποιημένη γλώσσα μπορεί επίσης να επαρκεί, εφόσον δεν περιλαμβάνει εσωτερική διοικητική ορολογία.
Κατά την υποβολή αίτησης για επιδόματα στέγασης, οι άγνωστες απαιτήσεις, τα δικαιολογητικά, οι προθεσμίες και οι οικονομικές συνέπειες συνδυάζονται. Η σελίδα γενικής υπηρεσίας θα πρέπει να παρέχει καθοδήγηση σε ένα ευρύ κοινό σε απλή γλώσσα. Εάν άτομα με σημαντικές μαθησιακές δυσκολίες είναι μεταξύ των χρηστών που προορίζονται, μια ξεχωριστή έκδοση σε εύκολα κατανοητή γλώσσα μπορεί να εξηγήσει την πρόσβαση και την υποστήριξη. Η πραγματική φόρμα αίτησης πρέπει να παραμένει προσβάσιμη και κατανοητή ανεξάρτητα.
Οι εσωτερικές τεχνικές οδηγίες για έμπειρους διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιούν τυποποιημένη γλώσσα με ακριβείς τεχνικούς όρους, επειδή αυτοί οι όροι αποτελούν μέρος της κοινής τους εργασίας. Οι οδηγίες εκκένωσης, από την άλλη πλευρά, απευθύνονται σε πολλά άτομα που βρίσκονται σε κατάσταση στρες. Σε αυτήν την περίπτωση, οι σύντομες, άμεσες δηλώσεις και τα σαφή σύμβολα είναι πιο σημαντικά από την επίσημη ανάθεσή τους σε μια συγκεκριμένη γλωσσική λειτουργία. Οι προετοιμασμένες συμπληρωματικές εξηγήσεις μπορούν να είναι χρήσιμες, αλλά δεν πρέπει να καθυστερούν την άμεση προειδοποίηση.
Μια ενιαία κύρια έκδοση είναι συχνά επαρκής.
Μια ενιαία έκδοση έχει νόημα όταν οι αναγνώστες έχουν παρόμοιες εργασίες και το περιεχόμενο μπορεί να εξηγηθεί με σαφήνεια χωρίς να θυσιάζεται η ακρίβεια. Η απλή γλώσσα είναι συχνά κατάλληλη ως κοινή βάση για δημόσιους ιστότοπους. Υποστηρίζει άτομα με ποικίλα επίπεδα αναγνωστικής εμπειρίας χωρίς να τα χωρίζει σε διαφορετικά τμήματα. Προϋπόθεση είναι η έκδοση να ξεκινά με γνήσιες ερωτήσεις και να μην συντομεύει απλώς τις υπάρχουσες προτάσεις.
Η τυποποιημένη γλώσσα μπορεί επίσης να επαρκεί ως κύρια έκδοση. Αυτό ισχύει, για παράδειγμα, για ένα σαφώς καθορισμένο πεδίο εξειδίκευσης του οποίου οι αναγνώστες κατανοούν με αξιοπιστία την ορολογία και τις σχέσεις. Παρ' όλα αυτά, ελέγξτε αν η παράδοση συγχέεται με την κατανόηση. Εάν οι ειδικοί κάνουν τακτικά ερωτήσεις, ερμηνεύουν τις οδηγίες διαφορετικά ή επεξεργάζονται μακροσκελή κείμενα, η υπάρχουσα μορφή δεν αποτελεί καλή λύση απλώς και μόνο επειδή αποτελεί κοινή πρακτική εντός του οργανισμού.
Η πρόσθετη προσπάθεια δεν είναι το μόνο επιχείρημα κατά των πολλαπλών εκδόσεων. Το πιο σημαντικό, πρέπει να εξεταστεί εάν προσφέρουν μια πραγματικά νέα προσέγγιση. Δύο εκδόσεις που εξυπηρετούν ουσιαστικά το ίδιο αναγνωστικό κοινό περιπλέκουν την επιλογή και τη συντήρηση χωρίς να επιλύουν κανένα πραγματικό πρόβλημα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να βελτιωθεί η κύρια έκδοση. Μια περαιτέρω έκδοση θα πρέπει να δημιουργηθεί μόνο εάν ένα προσδιορίσιμο αναγνωστικό κοινό δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει αξιόπιστα τη συνδυασμένη έκδοση παρά τον προσεκτικό σχεδιασμό.
Οι παράλληλες εκδόσεις χρειάζονται τον δικό τους σαφή σκοπό.
