Tri jazykové štýly riešia rôzne problémy s prístupom
Výber jazykového štýlu je rozhodnutie o prístupe k informáciám. Štandardný jazyk je vhodný, ak cieľoví čitatelia dokážu s istotou používať bežné verejné alebo technické texty. Jednoduchý jazyk uľahčuje prácu širokému publiku používaním známych slov, jasných viet a logickej štruktúry. Zrozumiteľná verzia ponúka prístupnejšiu verziu pre ľudí s výraznými ťažkosťami s porozumením.
Táto klasifikácia nie je hodnotením. Technický text napísaný v štandardnom jazyku môže byť pre svoje publikum presnejší a zrozumiteľnejší ako nemotorné zjednodušenie. Zrozumiteľný jazyk nie je oslabené tvrdenie, ale skôr odstraňuje jazykové bariéry, ktorým sa dá vyhnúť. V závislosti od použitých pravidiel a organizačného kontextu sa zrozumiteľný jazyk riadi špecifickými jazykovými a dizajnovými pokynmi a zvyčajne sa preberá s cieľovou skupinou.
Preto nie je dôležité, akú formu organizácia vo všeobecnosti uprednostňuje. Musí byť schopná zdôvodniť konkrétny obsah, vysvetliť, kto ho v ktorej situácii potrebuje a aký by mal byť zamýšľaný výsledok po jeho prečítaní. To môže viesť k jednej hlavnej verzii pre všetkých alebo k niekoľkým verziám s rôznymi cieľmi. Jasné rozhodnutie zabraňuje preventívnemu vytvoreniu textu viackrát bez toho, aby sa v skutočnosti zlepšila prístupnosť pre konkrétnu skupinu čitateľov.
Čitateľ, úloha a riziko poskytujú najdôležitejšie indície.
Začnite s konkrétnou osobou v konkrétnej situácii. „Občania“ je príliš široký pojem na určenie jazykového štýlu. Konkrétnejším príkladom je: „Osoba s malými skúsenosťami v nemeckom administratívnom systéme chce prvýkrát požiadať o dávku.“ Uveďte známe čitateľské bariéry, predchádzajúce znalosti, použité zdroje a to, či je zvyčajne k dispozícii osobná podpora.
Potom opíšte úlohu. Snaží sa niekto jednoducho nájsť otváracie hodiny, porovnať viacero ponúk alebo pochopiť požiadavky a dokončiť časovo citlivú akciu? Čím viac rozhodnutí text vyžaduje, tým efektívnejšie ich musí jeho informačný tok podporovať. Celý proces je kľúčový. Jasné vysvetlenie nestačí, ak prepojený formulár používa rovnaké pojmy odlišne alebo dôležité podmienky uvádza iba na konci.
Na záver zvážte potenciálne dôsledky nedorozumenia. Tie môžu byť významné, pokiaľ ide o zdravie, bezpečnosť, práva, peniaze alebo záväzné termíny, ale to automaticky neznamená, že zrozumiteľný jazyk je správna voľba. Spočiatku zvyšuje potrebu presných a zrozumiteľných informácií a spoľahlivého overenia. Či je potrebná aj špeciálna verzia, závisí od toho, ktorých ľudí je skutočne potrebné osloviť.
Štyri typické typy obsahu vedú k rôznym rozhodnutiam.
Stránka s otváracími hodinami mestskej knižnice má známu funkciu a obmedzené dôsledky v prípade chyby. Jasne štruktúrovaná hlavná verzia v zrozumiteľnom jazyku môže osloviť takmer všetkých návštevníkov. Dodatočná verzia je málo užitočná, ak sú dátum, adresa, výnimky a kontaktné informácie už okamžite zrejmé. Postačí aj štandardný jazyk, pokiaľ nepoužíva internú administratívnu terminológiu.
