Trys kalbos stiliai išsprendžia skirtingus prieigos iššūkius
Kalbos stiliaus pasirinkimas yra sprendimas dėl prieigos prie informacijos. Standartinė kalba tinka, jei numatyti skaitytojai gali užtikrintai naudoti įprastus viešuosius ar techninius tekstus. Paprasta kalba palengvina skaitymą plačiai auditorijai, nes joje vartojami pažįstami žodžiai, aiškūs sakiniai ir loginė struktūra. Paprasta kalba siūlo prieinamesnę versiją žmonėms, turintiems didelių supratimo sunkumų.
Ši klasifikacija nėra reitingas. Standartine kalba parašytas techninis tekstas gali būti tikslesnis ir suprantamesnis savo auditorijai nei gremėzdiškas supaprastinimas. Paprasta kalba nėra susilpnintas teiginys, o greičiau pašalina išvengiamas kalbines kliūtis. Priklausomai nuo naudojamų taisyklių ir organizacinio konteksto, paprasta kalba atitinka konkrečias kalbines ir dizaino gaires ir paprastai peržiūrima su tiksline auditorija.
Todėl svarbu ne tai, kokią formą organizacija paprastai renkasi. Ji turi sugebėti pagrįsti konkretų turinio elementą, paaiškindama, kam jo reikia kokioje situacijoje ir koks turėtų būti numatomas rezultatas jį perskaičius. Tai gali lemti vieną pagrindinę versiją visiems arba kelias versijas su skirtingais tikslais. Aiškus sprendimas neleidžia tekstui būti kuriamam daug kartų kaip atsargumo priemonė, iš tikrųjų nepagerinant prieinamumo konkrečiai skaitytojų grupei.
Skaitytojas, užduotis ir rizika suteikia svarbiausias užuominas.
Pradėkite nuo konkretaus asmens konkrečioje situacijoje. „Pilietis“ yra per plati sąvoka, kad būtų galima nustatyti kalbos stilių. Konkretesnis pavyzdys: „Asmuo, turintis mažai patirties Vokietijos administracinėje sistemoje, nori pirmą kartą kreiptis dėl išmokos.“ Įtraukite žinomas skaitymo kliūtis, ankstesnes žinias, naudotus išteklius ir tai, ar paprastai galima gauti asmeninę pagalbą.
Tada aprašykite užduotį. Ar kas nors tiesiog bando sužinoti darbo laiką, palyginti kelis pasiūlymus ar suprasti reikalavimus ir atlikti skubų veiksmą? Kuo daugiau sprendimų reikalauja tekstas, tuo efektyviau informacijos srautas turi juos palaikyti. Visas procesas yra labai svarbus. Aiškaus paaiškinimo nepakanka, jei susietoje formoje tie patys terminai vartojami skirtingai arba svarbios sąlygos minimos tik pabaigoje.
Galiausiai apsvarstykite galimas nesusipratimo pasekmes. Jos gali būti reikšmingos, kai kalbama apie sveikatą, saugumą, teises, pinigus ar privalomus terminus, tačiau tai nebūtinai reiškia, kad paprasta kalba yra tinkamas pasirinkimas. Iš pradžių tai padidina tikslios, suprantamos informacijos ir patikimo patvirtinimo poreikį. Ar reikalinga speciali versija, priklauso nuo to, su kuriais žmonėmis iš tikrųjų reikia susisiekti.
Keturi tipiniai turinio tipai lemia skirtingus sprendimus.
Puslapis su miesto bibliotekos darbo laiku atlieka pažįstamą funkciją ir turi ribotas pasekmes klaidos atveju. Aiškiai struktūrizuota pagrindinė versija paprasta kalba gali pasiekti beveik visus lankytojus. Papildoma versija mažai naudinga, jei data, adresas, išimtys ir kontaktinė informacija jau yra iš karto akivaizdūs. Taip pat gali pakakti standartinės kalbos, jei ji neperima vidinės administracinės terminologijos.