Μια πρόσθετη έκδοση δικαιολογείται εάν οι βασικοί αναγνώστες δεν μπορούν να επιτύχουν τον στόχο τους με την κύρια έκδοση και οι ανάγκες τους δεν μπορούν να καλυφθούν με μικρές βελτιώσεις. Αυτό μπορεί να ισχύει για άτομα που απαιτούν απλή γλώσσα. Η νέα έκδοση θα πρέπει στη συνέχεια να υποστηρίζει πλήρως μια συγκεκριμένη εργασία, όπως η εξήγηση μιας υπηρεσίας, η περιγραφή του τρόπου πρόσβασης σε αυτήν και η προσφορά ενός κατανοητού τρόπου επικοινωνίας με την υπηρεσία.
Οι πολλαπλές εκδόσεις μπορούν επίσης να καλύψουν διαφορετικά επίπεδα προηγούμενης γνώσης. Ένα ερευνητικό ίδρυμα μπορεί να προσφέρει μια επιστημονική δημοσίευση σε τυποποιημένη γλώσσα και μια εισαγωγή σε απλή γλώσσα. Η εισαγωγή δεν χρειάζεται να επαναλαμβάνει κάθε μεθοδολογικό σημείο, αλλά οι δηλώσεις της πρέπει να είναι συνεπείς με την πηγή. Θα πρέπει να υποδεικνύει σαφώς ποιο τμήμα εξηγεί και πού μπορούν να βρουν οι ενδιαφερόμενοι αναγνώστες την πλήρη μελέτη.
Η διαδικασία επιλογής πρέπει να είναι εύκολη για τους επισκέπτες. Ετικέτες όπως "Σύνοψη" ή "Περαιτέρω Έκδοση" δεν εξηγούν τη διαφορά. Αναφέρετε ρητά "Απλή Γλώσσα" ή "Εύκολη Γλώσσα" και συνδέστε απευθείας μεταξύ εκδόσεων του ίδιου περιεχομένου όποτε είναι δυνατόν. Κανείς δεν πρέπει να επιστρέφει σε μια γενική αρχική σελίδα μετά την εναλλαγή μεταξύ εκδόσεων. Μια σύντομη σημείωση μπορεί επίσης να εξηγήσει το επίπεδο λεπτομέρειας και υποστήριξης που προσφέρει κάθε έκδοση.
Τα νομικά και τα πηγαία έγγραφα περιορίζουν το εύρος της επεξεργασίας.
Ορισμένα έγγραφα πρέπει να διατηρούνται σε συγκεκριμένη ή νομικά δεσμευτική μορφή. Μια σύμβαση, μια επίσημη ειδοποίηση ή ένα νομικό κείμενο δεν μπορεί απλώς να αντικατασταθεί από μια απλοποιημένη έκδοση. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι οι αναγνώστες πρέπει να μείνουν χωρίς υποστήριξη. Μια κατανοητή εξήγηση μπορεί να διευκρινίσει τον σκοπό, τις βασικές συνέπειες και τα επόμενα βήματα και να παραπέμπει σαφώς στο σχετικό έγγραφο.
Η εξήγηση δεν πρέπει να δημιουργεί μια ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Οι όροι, οι εξαιρέσεις και οι προθεσμίες πρέπει να εξετάζονται επαγγελματικά, ειδικά όταν μια παρεξήγηση αφορά τα δικαιώματα, την υγεία ή τα οικονομικά. Εάν είναι απαραίτητη μια ατομική απόφαση, το κείμενο θα πρέπει να το αναφέρει αυτό και να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες υπηρεσίες συμβουλευτικής. Ενώ η απλοποιημένη γλώσσα μειώνει τα γλωσσικά εμπόδια, δεν εξαλείφει την εγγενή πολυπλοκότητα του θέματος.
Ανάλογα με την εντολή, τη χώρα και το επιλεγμένο πρότυπο, ισχύουν διαφορετικές απαιτήσεις για τους κανόνες, την επισήμανση και την αναθεώρηση για την Απλή Γλώσσα. Οι οργανισμοί θα πρέπει επομένως να ορίζουν εκ των προτέρων σε τι αναφέρονται και ποιος είναι υπεύθυνος για την επαγγελματική και γλωσσική ποιότητα. Μια αυτόματα απλοποιημένη περίληψη δεν είναι μια αναθεωρημένη έκδοση σε Απλή Γλώσσα. Ειδικά με επακόλουθα θέματα, απαιτεί τη συμμετοχή κατάλληλων εμπειρογνωμόνων και των αναγνωστών που προορίζονται.
Η απόφαση πρέπει επίσης να αντέξει για την επόμενη αναθεώρηση.
