Három nyelvi stílus oldja meg a különböző hozzáférési kihívásokat
A nyelvi stílus kiválasztása az információkhoz való hozzáféréssel kapcsolatos döntés. A standard nyelv akkor megfelelő, ha a célközönség magabiztosan tudja használni a közönséges nyilvános vagy szakmai szövegeket. Az egyszerű nyelv megkönnyíti a dolgokat a széles közönség számára az ismerős szavak, a világos mondatok és a logikus szerkezet használatával. Az egyszerű nyelvhasználat könnyebben hozzáférhető változatot kínál a jelentős megértési nehézségekkel küzdők számára.
Ez az osztályozás nem rangsor. Egy standard nyelven írt szakszöveg pontosabb és érthetőbb lehet a közönség számára, mint egy esetlen leegyszerűsítés. Az egyszerű nyelvhasználat nem a szöveg felvizezett változata, hanem inkább kiküszöböli az elkerülhető nyelvi akadályokat. Az alkalmazott szabályoktól és a szervezeti kontextustól függően az egyszerű nyelvhasználat meghatározott nyelvi és formatervezési irányelveket követ, és általában a célközönséggel egyeztetik.
Ezért nem az a fontos, hogy egy szervezet általában melyik formát részesíti előnyben. Képesnek kell lennie arra, hogy igazolja egy adott tartalomrészt, elmagyarázva, hogy kinek van rá szüksége, melyik helyzetben, és mi legyen a kívánt eredmény az elolvasás után. Ez eredményezhet egy fő verziót mindenki számára, vagy több, különböző célokkal rendelkező verziót. Az egyértelmű döntés elővigyázatosságból megakadályozza az egyes szövegek több verziójának létrehozását anélkül, hogy valójában javítaná a hozzáférhetőséget egy adott olvasóközönség számára.
Az olvasó, a feladat és a kockázat adja a legfontosabb támpontokat
Kezdje egy adott személlyel egy adott helyzetben. Az „állampolgárok” túl tág kifejezés egy adott nyelv meghatározásához. Egy pontosabb kifejezés: Egy olyan személy, akinek kevés tapasztalata van a német közigazgatási rendszerben, először szeretne támogatást igényelni. Adjon meg információkat az ismert olvasási akadályokról, az előzetes ismeretekről, a felhasznált forrásokról, és arról, hogy általában elérhető-e személyes támogatás.
Ezután írja le a feladatot. Valakinek egyszerűen csak meg kell találnia a nyitvatartási időt, össze kell hasonlítania több ajánlatot, vagy meg kell értenie a követelményeket és végre kell hajtania egy időérzékeny műveletet? Minél több döntést igényel egy szöveg, annál támogatóbbnak kell lennie az információáramlásának. A teljes folyamat kulcsfontosságú. Egy érthető magyarázat nem elegendő, ha a hivatkozott űrlap ugyanazokat a kifejezéseket másképp használja, vagy csak a végén említi a fontos feltételeket.
Végül vegye figyelembe a félreértés lehetséges következményeit. Ezek jelentősek lehetnek az egészségügy, a biztonság, a jogok, a pénzügyek vagy a kötelező érvényű határidők kezelésekor, de ez nem teszi automatikusan a Közérthető Nyelvűséget a helyes választássá. Kezdetben növeli a pontos, érthető információk és a megbízható ellenőrzés iránti igényt. Az, hogy szükség van-e egy speciális verzióra is, a célközönségtől függ.
Négy tipikus tartalomtípus vezet eltérő döntésekhez.
Egy városi könyvtár nyitvatartási idejét tartalmazó oldal ismerős feladatot és korlátozott következményeket rejt magában hiba esetén. Egy világosan strukturált, egyszerű nyelvű fő verzió szinte minden látogatót elérhet. Egy kiegészítő verziónak kevés haszna van, ha a dátum, a cím, a kivételek és az elérhetőségek már azonnal láthatók. A standard nyelv is elegendő lehet, amennyiben nem használ belső adminisztratív terminológiát.