Teikiant paraiškas dėl būsto išmokų, susiduriama su nepažįstamais reikalavimais, patvirtinamaisiais dokumentais, terminais ir finansinėmis pasekmėmis. Bendrajame paslaugų puslapyje turėtų būti pateiktos gairės plačiai auditorijai aiškia kalba. Jei tarp numatytų vartotojų yra žmonių, kuriems labai sunku suprasti informaciją, atskiroje lengvai suprantama kalba pateikiamoje versijoje galima paaiškinti prieigą ir pagalbą. Pati forma turi likti prieinama ir suprantama bet kuriuo atveju.
Patyrusiems administratoriams skirtame vidiniame techniniame vadove galima vartoti standartinę kalbą su tiksliais techniniais terminais, nes šie terminai yra bendro darbo dalis. Kita vertus, evakuacijos instrukcija skirta daugeliui stresą patiriančių žmonių. Šiuo atveju trumpi, tiesioginiai teiginiai ir nedviprasmiški simboliai yra svarbesni nei oficialus kalbos režimo priskyrimas. Parengti papildomi paaiškinimai gali būti naudingi, tačiau jie neturi atidėti neatidėliotino įspėjimo.
Dažnai pakanka vienos pagrindinės versijos.
Viena versija yra prasminga, kai skaitytojai atlieka panašias užduotis ir turinį galima aiškiai paaiškinti neprarandant tikslumo. Paprasta kalba dažnai tinka kaip bendras viešųjų svetainių pagrindas. Ji padeda žmonėms, turintiems skirtingą skaitymo patirties lygį, neskaidant jų į atskirus skyrius. Būtina sąlyga, kad versija prasidėtų nuoširdžiais klausimais ir nebūtų tiesiog sutrumpinti esami sakiniai.
Standartinė kalba taip pat gali būti pakankama kaip pagrindinė versija. Tai taikoma, pavyzdžiui, aiškiai apibrėžtai specializuotai sričiai, kurios skaitytojai patikimai supranta terminologiją ir ryšius. Vis dėlto patikrinkite, ar tradicija nėra painiojama su supratimu. Jei specialistai reguliariai užduoda klausimus, skirtingai interpretuoja instrukcijas arba dirba su ilgais tekstais, dabartinis formatas nėra geras sprendimas vien dėl to, kad jis įprastas organizacijoje.
Papildomos pastangos nėra vienintelis argumentas prieš kelias versijas. Dar svarbiau, ar jos sukuria išties naują požiūrį. Dvi versijos, aptarnaujančios praktiškai tą pačią skaitytojų auditoriją, apsunkina atranką ir priežiūrą neišspręsdamos jokių problemų. Tokiais atvejais geriau patobulinti pagrindinę versiją. Kita versija turėtų būti sukurta tik tuo atveju, jei apibrėžta skaitytojų auditorija negali patikimai naudoti jungtinės versijos, nepaisant kruopštaus projektavimo.
Lygiagrečios versijos turi turėti savo aiškų tikslą.
Papildoma versija yra pateisinama, jei pagrindiniai skaitytojai negali pasiekti savo tikslo naudodami pagrindinę versiją ir jų poreikių negalima patenkinti nedideliais patobulinimais. Tai gali būti atvejis žmonėms, kuriems reikalinga paprasta kalba. Naujoji versija turėtų visapusiškai atitikti konkrečią užduotį, pavyzdžiui, paaiškinti paslaugą, aprašyti prieigą ir pasiūlyti suprantamą būdą su jais susisiekti.
Kelios versijos taip pat gali atitikti skirtingus išankstinių žinių lygius. Mokslinių tyrimų institutas gali pasiūlyti mokslinį leidinį standartine kalba ir įvadą paprasta kalba. Įvade nebūtina kartoti kiekvieno metodologinio punkto, tačiau jos teiginiai turi atitikti šaltinį. Joje turėtų būti aiškiai nurodyta, kuris skyrius aiškinamas ir kur susidomėję skaitytojai gali rasti visą tyrimą.
Atrankos procesas lankytojams turi būti paprastas. Tokie žymėjimai kaip „Santrauka“ arba „Papildoma versija“ nepaaiškina skirtumo. Aiškiai įvardykite „Paprasta kalba“ arba „Lengva kalba“ ir, kai tik įmanoma, pateikite tiesioginę nuorodą tarp to paties turinio versijų. Niekas neturėtų grįžti į bendrinį pagrindinį puslapį, perjungęs versijas. Trumpa pastaba taip pat gali paaiškinti kiekvienos versijos detalumo lygį ir teikiamą pagalbą.