Κάθε πρόσθετη έκδοση απαιτεί χρόνο για δημιουργία, αξιολόγηση από ειδικούς, γλωσσική αξιολόγηση και δημοσίευση. Η απλή γλώσσα συνήθως απαιτεί επίσης αξιολόγηση ειδικά για την ομάδα-στόχο. Αυτή η εργασία δεν αποτελεί επιχείρημα κατά της προσβασιμότητας, αλλά πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψη στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Μια ελλιπής ή μη αξιολογημένη έκδοση δεν είναι χρήσιμη για τους αναγνώστες και μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες ενέργειες σχετικά με σημαντικές πληροφορίες.
Σχεδιάστε τη συντήρηση ταυτόχρονα. Οι τιμές, οι προθεσμίες, τα άτομα επικοινωνίας και οι διαδικασίες συχνά αλλάζουν πιο γρήγορα από τις βασικές εξηγήσεις. Εάν υπάρχουν πολλαπλές εκδόσεις, οι αλλαγές από μια αξιόπιστη πηγή πρέπει να ενσωματωθούν σε όλα τα επηρεαζόμενα κείμενα. Προσδιορίστε ποιος ξεκινά την αναθεώρηση και ποια έκδοση παραμένει ορατή μέχρι την έγκριση. Η ξεπερασμένη απλή γλώσσα δεν είναι πιο προσβάσιμη από μια τρέχουσα κύρια έκδοση.
Οι περιορισμένοι πόροι θα πρέπει πρώτα να διατεθούν σε περιεχόμενο που χρησιμοποιείται συχνά, υποστηρίζει σημαντικές αποφάσεις ή αντιμετωπίζει γνωστά εμπόδια. Αυτό επιτρέπει σε έναν οργανισμό να κάνει ορισμένα θέματα πλήρως και αξιόπιστα προσβάσιμα, αντί να δημιουργεί επιφανειακές εκδόσεις για ολόκληρη την προσφορά του. Οι αρχικές δημοσιεύσεις θα αποκαλύψουν την πραγματική συνεργασία, τον χρόνο αναθεώρησης και την τεχνική υποστήριξη που απαιτούνται για περαιτέρω εκδόσεις.
Μια σύντομη εξήγηση καθιστά την επιλογή γλώσσας διαφανή.
Τεκμηριώστε την απόφαση απευθείας με το περιεχόμενο. Η σημείωση θα πρέπει να καθορίζει το κοινό-στόχο, την εργασία που εκτελούν, τυχόν γνωστά εμπόδια κατανόησης και τις συνέπειες ενός σφάλματος. Συμπεριλάβετε την επιλεγμένη κύρια έκδοση και τον λόγο για κάθε πρόσθετη έκδοση. Με αυτόν τον τρόπο, οι μεταγενέστεροι συντάκτες δεν χρειάζεται να μαντέψουν από την τελική έκδοση ποιο πρόβλημα προοριζόταν αρχικά να λύσει.
Όταν υπάρχουν παράλληλες εκδόσεις, η σχέση τους θα πρέπει επίσης να εξηγείται στην αιτιολόγηση. Περιγράψτε ποιες πληροφορίες πρέπει να καλύπτει πλήρως η πιο προσβάσιμη έκδοση, πού βρίσκεται το έγγραφο πηγής και ποιος διευκρινίζει τυχόν αποκλίσεις στο περιεχόμενο. Για την απλή γλώσσα, θα πρέπει επίσης να είναι σαφές σε ποιο σύνολο κανόνων ή επαγγελματικών πρακτικών βασίζεται και πώς οι αναγνώστες-στόχοι εμπλέκονται στη διαδικασία αναθεώρησης.
Τέτοια τεκμηρίωση δεν χρειάζεται να είναι μακροσκελής μορφή. Μερικές συγκεκριμένες προτάσεις είναι πιο πολύτιμες από τις γενικές δηλώσεις σχετικά με την ένταξη. Βοηθούν την συντακτική ομάδα με τις αναθεωρήσεις και τη διαχείριση με την κατανομή πόρων. Πάνω απ 'όλα, καθιστούν την επιλογή επαληθεύσιμη: Εάν οι αναγνώστες-στόχοι εξακολουθούν να μην μπορούν να εκπληρώσουν το έργο τους, η αρχική αιτιολόγηση δεν επαρκεί πλέον.
Οι εμπειρίες των χρηστών ενδέχεται να αλλάξουν την αρχική επιλογή.
