Tři jazykové styly řeší různé problémy s přístupností
Volba jazykové formy je rozhodnutím o přístupu k informacím. Spisovný jazyk je vhodný, když cíloví čtenáři dokáží s jistotou používat běžné veřejné nebo technické texty. Srozumitelný jazyk usnadňuje pochopení širokému publiku díky používání známých slov, jasných vět a logické posloupnosti. Snadno čitelný jazyk nabízí přístupnější verzi pro lidi s výraznými bariérami v porozumění.
Tato klasifikace není žebříčkem. Technický text ve spisovném jazyce může být pro své publikum přesnější a srozumitelnější než neohrabané zjednodušení. Srozumitelný jazyk není zředěným tvrzením, ale spíše odstraňuje jazykové překážky, kterým se lze vyhnout. Snadno čitelný jazyk se řídí specifickými jazykovými a designovými pokyny v závislosti na použitých pravidlech a organizačním kontextu a obvykle je s cílovou skupinou projednáván.
Proto nezáleží na tom, jakou formu organizace obecně preferuje. Musí být schopna zdůvodnit konkrétní obsah, vysvětlit, kdo ho potřebuje, v jaké situaci a jaký by měl být zamýšlený výsledek po jeho přečtení. To může vést k jedné hlavní verzi pro všechny nebo k několika verzím s různými úkoly. Jasné rozhodnutí preventivně zabraňuje opakovanému vytváření každého textu, aniž by se ve skutečnosti zlepšila přístupnost pro konkrétní skupinu čtenářů.
Čtenář, úkol a riziko poskytují nejdůležitější vodítka.
Začněte s konkrétní osobou v konkrétní situaci. „Občané“ je příliš široký pojem pro určení konkrétního jazykového stylu. Přesnější popis by byl: „Osoba s malými zkušenostmi v německém administrativním systému chce poprvé požádat o dávku.“ Uveďte informace o známých čtenářských bariérách, předchozích znalostech, používaných asistenčních zařízeních a o tom, zda je obvykle k dispozici osobní podpora.
Dále popište úkol. Snaží se daná osoba jednoduše najít otevírací dobu, porovnat několik nabídek nebo porozumět požadavkům a dokončit časově náročný úkon? Čím více rozhodnutí text vyžaduje, tím podpůrnější musí být jeho informační tok. Celý proces je klíčový. Srozumitelné vysvětlení nestačí, pokud odkazovaný formulář používá stejné termíny odlišně nebo zmiňuje důležité podmínky pouze na konci.
Nakonec zvažte možné důsledky nedorozumění. Ty mohou být významné při řešení otázek zdraví, bezpečnosti, práv, peněz nebo závazných lhůt, ale to automaticky neznamená, že prostý jazyk je správnou volbou. Zpočátku to zvyšuje potřebu přesných, srozumitelných informací a spolehlivého ověření. Zda je také nutná speciální verze, závisí na tom, které lidi je skutečně třeba oslovit.
Čtyři typické typy obsahu vedou k různým rozhodnutím
Stránka s otevírací dobou městské knihovny má známou funkci a omezené důsledky v případě chyby. Jasně strukturovaná hlavní verze v jednoduchém jazyce může oslovit téměř všechny návštěvníky. Dodatečná verze je málo užitečná, pokud jsou datum, adresa, výjimky a kontaktní informace již okamžitě zřejmé. Postačí i standardní jazyk, pokud neobsahuje interní administrativní terminologii.
Při žádosti o dávky na bydlení se setkáváme s neznámými požadavky, podpůrnými dokumenty, termíny a finančními důsledky. Stránka s obecnými službami by měla poskytovat pokyny širokému publiku v srozumitelném jazyce. Pokud mezi zamýšlenými uživateli jsou lidé s výraznými potřebami porozumění, může být k dispozici samostatná verze ve snadno srozumitelném jazyce, která vysvětlí přístup a podporu. Samotný formulář musí zůstat přístupný a srozumitelný bez ohledu na to.
Interní technická příručka pro zkušené administrátory může používat standardní jazyk s přesnými technickými termíny, protože tyto termíny jsou součástí jejich společné práce. Pokyn k evakuaci je naopak určen pro mnoho lidí ve stresu. V tomto případě jsou krátká, přímá prohlášení a jednoznačné symboly důležitější než formální přiřazení jazykového režimu. Připravená doplňující vysvětlení mohou být užitečná, ale nesmí zdržovat okamžité varování.
Často postačuje jedna hlavní verze.