Pri žiadosti o dávky na bývanie sa spájajú neznáme požiadavky, podporné dokumenty, termíny a finančné dôsledky. Stránka so všeobecnými službami by mala poskytovať usmernenia širokému publiku v zrozumiteľnom jazyku. Ak medzi cieľových používateľov patria ľudia so značnými potrebami porozumenia, samostatná verzia v ľahko zrozumiteľnom jazyku môže vysvetliť prístup a podporu. Samotný formulár musí zostať prístupný a zrozumiteľný bez ohľadu na to.
Interná technická príručka pre skúsených administrátorov môže používať štandardný jazyk s presnými technickými termínmi, pretože tieto termíny sú súčasťou spoločnej práce. Pokyn na evakuáciu je naopak určený pre mnohých ľudí v strese. V tomto prípade sú krátke, priame vyhlásenia a jednoznačné symboly dôležitejšie ako formálne priradenie jazykového režimu. Pripravené doplnkové vysvetlenia môžu byť užitočné, ale nesmú oddialiť okamžité varovanie.
Často postačuje jedna hlavná verzia.
Jedna verzia má zmysel, keď majú čitatelia podobné úlohy a obsah sa dá jasne vysvetliť bez straty presnosti. Zrozumiteľný jazyk je často vhodný ako spoločný základ pre verejné webové stránky. Podporuje ľudí s rôznou úrovňou čitateľských skúseností bez toho, aby ich rozdeľoval do samostatných sekcií. Predpokladom je, aby verzia začínala skutočnými otázkami a neskracovala len existujúce vety.
Ako hlavná verzia môže postačiť aj štandardný jazyk. To platí napríklad pre jasne definovanú odbornú oblasť, ktorej čitatelia spoľahlivo rozumejú terminológii a vzťahom. Napriek tomu skontrolujte, či sa tradícia nezamieňa s porozumením. Ak odborníci pravidelne kladú otázky, interpretujú pokyny odlišne alebo pracujú s dlhými textami, existujúci formát nie je dobrým riešením jednoducho preto, že je v organizácii bežný.
Dodatočné úsilie nie je jediným argumentom proti viacerým verziám. Dôležitejšie je, či vytvárajú skutočne nový prístup. Dve verzie slúžiace prakticky rovnakej čitateľskej skupine komplikujú výber a údržbu bez toho, aby riešili akékoľvek problémy. V takýchto prípadoch je lepšie vylepšiť hlavnú verziu. Ďalšia verzia by sa mala vytvoriť iba vtedy, ak definovaná čitateľská skupina nemôže spoľahlivo používať kombinovanú verziu napriek starostlivému návrhu.
Paralelné verzie potrebujú svoj vlastný jasný účel.
Ďalšia verzia je opodstatnená, ak kľúčoví čitatelia nemôžu dosiahnuť svoj cieľ s hlavnou verziou a ich potreby nemožno uspokojiť menšími vylepšeniami. To môže platiť pre ľudí, ktorí vyžadujú jednoduchý jazyk. Nová verzia by potom mala plne podporovať konkrétnu úlohu, ako je vysvetlenie služby, popis prístupu a ponúknutie zrozumiteľného spôsobu, ako ich kontaktovať.
Viaceré verzie môžu tiež uspokojiť rôzne úrovne predchádzajúcich vedomostí. Výskumný ústav môže ponúknuť vedeckú publikáciu v štandardnom jazyku a úvod v jednoduchom jazyku. Úvod nemusí opakovať každý jednotlivý metodologický bod, ale jeho tvrdenia musia byť v súlade so zdrojom. Mal by jasne uvádzať, ktorú časť vysvetľuje a kde záujemcovia o štúdiu nájdu celú štúdiu.
Proces výberu musí byť pre návštevníkov jednoduchý. Štítky ako „Zhrnutie“ alebo „Ďalšia verzia“ nevysvetľujú rozdiel. Výslovne uveďte „Zrozumiteľný jazyk“ alebo „Jednoduchý jazyk“ a vždy, keď je to možné, priamo prepojte verzie toho istého obsahu. Nikto by sa po prepnutí medzi verziami nemal vrátiť na všeobecnú domovskú stránku. Stručná poznámka môže tiež vysvetliť úroveň detailov a podpory, ktorú každá verzia ponúka.