Lakhatási támogatások igénylésekor ismeretlen követelmények, igazoló dokumentumok, határidők és pénzügyi következmények találkoznak. Az általános szolgáltatási oldalnak széles közönség számára kell útmutatást nyújtania egyszerű nyelven. Ha a célközönség között jelentős megértési igényű emberek is vannak, egy külön, egyszerű nyelvű verzió elmagyarázhatja a hozzáférést és a támogatást. A tényleges űrlapnak ettől függetlenül hozzáférhetőnek és érthetőnek kell maradnia.
A tapasztalt adminisztrátorok számára készült belső műszaki kézikönyv szabványos nyelvet használhat pontos szakkifejezésekkel, mivel ezek a kifejezések a közös munkájuk részét képezik. A kiürítési utasítások ezzel szemben sok stresszes embernek szólnak. Ebben az esetben a rövid, közvetlen kijelentések és az egyértelmű szimbólumok fontosabbak, mint a nyelvi mód formális hozzárendelése. Az előkészített kiegészítő magyarázatok hasznosak lehetnek, de nem késleltethetik az azonnali figyelmeztetést.
Egyetlen fő verzió gyakran elegendő, gyakrabban, mint gondolnád.
Egyetlen verziónak akkor van értelme, ha az olvasóknak hasonló feladataik vannak, és a tartalom világosan elmagyarázható a pontosság feláldozása nélkül. Az egyszerű nyelv gyakran alkalmas közös alapként a nyilvános weboldalak számára. Különböző olvasási tapasztalattal rendelkező embereket támogat anélkül, hogy különböző részekre bontaná őket. Az előfeltétel, hogy a verzió valódi kérdésekkel kezdődjön, és ne egyszerűen lerövidítse a meglévő mondatokat.
A szabványos nyelv is elegendő lehet elsődleges verzióként. Ez például egy világosan meghatározott témakörre vonatkozik, amelynek olvasói megbízhatóan megértik a terminológiát és a kapcsolatokat. Mindazonáltal ellenőrizze, hogy a hagyományt nem keverik-e össze a megértéssel. Ha a szakértők rendszeresen kérdéseket tesznek fel, eltérően értelmezik az utasításokat, vagy hosszú szövegekkel dolgoznak, a meglévő formátum nem jó megoldás pusztán azért, mert a szervezeten belül megszokott.
A többletráfordítás nem az egyetlen érv a több verzió ellen. Ami még fontosabb, hogy valóban új megközelítést hoznak-e létre. Két, gyakorlatilag ugyanazt az olvasóközönséget kiszolgáló verzió bonyolítja a kiválasztást és a karbantartást anélkül, hogy bármilyen problémát megoldana. Ilyen esetekben jobb az elsődleges verziót fejleszteni. Egy másik verziót csak akkor szabad létrehozni, ha egy meghatározott olvasóközönség a gondos tervezés ellenére sem tudja megbízhatóan használni a közös verziót.
A párhuzamos verzióknak saját egyértelmű célra van szükségük.
Egy további verzió akkor indokolt, ha a kulcsfontosságú olvasók nem tudják elérni céljukat a fő verzióval, és igényeiket kisebb fejlesztések nem elégítik ki. Ez lehet a helyzet azoknál, akiknek egyszerű nyelvre van szükségük. Az új verziónak ekkor teljes mértékben támogatnia kell egy adott feladatot, például egy szolgáltatás magyarázatát, annak elérésének leírását, és érthető módon elérhetővé kell tennie a velük való kapcsolatfelvételt.
A több verzió a korábbi tudás különböző szintjeit is kielégítheti. Egy kutatóintézet kínálhat egy műszaki kiadványt standard nyelven, és egy bevezetést egyszerű nyelven. A bevezetésnek nem kell minden egyes módszertani pontot megismételnie, de az állításainak összhangban kell lenniük a forrással. Világosan jeleznie kell, hogy melyik szakaszt magyarázza el, és hol találhatják meg az érdeklődő olvasók a teljes tanulmányt.
