Kolm keelestiili käsitlevad erinevaid juurdepääsuprobleeme
Keelestiili valimine on otsus teabele juurdepääsu kohta. Standardkeel sobib, kui sihtrühmad saavad enesekindlalt kasutada tavalisi avalikke või tehnilisi tekste. Lihtne keel muudab laiale publikule arusaamise lihtsamaks, kasutades tuttavaid sõnu, selgeid lauseid ja loogilist struktuuri. Lihtne keel pakub ligipääsetavamat versiooni inimestele, kellel on märkimisväärsed arusaamisraskused.
See klassifikatsioon ei ole edetabel. Standardkeeles kirjutatud tehniline tekst võib olla oma publiku jaoks täpsem ja arusaadavam kui kohmakas lihtsustus. Lihtne keel ei ole väite lahjendatud versioon, vaid pigem kõrvaldab välditavad keelebarjäärid. Lihtsasti loetav keel järgib olenevalt kasutatavatest reeglitest ja organisatsiooni kontekstist spetsiifilisi keelelisi ja kujundusjuhiseid ning seda vaadatakse tavaliselt sihtrühmaga üle.
Seega ei ole oluline, millist vormi organisatsioon üldiselt eelistab. See peab suutma põhjendada konkreetset sisu, selgitades, kes seda millises olukorras vajab ja milline on selle lugemise järel soovitud tulemus. Selle tulemuseks võib olla üks põhiversioon kõigile või mitu versiooni erinevate eesmärkidega. Selge otsus hoiab ära teksti mitu korda loomise ettevaatusabinõuna, ilma et see tegelikult parandaks ligipääsetavust konkreetsele lugejarühmale.
Lugeja, ülesanne ja risk annavad kõige olulisemad vihjed.
Alusta konkreetsest inimesest konkreetses olukorras. „Kodanikud” on liiga lai mõiste, et määratleda konkreetset keelekasutusstiili. Täpsem kirjeldus oleks: „Isik, kellel on vähe kogemusi Saksa haldussüsteemis, soovib esimest korda toetust taotleda.” Lisa teavet teadaolevate lugemisbarjääride, eelnevate teadmiste, kasutatavate abivahendite ja selle kohta, kas isiklik tugi on tavaliselt saadaval.
Järgmisena kirjelda ülesannet. Kas inimene püüab lihtsalt leida lahtiolekuaegu, võrrelda mitut pakkumist või mõista nõudeid ja teha ajatundlikku toimingut? Mida rohkem otsuseid tekst nõuab, seda toetavam peab olema selle infovoog. Kogu protsess on ülioluline. Arusaadavast selgitusest ei piisa, kui lingitud vormil kasutatakse samu termineid erinevalt või mainitakse olulisi tingimusi ainult lõpus.
Lõpuks kaalu arusaamatuse võimalikke tagajärgi. Need võivad olla olulised tervise, ohutuse, õiguste, raha või siduvate tähtaegade käsitlemisel, kuid see ei tee automaatselt lihtsast keelest õiget valikut. See suurendab esialgu vajadust täpse ja arusaadava teabe ning usaldusväärse kinnituse järele. Kas on vaja ka spetsiaalset versiooni, sõltub tegelikust sihtrühmast.
Kogu protsess on oluline. Neli tüüpilist sisutüüpi viivad erinevate otsusteni.
Linnaraamatukogu lahtiolekuaegade leht täidab tuttavat funktsiooni ja vea korral on tagajärjed piiratud. Selgelt struktureeritud ja lihtsas keeles põhiversioon jõuab peaaegu kõigi külastajateni. Lisaversioonist on vähe kasu, kui kuupäev, aadress, erandid ja kontaktandmed on juba kohe nähtavad. Piisab ka standardkeelest, kui see ei sisalda sisemist haldusterminoloogiat.