Η γλώσσα που χρησιμοποιείται αποτελεί υπόθεση μέχρι να παρατηρηθεί η χρήση της. Συχνές ερωτήσεις, εσφαλμένα υποβληθέντα έγγραφα, ματαιωμένες διαδικασίες και παράπονα μπορούν να υποδηλώνουν ότι το κείμενο δεν εκπληρώνει τον σκοπό του. Τέτοιοι δείκτες θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ανάλογα με το κοινό-στόχο και το συγκεκριμένο βήμα που έχει γίνει. Ένας μόνο ασαφής σύνδεσμος μπορεί να απαιτεί μια μικρή διόρθωση, ενώ επαναλαμβανόμενες θεμελιώδεις παρεξηγήσεις θα μπορούσαν να δικαιολογήσουν μια διαφορετική έκδοση.
Η άμεση δοκιμή παρέχει ιδιαίτερα σαφείς ενδείξεις. Δώστε σε άτομα από το αναγνωστικό κοινό που προορίζεται μια ρεαλιστική εργασία και ζητήστε τους να εξηγήσουν τι κατάλαβαν και πώς θα ενεργούσαν. Για την απλή γλώσσα, θα πρέπει να συμμετέχουν άτομα με τις αντίστοιχες ανάγκες κατανόησης. Μια γενική ερώτηση όπως "Είναι το κείμενο εύκολο στην κατανόηση;" δεν επαρκεί, επειδή η συμφωνία δεν καταδεικνύει ακόμη τη σωστή χρήση.
Οι αλλαγές στο προϊόν ή την υπηρεσία μπορούν επίσης να καταστήσουν την επιλογή παρωχημένη. Μια νέα ομάδα-στόχος, μια ψηφιακή εφαρμογή ή πιο σοβαρές συνέπειες ενός σφάλματος μπορούν να αλλάξουν τις απαιτήσεις. Αντίθετα, μια επανασχεδιασμένη κύρια έκδοση μπορεί να λειτουργήσει τόσο καλά που μια σχεδόν πανομοιότυπη δεύτερη έκδοση να μην είναι πλέον απαραίτητη. Επομένως, επανεξετάστε το σκεπτικό για σημαντικές αλλαγές, όχι μόνο σύμφωνα με ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα.
Η κατάλληλη γλωσσική μορφή αποδεικνύεται από μια επιτυχημένη εργασία.
Μια σωστή επιλογή συνδυάζει τρία είδη γνώσης: τους πραγματικούς αναγνώστες, την εργασία τους και τις συνέπειες μιας παρεξήγησης. Μόνο τότε αποφασίζεται εάν επαρκεί η τυποποιημένη γλώσσα, εάν η απλή γλώσσα μπορεί να υποστηρίξει την κύρια έκδοση ή εάν χρειάζεται ευανάγνωστη γλώσσα για την παροχή πρόσθετης πρόσβασης. Αυτή η προσέγγιση αποτρέπει τόσο τα περιττά παράλληλα κείμενα όσο και τις προσφορές που αποκλείουν γνωστές ομάδες αναγνωστών.
Ξεκινήστε με ένα συγκεκριμένο, σημαντικό κομμάτι περιεχομένου και εξετάστε διάφορα ρεαλιστικά σενάρια. Το ωράριο λειτουργίας, η διαδικασία αιτήματος υπηρεσίας, η τεχνική καθοδήγηση και οι προειδοποιήσεις καταδεικνύουν γιατί η ίδια απάντηση δεν είναι κατάλληλη για κάθε περίπτωση. Περιλαμβάνουν επαγγελματική ευθύνη και συνεχή συντήρηση από την αρχή. Αυτό διασφαλίζει ότι η απόφαση δεν παραμένει απλώς μια καλή πρόθεση, αλλά μπορεί να εφαρμοστεί αξιόπιστα μέσω αλλαγών.
Τελικά, αυτό που έχει σημασία είναι αν οι άνθρωποι μπορούν να βρουν, να κατανοήσουν και να χρησιμοποιήσουν τις σωστές πληροφορίες. Μια οικεία ετικέτα για τον τρόπο γλώσσας δεν αποτελεί απόδειξη αυτού. Η παρατηρούμενη χρήση, οι σαφώς καθορισμένες ευθύνες και μια ειλικρινής λογική παρέχουν μεγαλύτερη βεβαιότητα. Εάν οι νέες γνώσεις έρχονται σε αντίθεση με την προηγούμενη επιλογή, η προσαρμογή δεν είναι αποτυχία, αλλά μάλλον το λογικό επόμενο βήμα προς μια πιο προσιτή προσφορά.