Trije jezikovni slogi rešujejo različne izzive dostopa
Izbira jezikovnega sloga je odločitev o dostopu do informacij. Standardni jezik je primeren, če lahko predvideni bralci samozavestno uporabljajo običajna javna ali tehnična besedila. Preprost jezik olajša delo širšemu občinstvu z uporabo znanih besed, jasnih stavkov in logične strukture. Preprost jezik ponuja dostopnejšo različico za ljudi z večjimi težavami z razumevanjem.
Ta klasifikacija ni lestvica. Tehnično besedilo, napisano v standardnem jeziku, je lahko za svoje občinstvo natančnejše in razumljivejše kot nerodna poenostavitev. Preprost jezik ni oslabljena izjava, temveč odpravlja jezikovne ovire, ki se jim je mogoče izogniti. Glede na uporabljena pravila in organizacijski kontekst preprost jezik sledi posebnim jezikovnim in oblikovnim smernicam ter se običajno pregleda s ciljno publiko.
Zato ni pomembno, katero obliko organizacija na splošno raje uporablja. Znati mora utemeljiti določen del vsebine, pojasniti, kdo jo v kateri situaciji potrebuje in kakšen naj bi bil predvideni rezultat po branju. To lahko privede do ene glavne različice za vse ali več različic z različnimi cilji. Jasna odločitev preprečuje, da bi se besedilo previdnostno ustvarilo večkrat, ne da bi se dejansko izboljšala dostopnost za določeno skupino bralcev.
Bralec, naloga in tveganje zagotavljajo najpomembnejše namige.
Začnite z določeno osebo v določeni situaciji. »Državljani« je preširok izraz za določitev jezikovnega sloga. Bolj specifičen primer je: »Oseba z malo izkušnjami v nemškem upravnem sistemu želi prvič zaprositi za ugodnost.« Vključite znane bralne ovire, predhodno znanje, uporabljene vire in ali je običajno na voljo osebna podpora.
Nato opišite nalogo. Ali nekdo preprosto išče odpiralni čas, primerja več ponudb ali razume zahteve in dokonča časovno občutljivo dejanje? Več odločitev kot zahteva besedilo, učinkoviteje jih mora podpirati njegov informacijski tok. Celoten postopek je ključnega pomena. Jasna razlaga ni dovolj, če povezani obrazec uporablja iste izraze drugače ali pa pomembne pogoje omenja le na koncu.
Nazadnje razmislite o morebitnih posledicah nesporazuma. Te so lahko pomembne, ko gre za zdravje, varnost, pravice, denar ali zavezujoče roke, vendar to ne pomeni, da je preprost jezik prava izbira. Sprva poveča potrebo po natančnih, razumljivih informacijah in zanesljivem preverjanju. Ali je potrebna tudi posebna različica, je odvisno od tega, katere ljudi je dejansko treba doseči.
Štiri tipične vrste vsebine vodijo do različnih odločitev.
Stran z odpiralnim časom mestne knjižnice ima znano funkcijo in omejene posledice v primeru napake. Jasno strukturirana glavna različica v preprostem jeziku lahko doseže skoraj vse obiskovalce tukaj. Dodatna različica je malo uporabna, če so datum, naslov, izjeme in kontaktni podatki že takoj očitni. Zadostuje lahko tudi standardni jezik, če ne uporablja interne administrativne terminologije.
Pri prijavi za stanovanjske subvencije se združijo neznane zahteve, podporni dokumenti, roki in finančne posledice. Splošna stran s storitvami mora nuditi smernice širokemu občinstvu v preprostem jeziku. Če so med predvidenimi uporabniki ljudje z večjimi potrebami po razumevanju, lahko ločena različica v lahko razumljivem jeziku pojasni dostop in podporo. Dejanski obrazec mora ostati dostopen in razumljiv ne glede na to.
Interni tehnični priročnik za izkušene administratorje lahko uporablja standardni jezik z natančnimi tehničnimi izrazi, ker so ti izrazi del skupnega dela. Navodila za evakuacijo pa so namenjena številnim ljudem pod stresom. V tem primeru so kratke, neposredne izjave in nedvoumni simboli pomembnejši od formalne določitve jezikovnega načina. Pripravljena dodatna pojasnila so lahko koristna, vendar ne smejo odložiti takojšnjega opozorila.
Pogosto zadostuje ena glavna različica.
Ena sama različica je smiselna, kadar imajo bralci podobne naloge in je vsebino mogoče jasno razložiti brez izgube natančnosti. Preprost jezik je pogosto primeren kot skupna osnova za javna spletna mesta. Podpira ljudi z različnimi stopnjami bralnih izkušenj, ne da bi jih razdelil na ločene razdelke. Predpogoj je, da se različica začne z resničnimi vprašanji in ne krajša zgolj obstoječih stavkov.
