Trei stiluri de limbaj rezolvă diferite provocări de acces
Alegerea unui stil de limbaj este o decizie privind accesul la informații. Limbajul standard este potrivit dacă cititorii vizați pot utiliza cu încredere texte publice comune sau tehnice. Limbajul simplu facilitează lucrurile pentru un public larg prin utilizarea de cuvinte familiare, propoziții clare și o structură logică. Limbajul simplu oferă o versiune mai accesibilă pentru persoanele cu dificultăți semnificative de înțelegere.
Această clasificare nu este un clasament. Un text tehnic scris în limbaj standard poate fi mai precis și mai ușor de înțeles pentru publicul său decât o simplificare stângace. Limbajul simplu nu este o afirmație slăbită, ci mai degrabă elimină barierele lingvistice evitabile. În funcție de regulile utilizate și de contextul organizațional, limbajul simplu respectă anumite ghiduri lingvistice și de design și este de obicei revizuit împreună cu publicul țintă.
Prin urmare, ceea ce contează nu este ce formă preferă în general o organizație. Trebuie să fie capabilă să justifice un anumit conținut, explicând cine are nevoie de el în ce situație și care ar trebui să fie rezultatul dorit după citirea acestuia. Acest lucru poate duce la o singură versiune principală pentru toată lumea sau la mai multe versiuni cu obiective diferite. O decizie clară împiedică crearea textului de mai multe ori ca măsură de precauție, fără a îmbunătăți de fapt accesibilitatea pentru un anumit grup de cititori.
Cititorul, sarcina și riscul oferă cele mai importante indicii.
Începeți cu o persoană specifică într-o situație specifică. „Cetățeni” este un termen prea larg pentru a determina un stil lingvistic. Un exemplu mai specific este: „O persoană cu puțină experiență în sistemul administrativ german dorește să solicite un beneficiu pentru prima dată”. Includeți barierele de citire cunoscute, cunoștințele anterioare, resursele utilizate și dacă este de obicei disponibil sprijin personal.
Apoi descrieți sarcina. Încearcă cineva pur și simplu să afle programul de funcționare, să compare mai multe oferte sau să înțeleagă cerințele și să finalizeze o acțiune urgentă? Cu cât un text solicită mai multe decizii, cu atât fluxul său de informații trebuie să le susțină mai eficient. Întregul proces este crucial. O explicație clară nu este suficientă dacă formularul linkat folosește aceiași termeni în mod diferit sau menționează condițiile importante doar la final.
În cele din urmă, luați în considerare potențialele consecințe ale unei neînțelegeri. Acestea pot fi semnificative când vine vorba de sănătate, siguranță, drepturi, bani sau termene limită obligatorii, dar acest lucru nu face automat ca limbajul simplu să fie alegerea potrivită. Inițial, crește nevoia de informații precise, ușor de înțeles și de o verificare fiabilă. Dacă este necesară și o versiune specială depinde de persoanele care trebuie contactate în mod real.
Patru tipuri tipice de conținut duc la decizii diferite.
O pagină cu programul de funcționare al unei biblioteci orășenești are o funcție familiară și consecințe limitate în caz de eroare. O versiune principală clar structurată în limbaj simplu poate ajunge la aproape toți vizitatorii de aici. O versiune suplimentară este de puțin folos dacă data, adresa, excepțiile și informațiile de contact sunt deja imediat evidente. De asemenea, poate fi suficient un limbaj standard, atâta timp cât nu adoptă o terminologie administrativă internă.
Atunci când se solicită ajutor de locuință, se combină cerințe nefamiliare, documente justificative, termene limită și consecințe financiare. Pagina generală de servicii ar trebui să ofere îndrumări unui public larg, într-un limbaj simplu. Dacă printre utilizatorii vizați se numără persoane cu nevoi semnificative de înțelegere, o versiune separată, într-un limbaj ușor de înțeles, poate explica accesul și asistența. Formularul propriu-zis trebuie să rămână accesibil și ușor de înțeles, indiferent de situație.
Un manual tehnic intern pentru administratorii experimentați poate utiliza un limbaj standard cu termeni tehnici preciși, deoarece acești termeni fac parte din munca comună. O instrucțiune de evacuare, pe de altă parte, se adresează multor persoane aflate sub stres. În acest caz, declarațiile scurte și directe și simbolurile lipsite de ambiguitate sunt mai importante decât atribuirea formală a unui mod de limbaj. Explicațiile suplimentare pregătite pot fi utile, dar nu trebuie să întârzie avertizarea imediată.
O singură versiune principală este adesea suficientă.
O singură versiune are sens atunci când cititorii au sarcini similare, iar conținutul poate fi explicat clar fără pierderi de acuratețe. Limbajul simplu este adesea potrivit ca bază comună pentru site-urile web publice. Acesta sprijină persoanele cu niveluri diferite de experiență de citire, fără a le împărți în secțiuni separate. O condiție prealabilă este ca versiunea să înceapă cu întrebări autentice și să nu scurteze pur și simplu propozițiile existente.