A választásnak könnyűnek kell lennie a látogatók számára. Az olyan címkék, mint az „Összefoglalás” vagy a „Kiegészítő verzió”, nem magyarázzák meg a különbséget. Explicit módon címkézze fel az „Egyszerű nyelv” vagy az „Egyszerű nyelv” kifejezéseket, és lehetőség szerint linkelje közvetlenül az azonos tartalom verziói között. Senkit sem szabad egy általános kezdőlapra átirányítani a verziók közötti váltás után. Egy rövid megjegyzéssel elmagyarázható az egyes verziók részletességi szintje és az általuk kínált támogatás.
A jogi és forrásdokumentumok korlátozzák a szerkesztési lehetőségeket.
Egyes dokumentumokat meghatározott vagy jogilag kötelező érvényű formában kell megőrizni. Egy szerződést, hivatalos értesítést vagy jogi szöveget nem lehet egyszerűen leegyszerűsített változattal helyettesíteni. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az olvasókat támogatás nélkül kell hagyni. Egy érthető magyarázat tisztázhatja a célt, a főbb következményeket és a következő lépéseket, és egyértelműen hivatkozhat a vonatkozó dokumentumra.
A nyilatkozat nem kelthet hamis biztonságérzetet. A feltételeket, kivételeket és határidőket szakmailag felül kell vizsgálni, különösen, ha a félreértés jogokat, egészséget vagy pénzügyeket érint. Ha egyedi döntés szükséges, a szövegnek ezt fel kell tüntetnie, és tájékoztatást kell nyújtania a rendelkezésre álló tanácsadási szolgáltatásokról. A használt nyelvezet csökkenti a nyelvi akadályokat, de nem szünteti meg a téma inherens összetettségét.
A megbízástól, az országtól és a választott szabványtól függően eltérő követelmények vonatkoznak az egyszerű nyelvű változatra a szabályok, a címkézés és az ellenőrzés tekintetében. A szervezeteknek ezért előre meg kell határozniuk, hogy mire utalnak, és ki a felelős a szakmai és nyelvi minőségért. Az automatikusan egyszerűsített összefoglaló nem egy egyszerű nyelvű, lektorált változat. Különösen a nagy hatású témák esetében megfelelő szakértők és a célközönség bevonását igényli.
A döntésnek a későbbi felülvizsgálatokra is érvényesnek kell lennie.
Minden további változat elkészítése, szakmai ellenőrzése, nyelvi ellenőrzése és közzététele időt igényel. Az egyszerű nyelvezet jellemzően célcsoport-orientált áttekintést igényel. Ez a munka nem érv az akadálymentesítés ellen, de őszintén figyelembe kell venni a döntéshozatali folyamatban. A hiányos vagy nem ellenőrzött verzió nem segíti az olvasókat, és helytelen intézkedésekhez vezethet a fontos információkkal kapcsolatban.
A karbantartást is tervezze meg egyszerre. Az árak, határidők, kapcsolattartók és eljárások gyakran gyorsabban változnak, mint az alapvető magyarázatok. Ha több verzió létezik, a megbízható forrásból származó változtatásokat be kell építeni az összes érintett szövegbe. Határozza meg, hogy ki kezdeményezi a felülvizsgálatot, és melyik verzió marad látható a jóváhagyásig. Az elavult egyszerű nyelvezet nem könnyebben hozzáférhető, mint egy aktuális fő verzió.
A korlátozott erőforrásokat először a gyakran használt, fontos döntéseket támogató vagy ismert akadályokat tartalmazó tartalomba kell befektetni. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy néhány témát tegyen teljes mértékben és megbízhatóan hozzáférhetővé, ahelyett, hogy felszínes verziókat készítene a teljes kínálatához. A kezdeti kiadványok feltárják a további verziókhoz szükséges tényleges együttműködést, áttekintési időt és technikai támogatást.
Egy rövid magyarázat érthetővé teszi a nyelvi választást.
Dokumentálja a döntést közvetlenül a tartalommal együtt. A megjegyzésben meg kell határozni, hogy mely embereket éri el a szöveg, milyen feladatot látnak el, milyen megértési akadályok ismertek, és mi történhet hiba esetén. Tüntesse fel a kiválasztott fő verziót és minden további verzió okát. Így a későbbi szerkesztőknek nem kell a végleges verzióból kitalálniuk, hogy eredetileg milyen problémát kívántak megoldani.