Právne a zdrojové dokumenty stanovujú limity pre úpravy.
Niektoré dokumenty musia byť uchovávané v špecifickej alebo právne záväznej forme. Zmluvu, úradné oznámenie alebo právny text nemožno jednoducho nahradiť zjednodušenou verziou. To však neznamená, že čitatelia musia zostať bez podpory. Zrozumiteľné vysvetlenie môže objasniť účel, kľúčové dôsledky a ďalšie kroky a jasne odkazovať na príslušný dokument.
Vysvetlenie nesmie vytvárať falošný pocit bezpečia. Podmienky, výnimky a termíny musia byť odborne preskúmané, najmä ak sa nedorozumenie týka práv, zdravia alebo financií. Ak je potrebné individuálne rozhodnutie, text by to mal uviesť a mal by naznačovať prístupný spôsob konzultácie. Použitý jazyk znižuje jazykové bariéry, ale neodstraňuje technickú zložitosť danej témy.
V závislosti od projektu, krajiny a zvoleného štandardu sa na pravidlá, označovanie a kontrolu v zrozumiteľnom jazyku vzťahujú rôzne požiadavky. Organizácie by si preto mali vopred definovať, na čo sa odvolávajú a kto je zodpovedný za technickú a jazykovú kvalitu. Automaticky zjednodušené zhrnutie nie je recenzovaná verzia v zrozumiteľnom jazyku. Najmä pri dôležitých témach si vyžaduje zapojenie príslušných odborníkov a cieľových čitateľov.
Rozhodnutie musí obstáť aj pri ďalšej revízii.
Každá ďalšia verzia si vyžaduje čas na vytvorenie, technickú kontrolu, jazykovú kontrolu a publikovanie. Zrozumiteľný jazyk si zvyčajne vyžaduje aj kontrolu prispôsobenú cieľovému publiku. Táto práca nie je argumentom proti prístupnosti, ale mala by byť úprimne zahrnutá do rozhodnutia. Neúplná alebo nerecenzovaná verzia čitateľom nepomáha a môže viesť k nesprávnym krokom týkajúcim sa dôležitých informácií.
Súčasne plánujte aj údržbu. Ceny, termíny, kontaktné osoby a postupy sa často menia rýchlejšie ako základné vysvetlenia. Ak existuje viacero verzií, zmeny zo spoľahlivého zdroja musia byť zahrnuté do všetkých dotknutých textov. Definujte, kto iniciuje revíziu a ktorá verzia zostane viditeľná až do konečného schválenia. Zastaraný zrozumiteľný jazyk nie je prístupnejší ako aktuálna hlavná verzia.
Obmedzené zdroje by sa mali najprv investovať do obsahu, ktorý sa často používa, podporuje dôležité rozhodnutia alebo rieši známe prekážky. To umožňuje organizácii plne a spoľahlivo sprístupniť niekoľko tém, namiesto vytvárania povrchných verzií pre celú svoju ponuku. Počiatočné publikácie odhaľujú skutočnú spoluprácu, čas kontroly a technickú podporu potrebnú pre následné verzie.
Stručné odôvodnenie robí výber jazyka transparentným.
Rozhodnutie zdokumentujte priamo s obsahom. Poznámka by mala špecifikovať cieľovú skupinu, jej funkciu, známe bariéry porozumenia a dôsledky chýb. Uveďte zvolenú primárnu verziu a dôvod pre každú ďalšiu verziu. Tým sa zabráni budúcim redaktorom v tom, aby museli hádať pôvodný problém z konečnej verzie.
