Tre sprogstile adresserer forskellige tilgængelighedsudfordringer
Valg af sprogform er en beslutning om adgang til information. Standardsprog er passende, når de tiltænkte læsere trygt kan bruge almindelige offentlige eller tekniske tekster. Brugervenligt sprog gør det lettere for et bredt publikum at forstå ved at bruge velkendte ord, klare sætninger og en logisk rækkefølge. Letlæseligt sprog tilbyder en mere tilgængelig version for personer med betydelige forståelsesbarrierer.
Denne klassificering er ikke en rangering. En teknisk tekst på standardsprog kan være mere præcis og forståelig for sit publikum end en klodset forenkling. Brugervenligt sprog er ikke en udvandet sætning, men fjerner snarere undgåelige sproglige hindringer. Letlæseligt sprog følger specifikke sproglige og designmæssige retningslinjer, afhængigt af de anvendte regler og den organisatoriske kontekst, og gennemgås normalt med målgruppen.
Derfor er det vigtige ikke, hvilken form en organisation generelt foretrækker. Den skal kunne retfærdiggøre specifikt indhold, forklare hvem der har brug for det, i hvilken situation, og hvad det tilsigtede resultat bør være efter at have læst det. Dette kan resultere i én hovedversion for alle eller flere versioner med forskellige opgaver. En klar beslutning forhindrer, at hver tekst oprettes flere gange som en sikkerhedsforanstaltning, uden reelt at forbedre tilgængeligheden for en specifik læsergruppe.
Læser, opgave og risiko giver de vigtigste ledetråde
Start med en specifik person i en specifik situation. "Borgere" er et for bredt begreb til at bestemme en specifik sprogstil. En mere præcis beskrivelse ville være: "En person med begrænset erfaring i det tyske administrative system ønsker at ansøge om en ydelse for første gang." Medtag oplysninger om kendte læsebarrierer, forudgående viden, anvendte hjælpemidler, og om personlig støtte normalt er tilgængelig.
Beskriv derefter opgaven. Forsøger personen blot at finde åbningstider, sammenligne flere tilbud eller forstå kravene og udføre en tidsfølsom handling? Jo flere beslutninger en tekst kræver, desto mere støttende skal dens informationsstrøm være. Hele processen er afgørende. En forståelig forklaring er utilstrækkelig, hvis den linkede formular bruger de samme termer forskelligt eller kun nævner vigtige forhold til sidst.
Til sidst skal du overveje de potentielle konsekvenser af en misforståelse. Disse kan være betydelige, når det gælder sundhed, sikkerhed, rettigheder, penge eller bindende deadlines, men dette gør ikke automatisk et klart sprog til det rigtige valg. Det øger i første omgang behovet for præcis, forståelig information og pålidelig verifikation. Om en særlig version også er nødvendig, afhænger af, hvilke personer der rent faktisk skal nås.
Fire typiske indholdstyper fører til forskellige beslutninger
En side med åbningstiderne for et bybibliotek har en velkendt funktion og begrænsede konsekvenser i tilfælde af en fejl. En klart struktureret hovedversion i et letforståeligt sprog kan nå næsten alle besøgende. En ekstra version er af ringe nytte, hvis dato, adresse, undtagelser og kontaktoplysninger allerede er umiddelbart tydelige. Standardsprog kan også være tilstrækkeligt, så længe det ikke indeholder intern administrativ terminologi.
Når man ansøger om boligstøtte, opstår der ukendte krav, bilag, deadlines og økonomiske konsekvenser. Den generelle serviceside bør give vejledning til et bredt publikum i et letforståeligt sprog. Hvis personer med betydelige forståelsesbehov er blandt de tiltænkte brugere, kan en separat version i et letforståeligt sprog forklare adgang og support. Selve formularen skal forblive tilgængelig og forståelig uanset hvad.
En intern teknisk manual til erfarne administratorer kan bruge standardsprog med præcise tekniske termer, fordi disse termer er en del af deres fælles arbejde. En evakueringsinstruktion er derimod rettet mod mange mennesker under stress. I dette tilfælde er korte, direkte udsagn og utvetydige symboler vigtigere end formelt at tildele en sprogtilstand. Forberedte supplerende forklaringer kan være nyttige, men må ikke forsinke den øjeblikkelige advarsel.
En enkelt hovedversion er ofte tilstrækkelig.
En enkelt version er nyttig, når læserne har lignende opgaver, og indholdet kan forklares klart uden tab af nøjagtighed. Et almindeligt sprog er ofte egnet som et fælles fundament for offentlige websteder. Det understøtter personer med varierende niveauer af læseerfaring uden at opdele dem i forskellige sektioner. En forudsætning er, at versionen begynder med ægte spørgsmål og ikke blot forkorter eksisterende sætninger.
