Trīs valodas stili risina dažādas piekļuves problēmas
Valodas stila izvēle ir lēmums par piekļuvi informācijai. Standarta valoda ir piemērota, ja paredzētie lasītāji var pārliecinoši lietot bieži lietotus publiskus vai tehniskus tekstus. Vienkārša valoda atvieglo lietas plašai auditorijai, izmantojot pazīstamus vārdus, skaidrus teikumus un loģisku struktūru. Vienkārša valoda piedāvā pieejamāku versiju cilvēkiem ar ievērojamām izpratnes grūtībām.
Šī klasifikācija nav rangs. Tehnisks teksts, kas rakstīts standarta valodā, var būt precīzāks un saprotamāks auditorijai nekā neveikls vienkāršojums. Vienkārša valoda nav vājināts apgalvojums, bet gan novērš novēršamas valodas barjeras. Atkarībā no izmantotajiem noteikumiem un organizatoriskā konteksta vienkāršā valoda atbilst konkrētām valodas un dizaina vadlīnijām un parasti tiek pārskatīta ar mērķauditoriju.
Tāpēc svarīgi nav tas, kuru formu organizācija parasti dod priekšroku. Tai ir jāspēj pamatot konkrētu satura daļu, paskaidrojot, kam tā ir nepieciešama kādā situācijā un kāds ir paredzētais rezultāts pēc tās izlasīšanas. Tas var novest pie vienas galvenās versijas visiem vai vairākām versijām ar atšķirīgiem mērķiem. Skaidrs lēmums piesardzības nolūkos novērš teksta vairākkārtēju izveidi, faktiski neuzlabojot pieejamību konkrētai lasītāju grupai.
Lasītājs, uzdevums un risks sniedz vissvarīgākās norādes.
Sāciet ar konkrētu personu konkrētā situācijā. "Pilsoņi" ir pārāk plašs termins, lai noteiktu valodas stilu. Konkrētāks piemērs ir: "Persona ar nelielu pieredzi Vācijas administratīvajā sistēmā vēlas pirmo reizi pieteikties pabalstam." Iekļaujiet zināmās lasīšanas barjeras, iepriekšējās zināšanas, izmantotos resursus un to, vai parasti ir pieejams personīgais atbalsts.
Pēc tam aprakstiet uzdevumu. Vai kāds vienkārši cenšas atrast darba laikus, salīdzināt vairākus piedāvājumus vai izprast prasības un veikt steidzamu darbību? Jo vairāk lēmumu tekstā ir jāpieņem, jo efektīvāk informācijas plūsmai ir jāatbalsta šī darbība. Viss process ir ļoti svarīgs. Skaidrs skaidrojums nav pietiekams, ja saistītajā veidlapā vieni un tie paši termini tiek izmantoti atšķirīgi vai svarīgi nosacījumi minēti tikai beigās.
Visbeidzot, apsveriet iespējamās pārpratuma sekas. Tās var būt būtiskas veselības, drošības, tiesību, naudas vai saistošu termiņu ziņā, taču tas automātiski nenozīmē, ka vienkāršā valoda ir pareizā izvēle. Sākotnēji tā palielina nepieciešamību pēc precīzas, saprotamas informācijas un uzticamas pārbaudes. Tas, vai ir nepieciešama arī īpaša versija, ir atkarīgs no tā, ar kuriem cilvēkiem faktiski ir jāsazinās.
Četri tipiski satura veidi noved pie atšķirīgiem lēmumiem.
Lapai ar pilsētas bibliotēkas darba laiku ir pazīstama funkcija un ierobežotas sekas kļūdas gadījumā. Skaidri strukturēta galvenā versija vienkāršā valodā var sasniegt gandrīz visus apmeklētājus šeit. Papildu versija ir maz noderīga, ja datums, adrese, izņēmumi un kontaktinformācija jau ir uzreiz redzama. Var pietikt arī ar standarta valodu, ja vien tā nelieto iekšējo administratīvo terminoloģiju.