Jedna verze je užitečná, když čtenáři mají podobné úkoly a obsah lze jasně vysvětlit bez ztráty přesnosti. Srozumitelný jazyk je často vhodný jako společný základ pro veřejné webové stránky. Podporuje lidi s různou úrovní čtenářských zkušeností, aniž by je rozděloval do samostatných sekcí. Předpokladem je, aby verze začínala skutečnými otázkami a nekrátila pouze existující věty.
Jako primární verze může postačit i standardní jazyk. To platí například pro jasně definovanou oblast odbornosti, jejíž čtenáři spolehlivě rozumí terminologii a vztahům. Nicméně je třeba zkontrolovat, zda se tradice neplete s porozuměním. Pokud odborníci pravidelně kladou otázky, interpretují pokyny odlišně nebo pracují s dlouhými texty, stávající formát není dobrým řešením jednoduše proto, že je v organizaci zvykem.
Dodatečné úsilí není jediným argumentem proti více verzí. Důležitější je, že je třeba zvážit, zda nabízejí skutečně nový přístup. Dvě verze sloužící prakticky stejnému publiku komplikují výběr a údržbu, aniž by řešily jakékoli problémy. V takových případech je lepší vylepšit hlavní verzi. Další verze by měla být vytvořena pouze tehdy, pokud definovatelné publikum nemůže spolehlivě používat kombinovanou verzi i přes pečlivý návrh.
Paralelní verze potřebují svůj vlastní jasný účel.
Dodatečná verze je opodstatněná, pokud klíčoví čtenáři nemohou dosáhnout svého cíle s hlavní verzí a jejich potřeby nelze uspokojit drobnými vylepšeními. To může být případ lidí, kteří vyžadují srozumitelný jazyk. Nová verze by pak měla plně podporovat konkrétní úkol, jako je vysvětlení služby, popis přístupu a nabídka srozumitelného způsobu, jak je kontaktovat.
Více verzí může také vyhovovat různým úrovním předchozích znalostí. Výzkumný ústav může nabízet technickou publikaci ve spisovném jazyce a úvod v otevřeném jazyce. Úvod nemusí opakovat každý jednotlivý metodologický bod, ale jeho tvrzení musí být v souladu se zdrojem. Měl by jasně uvádět, kterou část vysvětluje a kde mohou zájemci najít celou studii.
Proces výběru musí být pro návštěvníky snadný. Štítky jako „Shrnutí“ nebo „Další verze“ nevysvětlují rozdíl. Výslovně uveďte „V otevřeném jazyce“ nebo „Snadný jazyk“ a pokud možno přímo odkazujte mezi verzemi stejného obsahu. Po přepnutí mezi verzemi by nikdo neměl být přesměrován na obecnou domovskou stránku. Stručná poznámka může také vysvětlit úroveň detailů a podpory, kterou každá verze nabízí.
Právní a zdrojové dokumenty ukládají omezení pro úpravy.
Některé dokumenty musí být uchovávány ve specifické nebo právně závazné formě. Smlouvu, oficiální oznámení nebo právní text nelze jednoduše nahradit zjednodušenou verzí. To však neznamená, že čtenáři musí být ponecháni bez podpory. Srozumitelné vysvětlení může objasnit účel, klíčové důsledky a další kroky a jasně odkázat na příslušný dokument.
Vysvětlení nesmí vytvářet falešný pocit bezpečí. Podmínky, výjimky a lhůty musí být přezkoumány odborníky, zejména pokud se nedorozumění týká práv, zdraví nebo financí. Pokud je nutné individuální rozhodnutí, měl by to text uvést a poskytnout informace o dostupných poradenských službách. Zjednodušený jazyk sice snižuje jazykové bariéry, ale neodstraňuje inherentní složitost dané problematiky.
V závislosti na mandátu, zemi a zvolené normě platí různé požadavky na pravidla, označování a kontrolu pro srozumitelný jazyk. Organizace by proto měly předem definovat, na co odkazují a kdo je zodpovědný za technickou a jazykovou kvalitu. Automaticky zjednodušené shrnutí není revidovanou verzí v srozumitelném jazyce. Zejména u závažných témat je nutné zapojení příslušných odborníků a předpokládaných čtenářů.
Rozhodnutí musí být platné i pro další revizi.
Každá další verze vyžaduje čas na vytvoření, odborné posouzení, jazykovou kontrolu a publikaci. Verze v otevřeném jazyce obvykle také vyžadují kontrolu přizpůsobenou cílovému publiku. Tato práce není argumentem proti přístupnosti, ale musí být v rozhodnutí poctivě zahrnuta. Neúplná nebo nerecenzovaná verze čtenářům nepomáhá a může vést k nesprávným krokům ohledně důležitých informací.