Teisiniai ir šaltinio dokumentai nustato redagavimo apribojimus.
Kai kurie dokumentai turi būti saugomi konkrečia arba teisiškai įpareigojančia forma. Sutarties, oficialaus pranešimo ar teisinio teksto negalima tiesiog pakeisti supaprastinta versija. Tačiau tai nereiškia, kad skaitytojai turi likti be pagalbos. Suprantamas paaiškinimas gali paaiškinti tikslą, pagrindines pasekmes ir tolesnius veiksmus bei aiškiai nurodyti atitinkamą dokumentą.
Paaiškinimas neturi sukurti klaidingo saugumo jausmo. Sąlygos, išimtys ir terminai turi būti profesionaliai peržiūrėti, ypač kai nesusipratimas susijęs su teisėmis, sveikata ar finansais. Jei reikalingas individualus sprendimas, tekste tai turėtų būti nurodyta ir nurodytas prieinamas konsultacijos būdas. Vartojama kalba sumažina kalbos barjerus, bet nepanaikina techninio dalyko sudėtingumo.
Priklausomai nuo projekto, šalies ir pasirinkto standarto, paprastos kalbos taisyklėms, ženklinimui ir peržiūrai taikomi skirtingi reikalavimai. Todėl organizacijos turėtų iš anksto apibrėžti, ką jos turi omenyje ir kas yra atsakingas už techninę ir kalbinę kokybę. Automatiškai supaprastinta santrauka nėra peržiūrėta versija paprasta kalba. Ypač svarbiomis temomis reikia įtraukti atitinkamus ekspertus ir numatytus skaitytojus.
Sprendimas taip pat turi būti priimtas kitam pataisymui.
Kiekvienai papildomai versijai sukurti, techninei peržiūrai, kalbinei peržiūrai ir publikavimui reikia laiko. Paprasta kalba paprastai taip pat reikalauja tikslinei auditorijai pritaikytos peržiūros. Šis darbas nėra argumentas prieš prieinamumą, tačiau jis turėtų būti sąžiningai įtrauktas į sprendimą. Neišsami arba neperžiūrėta versija nepadeda skaitytojams ir gali lemti neteisingus veiksmus dėl svarbios informacijos.
Tuo pačiu metu planuokite priežiūrą. Kainos, terminai, kontaktiniai asmenys ir procedūros dažnai keičiasi greičiau nei pagrindiniai paaiškinimai. Jei egzistuoja kelios versijos, patikimo šaltinio pakeitimai turi būti įtraukti į visus paveiktus tekstus. Apibrėžkite, kas inicijuoja peržiūrą ir kuri versija lieka matoma iki galutinio patvirtinimo. Pasenusi paprasta kalba nėra prieinamesnė už dabartinę pagrindinę versiją.
Ribotus išteklius pirmiausia reikėtų investuoti į turinį, kuris yra dažnai naudojamas, padeda priimti svarbius sprendimus arba sprendžia žinomas kliūtis. Tai leidžia organizacijai padaryti kelias temas visiškai ir patikimai prieinamas, o ne kurti paviršutiniškas viso savo pasiūlymo versijas. Pradinėse publikacijose atskleidžiamas faktinis bendradarbiavimas, peržiūros laikas ir techninė pagalba, reikalinga vėlesnėms versijoms.
Trumpas pagrindimas užtikrina kalbos pasirinkimą.
Sprendimą dokumentuokite tiesiogiai su turiniu. Pastaboje turėtų būti nurodyta numatyta auditorija, jos funkcija, žinomos supratimo kliūtys ir klaidų pasekmės. Įtraukite pasirinktą pirminę versiją ir kiekvienos papildomos versijos priežastį. Tai neleidžia būsimiems redaktoriams spėlioti pradinės problemos iš galutinės versijos.