Piesakoties mājokļa pabalstiem, rodas nepazīstamas prasības, apliecinoši dokumenti, termiņi un finansiālās sekas. Vispārīgajai pakalpojumu lapai vienkāršā valodā jāsniedz norādījumi plašai auditorijai. Ja starp paredzētajiem lietotājiem ir cilvēki ar ievērojamām izpratnes grūtībām, atsevišķā versijā viegli saprotamā valodā var izskaidrot piekļuvi un atbalstu. Faktiskajai veidlapai ir jābūt pieejamai un saprotamai jebkurā gadījumā.
Pieredzējušiem administratoriem paredzētā iekšējā tehniskā rokasgrāmata var izmantot standarta valodu ar precīziem tehniskiem terminiem, jo šie termini ir daļa no kopīgā darba. Savukārt evakuācijas instrukcija ir paredzēta daudziem cilvēkiem, kas nonāk stresa situācijās. Šajā gadījumā īsi, tieši apgalvojumi un nepārprotami simboli ir svarīgāki par formālu valodas režīma piešķiršanu. Sagatavoti papildu skaidrojumi var būt noderīgi, taču tie nedrīkst aizkavēt tūlītēju brīdinājumu.
Bieži vien pietiek ar vienu galveno versiju.
Viena versija ir jēgpilna, ja lasītājiem ir līdzīgi uzdevumi un saturu var skaidri izskaidrot, nezaudējot precizitāti. Vienkārša valoda bieži vien ir piemērota kā kopējs pamats publiskām tīmekļa vietnēm. Tā atbalsta cilvēkus ar dažādu lasīšanas pieredzes līmeni, nesadalot tos atsevišķās sadaļās. Priekšnoteikums ir, lai versija sāktos ar patiesiem jautājumiem un vienkārši nesaīsinātu esošos teikumus.
Standarta valoda var būt pietiekama arī kā galvenā versija. Tas attiecas, piemēram, uz skaidri definētu specializētu jomu, kuras lasītāji droši saprot terminoloģiju un attiecības. Tomēr pārbaudiet, vai tradīcijas netiek jauktas ar izpratni. Ja speciālisti regulāri uzdod jautājumus, atšķirīgi interpretē norādījumus vai strādā ar gariem tekstiem, esošais formāts nav labs risinājums tikai tāpēc, ka tas ir ierasts organizācijā.
Papildu pūles nav vienīgais arguments pret vairākām versijām. Vēl svarīgāk ir tas, vai tās rada patiesi jaunu pieeju. Divas versijas, kas apkalpo praktiski vienu un to pašu lasītāju auditoriju, sarežģī atlasi un uzturēšanu, neatrisinot nekādas problēmas. Šādos gadījumos labāk ir uzlabot galveno versiju. Vēl viena versija jāizveido tikai tad, ja noteikta lasītāju auditorija nevar droši izmantot apvienoto versiju, neskatoties uz rūpīgu izstrādi.
Paralēlajām versijām ir nepieciešams savs skaidrs mērķis.
Papildu versija ir pamatota, ja galvenie lasītāji nevar sasniegt savu mērķi ar galveno versiju un viņu vajadzības nevar apmierināt ar nelieliem uzlabojumiem. Tas var attiekties uz cilvēkiem, kuriem nepieciešama vienkārša valoda. Jaunajai versijai tad pilnībā jāatbalsta konkrēts uzdevums, piemēram, pakalpojuma izskaidrošana, piekļuves apraksts un saprotama saziņas veida piedāvāšana.
Vairākas versijas var apmierināt arī dažādus iepriekšējo zināšanu līmeņus. Pētniecības institūts var piedāvāt zinātnisku publikāciju standarta valodā un ievadu vienkāršā valodā. Ievadā nav jāatkārto katrs atsevišķs metodoloģiskais punkts, taču tā apgalvojumiem jābūt saskaņā ar avotu. Tajā skaidri jānorāda, kura sadaļa ir skaidrota un kur ieinteresētie lasītāji var atrast pilnu pētījumu.
Atlases procesam apmeklētājiem jābūt vienkāršam. Tādi apzīmējumi kā "Kopsavilkums" vai "Papildu versija" nepaskaidro atšķirību. Skaidri norādiet "Vienkārša valoda" vai "Viegla valoda" un, kad vien iespējams, izveidojiet tiešu saiti starp viena un tā paša satura versijām. Nevienam nevajadzētu atgriezties vispārīgā sākumlapā pēc versiju pārslēgšanas. Īsa piezīme var arī izskaidrot katras versijas detalizācijas līmeni un atbalstu.