V prípade paralelných verzií by odôvodnenie malo tiež vysvetliť ich vzťah. Popíšte, aké informácie musí prístupnejšia verzia úplne pokryť, kde sa nachádza zdrojový dokument a kto objasňuje prípadné technické nezrovnalosti. V prípade zrozumiteľného jazyka by malo byť tiež jasné, na akom súbore pravidiel alebo odborných postupov je založený a ako sú do procesu kontroly zapojení cieľoví čitatelia.
Takáto dokumentácia nemusí byť rozsiahla. Niekoľko konkrétnych viet je cennejších ako všeobecné vyhlásenia o zaradení. Pomáhajú redakčnému tímu s revíziami a manažmentu s alokáciou zdrojov. Predovšetkým robia výber overiteľným: Ak cieľová skupina naďalej nie je schopná splniť svoju úlohu, pôvodné odôvodnenie už nie je postačujúce.
Používateľská skúsenosť môže zmeniť pôvodný výber.
Použitý jazyk je predpokladom, kým sa nepozoruje jeho používanie. Časté otázky, nesprávne odoslané dokumenty, prerušené procesy a sťažnosti môžu naznačovať, že text nespĺňa svoj účel. Takéto ukazovatele by sa mali posudzovať podľa cieľovej skupiny a konkrétneho vykonaného kroku. Jeden nejasný odkaz môže vyžadovať menšiu opravu, zatiaľ čo opakované zásadné nedorozumenia by mohli odôvodniť inú verziu.
Priame testovanie poskytuje obzvlášť jasné indikácie. Dajte ľuďom z cieľovej skupiny realistickú úlohu a nechajte ich vysvetliť, čo pochopili a ako by podľa toho konali. V prípade zrozumiteľného jazyka by sa mali zapojiť ľudia s príslušnými potrebami porozumenia. Všeobecná otázka typu „Je text jednoduchý?“ nestačí, pretože zhoda ešte nepreukazuje správne použitie.
Zmeny v produkte alebo službe môžu tiež spôsobiť, že výber bude zastaraný. Nová cieľová skupina, digitálna aplikácia alebo závažnejšie následky chyby môžu zmeniť požiadavky. Naopak, prepracovaná hlavná verzia môže byť taká úspešná, že takmer identická druhá verzia už nie je potrebná. Preto preskúmajte zdôvodnenie zmien iba vtedy, keď sa vyskytnú významné zmeny, a nie len podľa pevne stanoveného harmonogramu.
Vhodná jazyková forma sa preukazuje úspešnou úlohou.
Správny výber kombinuje tri typy vedomostí: skutočných čitateľov, ich úlohu a následky nedorozumenia. Až potom sa rozhodne, či postačuje štandardný jazyk, či bežná hlavná verzia môže byť podporená jednoduchým jazykom alebo či je potrebný ľahko čitateľný jazyk na zabezpečenie dodatočného prístupu. Tento prístup zabraňuje zbytočným paralelným textom aj produktu alebo službe, ktorá vylučuje známe skupiny čitateľov.
Začnite s konkrétnym, dôležitým obsahom a otestujte niekoľko realistických scenárov. Otváracie hodiny, proces podávania žiadostí, technické pokyny a upozornenia ukazujú, prečo rovnaká odpoveď nie je vhodná všade. Zahrňte profesionálnu zodpovednosť a následnú údržbu od samého začiatku. To zabezpečí, že rozhodnutie nezostane len dobrým zámerom, ale bude sa dať spoľahlivo realizovať aj prostredníctvom zmien.
V konečnom dôsledku je dôležité, či ľudia dokážu nájsť, pochopiť a použiť správne informácie. Známy názov jazykového režimu nie je toho dôkazom. Pozorované používanie, jasne definované zodpovednosti a úprimné vysvetlenie poskytujú väčšiu istotu. Ak nové poznatky protirečia predchádzajúcej voľbe, úprava nie je zlyhaním, ale skôr logickým krokom k dostupnejšej ponuke.