Limbajul standard poate fi, de asemenea, suficient ca versiune principală. Acest lucru se aplică, de exemplu, unei arii de specialitate clar definite, ai cărei cititori înțeleg în mod fiabil terminologia și relațiile. Cu toate acestea, verificați dacă tradiția este confundată cu înțelegerea. Dacă specialiștii pun în mod regulat întrebări, interpretează instrucțiunile diferit sau lucrează cu texte lungi, formatul existent nu este o soluție bună pur și simplu pentru că este obișnuit în cadrul organizației.
Efortul suplimentar nu este singurul argument împotriva utilizării mai multor versiuni. Mai important, dacă acestea creează o abordare cu adevărat nouă. Două versiuni care deservesc practic același public de cititori complică selecția și întreținerea fără a rezolva nicio problemă. În astfel de cazuri, este mai bine să se îmbunătățească versiunea principală. O altă versiune ar trebui creată numai dacă un public de cititori definit nu poate utiliza în mod fiabil versiunea combinată, în ciuda unui design atent.
Versiunile paralele au nevoie de un scop clar.
O versiune suplimentară este justificată dacă cititorii cheie nu își pot atinge obiectivul cu versiunea principală, iar nevoile lor nu pot fi satisfăcute prin îmbunătățiri minore. Acesta poate fi cazul persoanelor care au nevoie de un limbaj simplu. Noua versiune ar trebui apoi să susțină pe deplin o sarcină specifică, cum ar fi explicarea unui serviciu, descrierea accesului și oferirea unei modalități ușor de înțeles de a-i contacta.
Versiunile multiple pot, de asemenea, să răspundă diferitelor niveluri de cunoștințe anterioare. Un institut de cercetare poate oferi o publicație științifică în limbaj standard și o introducere în limbaj simplu. Introducerea nu trebuie să repete fiecare punct metodologic în parte, dar afirmațiile sale trebuie să fie în concordanță cu sursa. Ar trebui să indice clar ce secțiune explică și unde cititorii interesați pot găsi studiul complet.
Procesul de selecție trebuie să fie ușor pentru vizitatori. Etichete precum „Rezumat” sau „Versiune suplimentară” nu explică diferența. Denumiți explicit „Limbaj simplu” sau „Limbaj simplu” și faceți legătura directă între versiunile aceluiași conținut ori de câte ori este posibil. Nimeni nu ar trebui să revină pe o pagină de pornire generică după ce a trecut de la o versiune la alta. O scurtă notă poate explica, de asemenea, nivelul de detaliu și asistență oferit de fiecare versiune.
Documentele juridice și sursă stabilesc limite pentru editare.
Unele documente trebuie păstrate într-o formă specifică sau obligatorie din punct de vedere juridic. Un contract, o notificare oficială sau un text juridic nu poate fi pur și simplu înlocuit cu o versiune simplificată. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că cititorii trebuie lăsați fără asistență. O explicație ușor de înțeles poate clarifica scopul, consecințele cheie și pașii următori și poate face referire clară la documentul relevant.
Explicația nu trebuie să creeze un fals sentiment de securitate. Condițiile, excepțiile și termenele limită trebuie revizuite profesional, în special atunci când o neînțelegere implică drepturi, sănătate sau finanțe. Dacă este necesară o decizie individuală, textul trebuie să menționeze acest lucru și să indice o cale accesibilă pentru consultare. Limbajul utilizat reduce barierele lingvistice, dar nu elimină complexitatea tehnică a subiectului.
În funcție de proiect, țară și standardul ales, se aplică cerințe diferite privind regulile, etichetarea și revizuirea pentru limbaj simplu. Prin urmare, organizațiile ar trebui să definească în avans la ce se referă și cine este responsabil pentru calitatea tehnică și lingvistică. Un rezumat simplificat automat nu este o versiune revizuită în limbaj simplu. Mai ales în cazul subiectelor relevante, necesită implicarea experților corespunzători și a cititorilor vizați.
Decizia trebuie să fie valabilă și pentru următoarea revizuire.
Fiecare versiune suplimentară necesită timp pentru creare, revizuire tehnică, revizuire lingvistică și publicare. Limbajul simplu necesită, de obicei, și o revizuire adaptată publicului țintă. Această lucrare nu este un argument împotriva accesibilității, dar ar trebui inclusă cu sinceritate în decizie. O versiune incompletă sau neravizuită nu ajută cititorii și poate duce la acțiuni incorecte cu privire la informații importante.