Eluasemetoetuste taotlemisel tulevad kokku harjumatud nõuded, lisadokumendid, tähtajad ja rahalised tagajärjed. Üldine teenuseleht peaks pakkuma juhiseid laiale sihtrühmale lihtsas keeles. Kui sihtrühma kuuluvad oluliste õpiraskustega inimesed, saab juurdepääsu ja tuge selgitada eraldi versioonis kergesti mõistetavas keeles. Tegelik taotlusvorm peab jääma igal juhul ligipääsetavaks ja arusaadavaks.
Kogenud administraatoritele mõeldud sisemised tehnilised juhised võivad kasutada standardkeelt täpsete tehniliste terminitega, kuna need terminid on osa nende ühisest tööst. Evakueerimisjuhised on seevastu suunatud paljudele stressis olevatele inimestele. Sellisel juhul on lühikesed, otsesed avaldused ja üheselt mõistetavad sümbolid olulisemad kui nende ametlik määramine konkreetsele keelerežiimile. Ettevalmistatud lisaselgitused võivad olla abiks, kuid need ei tohi viivitada kohese hoiatuse edastamist.
Sageli piisab ühest põhiversioonist.
Üks versioon on mõttekas, kui lugejatel on sarnased ülesanded ja sisu saab selgelt selgitada täpsust ohverdamata. Lihtne keel sobib sageli avalike veebisaitide ühiseks aluseks. See toetab erineva lugemisoskusega inimesi, jagamata neid erinevateks osadeks. Eeltingimuseks on, et versioon algab ehtsate küsimustega ega lühenda lihtsalt olemasolevaid lauseid.
Põhiversioonina võib piisata ka standardkeelest. See kehtib näiteks selgelt määratletud eriala kohta, mille lugejad mõistavad terminoloogiat ja seoseid usaldusväärselt. Sellegipoolest kontrollige, kas traditsiooni ei aeta segi arusaamisega. Kui eksperdid esitavad regulaarselt küsimusi, tõlgendavad juhiseid erinevalt või töötavad pikkade tekstidega, ei ole olemasolev vorming hea lahendus lihtsalt seetõttu, et see on organisatsioonis tavaks.
Lisapingutus pole ainus argument mitme versiooni vastu. Veelgi olulisem on see, et tuleb kaaluda, kas need pakuvad tõeliselt uut lähenemisviisi. Kaks versiooni, mis teenindavad praktiliselt sama lugejaskonda, raskendavad valikut ja hooldust, lahendamata tegelikke probleeme. Sellistel juhtudel on parem põhiversiooni täiustada. Lisaversioon tuleks luua ainult siis, kui määratletav lugejaskond ei saa kombineeritud versiooni hoolimata hoolikast disainist usaldusväärselt kasutada.
Paralleelversioonidel peab olema oma selge eesmärk.
Lisaversioon on õigustatud, kui põhilugejad ei suuda põhiversiooniga oma eesmärki saavutada ja nende vajadusi ei saa väiksemate täiustustega rahuldada. See võib olla nii inimeste puhul, kes vajavad lihtsat keelt. Uus versioon peaks seejärel täielikult toetama konkreetset ülesannet, näiteks teenuse selgitamist, sellele juurdepääsu kirjeldamist ja arusaadava viisi teenusega ühenduse võtmiseks.
Mitmed versioonid võivad rahuldada ka erinevaid eelteadmiste tasemeid. Uurimisasutus võib pakkuda teaduspublikatsiooni standardkeeles ja sissejuhatust lihtsas keeles. Sissejuhatus ei pea kordama iga üksikut metodoloogilist punkti, kuid selle väited peavad olema allikaga kooskõlas. See peaks selgelt näitama, millist osa see selgitab ja kust huvitatud lugejad saavad kogu uuringu leida.