Kot glavna različica lahko zadostuje tudi standardni jezik. To velja na primer za jasno opredeljeno specializirano področje, katerega bralci zanesljivo razumejo terminologijo in odnose. Kljub temu preverite, ali se tradicija zamenjuje z razumevanjem. Če strokovnjaki redno postavljajo vprašanja, različno razlagajo navodila ali delajo z dolgimi besedili, obstoječa oblika ni dobra rešitev preprosto zato, ker je v organizaciji običajna.
Dodatni napor ni edini argument proti več različicam. Še pomembneje je, ali ustvarjajo resnično nov pristop. Dve različici, ki služita praktično istemu bralstvu, otežujeta izbiro in vzdrževanje, ne da bi rešili kakršne koli težave. V takih primerih je bolje izboljšati glavno različico. Drugo različico je treba ustvariti le, če določeno bralstvo kljub skrbni zasnovi ne more zanesljivo uporabljati kombinirane različice.
Vzporedne različice potrebujejo svoj jasen namen.
Dodatna različica je upravičena, če ključni bralci ne morejo doseči svojega cilja z glavno različico in njihovih potreb ni mogoče zadovoljiti z manjšimi izboljšavami. To lahko velja za ljudi, ki potrebujejo preprost jezik. Nova različica bi nato morala v celoti podpirati določeno nalogo, kot je razlaga storitve, opis dostopa in ponujanje razumljivega načina za stik z njimi.
Več različic lahko zadosti tudi različnim ravnem predhodnega znanja. Raziskovalni inštitut lahko ponudi znanstveno publikacijo v standardnem jeziku in uvod v preprostem jeziku. V uvodu ni treba ponoviti vsake posamezne metodološke točke, vendar morajo biti njegove trditve skladne z virom. Jasno mora navajati, kateri del pojasnjuje in kje lahko zainteresirani bralci najdejo celotno študijo.
Postopek izbire mora biti za obiskovalce enostaven. Oznake, kot sta »Povzetek« ali »Nadaljnja različica«, ne pojasnjujejo razlike. Izrecno navedite »Preprost jezik« ali »Enostaven jezik« in po možnosti neposredno povežite med različicami iste vsebine. Nihče se po preklapljanju med različicami ne sme vrniti na splošno domačo stran. Kratek zapis lahko pojasni tudi raven podrobnosti in podpore, ki jo ponuja posamezna različica.
Pravni in izvorni dokumenti določajo omejitve za urejanje.
Nekateri dokumenti morajo biti shranjeni v določeni ali pravno zavezujoči obliki. Pogodbe, uradnega obvestila ali pravnega besedila ni mogoče preprosto nadomestiti s poenostavljeno različico. Vendar to ne pomeni, da morajo bralci ostati brez podpore. Razumljiva razlaga lahko pojasni namen, ključne posledice in naslednje korake ter se jasno sklicuje na ustrezni dokument.
Razlaga ne sme ustvarjati lažnega občutka varnosti. Pogoje, izjeme in roke je treba strokovno pregledati, zlasti kadar nesporazum vključuje pravice, zdravje ali finance. Če je potrebna individualna odločitev, mora besedilo to navesti in navesti dostopen način za posvetovanje. Uporabljeni jezik zmanjšuje jezikovne ovire, vendar ne odpravlja tehnične kompleksnosti teme.
Glede na projekt, državo in izbrani standard veljajo različne zahteve za pravila, označevanje in pregledovanje za preprost jezik. Organizacije bi morale zato vnaprej opredeliti, na kaj se sklicujejo in kdo je odgovoren za tehnično in jezikovno kakovost. Samodejno poenostavljen povzetek ni pregledana različica v preprostem jeziku. Še posebej pri pomembnih temah zahteva sodelovanje ustreznih strokovnjakov in predvidenih bralcev.
Odločitev mora zdržati tudi do naslednje revizije.
Vsaka dodatna različica zahteva čas za izdelavo, tehnični pregled, jezikovni pregled in objavo. Preprost jezik običajno zahteva tudi pregled, prilagojen ciljni publiki. To delo ni argument proti dostopnosti, vendar ga je treba pošteno vključiti v odločitev. Nepopolna ali nepregledana različica bralcem ne pomaga in lahko privede do napačnih dejanj v zvezi s pomembnimi informacijami.
Hkrati načrtujte vzdrževanje. Cene, roki, kontaktne osebe in postopki se pogosto spreminjajo hitreje kot osnovne razlage. Če obstaja več različic, je treba spremembe iz zanesljivega vira vključiti v vsa prizadeta besedila. Določite, kdo sproži revizijo in katera različica ostane vidna do končne odobritve. Zastarelo preprosto besedilo ni bolj dostopno kot trenutna glavna različica.