Juridiskie un avota dokumenti nosaka rediģēšanas ierobežojumus.
Daži dokumenti ir jāsaglabā konkrētā vai juridiski saistošā formā. Līgumu, oficiālu paziņojumu vai juridisku tekstu nevar vienkārši aizstāt ar vienkāršotu versiju. Tomēr tas nenozīmē, ka lasītājiem jāpaliek bez atbalsta. Saprotams skaidrojums var precizēt mērķi, galvenās sekas un nākamos soļus, kā arī skaidri atsaukties uz attiecīgo dokumentu.
Skaidrojumam nevajadzētu radīt nepatiesu drošības sajūtu. Nosacījumi, izņēmumi un termiņi ir jāpārskata profesionāli, īpaši, ja pārpratums ir saistīts ar tiesībām, veselību vai finansēm. Ja nepieciešams individuāls lēmums, tekstā tas jānorāda un jānorāda pieejama konsultāciju iespēja. Lietotā valoda samazina valodas barjeras, bet nenovērš attiecīgā jautājuma tehnisko sarežģītību.
Atkarībā no projekta, valsts un izvēlētā standarta vienkāršā valodā (Vienkāršā valoda) noteikumiem, marķēšanai un pārskatīšanai tiek piemērotas dažādas prasības. Tāpēc organizācijām iepriekš jādefinē, uz ko tās atsaucas un kas ir atbildīgs par tehnisko un lingvistisko kvalitāti. Automātiski vienkāršots kopsavilkums nav pārskatīta versija vienkāršā valodā. Īpaši attiecībā uz būtiskām tēmām ir nepieciešama atbilstošu ekspertu un paredzēto lasītāju iesaistīšana.
Lēmumam ir jābūt spēkā arī nākamajai pārskatīšanai.
Katrai papildu versijai ir nepieciešams laiks izveidei, tehniskajai pārskatīšanai, lingvistiskajai pārskatīšanai un publicēšanai. Vienkāršā valodā parasti ir nepieciešama arī pārskatīšana, kas pielāgota mērķauditorijai. Šis darbs nav arguments pret pieejamību, taču tas ir godīgi jāiekļauj lēmumā. Nepilnīga vai nepārskatīta versija nepalīdz lasītājiem un var novest pie nepareizām darbībām attiecībā uz svarīgu informāciju.
Vienlaikus plānojiet uzturēšanu. Cenas, termiņi, kontaktpersonas un procedūras bieži mainās ātrāk nekā vienkārši skaidrojumi. Ja pastāv vairākas versijas, visos skartajos tekstos jāiekļauj izmaiņas no uzticama avota. Definējiet, kas uzsāk pārskatīšanu un kura versija paliek redzama līdz galīgajai apstiprināšanai. Novecojusi vienkāršā valoda nav pieejamāka par pašreizējo galveno versiju.
Ierobežoti resursi vispirms jāiegulda saturā, kas tiek bieži izmantots, atbalsta svarīgus lēmumus vai risina zināmus šķēršļus. Tas ļauj organizācijai padarīt dažas tēmas pilnībā un droši pieejamas, nevis veidot virspusējas versijas visam piedāvājumam. Sākotnējās publikācijas atklāj faktisko sadarbību, pārskatīšanas laiku un tehnisko atbalstu, kas nepieciešams nākamajām versijām.
Īss pamatojums padara valodas izvēli caurspīdīgu.
Dokumentējiet lēmumu tieši kopā ar saturu. Piezīmē jānorāda paredzētā auditorija, tās funkcija, zināmie izpratnes šķēršļi un kļūdu sekas. Iekļaujiet izvēlēto primāro versiju un katras papildu versijas iemeslu. Tas neļauj nākamajiem redaktoriem uzminēt sākotnējo problēmu no galīgās versijas.