Valimisprotsess peab külastajatele olema lihtne. Sildid nagu „Kokkuvõte” või „Edasine versioon” ei selgita erinevust. Mainige selgesõnaliselt „Lihtsas keeles” või „Lihtsustatud keeles” ja linkige sama sisu versioonide vahel alati, kui see on võimalik. Keegi ei tohiks pärast versioonide vahetamist tagasi üldisele avalehele sattuda. Lühike märkus võib selgitada ka iga versiooni detailsuse taset ja pakutavat tuge.
Õiguslikud ja algdokumendid piiravad redigeerimise ulatust.
Mõned dokumendid tuleb säilitada kindlas või õiguslikult siduvas vormis. Lepingut, ametlikku teadet või juriidilist teksti ei saa lihtsalt asendada lihtsustatud versiooniga. See ei tähenda aga, et lugejad peavad jääma ilma toetuseta. Arusaadav selgitus võib selgitada eesmärki, peamisi tagajärgi ja järgmisi samme ning viidata selgelt asjakohasele dokumendile.
Selgitus ei tohi tekitada valet turvatunnet. Tingimused, erandid ja tähtajad tuleb professionaalselt läbi vaadata, eriti kui arusaamatus puudutab õigusi, tervist või rahandust. Kui on vaja individuaalset otsust, peaks tekst seda märkima ja andma teavet saadaolevate nõustamisteenuste kohta. Kuigi lihtsustatud keel vähendab keelebarjääre, ei kõrvalda see teema loomupärast keerukust.
Sõltuvalt mandaadist, riigist ja valitud standardist kehtivad lihtsa keele eeskirjadele, märgistusele ja läbivaatamisele erinevad nõuded. Seetõttu peaksid organisatsioonid eelnevalt määratlema, millele nad viitavad ja kes vastutab professionaalse ja keelelise kvaliteedi eest. Automaatselt lihtsustatud kokkuvõte ei ole lihtsas keeles läbivaadatud versioon. Eriti oluliste teemade puhul nõuab see asjakohaste ekspertide ja sihtrühma kaasamist.
Otsus peab kehtima ka järgmise läbivaatamise jaoks.
Iga lisaversiooni loomine, eksperthinnang, keeleline ülevaade ja avaldamine võtab aega. Lihtsas keeles teksti puhul on tavaliselt vaja ka sihtrühmapõhist ülevaadet. See töö ei ole argument ligipääsetavuse vastu, kuid seda tuleb otsustusprotsessis ausalt arvesse võtta. Mittetäielik või läbi vaatamata versioon ei ole lugejatele abiks ja võib olulise teabe osas viia valede tegudeni.
Planeeri hooldust samal ajal. Hinnad, tähtajad, kontaktisikud ja protsessid muutuvad sageli kiiremini kui lihtsad selgitused. Kui on olemas mitu versiooni, tuleb usaldusväärsest allikast pärit muudatused lisada kõikidesse mõjutatud tekstidesse. Määra kindlaks, kes algatab redigeerimise ja milline versioon jääb nähtavaks kuni kinnitamiseni. Vananenud lihtkeel ei ole kättesaadavam kui praegune põhiversioon.
Piiratud ressursid tuleks esmalt eraldada sisule, mida kasutatakse sageli, mis toetab olulisi otsuseid või käsitleb teadaolevaid takistusi. See võimaldab organisatsioonil muuta mõned teemad täielikult ja usaldusväärselt kättesaadavaks, selle asemel, et luua kogu pakkumise jaoks pealiskaudseid versioone. Esialgsed väljaanded näitavad edasiste versioonide jaoks vajalikku tegelikku koostööd, läbivaatamise aega ja tehnilist tuge.
Lühike selgitus muudab keelevaliku läbipaistvaks.
Dokumenteeri otsus otse sisuga. Märkuses tuleks täpsustada sihtrühm, nende täidetav ülesanne, teadaolevad arusaamisetõkked ja vea tagajärjed. Lisa valitud põhiversioon ja iga täiendava versiooni põhjus. Nii ei pea hilisemad toimetajad lõppversiooni põhjal arvama, millist probleemi see algselt lahendada kavatses.