Standardsprog kan også være tilstrækkeligt som den primære version. Dette gælder f.eks. et klart defineret ekspertiseområde, hvis læsere pålideligt forstår terminologien og relationerne. Undersøg dog, om tradition forveksles med forståelse. Hvis eksperter regelmæssigt stiller spørgsmål, fortolker instruktioner forskelligt eller arbejder uden om lange tekster, er det eksisterende format ikke en god løsning, blot fordi det er sædvanligt i organisationen.
Den ekstra indsats er ikke det eneste argument imod flere versioner. Vigtigere er det, at de skal overvejes, om de tilbyder en reelt ny tilgang. To versioner, der betjener stort set den samme læserskare, komplicerer udvælgelse og vedligeholdelse uden at løse nogen problemer. I sådanne tilfælde er det bedre at forbedre hovedversionen. En yderligere version bør kun oprettes, hvis en definerbar læserskare ikke pålideligt kan bruge den kombinerede version trods omhyggeligt design.
Parallelle versioner har brug for deres eget klare formål.
En yderligere version er berettiget, hvis nøglelæsere ikke kan nå deres mål med hovedversionen, og deres behov ikke kan opfyldes af mindre forbedringer. Dette kan være tilfældet for personer, der har brug for et letforståeligt sprog. Den nye version bør derefter fuldt ud understøtte en specifik opgave, såsom at forklare en tjeneste, beskrive adgang og tilbyde en forståelig måde at kontakte dem på.
Flere versioner kan også imødekomme forskellige niveauer af forudgående viden. Et forskningsinstitut kan tilbyde en teknisk publikation i standardsprog og en introduktion i letforståeligt sprog. Introduktionen behøver ikke at gentage hvert eneste metodologiske punkt, men dens udsagn skal stemme overens med kilden. Den skal tydeligt angive, hvilket afsnit den forklarer, og hvor interesserede læsere kan finde hele undersøgelsen.
Udvælgelsesprocessen skal være nem for besøgende. Etiketter som "Resumé" eller "Yderligere version" forklarer ikke forskellen. Nævn eksplicit "Almindeligt sprog" eller "Let sprog", og link direkte mellem versioner af det samme indhold, når det er muligt. Ingen bør omdirigeres til en generisk hjemmeside efter at have skiftet mellem versioner. En kort note kan også forklare detaljeringsniveauet og supporten, der tilbydes af hver version.
Juridiske dokumenter og kildedokumenter pålægger begrænsninger for redigering.
Nogle dokumenter skal bevares i en specifik eller juridisk bindende form. En kontrakt, en officiel meddelelse eller en juridisk tekst kan ikke blot erstattes af en forenklet version. Dette betyder dog ikke, at læserne skal stå uden støtte. En forståelig forklaring kan præcisere formålet, de vigtigste konsekvenser og de næste skridt og tydeligt henvise til det relevante dokument.
Forklaringen må ikke skabe en falsk følelse af sikkerhed. Betingelser, undtagelser og deadlines skal gennemgås af eksperter, især hvis en misforståelse vedrører rettigheder, sundhed eller økonomi. Hvis en individuel beslutning er nødvendig, bør teksten angive dette og give information om tilgængelige rådgivningstjenester. Selvom forenklet sprog reducerer sprogbarrierer, eliminerer det ikke emnets iboende kompleksitet.
Afhængigt af mandat, land og valgt standard gælder der forskellige krav til regler, mærkning og gennemgang for klart sprog. Organisationer bør derfor på forhånd definere, hvad de refererer til, og hvem der er ansvarlig for den tekniske og sproglige kvalitet. Et automatisk forenklet resumé er ikke en gennemgået version i klart sprog. Især ved vigtige emner kræver det inddragelse af relevante eksperter og de tiltænkte læsere.
Beslutningen skal også være gyldig til den næste revision.
Hver yderligere version kræver tid til oprettelse, ekspertgennemgang, sproglig gennemgang og offentliggørelse. Versioner på almindeligt sprog kræver typisk også en gennemgang, der er skræddersyet til målgruppen. Dette arbejde er ikke et argument imod tilgængelighed, men det skal ærligt inkluderes i beslutningen. En ufuldstændig eller ureviewet version hjælper ikke læserne og kan føre til forkerte handlinger vedrørende vigtige oplysninger.
Planlæg samtidig vedligeholdelse. Priser, deadlines, kontaktpersoner og procedurer ændrer sig ofte hurtigere end grundlæggende forklaringer. Hvis der findes flere versioner, skal ændringer fra en pålidelig kilde indarbejdes i alle berørte tekster. Bestem, hvem der initierer revisionen, og hvilken version der forbliver synlig indtil godkendelse. Forældet, klart sprog er ikke mere tilgængeligt end en aktuel hovedversion.