Paralēlu versiju gadījumā pamatojumā jāpaskaidro arī to saistība. Aprakstiet, kāda informācija pilnībā jāaptver pieejamākajā versijā, kur atrodas avota dokuments un kas precizē jebkādas tehniskas neatbilstības. Vienkāršotas valodas gadījumā jābūt arī skaidram, uz kāda noteikumu vai profesionālās prakses kopuma tas ir balstīts un kā paredzētie lasītāji ir iesaistīti pārskatīšanas procesā.
Šādai dokumentācijai nav jābūt garai. Daži konkrēti teikumi ir vērtīgāki nekā vispārīgi apgalvojumi par iekļaušanu. Tie palīdz redakcijas komandai veikt pārskatīšanu un pārvaldīt resursu sadali. Galvenais, tie padara izvēli pārbaudāmu: ja paredzētā auditorija joprojām nespēj izpildīt savu uzdevumu, sākotnējais pamatojums vairs nav pietiekams.
Lietotāja pieredze var mainīt sākotnējo izvēli.
Izmantotā valoda ir pieņēmums, līdz tiek novērota tās lietošana. Bieži vaicājumi, nepareizi iesniegti dokumenti, pārtraukti procesi un sūdzības var liecināt, ka teksts nepilda savu mērķi. Šādi rādītāji jāņem vērā atkarībā no mērķauditorijas un konkrētās veiktās darbības. Viena neskaidra saite varētu prasīt nelielu labojumu, savukārt atkārtoti fundamentāli pārpratumi varētu attaisnot atšķirīgu versiju.
Tiešā testēšana sniedz īpaši skaidras norādes. Dodiet paredzētās lasītāju grupas cilvēkiem reālistisku uzdevumu un palūdziet viņiem paskaidrot, ko viņi saprata un kā viņi rīkotos. Vienkāršas valodas apguvei jāiesaista cilvēki ar atbilstošām izpratnes vajadzībām. Ar vispārīgu jautājumu, piemēram, "Vai teksts ir viegls?", nepietiek, jo vienošanās vēl nepierāda pareizu pielietojumu.
Izmaiņas produktā vai pakalpojumā var padarīt izvēli novecojušu. Jauna mērķgrupa, digitāla lietojumprogramma vai nopietnākas kļūdas sekas var mainīt prasības. Un otrādi, pārveidota galvenā versija var būt tik veiksmīga, ka gandrīz identiska otrā versija vairs nav nepieciešama. Tāpēc pārskatiet izmaiņu pamatojumu tikai tad, kad notiek būtiskas izmaiņas, nevis tikai saskaņā ar fiksētu grafiku.
Atbilstošu valodas formu demonstrē veiksmīgs uzdevums.
Pamatota izvēle apvieno trīs veidu zināšanas: faktiskos lasītājus, viņu uzdevumu un pārpratuma sekas. Tikai tad tiek izlemts, vai pietiek ar standarta valodu, vai vienkāršā valoda var atbalstīt kopējo galveno versiju, vai ir nepieciešama viegli lasāma valoda, lai nodrošinātu papildu piekļuvi. Šī pieeja novērš gan nevajadzīgus paralēlus tekstus, gan produktu vai pakalpojumu, kas izslēdz zināmas lasītāju grupas.
Sāciet ar konkrētu, svarīgu satura daļu un pārbaudiet vairākus reālistiskus scenārijus. Darba laiks, pieteikšanās process, tehniskās instrukcijas un brīdinājumi – tas viss parāda, kāpēc viena un tā pati atbilde nav piemērota visur. Jau no paša sākuma ietver profesionālu atbildību un turpmāku apkopi. Tas nodrošina, ka lēmums nepaliek tikai labs nodoms, bet gan to var droši īstenot pat ar izmaiņām.
Galu galā svarīgi ir tas, vai cilvēki spēj atrast, saprast un izmantot pareizo informāciju. Pazīstams valodas režīma nosaukums to nepierāda. Lielāku pārliecību sniedz novērota lietošana, skaidri definēti pienākumi un godīgs skaidrojums. Ja jaunas atziņas ir pretrunā ar iepriekšējo izvēli, pielāgošana nav neveiksme, bet gan loģisks solis ceļā uz pieejamāku piedāvājumu.