Lygiagrečių versijų atveju pagrindime taip pat turėtų būti paaiškintas jų ryšys. Aprašykite, kokią informaciją turi visiškai apimti prieinamesnė versija, kur yra šaltinio dokumentas ir kas išaiškina bet kokius techninius neatitikimus. Aiškios kalbos atveju taip pat turėtų būti aišku, kokiomis taisyklėmis ar profesine praktika jis grindžiamas ir kaip numatyti skaitytojai dalyvauja peržiūros procese.
Tokia dokumentacija nebūtinai turi būti ilga. Keli konkretūs sakiniai yra vertingesni nei bendri teiginiai apie įtraukimą. Jie padeda redakcijos komandai atlikti peržiūras ir valdyti išteklių paskirstymą. Svarbiausia, kad jie leidžia patikrinti pasirinkimą: jei numatyta auditorija ir toliau negali atlikti savo užduoties, pirminio pagrindimo nebepakanka.
Vartotojo patirtis gali pakeisti pirminį pasirinkimą.
Naudojama kalba yra prielaida, kol nepastebėta jos vartojimo. Dažnos užklausos, neteisingai pateikti dokumentai, nutraukti procesai ir skundai gali rodyti, kad tekstas neatitinka savo paskirties. Tokius rodiklius reikėtų vertinti atsižvelgiant į tikslinę auditoriją ir konkretų atliktą veiksmą. Viena neaiški nuoroda gali reikalauti nedidelio pataisymo, o pakartotiniai esminiai nesusipratimai gali pateisinti kitokią versiją.
Tiesioginis testavimas pateikia ypač aiškius nurodymus. Duokite numatytos skaitytojų grupės žmonėms realią užduotį ir paprašykite jų paaiškinti, ką jie suprato ir kaip jie į tai reaguotų. Aiškiai kalbant, turėtų būti įtraukti žmonės, turintys atitinkamų supratimo poreikių. Bendro klausimo, pavyzdžiui, „Ar tekstas lengvas?“, nepakanka, nes susitarimas dar neįrodo teisingo taikymo.
Produkto ar paslaugos pakeitimai taip pat gali padaryti pasirinkimą nebeaktualų. Nauja tikslinė grupė, skaitmeninė programa arba rimtesnės klaidos pasekmės gali pakeisti reikalavimus. Ir atvirkščiai, pertvarkyta pagrindinė versija gali būti tokia sėkminga, kad beveik identiška antroji versija nebereikalinga. Todėl peržiūrėkite pakeitimų pagrindimą tik tada, kai įvyksta reikšmingi pakeitimai, o ne tik pagal fiksuotą grafiką.
Tinkama kalbos forma parodoma sėkmingai atlikus užduotį.
Geras pasirinkimas apjungia trijų tipų žinias: tikruosius skaitytojus, jų užduotį ir nesusipratimo pasekmes. Tik tada nusprendžiama, ar pakanka standartinės kalbos, ar paprasta kalba gali palaikyti įprastą pagrindinę versiją, ar reikia lengvai skaitomos kalbos, kad būtų galima suteikti papildomą prieigą. Toks požiūris užkerta kelią ir nereikalingiems lygiagretiems tekstams, ir produktui ar paslaugai, kuri neįtraukia žinomų skaitytojų grupių.
Pradėkite nuo konkretaus, svarbaus turinio ir išbandykite kelis realius scenarijus. Darbo valandos, paraiškos teikimo procesas, techninės instrukcijos ir įspėjimai – visa tai rodo, kodėl tas pats atsakymas netinka visur. Nuo pat pradžių reikia numatyti profesinę atsakomybę ir vėlesnę priežiūrą. Tai užtikrina, kad sprendimas ne tik būtų geras ketinimas, bet ir būtų patikimai įgyvendintas net ir po pakeitimų.
Galiausiai svarbu, ar žmonės gali rasti, suprasti ir naudoti tinkamą informaciją. Pažįstamas kalbos būdo pavadinimas to neįrodo. Stebimas vartojimas, aiškiai apibrėžtos atsakomybės ir sąžiningas paaiškinimas suteikia didesnį tikrumą. Jei naujos įžvalgos prieštarauja ankstesniam pasirinkimui, koregavimas nėra nesėkmė, o logiškas žingsnis link prieinamesnio pasiūlymo.