Begrænsede ressourcer bør først investeres i indhold, der ofte bruges, understøtter vigtige beslutninger eller indeholder kendte barrierer. Dette giver en organisation mulighed for at gøre et par emner fuldt og pålideligt tilgængelige i stedet for at oprette overfladiske versioner af hele sit tilbud. De indledende publikationer vil afsløre, hvilket niveau af samarbejde, gennemgangstid og teknisk support der faktisk er behov for til yderligere versioner.
En kort forklaring gør sprogvalget forståeligt.
Dokumenter beslutningen direkte med indholdet. Noten skal specificere, hvilke personer der kontaktes, hvilken opgave de udfører, hvilke forståelsesbarrierer der er kendte, og hvad der kan ske i tilfælde af en fejl. Inkluder den valgte hovedversion og årsagen til hver yderligere version. På denne måde behøver senere redaktører ikke at gætte ud fra den endelige version, hvilket problem der oprindeligt var tiltænkt at blive løst.
For parallelle versioner skal deres forhold også forklares i begrundelsen. Beskriv, hvilke oplysninger den mere tilgængelige version skal dække fuldt ud, hvor kildedokumentet findes, og hvem der præciserer eventuelle tekniske uoverensstemmelser. For almindeligt sprog skal det også være klart, hvilket sæt regler eller professionelle praksisser der anvendes, og hvordan de tiltænkte læsere er involveret i gennemgangsprocessen.
Sådan dokumentation behøver ikke at være lang. Et par konkrete sætninger er mere værdifulde end generelle udsagn om inklusion. De hjælper redaktionen med revisioner og styring med ressourceallokering. Frem for alt gør de valget verificerbart: Hvis de tiltænkte læsere fortsat ikke er i stand til at udføre deres opgave, er den oprindelige begrundelse ikke længere tilstrækkelig.
Brugserfaringer kan ændre det oprindelige valg
Det anvendte sprog er en antagelse, indtil dets anvendelse observeres. Hyppige forespørgsler, forkert indsendte dokumenter, afbrudte processer og klager kan indikere, at teksten ikke opfylder sit formål. Sådanne indikatorer bør overvejes i henhold til målgruppen og det specifikke skridt, der er taget. Et enkelt uklart link kan kræve en mindre korrektion, mens gentagne grundlæggende misforståelser kan retfærdiggøre en anden version.
Direkte test giver særligt klare indikationer. Giv folk fra den tiltænkte læserskare en realistisk opgave, og lad dem forklare, hvad de har forstået, og hvordan de ville handle. For letforståeligt sprog bør personer med det tilsvarende behov for forståelse involveres. Et generelt spørgsmål som "Er teksten letforståelig?" er ikke tilstrækkeligt, da enighed ikke garanterer korrekt anvendelse.
Ændringer i produktet eller tjenesten kan også gøre valget forældet. En ny målgruppe, en digital applikation eller mere alvorlige konsekvenser af en fejl kan ændre kravene. Omvendt kan en redesignet hovedversion fungere så godt, at en næsten identisk anden version ikke længere er nødvendig. Gennemgå derfor begrundelsen for væsentlige ændringer, ikke blot efter en fast tidsplan.
Den passende sprogform demonstreres ved en vellykket opgave.
Et fornuftigt valg kombinerer tre typer viden: de faktiske læsere, deres opgave og konsekvenserne af en misforståelse. Først derefter afgøres det, om standardsprog er tilstrækkeligt, om et letforståeligt sprog kan bære den fælles hovedversion, eller om et letlæseligt sprog skal give yderligere adgang. Denne tilgang forhindrer både unødvendige parallelle tekster og tilbud, der udelukker kendte læsergrupper.
Start med et specifikt, vigtigt stykke indhold, og undersøg flere realistiske situationer. Åbningstider, serviceapplikationen, de tekniske instruktioner og advarslen demonstrerer, hvorfor det samme svar ikke er egnet overalt. Overvej professionelt ansvar og fremtidig vedligeholdelse fra starten. Dette sikrer, at beslutningen ikke forbliver en ren god intention, men kan implementeres pålideligt gennem ændringer.
I sidste ende er det afgørende, om folk kan finde, forstå og bruge den rigtige information. Et velkendt udtryk for sprogtilstanden er ikke bevis på dette. Observeret brug, klart definerede ansvarsområder og en ærlig begrundelse giver større sikkerhed. Hvis nye resultater modsiger det tidligere valg, er justeringen ikke en fiasko, men det logiske skridt mod et mere tilgængeligt tilbud.