Planificați întreținerea în același timp. Prețurile, termenele limită, persoanele de contact și procedurile se schimbă adesea mai repede decât explicațiile de bază. Dacă există mai multe versiuni, modificările dintr-o sursă fiabilă trebuie incluse în toate textele afectate. Definiți cine inițiază revizuirea și care versiune rămâne vizibilă până la aprobarea finală. Limbajul simplu învechit nu este mai accesibil decât o versiune principală curentă.
Resursele limitate ar trebui investite mai întâi în conținut utilizat frecvent, care susține decizii importante sau abordează barierele cunoscute. Acest lucru permite unei organizații să facă câteva subiecte complet și fiabil accesibile, în loc să creeze versiuni superficiale pentru întreaga sa ofertă. Publicațiile inițiale dezvăluie colaborarea reală, timpul de revizuire și asistența tehnică necesare pentru versiunile ulterioare.
O scurtă justificare face ca alegerea limbii să fie transparentă.
Documentați decizia direct cu conținutul. Nota trebuie să specifice publicul țintă, funcția acestuia, barierele de înțelegere cunoscute și consecințele erorilor. Includeți versiunea principală aleasă și motivul pentru fiecare versiune suplimentară. Acest lucru împiedică viitorii editori să fie nevoiți să ghicească problema originală din versiunea finală.
Pentru versiunile paralele, justificarea ar trebui să explice și relația dintre ele. Descrieți ce informații trebuie să acopere pe deplin versiunea mai accesibilă, unde se află documentul sursă și cine clarifică orice discrepanțe tehnice. Pentru limbajul simplu, ar trebui să fie clar și pe ce set de reguli sau practici profesionale se bazează și cum sunt implicați cititorii vizați în procesul de revizuire.
O astfel de documentație nu trebuie să fie neapărat lungă. Câteva propoziții concrete sunt mai valoroase decât afirmațiile generale despre includere. Acestea ajută echipa editorială cu revizuirile și conducerea cu alocarea resurselor. Mai presus de toate, ele fac alegerea verificabilă: dacă publicul țintă continuă să nu își poată îndeplini sarcina, justificarea inițială nu mai este suficientă.
Experiența utilizatorului poate schimba alegerea inițială.
Limbajul folosit este o presupunere până când utilizarea sa este observată. Interogările frecvente, documentele trimise incorect, procesele abandonate și reclamațiile pot indica faptul că textul nu își îndeplinește scopul. Astfel de indicatori ar trebui luați în considerare în funcție de publicul țintă și de pasul specific întreprins. O singură legătură neclară ar putea necesita o corecție minoră, în timp ce neînțelegerile fundamentale repetate ar putea justifica o versiune diferită.
Testarea directă oferă indicații deosebit de clare. Oferiți persoanelor din publicul țintă o sarcină realistă și rugați-le să explice ce au înțeles și cum ar acționa în consecință. Pentru limbajul simplu, ar trebui implicate persoane cu nevoi relevante de înțelegere. O întrebare generală precum „Este textul ușor?” nu este suficientă, deoarece acordul nu demonstrează încă o aplicare corectă.
Modificările aduse produsului sau serviciului pot, de asemenea, face ca alegerea să fie învechită. Un nou grup țintă, o aplicație digitală sau consecințele mai grave ale unei erori pot modifica cerințele. În schimb, o versiune principală reproiectată ar putea avea atât de mult succes încât o a doua versiune aproape identică nu mai este necesară. Prin urmare, revizuiți rațiunea modificărilor numai atunci când apar unele semnificative și nu doar conform unui program fix.
Forma lingvistică adecvată este demonstrată printr-o sarcină reușită.
O alegere solidă combină trei tipuri de cunoștințe: cititorii reali, sarcina lor și consecințele unei neînțelegeri. Abia atunci se decide dacă limbajul standard este suficient, dacă limbajul simplu poate susține versiunea principală comună sau dacă este necesar un limbaj ușor de citit pentru a oferi acces suplimentar. Această abordare previne atât textele paralele inutile, cât și un produs sau serviciu care exclude grupurile de cititori cunoscute.
Începeți cu un conținut specific, important și testați mai multe scenarii realiste. Orele de funcționare, procesul de aplicare, instrucțiunile tehnice și avertismentele demonstrează de ce același răspuns nu este potrivit peste tot. Implică responsabilitatea profesională și întreținerea ulterioară încă de la început. Acest lucru asigură că decizia nu rămâne o intenție bună, ci poate fi implementată în mod fiabil chiar și prin modificări.
În cele din urmă, ceea ce contează este dacă oamenii pot găsi, înțelege și utiliza informațiile corecte. O denumire familiară pentru modul de limbaj nu este o dovadă în acest sens. Utilizarea observată, responsabilitățile clar definite și o explicație sinceră oferă o certitudine mai mare. Dacă noile perspective contrazic alegerea anterioară, adaptarea nu este un eșec, ci mai degrabă pasul logic către o ofertă mai accesibilă.