Párhuzamos verziók létezése esetén az indoklásban ki kell fejteni azok kapcsolatát is. Írja le, hogy mely információkat kell a könnyebben hozzáférhető verziónak teljes mértékben lefednie, hol található a forrásdokumentum, és ki tisztázza a tartalmi eltéréseket. Az egyszerű nyelv esetében egyértelműnek kell lennie annak is, hogy mely szabályok vagy szakmai gyakorlatok szolgálnak alapként, és hogyan vesznek részt a célközönség a felülvizsgálati folyamatban.
Az ilyen dokumentációnak nem kell hosszúnak lennie. Néhány konkrét mondat értékesebb, mint az általános kijelentések a beillesztésről. Segítik a szerkesztői csapatot a változtatásokban, a vezetőséget pedig az erőforrások elosztásában. Mindenekelőtt ellenőrizhetővé teszik a választást: Ha a célközönség továbbra sem tudja elvégezni a feladatát, az eredeti indoklás már nem elegendő.
A felhasználói élmény megváltoztathatja az eredeti választást.
A használt nyelv egy indokolt feltételezés, amíg a használatát meg nem figyelik. A gyakori kérdések, a helytelenül benyújtott dokumentumok, a megszakított folyamatok és a panaszok azt mutathatják, hogy a szöveg nem tölti be a célját. Az ilyen visszajelzéseket a célközönség és az adott lépés szerint kell figyelembe venni. Egyetlen nem egyértelmű hivatkozás is kisebb javítást igényelhet, míg az ismételt alapvető félreértések eltérő verziót indokolhatnak.
A közvetlen tesztelés különösen világos visszajelzést ad. Adjon a célközönség tagjainak egy reális feladatot, és kérje meg őket, hogy magyarázzák el, mit értettek meg, és hogyan cselekednének. A közérthető nyelvezethez olyan embereket kell bevonni, akiknek megfelelő a megértési igényeik. Egy általános kérdés, mint például a "Könnyen érthető a szöveg?", nem elegendő, mert az egyetértés még nem bizonyítja a helyes alkalmazást.
A termékkínálat változásai is elavulttá tehetik a választást. Egy új célcsoport, egy digitális alkalmazás vagy egy hiba súlyosabb következményei megváltoztatják a követelményeket. Ezzel szemben egy újratervezett fő verzió olyan jól működhet, hogy egy szinte azonos második verzióra már nincs szükség. Ezért a jelentős változtatások indoklását is felül kell vizsgálni, ne csak egy rögzített ütemterv szerint.
A megfelelő nyelvi formát egy sikeres feladat demonstrálja.
Egy jó választás háromféle tudást ötvöz: a tényleges olvasókat, a feladatukat és a félreértések következményeit. Csak ezután dől el, hogy a standard nyelv elegendő-e, hogy a közérthető nyelv támogatja-e a közös fő verziót, vagy a könnyen olvasható nyelvnek további hozzáférést kell-e biztosítania. Ez a megközelítés megakadályozza mind a felesleges párhuzamos szövegeket, mind az ismert olvasói csoportokat kizáró ajánlatokat.
Kezdjen egy konkrét, fontos tartalommal, és teszteljen több reális forgatókönyvet. A nyitvatartási idő, a szolgáltatási igények, a műszaki utasítások és a figyelmeztetések bemutatják, miért nem alkalmas ugyanaz a válasz minden helyzetre. Kezdettől fogva vonja be a szakmai felelősséget és a jövőbeni karbantartást. Ez biztosítja, hogy a döntés ne maradjon puszta jó szándék, hanem változtatások révén megbízhatóan megvalósítható legyen.
Végső soron az számít, hogy az emberek megtalálják, megértik és használják-e a megfelelő információkat. A nyelvi mód ismerős címkéje nem bizonyítja ezt. A megfigyelt használat, a világosan meghatározott felelősségek és az őszinte indoklás nagyobb bizonyosságot nyújt. Ha az új ismeretek ellentmondanak a korábbi választásnak, a módosítás nem kudarc, hanem logikus következő lépés egy hozzáférhetőbb ajánlat felé.