Kui on olemas paralleelversioonid, tuleks põhjenduses selgitada ka nende seost. Kirjeldage, millist teavet peab kättesaadavam versioon täielikult hõlmama, kus asub algdokument ja kes selgitab sisulisi lahknevusi. Lihtsas keeles versiooni puhul peaks samuti olema selge, millistel reeglitel või kutsepraktikatel see põhineb ja kuidas sihtrühmad läbivaatamisprotsessis osalevad.
Selline dokumentatsioon ei pea olema pikk. Mõned konkreetsed laused on väärtuslikumad kui üldised avaldused kaasamise kohta. Need aitavad toimetusmeeskonda redigeerimisel ja juhtkonda ressursside jaotamisel. Ennekõike muudavad need valiku kontrollitavaks: kui sihtrühmad ei suuda ikka veel oma ülesannet täita, ei ole algne põhjendus enam piisav.
Kasutajakogemus võib esialgset valikut muuta.
Kasutatav keel on eeldus, kuni selle kasutamist täheldatakse. Sagedased päringud, valesti esitatud dokumendid, katkestatud protsessid ja kaebused võivad viidata sellele, et tekst ei täida oma eesmärki. Selliseid näitajaid tuleks kaaluda vastavalt sihtrühmale ja konkreetsele astutud sammule. Üks ebaselge link võib vajada väikest parandust, samas kui korduvad põhimõttelised arusaamatused võivad õigustada teistsuguse versiooni valimist.
Otsene testimine annab eriti selgeid märke. Andke sihtrühma kuuluvatele inimestele realistlik ülesanne ja laske neil selgitada, mida nad mõistsid ja kuidas nad tegutseksid. Lihtsas keeles teksti puhul tuleks kaasata isikuid, kellel on vastavad arusaamisvajadused. Üldine küsimus, näiteks "Kas tekst on kergesti mõistetav?", ei ole piisav, sest kokkulepe ei näita veel õiget kasutamist.
Toote või teenuse muudatused võivad samuti valiku vananenuks muuta. Uus sihtrühm, digitaalne rakendus või vea tõsisemad tagajärjed võivad nõudeid muuta. Vastupidiselt võib ümberkujundatud põhiversioon toimida nii hästi, et peaaegu identset teist versiooni pole enam vaja. Seetõttu vaadake oluliste muudatuste põhjendus üle, mitte ainult fikseeritud ajakava alusel.
Sobiva keelevormi demonstreerib edukas ülesanne.
Hea valik ühendab kolme tüüpi teadmisi: tegelikud lugejad, nende ülesanne ja arusaamatuse tagajärjed. Alles seejärel otsustatakse, kas piisab standardkeelest, kas põhiversiooni toetab lihtne keel või on täiendava juurdepääsu tagamiseks vaja hõlpsasti loetavat keelt. See lähenemisviis hoiab ära nii ebavajalikud paralleeltekstid kui ka pakkumised, mis välistavad tuntud lugejaskonnad.
Alustage konkreetse ja olulise sisuga ning uurige mitut realistlikku stsenaariumi. Lahtiolekuajad, teenuse taotlemise protsess, tehnilised juhised ja hoiatused näitavad, miks sama vastus ei sobi igas olukorras. Kaasake algusest peale professionaalne vastutus ja pidev hooldus. See tagab, et otsus ei jää pelgalt heaks kavatsuseks, vaid seda saab muudatuste kaudu usaldusväärselt ellu viia.
Lõppkokkuvõttes on oluline see, kas inimesed suudavad leida, mõista ja kasutada õiget teavet. Tuttav keelerežiimi silt ei ole selle tõestuseks. Täheldatud kasutus, selgelt määratletud vastutus ja aus põhjendus annavad suurema kindluse. Kui uued teadmised on vastuolus eelmise valikuga, ei ole kohandamine ebaõnnestumine, vaid pigem loogiline järgmine samm kättesaadavama pakkumise suunas.