Omejena sredstva je treba najprej vložiti v vsebino, ki se pogosto uporablja, podpira pomembne odločitve ali obravnava znane ovire. To organizaciji omogoča, da nekaj tem naredi popolnoma in zanesljivo dostopnih, namesto da ustvarja površinske različice za celotno ponudbo. Začetne objave razkrivajo dejansko sodelovanje, čas pregleda in tehnično podporo, potrebno za nadaljnje različice.
Kratka utemeljitev naredi izbiro jezika pregledno.
Odločitev dokumentirajte neposredno z vsebino. V opombi je treba navesti ciljno občinstvo, njihovo funkcijo, znane ovire razumevanja in posledice napak. Vključite izbrano primarno različico in razlog za vsako dodatno različico. To prepreči, da bi morali prihodnji uredniki ugibati prvotno težavo iz končne različice.
Pri vzporednih različicah mora utemeljitev pojasniti tudi njihov odnos. Opišite, katere informacije mora v celoti zajemati bolj dostopna različica, kje se nahaja izvorni dokument in kdo pojasni morebitna tehnična neskladja. Pri preprostem jeziku mora biti tudi jasno, na katerem nizu pravil ali strokovnih praks temelji in kako so predvideni bralci vključeni v postopek pregleda.
Takšna dokumentacija ni nujno dolga. Nekaj konkretnih stavkov je dragocenejših od splošnih izjav o vključitvi. Uredniški ekipi pomagajo pri revizijah in upravljanju pri dodelitvi virov. Predvsem pa omogočajo preverljivost izbire: če ciljna publika še vedno ne more izpolniti svoje naloge, prvotna utemeljitev ni več zadostna.
Uporabniška izkušnja lahko spremeni prvotno izbiro.
Uporabljen jezik je predpostavka, dokler se ne opazi njegova uporaba. Pogosta vprašanja, nepravilno predloženi dokumenti, prekinjeni postopki in pritožbe lahko kažejo, da besedilo ne izpolnjuje svojega namena. Takšne kazalnike je treba upoštevati glede na ciljno publiko in določen korak. Ena sama nejasna povezava lahko zahteva manjši popravek, medtem ko lahko ponavljajoča se temeljna nesporazuma upravičijo drugačno različico.
Neposredno testiranje zagotavlja še posebej jasne indikacije. Ljudem iz ciljne publike dajte realistično nalogo in naj pojasnijo, kaj so razumeli in kako bi ravnali na podlagi tega. Pri preprostem jeziku bi morale biti vključene osebe z ustreznimi potrebami po razumevanju. Splošno vprašanje, kot je »Ali je besedilo enostavno?«, ni dovolj, saj strinjanje še ne dokazuje pravilne uporabe.
Spremembe izdelka ali storitve lahko tudi povzročijo, da je izbira zastarela. Nova ciljna skupina, digitalna aplikacija ali resnejše posledice napake lahko spremenijo zahteve. Nasprotno pa je lahko prenovljena glavna različica tako uspešna, da skoraj enaka druga različica ni več potrebna. Zato utemeljitev sprememb preglejte le, ko pride do pomembnih sprememb, in ne le po določenem urniku.
Ustrezna jezikovna oblika se pokaže z uspešno opravljeno nalogo.
Dobra izbira združuje tri vrste znanja: dejanske bralce, njihovo nalogo in posledice nesporazuma. Šele nato se odloči, ali zadostuje standardni jezik, ali lahko preprost jezik podpira skupno glavno različico ali pa je za zagotovitev dodatnega dostopa potreben lahko berljiv jezik. Ta pristop preprečuje tako nepotrebna vzporedna besedila kot tudi izdelek ali storitev, ki izključuje znane skupine bralcev.
Začnite s specifičnim, pomembnim delom vsebine in preizkusite več realističnih scenarijev. Delovni čas, postopek prijave, tehnična navodila in opozorila kažejo, zakaj enak odgovor ni primeren povsod. Že od samega začetka vključite profesionalno odgovornost in nadaljnje vzdrževanje. To zagotavlja, da odločitev ne ostane le dober namen, temveč jo je mogoče zanesljivo izvesti tudi s spremembami.
Navsezadnje je pomembno, ali ljudje lahko najdejo, razumejo in uporabljajo prave informacije. Znano ime jezikovnega načina tega ne dokazuje. Opazovana uporaba, jasno opredeljene odgovornosti in iskrena razlaga zagotavljajo večjo gotovost. Če nova spoznanja nasprotujejo prejšnji izbiri, prilagoditev ni neuspeh, temveč logičen korak k dostopnejši ponudbi.