Údržbu plánujte současně. Ceny, termíny, kontaktní osoby a postupy se často mění rychleji než základní vysvětlení. Pokud existuje více verzí, musí být změny ze spolehlivého zdroje zahrnuty do všech dotčených textů. Určete, kdo revizi iniciuje a která verze zůstává viditelná až do schválení. Zastaralý srozumitelný jazyk není přístupnější než aktuální hlavní verze.
Omezené zdroje by měly být nejprve investovány do obsahu, který se často používá, podporuje důležitá rozhodnutí nebo obsahuje známé překážky. To umožňuje organizaci plně a spolehlivě zpřístupnit několik témat, namísto vytváření povrchních verzí pro celou svou nabídku. Počáteční publikace odhalí, jaká úroveň spolupráce, doba kontroly a technická podpora je skutečně potřeba pro další verze.
Stručné vysvětlení činí volbu jazyka srozumitelnou.
Rozhodnutí dokumentujte přímo s obsahem. Poznámka by měla specifikovat, které osoby jsou oslovovány, jaký úkol vykonávají, jaké jsou známé bariéry porozumění a co se může stát v případě chyby. Uveďte zvolenou hlavní verzi a důvod pro každou další verzi. Pozdější editoři tak nebudou muset z finální verze hádat, jaký problém měl být původně vyřešen.
U paralelních verzí by měl být v odůvodnění vysvětlen i jejich vztah. Popište, které informace musí přístupnější verze plně pokrýt, kde se nachází zdrojový dokument a kdo objasňuje případné technické nesrovnalosti. U textu v prostém jazyce by mělo být také jasné, jaký soubor pravidel nebo odborných postupů se používá a jak jsou zamýšlení čtenáři zapojeni do procesu recenze.
Taková dokumentace nemusí být zdlouhavá. Několik konkrétních vět je cennějších než obecná prohlášení o začlenění. Pomáhají redakčnímu týmu s revizemi a managementu s alokací zdrojů. Především umožňují ověřitelnost volby: Pokud zamýšlení čtenáři i nadále nejsou schopni splnit svůj úkol, původní odůvodnění již nestačí.
Zkušenosti s používáním mohou změnit původní volbu
Použitý jazyk je předpokladem, dokud není jeho použití pozorováno. Časté dotazy, nesprávně odeslané dokumenty, přerušené procesy a stížnosti mohou naznačovat, že text neplní svůj účel. Takové ukazatele by měly být zváženy podle cílové skupiny a konkrétního provedeného kroku. Jeden nejasný odkaz může vyžadovat drobnou opravu, zatímco opakovaná zásadní nedorozumění mohou ospravedlnit jinou verzi.
Přímé testování poskytuje obzvláště jasné indikace. Dejte lidem z zamýšlené skupiny realistický úkol a nechte je vysvětlit, co pochopili a jak by jednali. U srozumitelného jazyka by se měli zapojit lidé s odpovídající potřebou porozumění. Obecná otázka typu „Je text snadno srozumitelný?“ není dostačující, protože shoda nezaručuje správné použití.
Změny v produktu nebo službě mohou také učinit danou volbu zastaralou. Nová cílová skupina, digitální aplikace nebo závažnější důsledky chyby mohou změnit požadavky. Naopak, přepracovaná hlavní verze může fungovat tak dobře, že téměř identická druhá verze již není nutná. Proto zkontrolujte zdůvodnění významných změn, nejen podle pevně stanoveného harmonogramu.
Vhodná jazyková forma je demonstrována úspěšným úkolem.
Správná volba kombinuje tři typy znalostí: skutečné čtenáře, jejich úkol a důsledky nedorozumění. Teprve poté se rozhodne, zda postačí standardní jazyk, zda prostý jazyk může nést společnou hlavní verzi, nebo zda snadno čitelný jazyk musí poskytovat dodatečný přístup. Tento přístup zabraňuje jak zbytečným paralelním textům, tak nabídkám, které vylučují známé skupiny čtenářů.
Začněte s konkrétním, důležitým obsahem a prozkoumejte několik reálných situací. Otevírací doba, servisní aplikace, technické pokyny a varování ukazují, proč stejná odpověď není vhodná všude. Od samého začátku zvažte profesionální odpovědnost a budoucí údržbu. Tím se zajistí, že rozhodnutí nezůstane pouhým dobrým úmyslem, ale že jej lze spolehlivě realizovat prostřednictvím změn.
Nakonec je důležité, zda lidé dokážou najít, pochopit a používat správné informace. Známý termín pro jazykový režim toho není důkazem. Pozorované používání, jasně definované odpovědnosti a upřímné zdůvodnění poskytují větší jistotu. Pokud nová zjištění odporují předchozí volbě, úprava není selháním, ale logickým krokem k dostupnější nabídce.